Kaip išsiųsti elektroninę sąskaitą faktūrą viešojo sektoriaus įstaigai

Trumpai tariant

Jei parduodate produktą ar paslaugą Estijos ministerijai, vietos valdžios institucijai, mokyklai ar kitam viešojo sektoriaus subjektui, siųskite jį el. struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra, o ne PDF. Visi viešojo sektoriaus subjektai yra registruojami komerciniame registre kaip elektroninių sąskaitų gavėjai, todėl elektroninės sąskaitos pagal numatytuosius nustatymus yra vienintelis teisingas formatas, nebent susitarėte kitaip. Jei neturite savo sąskaitų faktūrų išrašymo programinės įrangos, galite siųsti elektronines sąskaitas faktūras viešajam sektoriui visiškai nemokamai per valstybės elektroninių sąskaitų faktūrų teikėją.

Ar turėčiau siųsti PDF formatu ar struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą?

Pagal Apskaitos įstatymo 7¹ straipsnį Parduodant prekes ar teikiant paslaugas valstybės apskaitos subjektui, vietos valdžios subjektui, viešosios teisės juridiniam asmeniui, jų dominuojamoje įtakoje esančiam apskaitos subjektui arba perkančiajai organizacijai, kaip apibrėžta Viešųjų pirkimų įstatymo 5 straipsnyje, turi būti pateikta mašininiu būdu apdorojama sąskaita faktūra arba elektroninė sąskaita faktūra, išskyrus įstatyme numatytas išimtis.. Nuo 2025 m. vasaros tam yra aiški logika. Remiantis Finansų ministerijos paaiškinimu. 2019 m. įsigaliojusią bendrojo viešojo sektoriaus elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo prievolę pakeitė „pirkėjo pasirinkimo“ principu 2025 m., kuris taip pat buvo išplėstas ir privačiam sektoriui. Bet kuris apskaitos subjektas, viešai užsiregistravęs komerciniame registre kaip e. sąskaitų gavėjas, gali paprašyti pardavėjo e. sąskaitos faktūros.

Viešojo sektoriaus subjektams šis pasirinkimas jau priimtas. Jie visi yra įtraukti į komercinį registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjai, todėl jiems iš esmės ir toliau galiojo ankstesnis „pirmiausia elektroninės sąskaitos“ režimas. Praktiškai tai reiškia viena: kai siunčiate sąskaitą faktūrą ministerijai ar savivaldybei, numatytasis formatas yra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra, nebent raštu susitarėte dėl kito formato.

Kas yra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra? Tai jau skaitmeniniu būdu, pagal bendrą standartą kompiuterio skaitomoje byloje sukurta sąskaita faktūra, kuri iš pardavėjo sistemos tiesiogiai keliauja į pirkėjo sistemą. Finansų ministerija pabrėžia, kad Elektroninė sąskaita faktūra yra ne tik paveikslėlis, pavyzdžiui, PDF, bet ir kai kas daugiau.. Tai leidžia automatiškai perkelti duomenis iš vienos sistemos į kitą, niekam nereikės rankiniu būdu perrašyti skaičių. Prie elektroninės sąskaitos faktūros gali būti pridėtas PDF failas, kad asmuo galėtų patogiai ją perskaityti, tačiau vien PDF failas nėra elektroninė sąskaita faktūra.

1 žingsnis: Kaip nustatyti tinkamą pirkėją ir jo gavimo kanalą?

Prieš siųsdami bet ką, turite žinoti, kam iš tikrųjų skirta sąskaita faktūra. Viešojo sektoriaus įstaigose lengva supainioti teisėtą pirkėją su jo padaliniu. Sąskaita faktūra turėtų būti skirta juridiniam asmeniui, kuris yra faktinė sandorio šalis, o ne konkrečiam skyriui ar mokyklos pastatui, kuris savarankiškai neišrašo sąskaitų faktūrų.

Pagal RTK apibrėžimą, viešojo sektoriaus vienetas yra plati sąvoka. Tai apima valstybę ir valstybės institucijas, vietos valdžios subjektus ir jų įstaigas, kitus viešosios teisės juridinius asmenis ir visus fondus, ne pelno asociacijas ir įmones, kurioms jie daro tiesioginę ar netiesioginę kontrolinę įtaką.. Taigi savivaldybės fondas arba valstybės valdoma įmonė čia taip pat laikomi viešojo sektoriaus pirkėju.

Kur rasti tinkamą pirkėją ir jo kanalą? Dvi vietos:

• Naujausia informacija apie priėmimą yra komerciniame registre. RTK nurodo komercinį registrą kaip naujausios informacijos apie e. sąskaitų gavėjus šaltinį., iš ten galite matyti, ar pirkėjas gauna elektronines sąskaitas faktūras ir per kurį operatorių tai daro.
• Viešojo sektoriaus sandorių partnerių sąrašas. RTK tvarko sąrašą visos viešojo sektoriaus įstaigos išvardytos atskirai su jų registro kodu ir pavadinimu, o sąrašas atnaujinamas kas mėnesį. To paties „Excel“ failo puslapyje „RKOARR“ išvardyti padaliniai, kurie paprastai patys neišrašo sąskaitų faktūrų. Tai padės suprasti, ar jūsų kontaktinis asmuo atstovauja nepriklausomam pirkėjui, ar ne.

Sudarydami sutartį arba priimdami užsakymą, taip pat paprašykite pirkėjo pateikti konkrečias nuorodas: sutarties numerį, užsakymo nuorodą, kontaktinį asmenį, sąnaudų centrą ar kitą identifikatorių, kurį įstaiga nori matyti sąskaitoje faktūroje. Nėra įstatymo, reikalaujančio vieno privalomo nuorodos lauko kiekvienai viešojo sektoriaus sąskaitai faktūrai visoje šalyje, tačiau kiekviena įstaiga turi savo vidines procedūras, ir jei šios nuorodos sąskaitoje faktūroje nėra, mokėjimas dažnai sustabdomas. Geriau šio numerio paprašyti iš karto, nei vėliau taisyti sąskaitą faktūrą.

2 veiksmas: sukurkite sąskaitą faktūrą, kurią pirkėjo sistema galėtų apdoroti

Formatas. Estijoje naudojami du elektroninių sąskaitų faktūrų standartai: senesnis Estijos standartas ir Europos standartas. Finansų ministerija rekomenduoja Europos standartą, dar vadinamą „Peppol“ sąskaita faktūra, nes jo platinimas plečiasi visoje Europos Sąjungoje.. Europos standartas pagrįstas EN 16931-1. Tai yra vieningas elektroninių sąskaitų faktūrų duomenų modelis, pagal kurį Estijoje parengtos sąskaitos faktūros laikomos atitinkančiomis reikalavimus. Pagal Apskaitos įstatymo pakeitimą, elektroninė sąskaita faktūra laikoma atitinkančia reikalavimus, jei ji atitinka EN 16931-1 standartą, nors šalys gali susitarti ir dėl kito tinkamo standarto.. Todėl saugus pasirinkimas yra EN 16931-1 pagrindu parengta „Peppol“ sąskaita faktūra.

Privalomi duomenys. Jei esate PVM mokėtojas, sąskaitoje faktūroje turite nurodyti viską, ką PVM įstatymo 37(7) straipsnis reikalauja, kad:

• sąskaitos faktūros serijos numeris ir išrašymo data;
• pardavėjo pavadinimas, adresas ir PVM mokėtojo kodas;
• pirkėjo vardas, pavardė, adresas ir registracijos numeris, jei jis turi mokestinę prievolę už sandorį;
• prekių ar paslaugų pavadinimas ir kiekis arba tūris;
• prekių išdavimo ar paslaugos suteikimo data, jei ji skiriasi nuo sąskaitos faktūros datos;
• kaina be PVM;
• apmokestinamoji vertė pagal PVM tarifą, įskaitant tarifus;
• mokėtina PVM suma eurais.

Pavyzdys: Esate smulkaus verslo savininkas ir teikėte mokymo paslaugas savivaldybei už 1 200 eurų be PVM. Jūsų „Peppol“ sąskaitoje faktūroje būtų nurodyta: pardavimo sąskaitos faktūros numeris ir išrašymo data, jūsų įmonės pavadinimas, adresas ir PVM mokėtojo kodas, savivaldybės, kaip pirkėjos, teisinis pavadinimas ir registracijos kodas, paslaugos aprašymas („mokymai 2026-08-12“), 1 200 € suma, PVM 24% arba 288 € ir mokėtina suma 1 488 €. Šalia to įrašote tai, ko prašė pati savivaldybės apskaitos skyrius, pavyzdžiui, sutarties numerį ir kontaktinį asmenį, nes be jų sąskaita faktūra liks jų namuose. Mokėjimo terminas nurodytas sutartyje.

3 veiksmas: Kaip išsiųsti sąskaitą faktūrą?

Du praktiški būdai, o pasirinkimas priklauso nuo to, ar jau turite sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą, ar ne.

Per savo operatorių. Jei jūsų įmonė naudoja apskaitos ar sąskaitų faktūrų išrašymo programinę įrangą, susietą su elektroninių sąskaitų faktūrų operatoriumi, jūs ten sukuriate sąskaitą faktūrą ir siunčiate jį savo e. sąskaitų operatoriui, kuris persiųs failą pirkėjui. Paspaudžiate „Siųsti“, ir operatorių tinklas pristato sąskaitą faktūrą pirkėjo operatoriui. Tai patogiausias būdas, jei reguliariai siunčiate sąskaitas faktūras viešajam sektoriui.

Per valstybinę e. sąskaitą faktūrą ir nemokamai. Jei neturite sąskaitų faktūrų išrašymo programinės įrangos arba norite siųsti viešojo sektoriaus sąskaitas faktūras be operatoriaus sutarties, valstybė sukūrė elektroninių sąskaitų faktūrų išrašytojų informacinę sistemą. RIK patvirtina, kad Sąskaitų faktūrų siuntimas viešajam sektoriui elektroninėmis sąskaitomis yra nemokamas, neribotais kiekiais ir neribotą laiką., su sąlyga, kad ją naudosite tik skaitmeninėms sąskaitoms faktūroms rengti ir siųsti valstybės institucijoms ir neatliksite jokių kitų operacijų. Siunčiant tik elektronines sąskaitas faktūras, administravimo mokestis taip pat netaikomas. Aplinka yra susieta su visais Estijoje veikiančiais operatoriais, todėl sąskaita faktūra atvyks nepriklausomai nuo to, kurio operatoriaus klientas yra pirkėjas.

Prieš naudojantis elektronine sąskaita faktūra, būtina sudaryti sutartį. Ją gali sudaryti uždarųjų akcinių bendrovių, akcinių bendrovių ir kitų įmonių valdybų nariai, taip pat ne pelno siekiančių asociacijų ir fondų valdybų nariai ir individualios įmonės.. E. sąskaita faktūra yra verslo portale, prie jos prisijungiate naudodami savo asmens tapatybės kortelę arba „Smart-ID“.

4 veiksmas: išsiųskite, patikrinkite maršrutą ir tinkamai ištaisykite klaidas

Siuntimas nesibaigia vienu mygtuko paspaudimu. Išsiuntę sąskaitą faktūrą, patikrinkite jos būseną savo programinėje įrangoje arba el. sąskaitoje faktūroje, ar sąskaita faktūra pasiekė pirkėjo operatorių ir ar ji buvo priimta. Būtent čia slypi struktūrizuotos el. sąskaitos faktūros idėja: operatorių tinklas teikia grįžtamąjį ryšį, kurio niekada nepateikia el. laiškas.

Štai kodėl nereikėtų siųsti sąskaitos faktūros PDF formatu el. paštu. El. laiškas keliauja iš vieno galo į kitą be jokio patvirtinimo, pirkėjo sistema automatiškai neskaito duomenų, o jei el. laiškas pasimeta pašto dėžutėje, niekas apie tai nesužinos. Viešojo sektoriaus pirkėjas vis tiek tikisi kompiuterio skaitomo failo, todėl PDF formatu el. paštu siunčiamas failas reiškia, kad kažkas turi dar kartą rankiniu būdu įvesti duomenis, o sąskaita faktūra vėluoja.

Jei maršrutas neveikia, pavyzdžiui, sąskaita faktūra neatvyksta arba yra atmetama, patikrinkite tris dalykus. Ar pirkėjo registro kodas teisingas ir atitinka sandorio partnerių sąrašą? Ar sąskaitą faktūrą išsiuntėte savarankiškai sąskaitas faktūras išrašančiam juridiniam asmeniui, o ne dukterinei įmonei? Ir ar pirkėjo komerciniame registre nurodytas gavimo kanalas vis dar aktyvus? Dažnai klaida slypi pirmame arba antrame punkte.

Pataisymas: Jei jūsų atsiųstoje pardavimo sąskaitoje faktūroje yra klaida, tyliai neperrašykite senos sąskaitos faktūros ir nesiųskite „pataisytos“ versijos su tuo pačiu numeriu. Finansų ministerija kreditinę sąskaitą faktūrą laiko tinkamu dokumentu pataisai.. Švarus kelias paprastai susideda iš dviejų dalių: išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą, kad būtų anuliuota pradinė sąskaita faktūra, ir tada sukurti naują, teisingą pardavimo sąskaitą faktūrą su nauju numeriu. Tokiu būdu apskaitos pėdsakas išlieka nepakitęs, o pirkėjas gali aiškiai matyti, kas įvyko.

Kas pasikeitė 2025 m. liepos 1 d., o kas ne?

Čia dažnai susimaišo senoji ir naujoji tvarka, todėl verta šiuos du dalykus išnarplioti.

Senoji sistema įsigaliojo 2019 m.: Estijoje buvo įvesta bendra prievolė teikti elektroninę sąskaitą faktūrą, kai pirkėjas buvo viešojo sektoriaus įstaiga. Tai buvo vienpusė taisyklė, galiojusi tik viešajam sektoriui.

Naujoji tvarka įsigaliojo 2025 m. Prievolė buvo pakeista pirkėjo teise pasirinkti formą, kuria jis nori gauti sąskaitą faktūrą, o principas „pirkėjas renkasi“ buvo išplėstas ir į privatų sektorių.. Teisę prašyti elektroninės sąskaitos faktūros dabar turi visi, kurie yra viešai užsiregistravę kaip elektroninių sąskaitų gavėjai komerciniame registre. Pagal įstatymą šią teisę suteikia Apskaitos įstatymo 7¹ straipsnio 7 dalis. Viešajam sektoriui tai iš esmės reiškia senosios tvarkos tęsimą, nes jie visi jau yra registruoti kaip gavėjai. Tačiau, kitaip nei anksčiau, dabar jie turi teisę prireikus daryti išimtis ir priimti sąskaitas faktūras ir kitais formatais.

Verta nedelsiant išsklaidyti du klaidingus įsitikinimus. Pirma: Estijoje nėra vieno privalomo nacionalinio sąskaitų faktūrų portalo, kuriame būtų įkeliamos visos viešojo sektoriaus sąskaitos faktūros. Sąskaita faktūra juda per operatorių tinklą, o elektroninė sąskaita faktūra yra vienas nemokamas kelias, o ne vienintelis leidžiamas kanalas. Antra: nereikėtų manyti, kad Estijoje jau yra patvirtintas privalomas nacionalinis B2B elektroninių sąskaitų faktūrų reikalavimas konkretiems metams. Šiuo metu taikomas pirkėjo pasirinkimo modelis, o elektroninės sąskaitos faktūros reikalavimas atsiranda, kai pirkėjas užsiregistruoja kaip gavėjas.

Kitas ženklas: ES tarpvalstybinė B2B ataskaitų teikimas nuo 2030 m.

Jei žvelgsite plačiau nei į šiandienos savivaldybės sąskaitą faktūrą, kalendoriuje verta pasižymėti vieną datą. Ji susijusi su tarpvalstybine įmonių tarpusavio prekyba, o ne su tuo, kaip šiandien siunčiate sąskaitą faktūrą Estijos viešajam pirkėjui.

Kalbame apie ViDA, arba iniciatyvą „PVM skaitmeniniame amžiuje“, kuria ES modernizuoja PVM sistemą. Remiantis Europos Komisijos apžvalga, ViDA paketas oficialiai priimtas 2025 m. kovo mėn. ir bus palaipsniui diegiamas iki 2035 m.. Verslininkui svarbiausias etapas yra per vidurį: Nuo 2030 m. liepos 1 d. tarpvalstybiniams B2B sandoriams bus taikomi nauji skaitmeninio ataskaitų teikimo reikalavimai, pagrįsti privalomu elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymu, o elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas taps numatytuoju sąskaitų faktūrų išrašymo metodu..

Tai nekeičia dabartinės Estijos viešųjų pirkėjų sąskaitų faktūrų išrašymo tvarkos. Tačiau kryptis aiški: struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra, kurią jau turite savo rankose viešajam sektoriui, iki 2030 m. taps pagrindine tarpvalstybinės prekybos priemone. Jei šiandien įvaldysite šį modelį vietos valdžios institucijų sąskaitoms faktūroms, būsite pasiruošę, kai ta pati logika bus taikoma ir jūsų Latvijos ar Suomijos klientui.

Praktinė šios dienos išvada išlieka paprasta. Patikrinkite pirkėjo registracijos kodą ir kanalą, sukurkite pagal EN 16931-1 standartą išrašytą „Peppol“ sąskaitą faktūrą su visais PVM įstatymo reikalavimais, išsiųskite ją per savo operatorių arba elektroninių sąskaitų faktūrų teikėją ir ištaisykite klaidas kreditine sąskaita faktūra. PDF failą palikite el. laiške.

DUK

Ar privalau siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą viešojo sektoriaus įstaigai, ar priimtina PDF formatu?

Viešojo sektoriaus pirkėjas tikisi struktūrizuotos, o ne PDF formato elektroninės sąskaitos faktūros. Nuo 2025 m. vasaros įsigalios principas „pirkėjas renkasi“ – visi viešojo sektoriaus subjektai bus registruojami komerciniame registre kaip elektroninių sąskaitų faktūrų gavėjai, todėl elektroninė sąskaita faktūra pagal numatytuosius nustatymus yra vienintelis teisingas formatas.

Kaip rasti teisingą pirkėjo registracijos kodą ir gavimo kanalą?

Teisingas pirkėjas yra juridinis asmuo, o ne padalinys. Priėmimo informaciją galite rasti komerciniame registre ir RTK viešojo sektoriaus sandorių partnerių sąraše, kuris atnaujinamas kartą per mėnesį.

Kokiu formatu turėtų būti pateikta elektroninė sąskaita faktūra?

Finansų ministerija rekomenduoja Europos standartą EN 16931-1 („Peppol“ sąskaita faktūra). Tai vieningas duomenų modelis, užtikrinantis sąskaitų faktūrų atitiktį reikalavimams ir automatinį apdorojimą.

Kaip nemokamai išsiųsti viešojo sektoriaus elektroninę sąskaitą faktūrą?

Jei neturite sąskaitų faktūrų išrašymo programinės įrangos, naudokitės valstybės elektroninių sąskaitų faktūrų paslauga verslo portale. Ji nemokama, neribota ir suderinama su visais operatoriais.