Lyhyt vastaus: ilmainen webhotelli on mahdollinen, mutta tarkista tilin hinta
Kyllä, voit vastaanottaa verkkolaskuja Virossa ilman tietokoneohjelmiston ostamista. On olemassa kaksi aitoa ilmaista tapaa: Bilnex by Finbite 0 euron paketti ja RIK-e-laskuttaja, joka on ilmainen ensimmäisen käyttövuoden ajan. Alkaen 1. heinäkuuta 2025 alkaen Kirjanpitovelvollisella, joka on rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin, on oikeus pyytää myyjältä koneellisesti luettava sähköinen lasku, ei PDF-tiedostoa. Tärkeä ero: verkkolaskuliikenne voi olla ilmaista, mutta asiakkuuksien hallinta, suuremmat volyymit tai toiminnanohjausjärjestelmän käyttöliittymä voivat aiheuttaa kuukausimaksun. Tämä koskee sekä Bilnexiä että RIKiä ja on syytä tarkistaa huolellisesti ennen sopimuksen tekemistä.
PDF ei ole verkkolasku, eikä vuoden 2025 muutos tehnyt kaikista yritysten välisistä laskuista pakollisia.
Verkkolasku on tiedosto, joka on alun perin luotu digitaalisesti yleisen standardin mukaisesti koneellisesti luettavaksi. Tämä tarkoittaa, että vastaanottajan ohjelmisto lukee laskun tiedot automaattisesti ilman, että niitä tarvitsee kirjoittaa käsin. Valtiovarainministeriön selityksen mukaan Sähköpostitse lähetetty PDF-lasku ei ole verkkolasku, vaikka se näyttäisi kuinka oikealta tahansa. Vuoteen 2025 asti verkkolaskut olivat pakollisia vain julkisen sektorin hankinnoissa. Kirjanpitolain muutos, joka tuli voimaan 1. heinäkuuta 2025, mukaan Kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi merkitty kirjanpitoyksikkö voi vaatia myyjää lähettämään verkkolaskun ostettujen tavaroiden tai palveluiden maksamiseksi.. Sitä pidetään yleisesti sopivana EN 16931-1 -standardi vastaava lasku. Tämä on eurooppalaisten verkkolaskujen yhtenäinen muoto, joka tunnetaan myös nimellä Peppol-lasku. Vastaanottaja on rekisteröitynyt noin 18 000 yritystä ja tämä luku kasvaa.
Bilnex by Finbite tai RIK-e-lasku: mitä saat ilmaiseksi?
| Kriteeri | Bilnex Finbite-yhtiöltä (0 €/kk) | RIK-e-laskuttaja |
|---|---|---|
| Kuukausimaksu | 0 € hinnaston mukaan | 0 € ensimmäisen käyttövuoden aikana |
| Verkkolaskujen vastaanottaminen | Mukana, mukaan lukien Peppol-kanava | Mukana, aktivoitu asetuksissa |
| Äänenvoimakkuuden rajoitus | Verkkosivustolla lukee "Rajaton määrä sähköisiä laskuja", mutta Usein kysytyt kysymykset viittaavat maksullisiin paketteihin, joista on vastaanotettu yli viisi laskua, joten tarkista käyttöehdot liittyessäsi | Määrälle ei ole suoraa rajoitusta, mutta jälkimaksu riippuu volyymista. |
| Sopimuksen tarve | Tilauslomake, ei pysyviä velvoitteita ennen sopimusta | Digitaalinen käyttäjäsopimus oikeudellisen edustuksen omaavan henkilön kanssa |
| Kirjanpitotoiminnot | Myynti- ja ostolaskujen hallinta, digitalisointi ja arkistointi | Täysin toimiva online-kirjanpito-ohjelmisto |
| Tunnetut seurantakustannukset | Maksulliset paketit suuremmille volyymeille ja ERP-rajapinta | Toisesta vuodesta alkaen 5 euroa vuodessa ja enintään 10 tapahtumaa kuukaudessa, laajemmassa käytössä alkaen 5 euroa kuukaudessa, plus alv |
Vastaanoton määrittäminen neljässä vaiheessa
Ensimmäinen päätös on kanava. Finbiten Bilnex sopii, jos haluat yhden yksinkertaisen ympäristön myynti- ja ostolaskuille, kun taas RIKin verkkolaskuttaja sopii, jos haluat myös pitää kirjanpidon samassa paikassa. Toiseksi sinun on allekirjoitettava tarvittava sopimus: RIKin tapauksessa tämä on digitaalinen käyttäjäsopimus, jonka on tehnyt yrityksen laillista edustajaa käyttävä henkilö, Bilnexin tapauksessa tilauslomake ja myöhemmin palvelusopimus. Kolmanneksi, aktivoi verkkolaskujen vastaanotto. RIKin verkkolaskuttajassa tämä tehdään asetuksissa ja siellä voit myös aseta sähköpostiosoite, johon saapuvista laskuista lähetetään ilmoitukset. Neljänneksi, sähköisen kaupparekisterin merkintä on tarkistettava: jos palveluntarjoaja on välittänyt asiakkaan tiedot rekisteriin, edustusoikeutetulle henkilölle lähetetään sähköpostiviesti ja Valinta on vahvistettava seitsemän päivän kuluessa.. Hyväksynnän jälkeen yrityksen hyväksymiskanava näkyy sähköisessä kaupparekisterissä seuraavasta päivästä alkaen.
Esimerkki: viisi toimittajan laskua kuukaudessa ilman uutta ohjelmistoa
Ajatellaanpa pientä OÜ:tä, joka vastaanottaa viisi ostolaskua kuukaudessa, useimmat niistä edelleen PDF-tiedostoina sähköpostitse. Kun yritys on rekisteröitynyt vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin, se voi pyytää toimittajiaan lähettämään laskuja verkkolaskuina. Toimittaja, jonka lasku on 1 200 euroa, lähettää laskun nyt suoraan operaattorin kautta; sovittuun sähköpostiosoitteeseen vastaanotetaan ilmoitus, yrittäjä avaa laskun tilillä, tarkistaa summan ja eräpäivän ja vahvistaa sen. Alkuperäinen asiakirja jää järjestelmään, eikä tietoja enää tarvitse kopioida manuaalisesti. Sama työnkulku koskee sekä Bilnexiä että RIK:n verkkolaskuttajaa. Tärkein ero on siinä, haluatko pitää myös kirjanpidon samassa paikassa.
Tarkista nämä kolme asiaa ennen sopimuksen allekirjoittamista
Tarkista ensin ilmaisen tilauksen todelliset tallennusmäärä- ja ominaisuusrajoitukset. Bilnexin hinnastossa mainitaan rajaton määrä myyntilaskuja e-laskuina, mutta usein kysytyissä kysymyksissä ohjataan maksullisiin paketteihin yli viiden vastaanotetun laskun osalta., joten kysy tarkemmista ehdoista ennen rekisteröitymistä. Toiseksi, ota huomioon kustannukset kokeilujakson jälkeen: RIK:n tapauksessa ensimmäinen vuosi on ilmainen, mutta toisesta vuodesta alkaen peritään tilinhoitomaksu, joka riippuu kirjausten määrästä. Kolmanneksi, muista, että kirjanpidon lähdeasiakirjat, mukaan lukien vastaanotetut sähköiset laskut, on säilytettävä seitsemän vuotta kunkin tilikauden päättymisestä. Siksi ennen sopimuksen allekirjoittamista kannattaa tarkistaa, miten ja kuinka kauan valittu palvelu varmistaa arkistoinnin.
Miksi valita EN 16931- tai Peppoli-yhteensopiva kanava nyt?
Virossa ei ole voimassa lakia, joka edellyttäisi yleistä yritysten välistä verkkolaskuvelvollisuutta. Vuoden 2025 lakimuutos antoi oikeuden pyytää verkkolaskua vain, jos ostaja on rekisteröitynyt vastaanottajaksi. Euroopan unionin tasolla on kuitenkin jo sovittu, että Rajatylittävää yritysten välistä alv-raportointia koskevat sähköiseen laskuun perustuvat toimenpiteet tulevat voimaan 1. heinäkuuta 2030. niin kutsutun ViDA:n (VAT in the Digital Age) puitteissa. Jos valitset tänään kanavan, joka tukee eurooppalaista standardia ja Peppol-verkostoa, sinun ei tarvitse vaihtaa järjestelmiä seuraavan vuosikymmenen aikana, kun rajat ylittävästä raportoinnista tulee totta. Tämä on yksi harvoista vaihtoehdoista, joka maksaa tänään vähän tai ei ollenkaan, mutta säästää sinulta paljon työtä myöhemmin.
Usein kysytyt kysymykset
Voidaanko Virossa vastaanottaa sähköisiä laskuja ilman ohjelmiston ostamista?
Kyllä voit. Kaksi aitoa ilmaista tapaa ovat Bilnex by Finbiten 0 euron paketti ja RIK:n e-lasku, jonka ensimmäinen vuosi on ilmainen. On tärkeää tarkistaa, veloitetaanko tilinhallinnasta tai suuremmista volyymeista kuukausittaista lisämaksua.
Mitä eroa on Bilnexin ilmaispaketilla ja RIK:n verkkolaskulla?
Finbiten Bilnex tarjoaa verkkolaskujen vastaanoton ja myyntilaskujen hallinnan hintaan 0 € kuukaudessa, mutta yli viidestä vastaanotetusta laskusta tai toiminnanohjausjärjestelmärajapinnasta voidaan periä maksuja. RIK:n verkkolaskuohjelma on ilmainen ensimmäisen vuoden ajan, ja toisesta vuodesta eteenpäin se maksaa 5 € vuodessa enintään 10 tapahtumalla kuukaudessa.
Miten verkkolaskujen vastaanotto otetaan käyttöön?
Valitse ensin kanava (Bilnex tai RIK), allekirjoita sopimus, aktivoi vastaanotto asetuksista ja vahvista merkintä sähköiseen kaupparekisteriin seitsemän päivän kuluessa. Vahvistuksen jälkeen vastaanottokanava näytetään seuraavasta päivästä alkaen.
Mitä kannattaa tarkistaa ennen e-laskupalvelun sopimuksen allekirjoittamista?
Tarkista ilmaisen sopimuksen todellinen määrä ja ominaisuusrajoitukset, ota huomioon kustannukset kokeilujakson jälkeen ja tarkista, miten palvelu varmistaa arkistoinnin (laki vaatii seitsemän vuoden säilytysajan).