Kuidas saata e-arve avaliku sektori asutusele

Lühidalt

Kui müüd kaupa või teenust Eesti ministeeriumile, omavalitsusele, koolile või muule avaliku sektori üksusele, saada talle struktureeritud e-arve, mitte PDF. Kõik avaliku sektori üksused on äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud, nii et e-arve on vaikimisi ainus õige vorm, kui te just teisiti kokku ei ole leppinud. Kui Sul endal arveldustarkvara pole, saab e-arve avalikule sektorile saata riigi e-arveldaja kaudu täiesti tasuta.

Kas saata PDF või struktureeritud e-arve?

Raamatupidamise seaduse § 7¹ järgi tuleb kaupa müües või teenust osutades riigiraamatupidamiskohustuslasele, kohaliku omavalitsuse üksusele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule, nende valitseva mõju all olevale raamatupidamiskohustuslasele või riigihangete seaduse § 5 mõistes hankijale esitada masintöödeldav arve ehk e-arve, kusjuures seaduses on ette nähtud erandeid. Alates 2025. aasta suvest on selle taga selge loogika. Rahandusministeeriumi selgituse järgi asendus 2019. aasta üldine avaliku sektori e-arve kohustus 2025. aastal „ostja valib“ põhimõttega, mis laienes ka erasektorile. Iga raamatupidamiskohustuslane, kes on end äriregistris avalikult e-arve vastuvõtjaks registreerinud, võib müüjalt nõuda e-arvet.

Avaliku sektori üksuste puhul on see valik juba tehtud. Kõik nad on äriregistris e-arve vastuvõtjaks kirjas, mistõttu nende jaoks jätkus sisuliselt endine e-arve-esimene režiim. Praktikas tähendab see üht: kui saadad arve ministeeriumile või vallavalitsusele, on vaikevorm struktureeritud e-arve, kui te just kirjalikult muus vormis kokku ei ole leppinud.

Mis on struktureeritud e-arve? See on arve, mis on juba algselt loodud digitaalselt, ühtse standardi järgi masinloetava failina, ja liigub müüja süsteemist otse ostja omasse. Rahandusministeerium rõhutab, et e-arve ei ole lihtsalt pilt, näiteks PDF, vaid midagi enamat. Ta võimaldab andmete automaatset siiret ühest süsteemist teise, ilma et keegi peaks numbreid käsitsi ümber trükkima. PDF võib e-arvega kaasas liikuda, et inimene arvet mugavalt loeks, aga PDF üksi ei ole e-arve.

Samm 1: kuidas tuvastada õige ostja ja tema vastuvõtukanal?

Enne kui midagi saadad, pead teadma, kellele arve tegelikult läheb. Avaliku sektori asutustes aetakse siin kergesti sassi juriidiline ostja ja tema allüksus. Arve peab minema sellele juriidilisele isikule, kes on tehingu tegelik pool, mitte konkreetsele osakonnale või koolimajale, mis iseseisvalt ei arvelda.

Avaliku sektori üksus on RTK määratluse järgi lai mõiste. Selle alla kuuluvad riik ja riigiasutused, kohaliku omavalitsuse üksused ja nende asutused, muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ning kõik nende otsese või kaudse valitseva mõju all olevad sihtasutused, mittetulundusühingud ja äriühingud. Nii et ka munitsipaalne SA või riigile kuuluv äriühing loeb siin avaliku sektori ostjaks.

Kust leiad õige ostja ja tema kanali? Kaks kohta:

• Ajakohane vastuvõtuinfo on äriregistris. RTK viitab e-arve saajate värske info allikana just äriregistrile, sealt näed, kas ja millise operaatori kaudu ostja e-arveid vastu võtab.
• Avaliku sektori tehingupartnerite nimekiri. RTK peab nimekirja, kus kõik avaliku sektori üksused on eraldi välja toodud registrikoodi ja nimetusega, ning nimekirja uuendatakse kord kuus. Sama Exceli faili lehel „RKOARR“ on kirjas need allüksused, kes üldjuhul ise ei arvelda. See aitab Sul aru saada, kas Su kontaktisik esindab iseseisvat ostjat või mitte.

Küsi lepingut sõlmides või tellimust vastu võttes ostja käest ka konkreetsed viited: lepingu number, tellimuse viide, kontaktisik, kulukeskus või muu tunnus, mida asutus soovib arvel näha. Ühtset üleriigilist kohustuslikku viitevälja iga avaliku sektori arve jaoks seadusest ei tulene, aga igal asutusel on oma sisemine kord, ja kui see viide arvel puudub, jääb makse tihti seisma. Parem küsi see number kohe alguses, kui hiljem arvet parandada.

Samm 2: koosta arve, mida ostja süsteem läbi seedib

Vorming. Eestis on käibel kaks e-arve standardit: vanem Eesti standard ja Euroopa standard. Rahandusministeerium soovitab Euroopa standardit, tuntud ka Peppol-arvena, sest selle levik Euroopa Liidu üleselt laieneb. Euroopa standard tugineb normile EN 16931-1. See on ühtne e-arve andmemudel, mille järgi koostatud arve loetakse Eestis nõuetele vastavaks. Raamatupidamise seaduse muudatuse järgi eeldatakse e-arve vastavust, kui see järgib EN 16931-1, kuigi pooled võivad kokku leppida ka muus sobivas standardis. Turvaline valik on seega EN 16931-1 põhine Peppol-arve.

Kohustuslikud rekvisiidid. Kui oled käibemaksukohustuslane, tuleb arvele märkida kõik, mida käibemaksuseaduse § 37 lõige 7 nõuab:

• arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev;
• müüja nimi, aadress ja käibemaksukohustuslase number;
• ostja nimi ja aadress ning tema registreerimisnumber, kui tal on tehingul maksukohustus;
• kauba või teenuse nimetus ja kogus või maht;
• kauba väljastamise või teenuse osutamise kuupäev, kui see erineb arve kuupäevast;
• hind ilma käibemaksuta;
• maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa koos määradega;
• tasumisele kuuluv käibemaksusumma eurodes.

Näide. Oled väikeettevõtja ja osutasid vallavalitsusele koolitusteenust 1 200 euro eest ilma käibemaksuta. Su Peppol-arvel oleks siis: müügiarve number ja väljastamise kuupäev, Su ettevõtte nimi, aadress ja KMKR-number, ostjana valla juriidiline nimi ja registrikood, teenuse kirjeldus („koolitus 12.08.2026“), summa 1 200 €, käibemaks 24% ehk 288 € ja tasumisele kuuluv summa 1 488 €. Sinna kõrvale paned välja, mille valla raamatupidamine ise küsis, näiteks lepingu numbri ja kontaktisiku, sest ilma selleta jääb arve nende majas seisma. Maksetähtaja märgid nii, nagu lepingus kokku lepitud.

Samm 3: kuidas arve teele saata?

Kaks praktilist teed, ja valik sõltub sellest, kas Sul on juba arveldustarkvara või mitte.

Oma operaatori kaudu. Kui Su ettevõte kasutab raamatupidamis- või arveldustarkvara, mis on liidestunud e-arve operaatoriga, koostad arve seal ja saadad selle oma e-arve operaatorile, kes edastab faili ostjani. Sina vajutad „Saada“, ja operaatorite võrgustik viib arve ostja operaatorini. See on mugavaim tee, kui saadad avalikule sektorile arveid regulaarselt.

Riigi e-arveldaja kaudu ja tasuta. Kui Sul arveldustarkvara pole või tahad avaliku sektori arveid saata ilma operaatorilepinguta, on riigi loodud e-arveldaja infosüsteem. RIK kinnitab, et e-arveldaja kasutamine avalikule sektorile arvete saatmiseks on tasuta, piiramatus koguses ja tähtajatult, eeldusel et kasutad seda ainult riigiasutustele digiarvete koostamiseks ja saatmiseks ega tee muid kandeid. Üksnes e-arvete saatmisel ei rakendu ka haldustasu. Keskkond on liidestunud kõigi Eestis tegutsevate operaatoritega, nii et arve jõuab kohale sõltumata sellest, millise operaatori klient ostja on.

Enne kasutamist tuleb e-arveldajas sõlmida leping. Selle saavad sõlmida osaühingu, aktsiaseltsi ja teiste äriühingute juhatuse liikmed, samuti mittetulundusühingute ja sihtasutuste juhatuse liikmed ning füüsilisest isikust ettevõtjad. E-arveldaja asub ettevõtjaportaalis, sisened sinna ID-kaardi või Smart-ID-ga.

Samm 4: saada, kontrolli marsruuti ja paranda vead korralikult

Saatmine ei lõpe nupuvajutusega. Kui arve on teele läinud, kontrolli oma tarkvaras või e-arveldajas selle staatust, kas arve jõudis ostja operaatorini ja kas see vastu võeti. Just siin peitub struktureeritud e-arve mõte: operaatorite võrgustik annab tagasisidet, mida e-kiri kunagi ei anna.

See on ka põhjus, miks Sa ei tohiks arvet lihtsalt PDF-ina e-kirjaga saata. E-kiri läheb ühest otsast teise ilma igasuguse kinnituseta, ostja süsteem ei loe andmeid automaatselt sisse, ja kui kiri kaob kirjakasti, ei saa keegi teada. Avaliku sektori ostja ootab masinloetavat faili niikuinii, nii et PDF e-kirjaga tähendab lihtsalt seda, et keegi peab need andmed uuesti käsitsi trükkima, ja arve viibib.

Kui marsruut ei tööta, näiteks arve ei jõua kohale või lükatakse tagasi, kontrolli kolme asja. Kas ostja registrikood on õige ja vastab tehingupartnerite nimekirjale. Kas oled saatnud arve iseseisvalt arveldavale juriidilisele isikule, mitte allüksusele. Ja kas ostja äriregistris näidatud vastuvõtukanal on ikka aktiivne. Tihti on viga just esimeses või teises punktis.

Parandamine. Kui saadetud müügiarves on viga, ära kirjuta vana arvet vaikselt üle ega saada „parandatud“ versiooni sama numbriga. Rahandusministeerium peab paranduse õigeks dokumendiks krediitarvet. Puhas tee on tavaliselt kaheosaline: väljasta esialgse arve tühistamiseks krediitarve ja koosta seejärel uus, õige müügiarve uue numbriga. Nii jääb raamatupidamise jälg terveks ja ostja pool näeb selgelt, mis juhtus.

Mis muutus 1. juulil 2025 ja mis mitte?

Siin läheb tihti segamini vana ja uus kord, nii et tasub kaks asja lahti harutada.

Vana kord tuli 2019. aastast: siis kehtestati Eestis üldine kohustus esitada e-arve, kui ostjaks on avaliku sektori asutus. See oli ühesuunaline reegel, mis puudutas ainult avalikku sektorit.

Uus kord jõustus 2025. aastal. Kohustus asendus ostja õigusega valida, millises vormis ta arvet saada tahab, ja „ostja valib“ põhimõte laienes ka erasektorile. Õigus e-arvet nõuda on nüüd kõigil, kes on end äriregistris avalikult e-arve vastuvõtjaks registreerinud. Seaduse mõistes annab selle õiguse raamatupidamise seaduse § 7¹ lõige 7. Avaliku sektori jaoks tähendab see sisuliselt vana režiimi jätkumist, sest kõik nad on juba vastuvõtjaks kirjas. Erinevalt varasemast on neil aga nüüd õigus teha vajadusel erandeid ja võtta vastu ka muus vormis arveid.

Kaks väärarusaama tasub kohe maha võtta. Esiteks: Eestis ei ole ühte kohustuslikku riiklikku arveportaali, kuhu kõik avaliku sektori arved tuleks laadida. Arve liigub operaatorite võrgustiku kaudu, ja e-arveldaja on üks tasuta tee, mitte ainus lubatud kanal. Teiseks: ära eelda, et Eestis on juba kinnitatud kohustuslik siseriiklik B2B e-arve mandaat mingiks kindlaks aastaks. Praegu kehtib ostja valiku mudel, ja e-arve nõue tekib siis, kui ostja on end vastuvõtjaks registreerinud.

Järgmine tähis: ELi piiriülene B2B-aruandlus 2030. aastast

Kui vaatad kaugemale kui tänane vallavalitsuse arve, on üks kuupäev, mida tasub kalendris hoida. See puudutab piiriülest B2B-kaubandust, mitte seda, kuidas Sa täna Eesti avalikule ostjale arvet saadad.

Jutt käib ViDA-st ehk algatusest „VAT in the Digital Age“, millega EL uuendab käibemaksusüsteemi. Euroopa Komisjoni ülevaate järgi võeti ViDA pakett ametlikult vastu 2025. aasta märtsis ja seda võetakse kasutusele järk-järgult kuni 2035. aastani. Ettevõtja jaoks on kõige olulisem verstapost keskel: alates 1. juulist 2030 kehtivad piiriülestele B2B-tehingutele uued digiaruandluse nõuded (Digital Reporting Requirements), mis põhinevad kohustuslikul e-arvel, ja e-arvest saab arveldamise vaikemeetod.

See ei muuda seda, kuidas Eesti avalikku ostjat täna arveldatakse. Aga suund on selge: struktureeritud e-arve, mis Sul juba avaliku sektori jaoks käpas on, muutub 2030. aastaks piiriülese kaubanduse keskseks tööriistaks. Kui õpid selle mudeli täna omavalitsuse arvel selgeks, oled valmis siis, kui sama loogika laieneb Su Läti või Soome kliendile.

Praktiline järeldus tänaseks jääb aga lihtsaks. Kontrolli ostja registrikoodi ja kanalit, koosta EN 16931-1 põhine Peppol-arve kõigi käibemaksuseaduse rekvisiitidega, saada see kas oma operaatori või e-arveldaja kaudu, ja paranda vead krediitarvega. PDF e-kirjaga jäta ära.

FAQ

Kas avaliku sektori asutusele peab saatma e-arve või kõlbab PDF?

Avaliku sektori ostja ootab struktureeritud e-arvet, mitte PDF-i. Alates 2025. aasta suvest kehtib põhimõte „ostja valib“ – ja kõik avaliku sektori üksused on äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud, seega e-arve on vaikimisi ainus õige vorm.

Kuidas leida ostja õige registrikood ja vastuvõtukanal?

Õige ostja on juriidiline isik, mitte allüksus. Vastuvõtuinfo leiad äriregistrist ning RTK avaliku sektori tehingupartnerite nimekirjast, mida uuendatakse kord kuus.

Millises vormingus e-arve peab olema?

Rahandusministeerium soovitab Euroopa standardit EN 16931-1 (Peppol-arve). See on ühtne andmemudel, mis tagab arve nõuetele vastavuse ja automaatse töötlemise.

Kuidas saata avaliku sektori e-arve tasuta?

Kui sul pole arveldustarkvara, kasuta riigi e-arveldajat ettevõtjaportaalis. See on tasuta, piiramatus koguses ja liidestunud kõigi operaatoritega.