Trumpas atsakymas: nemokamas talpinimas yra įmanomas, bet patikrinkite paskyros kainą
Taip, Estijoje galite priimti elektronines sąskaitas faktūras neįsigiję kompiuterinės programinės įrangos. Yra du nemokami būdai: „Bilnex by Finbite“ 0 eurų paketas ir RIK elektroninis sąskaitų išrašytojas, kuris pirmaisiais naudojimo metais yra nemokamas. Nuo Nuo 2025 m. liepos 1 d. Apskaitos subjektas, kuris užsiregistravo kaip e. sąskaitos gavėjas e. verslo registre, turi teisę iš pardavėjo pareikalauti kompiuterio nuskaitomos e. sąskaitos, o ne PDF formato. Svarbus skirtumas: e. sąskaitų srautas gali būti nemokamas, tačiau už sąskaitų valdymą, didesnius kiekius ar ERP sąsają gali būti taikomas mėnesinis mokestis. Tai taikoma tiek „Bilnex“, tiek RIK ir verta atidžiai tai patikrinti prieš sudarant sutartį.
PDF nėra elektroninė sąskaita faktūra, o 2025 m. pakeitimas nepadarė visų B2B sąskaitų faktūrų privalomomis.
E. sąskaita faktūra – tai failas, kuris iš pradžių sukurtas skaitmeniniu būdu, remiantis bendru kompiuterio skaitomu standartu. Tai reiškia, kad gavėjo programinė įranga automatiškai nuskaito sąskaitos faktūros duomenis, nereikia jų įvesti rankiniu būdu. Remiantis Finansų ministerijos paaiškinimu PDF formatu el. paštu išsiųsta sąskaita faktūra nėra elektroninė sąskaita faktūra, kad ir kokia teisinga ji atrodytų. Iki 2025 m. elektroninės sąskaitos faktūros buvo privalomos tik viešojo sektoriaus pirkimams. Apskaitos įstatymo pakeitimas, kuris įsigaliojo 2025 m. liepos 1 d., remiantis Apskaitos subjektas, įtrauktas į komercinį registrą kaip e. sąskaitos gavėjas, gali pareikalauti, kad pardavėjas pateiktų e. sąskaitą faktūrą, skirtą apmokėti už įsigytas prekes ar paslaugas.. Paprastai tai laikoma tinkamu EN 16931-1 standartas atitinkama sąskaita faktūra. Tai yra vienodas Europos elektroninių sąskaitų faktūrų, dar vadinamų „Peppol“ sąskaitomis, formatas. Gavėjas yra užsiregistravęs kaip maždaug 18 000 įmonių ir šis skaičius auga.
„Bilnex by Finbite“ arba RIK e. sąskaita faktūra: ką gaunate nemokamai?
| Kriterijus | „Bilnex“ iš „Finbite“ (0 €/mėn.) | RIK elektroninis sąskaitų išrašytojas |
|---|---|---|
| Mėnesinis mokestis | 0 € pagal kainoraštį | 0 € pirmaisiais naudojimo metais |
| E. sąskaitų gavimas | Įtraukta, įskaitant „Peppol“ kanalą | Įtraukta, aktyvuota nustatymuose |
| Garsumo apribojimas | Svetainėje nurodyta „Neribotos elektroninės sąskaitos faktūros”, bet DUK nurodo apmokėtus paketus, už kuriuos gautos daugiau nei penkios sąskaitos faktūros, todėl prisijungdami patikrinkite sąlygas ir nuostatas | Tiesioginio skaičiaus apribojimo nėra, tačiau vėlesnis mokestis priklauso nuo apimties. |
| Poreikis sudaryti sutartį | Prenumeratos forma, jokių nuolatinių įsipareigojimų iki sutarties sudarymo | Skaitmeninio vartotojo sutartis su asmeniu, turinčiu teisinį atstovavimą |
| Apskaitos funkcijos | Pardavimo ir pirkimo sąskaitų faktūrų valdymas, skaitmeninimas, archyvavimas | Pilnai funkcionali internetinė apskaitos programinė įranga |
| Žinomos tolesnės išlaidos | Mokami paketai didesniems kiekiams ir ERP sąsajai | Nuo antrųjų metų 5 eurai per metus, atliekant iki 10 operacijų per mėnesį, o platesnis naudojimas – nuo 5 eurų per mėnesį, plius PVM |
Priėmimo nustatymas keturiais žingsniais
Pirmasis sprendimas yra kanalas. „Finbite“ siūloma „Bilnex“ sistema tinka, jei norite vienos paprastos aplinkos pardavimo ir pirkimo sąskaitoms faktūroms, o RIK elektroninių sąskaitų faktūrų išrašytojas tinka, jei norite, kad apskaita būtų tvarkoma toje pačioje vietoje. Antra, turite pasirašyti reikiamą sutartį: RIK atveju tai yra skaitmeninio vartotojo sutartis, sudaryta asmens, turinčio įmonės teisinį atstovą, „Bilnex“ atveju – prenumeratos formą ir vėliau paslaugų sutartį. Trečia, aktyvuokite e. sąskaitų faktūrų gavimą. RIK e. sąskaitų faktūrų generatoriuje tai atliekama nustatymuose ir ten taip pat galite nustatyti el. pašto adresą, kuriuo bus siunčiami pranešimai apie gaunamas sąskaitas faktūras. Ketvirta, reikia patikrinti įrašą elektroniniame verslo registre: jei paslaugų teikėjas perdavė kliento duomenis registrui, atstovavimo teisę turinčiam asmeniui bus išsiųstas el. laiškas ir Pasirinkimas turi būti patvirtintas per septynias dienas.. Po patvirtinimo įmonės priėmimo kanalas elektroniniame verslo registre atsiras nuo kitos dienos.
Pavyzdys: penkios tiekėjo sąskaitos faktūros per mėnesį be naujos programinės įrangos
Įsivaizduokite mažą UAB (OĮ), kuri per mėnesį gauna penkias pirkimo sąskaitas faktūras, dauguma jų vis dar PDF formatu el. paštu. Kai įmonė užsiregistruoja kaip gavėja elektroninių įmonių registre, ji gali paprašyti savo tiekėjų pradėti siųsti jas elektroninėmis sąskaitomis faktūromis. Tiekėjas, kurio sąskaitos faktūros suma yra 1 200 eurų, dabar sąskaitą faktūrą siunčia tiesiogiai per operatorių; sutartu el. pašto adresu gaunamas pranešimas, verslininkas atidaro sąskaitą faktūrą paskyroje, patikrina sumą ir mokėjimo terminą bei patvirtina. Originalus dokumentas lieka sistemoje ir nebereikia rankiniu būdu kopijuoti duomenų. Tas pats darbo eiga taikoma tiek „Bilnex“, tiek RIK elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymui. Pagrindinis skirtumas yra tas, ar norite, kad apskaita būtų tvarkoma toje pačioje vietoje.
Prieš pasirašydami sutartį, patikrinkite šiuos tris dalykus
Pirmiausia peržiūrėkite faktinį nemokamo plano kiekį ir funkcijų apribojimus. „Bilnex“ kainoraštyje nurodomas neribotas pardavimo sąskaitų faktūrų skaičius elektroninėse sąskaitose faktūrose, tačiau DUK nurodoma prie mokamų paketų, skirtų gauti daugiau nei penkias sąskaitas faktūras., todėl prieš registruodamiesi pasiteiraukite apie konkrečias sąlygas. Antra, atsižvelkite į kainą po bandomojo laikotarpio: RIK atveju pirmieji metai yra nemokami, bet nuo antrųjų metų bus taikomas sąskaitos tvarkymo mokestis., kuris priklauso nuo įrašų skaičiaus. Trečia, nepamirškite, kad apskaitos pirminiai dokumentai, įskaitant gautas elektronines sąskaitas faktūras, turi būti saugomi septynerius metus nuo atitinkamų finansinių metų pabaigos. Todėl prieš pasirašant sutartį verta pasitikrinti, kaip ir kiek laiko pasirinkta paslauga užtikrina archyvavimą.
Kodėl dabar verta rinktis EN 16931 arba Peppoli standartą atitinkantį kanalą?
Šiuo metu Estijoje nėra įstatymo, kuris reikalautų bendros B2B elektroninių sąskaitų faktūrų prievolės. 2025 m. pakeitimas suteikė teisę prašyti elektroninės sąskaitos faktūros tik tuo atveju, jei pirkėjas užsiregistravo kaip gavėjas. Tačiau Europos Sąjungos lygmeniu jau susitarta, kad E. sąskaitomis faktūromis pagrįstos priemonės, skirtos tarpvalstybiniam B2B PVM ataskaitų teikimui, įsigalios 2030 m. liepos 1 d. vadinamosios ViDA (PVM skaitmeniniame amžiuje) sistemos rėmuose. Jei šiandien pasirinksite kanalą, kuris palaiko Europos standartą ir „Peppol“ tinklą, jums nereikės keisti sistemų per ateinantį dešimtmetį, kai tarpvalstybinis ataskaitų teikimas taps realybe. Tai viena iš nedaugelio galimybių, kuri šiandien kainuoja mažai arba nieko nekainuoja, bet vėliau sutaupys jums daug darbo.
DUK
Ar Estijoje galima priimti elektronines sąskaitas faktūras neįsigijus programinės įrangos?
Taip, galite. Du tikrai nemokami būdai yra „Bilnex by Finbite“ 0 eurų paketas ir RIK e. sąskaita, kurios pirmieji metai yra nemokami. Svarbu pasitikrinti, ar nėra papildomo mėnesinio mokesčio už sąskaitos valdymą ar didesnes apimtis.
Kuo skiriasi nemokamas „Bilnex“ paketas ir RIK e. sąskaita faktūra?
„Finbite“ siūlomas „Bilnex“ elektroninių sąskaitų priėmimas ir pardavimo sąskaitų valdymas kainuoja 0 eurų per mėnesį, tačiau už daugiau nei penkias gautas sąskaitas faktūras arba ERP sąsajas gali būti taikomi mokesčiai. RIK elektroninių sąskaitų faktūrų generatorius pirmaisiais metais yra nemokamas, o nuo antrųjų metų kainuoja 5 eurus per metus, atliekant iki 10 operacijų per mėnesį.
Kaip nustatyti elektroninių sąskaitų faktūrų priėmimą?
Pirmiausia pasirinkite kanalą („Bilnex“ arba „RIK“), pasirašykite sutartį, nustatymuose aktyvuokite priėmimą ir per septynias dienas patvirtinkite įrašą elektroninio verslo registre. Po patvirtinimo priėmimo kanalas bus rodomas nuo kitos dienos.
Į ką atkreipti dėmesį prieš pasirašant e. sąskaitų faktūrų paslaugų sutartį?
Peržiūrėkite faktinę nemokamo plano apimtį ir funkcijų ribas, įvertinkite kainą po bandomojo laikotarpio ir patikrinkite, kaip paslauga užtikrina archyvavimą (įstatymas reikalauja septynerių metų saugojimo).