Kā nosūtīt e-rēķinu valsts sektora iestādei

Īsumā

Ja pārdodat produktu vai pakalpojumu Igaunijas ministrijai, vietējai pašvaldībai, skolai vai citai publiskā sektora iestādei, nosūtiet to strukturēts e-rēķins, nevis PDF. Visas publiskā sektora struktūras ir reģistrētas komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmēji, tāpēc e-rēķini pēc noklusējuma ir vienīgais pareizais formāts, ja vien neesat vienojies citādi. Ja jums nav savas rēķinu izrakstīšanas programmatūras, varat nosūtīt e-rēķinus publiskajam sektoram pilnīgi bez maksas, izmantojot valsts e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju.

Vai man vajadzētu nosūtīt PDF vai strukturētu e-rēķinu?

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 7.¹ pantu Pārdodot preces vai sniedzot pakalpojumus valsts grāmatvedības iestādei, pašvaldības vienībai, publisko tiesību juridiskajai personai, grāmatvedības iestādei, kas atrodas to dominējošā ietekmē, vai līgumslēdzējai iestādei Publisko iepirkumu likuma 5. panta izpratnē, ir jāiesniedz mašīnapstrādājams rēķins jeb e-rēķins, izņemot likumā paredzētos gadījumus.. Sākot ar 2025. gada vasaru, tam ir skaidra loģika. Saskaņā ar Finanšu ministrijas skaidrojumu. aizstāja 2019. gada vispārējā publiskā sektora e-rēķinu izrakstīšanas pienākumu ar principu „pircējs izvēlas“ 2025. gadā, kas attiecās arī uz privāto sektoru. Jebkura grāmatvedības vienība, kas ir publiski reģistrējusies komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmējs, var pieprasīt e-rēķinu no pārdevēja.

Valsts sektora iestādēm šī izvēle jau ir izdarīta. Tās visas ir iekļautas komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmējas, tāpēc tām būtībā turpinājās iepriekšējais režīms “e-rēķins pirmajā vietā”. Praksē tas nozīmē vienu: nosūtot rēķinu ministrijai vai pašvaldībai, noklusējuma formāts ir strukturēts e-rēķins, ja vien rakstiski neesat vienojušies par citu formātu.

Kas ir strukturēts e-rēķins? Tas ir rēķins, kas jau ir izveidots digitāli, mašīnlasāmā failā atbilstoši kopējam standartam un nonāk tieši no pārdevēja sistēmas pircēja sistēmā. Finanšu ministrija uzsver, ka E-rēķins nav tikai attēls, piemēram, PDF fails, bet gan kaut kas vairāk.. Tas ļauj automātiski pārsūtīt datus no vienas sistēmas uz citu, nevienam manuāli nepārrakstot skaitļus. E-rēķinam var pievienot PDF failu, lai persona varētu ērti to izlasīt, taču PDF fails pats par sevi nav e-rēķins.

1. solis: Kā noteikt pareizo pircēju un viņa saņemšanas kanālu?

Pirms jebkādu sūtīšanas jums jāzina, kam rēķins faktiski ir paredzēts. Valsts sektora iestādēs ir viegli sajaukt juridisko pircēju ar tā apakšnodaļu. Rēķins jānosūta juridiskajai personai, kas ir faktiskā darījuma puse, nevis konkrētai nodaļai vai skolas ēkai, kas patstāvīgi neizraksta rēķinu.

Saskaņā ar RTK definīciju publiskā sektora vienība ir plašs jēdziens. Tas ietver valsti un valsts iestādes, vietējās pašvaldības vienības un to iestādes, citas publisko tiesību juridiskas personas, kā arī visus fondus, bezpeļņas biedrības un uzņēmumus, kas atrodas to tiešā vai netiešā kontrolē.. Tātad pašvaldības fonds vai valsts uzņēmums šeit arī skaitās kā publiskā sektora pircējs.

Kur var atrast īsto pircēju un viņa kanālu? Divas vietas:

• Aktuālā informācija par uzņemšanu ir pieejama komercreģistrā. RTK atsaucas uz komercreģistru kā aktuālas informācijas avotu par e-rēķinu saņēmējiem., no turienes var redzēt, vai un caur kuru operatoru pircējs saņem e-rēķinus.
• Valsts sektora darījumu partneru saraksts. RTK uztur sarakstu ar visas publiskā sektora struktūras ir uzskaitītas atsevišķi ar to reģistra kodu un nosaukumu, un saraksts tiek atjaunināts katru mēnesi.. Tā paša Excel faila lapā „RKOARR“ ir uzskaitītas apakšvienības, kas parasti pašas neizraksta rēķinus. Tas palīdzēs jums saprast, vai jūsu kontaktpersona pārstāv neatkarīgu pircēju.

Slēdzot līgumu vai pieņemot pasūtījumu, pieprasiet arī pircējam konkrētas atsauces: līguma numuru, pasūtījuma atsauci, kontaktpersonu, izmaksu centru vai citu identifikatoru, ko iestāde vēlas redzēt rēķinā. Nav likuma, kas noteiktu vienotu valsts mēroga obligātu atsauces lauku katram publiskā sektora rēķinam, taču katrai iestādei ir savas iekšējās procedūras, un, ja šī atsauce rēķinā trūkst, maksājums bieži vien tiek pārtraukts. Labāk ir pieprasīt šo numuru jau pašā sākumā, nekā vēlāk labot rēķinu.

2. darbība. Izveidojiet rēķinu, ko pircēja sistēma var apstrādāt

Formāts. Igaunijā tiek izmantoti divi e-rēķinu standarti: vecākais Igaunijas standarts un Eiropas standarts. Finanšu ministrija iesaka Eiropas standartu, kas pazīstams arī kā Peppol rēķins, jo tā izplatīšana paplašinās visā Eiropas Savienībā.. Eiropas standarts ir balstīts uz EN 16931-1. Tas ir vienots e-rēķinu datu modelis, saskaņā ar kuru Igaunijā sagatavoti rēķini tiek uzskatīti par atbilstošiem. Saskaņā ar Grāmatvedības likuma grozījumu e-rēķins tiek uzskatīts par atbilstošu, ja tas atbilst standartam EN 16931-1, lai gan puses var vienoties arī par citu piemērotu standartu.. Tāpēc drošā izvēle ir uz EN 16931-1 balstītais Peppol rēķins.

Obligāti aizpildāmie dati. Ja esat PVN maksātājs, rēķinā jāiekļauj visa informācija, ko PVN likuma 37. panta 7. punktā ir noteikts, ka:

• rēķina sērijas numurs un izdošanas datums;
• pārdevēja nosaukums, adrese un PVN numurs;
• pircēja vārds, uzvārds, adrese un reģistrācijas numurs, ja viņam par darījumu ir nodokļu saistības;
• preču vai pakalpojumu nosaukums un daudzums vai apjoms;
• preču izsniegšanas vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina datuma;
• cena bez PVN;
• ar nodokli apliekamā summa pēc PVN likmes, ieskaitot likmes;
• maksājamā PVN summa eiro.

Piemērs: Jūs esat maza uzņēmuma īpašnieks un sniedzāt apmācības pakalpojumus pašvaldībai par 1200 eiro bez PVN. Jūsu Peppol rēķinā tad būtu ietverts: pārdošanas rēķina numurs un izrakstīšanas datums, jūsu uzņēmuma nosaukums, adrese un PVN numurs, pašvaldības kā pircēja juridiskais nosaukums un reģistrācijas kods, pakalpojuma apraksts („apmācības 12.08.2026“), summa 1200 €, PVN 24% jeb 288 € un maksājamā summa 1488 €. Blakus tam jūs norādāt to, ko pieprasīja pati pašvaldības grāmatvedības nodaļa, piemēram, līguma numuru un kontaktpersonu, jo bez tā rēķins paliks viņu mājās. Maksājuma termiņš ir norādīts saskaņā ar līgumā noteikto.

3. solis: Kā nosūtīt rēķinu?

Divi praktiski veidi, un izvēle ir atkarīga no tā, vai jums jau ir norēķinu programmatūra vai nē.

Caur savu operatoru. Ja jūsu uzņēmums izmanto grāmatvedības vai rēķinu izrakstīšanas programmatūru, kas ir savienota ar e-rēķinu operatoru, jūs izveidojat rēķinu tur un jūs to nosūtāt savam e-rēķinu operatoram, kurš pārsūtīs failu pircējam. Jūs noklikšķināt uz "Sūtīt", un operatoru tīkls piegādā rēķinu pircēja operatoram. Šis ir ērtākais veids, ja regulāri sūtāt rēķinus valsts sektoram.

Ar valsts e-rēķina starpniecību un bez maksas. Ja jums nav rēķinu izrakstīšanas programmatūras vai vēlaties nosūtīt publiskā sektora rēķinus bez operatora līguma, valsts ir izveidojusi e-rēķinu izrakstītāja informācijas sistēmu. RIK apstiprina, ka E-rēķinu izmantošana rēķinu nosūtīšanai publiskajam sektoram ir bez maksas, neierobežotā daudzumā un uz nenoteiktu laiku., ar nosacījumu, ka jūs to izmantojat tikai digitālo rēķinu sagatavošanai un nosūtīšanai valsts iestādēm un neveicat nekādas citas transakcijas. Par e-rēķinu nosūtīšanu nav jāmaksā arī administrēšanas maksa. Vide ir savienota ar visiem Igaunijā darbojošajiem operatoriem, tāpēc rēķins tiks piegādāts neatkarīgi no tā, kura operatora klients ir pircējs.

Pirms e-rēķina izmantošanas jānoslēdz līgums. To var noslēgt sabiedrību ar ierobežotu atbildību, akciju sabiedrību un citu uzņēmumu valdes locekļi, kā arī bezpeļņas biedrību un nodibinājumu valdes locekļi un individuālie komersanti.. E-rēķins atrodas uzņēmuma portālā, kurā piesakāties ar savu ID karti vai Smart-ID.

4. darbība: nosūtiet, pārbaudiet maršrutu un pareizi izlabojiet kļūdas

Nosūtīšana nebeidzas ar vienu klikšķi. Kad rēķins ir nosūtīts, pārbaudiet tā statusu savā programmatūrā vai e-rēķinā, lai redzētu, vai rēķins ir sasniedzis pircēja operatoru un vai tas ir pieņemts. Šeit slēpjas strukturēta e-rēķina ideja: operatoru tīkls sniedz atgriezenisko saiti, ko e-pasts nekad nesniedz.

Tāpēc arī nevajadzētu rēķinu vienkārši sūtīt PDF formātā pa e-pastu. E-pasts tiek nosūtīts no viena gala līdz otram bez jebkāda apstiprinājuma, pircēja sistēma automātiski nenolasa datus, un, ja e-pasts pazudīs pastkastītē, neviens par to nezinās. Valsts sektora pircējs tik un tā sagaida mašīnlasāmu failu, tāpēc PDF sūtīšana pa e-pastu nozīmē tikai to, ka kādam dati ir jāievada manuāli vēlreiz, un rēķina piegāde aizkavējas.

Ja maršruts nedarbojas, piemēram, rēķins netiek piegādāts vai tiek noraidīts, pārbaudiet trīs lietas. Vai pircēja reģistra kods ir pareizs un atbilst darījumu partneru sarakstam? Vai esat nosūtījis rēķinu patstāvīgi rēķinus izrakstošai juridiskai personai, nevis meitasuzņēmumam? Un vai pircēja komercreģistrā norādītais saņemšanas kanāls joprojām ir aktīvs? Bieži vien kļūda ir pirmajā vai otrajā punktā.

Labojums: Ja nosūtītajā pārdošanas rēķinā ir kļūda, neuzmanīgi nepārrakstiet veco rēķinu un nesūtiet „labotu“ versiju ar to pašu numuru. Finanšu ministrija par pareizu dokumentu labojuma veikšanai uzskata kredīta piezīmi.. Tīrais ceļš parasti sastāv no divām daļām: kredīta piezīmju izrakstīšana, lai atceltu sākotnējo rēķinu, un pēc tam jauna, pareiza pārdošanas rēķina izveide ar jaunu numuru. Tādā veidā grāmatvedības dati paliek neskarti un pircēja puse var skaidri redzēt, kas noticis.

Kas mainījās 2025. gada 1. jūlijā un kas ne?

Šeit bieži tiek sajaukta vecā un jaunā kārtība, tāpēc ir vērts atšķetināt abas lietas.

Vecā sistēma stājās spēkā 2019. gadā: vispārējs pienākums iesniegt e-rēķinu Igaunijā tika ieviests laikā, kad pircējs bija publiskā sektora iestāde. Tas bija vienvirziena noteikums, kas skāra tikai publisko sektoru.

Jaunā kārtība stājās spēkā 2025. gadā. Pienākums tika aizstāts ar pircēja tiesībām izvēlēties formu, kādā viņš vēlas saņemt rēķinu, un princips "pircējs izvēlas" tika attiecināts arī uz privāto sektoru.. Tiesības pieprasīt e-rēķinu tagad ir ikvienam, kurš ir publiski reģistrējis sevi komercreģistrā kā e-rēķina saņēmēju. Likuma izpratnē šīs tiesības piešķir Grāmatvedības likuma 7.¹ panta 7. apakšnodaļa. Valsts sektoram tas būtībā nozīmē vecā režīma turpināšanu, jo tie visi jau ir reģistrēti kā saņēmēji. Tomēr atšķirībā no iepriekšējās prakses tagad tiem ir tiesības nepieciešamības gadījumā izdarīt izņēmumus un pieņemt arī citos formātos esošus rēķinus.

Ir vērts uzreiz kliedēt divus maldīgus priekšstatus. Pirmkārt: Igaunijā nav viena obligāta valsts mēroga rēķinu portāla, kurā būtu jāaugšupielādē visi publiskā sektora rēķini. Rēķins pārvietojas caur operatoru tīklu, un e-rēķins ir viens bezmaksas ceļš, nevis vienīgais atļautais kanāls. Otrkārt: nepieņemiet, ka Igaunijā konkrētam gadam jau ir apstiprināta obligāta valsts mēroga B2B e-rēķinu prasība. Pašlaik tiek piemērots pircēja izvēles modelis, un e-rēķina prasība rodas, kad pircējs ir reģistrējies kā saņēmējs.

Nākamā zīme: ES pārrobežu B2B pārskatu sniegšana no 2030. gada

Ja paskatās tālāk par šodienas pašvaldības rēķinu, ir viens datums, ko ir vērts paturēt kalendārā. Tas attiecas uz pārrobežu B2B tirdzniecību, nevis uz to, kā jūs šodien nosūtāt rēķinu Igaunijas publiskajam iepircējam.

Mēs runājam par ViDA jeb iniciatīvu "PVN digitālajā laikmetā", ar kuru ES modernizē PVN sistēmu. Saskaņā ar Eiropas Komisijas pārskatu, ViDA pakete tika oficiāli pieņemta 2025. gada martā un tiks pakāpeniski ieviesta līdz 2035. gadam.. Uzņēmējam vissvarīgākais pagrieziena punkts ir pa vidu: no 2030. gada 1. jūlija uz pārrobežu B2B darījumiem attieksies jaunas digitālās ziņošanas prasības, kuru pamatā ir obligāta e-rēķinu sagatavošana, un e-rēķini kļūs par rēķinu sagatavošanas noklusējuma metodi..

Tas nemaina to, kā Igaunijas publiskajiem iepircējiem tiek izrakstīti rēķini šobrīd. Taču virziens ir skaidrs: strukturēts e-rēķins, kas jau ir jūsu rīcībā publiskajā sektorā, līdz 2030. gadam kļūs par centrālu pārrobežu tirdzniecības rīku. Ja jūs šodien apgūsiet šo modeli pašvaldību rēķinu apstrādē, jūs būsiet gatavi, kad tā pati loģika attieksies uz jūsu Latvijas vai Somijas klientu.

Šodienas praktiskais secinājums joprojām ir vienkāršs. Pārbaudiet pircēja reģistrācijas kodu un kanālu, izveidojiet uz EN 16931-1 balstītu Peppol rēķinu ar visām PVN likuma prasībām, nosūtiet to, izmantojot savu operatoru vai e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju, un izlabojiet kļūdas ar kredīta piezīmi. Atstājiet PDF failu e-pastā.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai man ir jānosūta e-rēķins valsts sektora iestādei, vai arī ir pieņemams PDF fails?

Valsts sektora pircējs sagaida strukturētu e-rēķinu, nevis PDF failu. Sākot ar 2025. gada vasaru, stāsies spēkā princips „pircējs izvēlas“ — un visas valsts sektora struktūras ir reģistrētas komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmēji, tāpēc e-rēķins pēc noklusējuma ir vienīgais pareizais formāts.

Kā atrast pareizo pircēja reģistra kodu un saņemšanas kanālu?

Pareizais pircējs ir juridiska persona, nevis apakšnodaļa. Akceptēšanas informāciju varat atrast komercreģistrā un RTK publiskā sektora darījumu partneru sarakstā, kas tiek atjaunināts reizi mēnesī.

Kādā formātā jābūt e-rēķinam?

Finanšu ministrija iesaka Eiropas standartu EN 16931-1 (Peppol rēķins). Tas ir vienots datu modelis, kas nodrošina rēķinu atbilstību prasībām un automātisku apstrādi.

Kā bez maksas nosūtīt e-rēķinu publiskajam sektoram?

Ja jums nav rēķinu izrakstīšanas programmatūras, izmantojiet valsts e-rēķinu pakalpojumu uzņēmumu portālā. Tas ir bezmaksas, neierobežots un savietojams ar visiem operatoriem.