Kuinka lähettää verkkolasku julkiselle sektorille

Lyhyesti sanottuna

Jos myyt tuotteen tai palvelun Viron ministeriölle, paikallishallinnolle, koululle tai muulle julkisen sektorin yksikölle, lähetä se strukturoitu sähköinen lasku, ei PDF-muodossa. Kaikki julkisen sektorin yksiköt rekisteröidään kaupparekisteriin verkkolaskujen vastaanottajiksi, joten verkkolaskut ovat oletusarvoisesti ainoa oikea muoto, ellet ole toisin sopinut. Jos sinulla ei ole omaa laskutusohjelmistoa, voit lähettää verkkolaskuja julkiselle sektorille täysin maksutta valtion verkkolaskupalveluntarjoajan kautta.

Pitäisikö minun lähettää PDF- vai strukturoitu verkkolasku?

Kirjanpitolain § 7¹ mukaan Myytäessä tavaroita tai suoritettaessa palveluita valtion kirjanpitovelvolliselle, paikallishallinnon yksikölle, julkisoikeudelliselle oikeushenkilölle, niiden määräysvallassa olevalle kirjanpitovelvolliselle tai julkisista hankinnoista annetun lain 5 §:ssä tarkoitetulle hankintaviranomaiselle, on toimitettava koneellisesti käsiteltävä lasku eli sähköinen lasku laissa säädetyin poikkeuksin.. Kesästä 2025 lähtien tällä on selkeä logiikka. Valtiovarainministeriön selityksen mukaan korvasi vuonna 2019 käyttöön olleen julkisen sektorin sähköisen laskutuksen velvoitteen "ostaja valitsee" -periaatteella vuonna 2025, joka laajeni myös yksityiselle sektorille. Mikä tahansa kirjanpitoyksikkö, joka on julkisesti rekisteröitynyt kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi, voi pyytää myyjältä verkkolaskua.

Julkishallinnon toimijoille tämä valinta on jo tehty. Ne kaikki on merkitty kaupparekisteriin verkkolaskujen vastaanottajiksi, minkä vuoksi aiempi verkkolasku ensisijaisesti -järjestelmä on niille olennaisesti jatkunut. Käytännössä tämä tarkoittaa yhtä asiaa: kun lähetät laskun ministeriölle tai kunnalle, oletusmuoto on strukturoitu verkkolasku, ellei ole kirjallisesti sovittu muusta muodosta.

Mikä on strukturoitu sähköinen lasku? Se on valmiiksi digitaalisesti luotu lasku, joka on koneellisesti luettavassa tiedostossa yhteisen standardin mukaisesti ja siirtyy suoraan myyjän järjestelmästä ostajan järjestelmälle. Valtiovarainministeriö korostaa, että Verkkolasku ei ole pelkkä kuva, kuten PDF, vaan jotain enemmän.. Se mahdollistaa tietojen automaattisen siirron järjestelmästä toiseen ilman, että kenenkään tarvitsee kirjoittaa numeroita manuaalisesti uudelleen. Verkkolaskun mukana voi olla PDF-tiedosto, jotta laskun voi lukea kätevästi, mutta pelkkä PDF ei ole verkkolasku.

Vaihe 1: Miten tunnistaa oikea ostaja ja hänen vastaanottokanavansa?

Ennen kuin lähetät mitään, sinun on tiedettävä, kenelle lasku todellisuudessa on menossa. Julkisen sektorin laitoksissa on helppo sekoittaa laillinen ostaja ja heidän yksikkönsä. Laskun tulisi mennä sille oikeushenkilölle, joka on tapahtuman varsinainen osapuoli, ei tietylle osastolle tai koulurakennukselle, joka ei laskuta itsenäisesti.

RTK:n määritelmän mukaan julkisen sektorin yksikkö on laaja käsite. Tähän sisältyvät valtio ja valtion laitokset, paikallishallinnon yksiköt ja niiden laitokset, muut julkisoikeudelliset oikeushenkilöt sekä kaikki säätiöt, voittoa tavoittelemattomat yhdistykset ja niiden suorassa tai epäsuorassa määräysvallassa olevat yhtiöt.. Joten myös kunnan säätiö tai valtion omistama yhtiö lasketaan tässä julkisen sektorin ostajaksi.

Mistä löydät oikean ostajan ja heidän kanavansa? Kaksi paikkaa:

• Ajantasaiset tiedot ilmoittautumisesta löytyvät kaupparekisteristä. RTK viittaa kaupparekisteriin ajantasaisen tiedon lähteenä verkkolaskujen vastaanottajista, sieltä näet, vastaanottaako ostaja verkkolaskuja ja minkä operaattorin kautta.
• Luettelo julkisen sektorin transaktiokumppaneista. RTK ylläpitää luetteloa kaikki julkisyhteisöt on listattu erikseen rekisteritunnuksella ja nimellä, ja listaa päivitetään kuukausittain. Saman Excel-tiedoston "RKOARR"-sivulla luetellaan aliyksiköt, jotka eivät yleensä laskuta itseään. Tämä auttaa sinua ymmärtämään, edustaako yhteyshenkilösi itsenäistä ostajaa vai ei.

Sopimusta tehtäessä tai tilausta hyväksyttäessä on ostajalta pyydettävä myös tarkat viitteet: sopimusnumero, tilausviite, yhteyshenkilö, kustannuspaikka tai muu tunniste, jonka laitos haluaa nähdä laskulla. Ei ole lakia, joka edellyttäisi yhtä valtakunnallista pakollista viitekenttää jokaiselle julkisen sektorin laskulle, mutta jokaisella laitoksella on omat sisäiset menettelytapansa, ja jos tämä viite puuttuu laskusta, maksu usein pysähtyy. On parempi kysyä tämä numero heti alusta alkaen kuin korjata laskua myöhemmin.

Vaihe 2: Luo lasku, jonka ostajan järjestelmä voi käsitellä

Muoto. Virossa on käytössä kaksi sähköisen laskun standardia: vanhempi virolainen standardi ja eurooppalainen standardi. Valtiovarainministeriö suosittelee eurooppalaista standardia, joka tunnetaan myös nimellä Peppol-lasku, sen jakelun laajentuessa Euroopan unionissa.. Eurooppalainen standardi perustuu standardiin EN 16931-1. Kyseessä on yhtenäinen verkkolaskujen tietomalli, jonka mukaan Virossa laaditut laskut katsotaan vaatimustenmukaisiksi. Kirjanpitolain muutoksen mukaan verkkolaskun oletetaan olevan vaatimustenmukainen, jos se on standardin EN 16931-1 mukainen, vaikka osapuolet voivat sopia myös muusta sopivasta standardista.. Turvallisin valinta on siis EN 16931-1 -standardiin perustuva Peppol-lasku.

Pakolliset tiedot. Jos olet arvonlisäverovelvollinen, sinun on laskutettava kaikki tiedot, jotka Arvonlisäverolain 37 §:n 7 momentti edellyttää:

• laskun sarjanumero ja päivämäärä;
• myyjän nimi, osoite ja ALV-numero;
• ostajan nimi ja osoite sekä rekisteröintinumero, jos hänellä on verovelvollisuus liiketoimesta;
• tavaroiden tai palveluiden nimi ja määrä tai volyymi;
• tavaroiden luovutuspäivämäärä tai palvelun suorittamispäivämäärä, jos se eroaa laskun päivämäärästä;
• hinta ilman ALV:tä;
• verotettava määrä alv-kannan mukaan, mukaan lukien verokannat;
• maksettavan arvonlisäveron määrä euroina.

Esimerkki: Olet pienyrittäjä ja tarjosit kunnalle koulutuspalveluita 1 200 eurolla ilman arvonlisäveroa. Peppol-laskusi sisältäisi tällöin seuraavat tiedot: myyntilaskun numero ja päivämäärä, yrityksesi nimi, osoite ja ALV-numero, ostajana olevan kunnan virallinen nimi ja rekisterinumero, palvelun kuvaus ("koulutus 12.08.2026"), summa 1 200 €, ALV 24% eli 288 € ja maksettava summa 1 488 €. Tämän viereen laitat kunnan kirjanpidon itse pyytämät tiedot, esimerkiksi sopimusnumeron ja yhteyshenkilön, koska ilman niitä lasku jää heidän taloonsa. Maksuaika on ilmoitettu sopimuksessa sovitulla tavalla.

Vaihe 3: Miten lasku lähetetään?

Kaksi käytännöllistä tapaa, ja valinta riippuu siitä, onko sinulla jo laskutusohjelmisto vai ei.

Operaattorisi kautta. Jos yrityksesi käyttää kirjanpito- tai laskutusohjelmistoa, joka on liitetty verkkolaskuoperaattoriin, luot laskun siellä ja lähetät sen verkkolaskuoperaattorillesi, joka välittää tiedoston ostajalle. Klikkaat "Lähetä", ja operaattoriverkosto toimittaa laskun ostajan operaattorille. Tämä on kätevin tapa, jos lähetät laskuja säännöllisesti julkiselle sektorille.

Valtion sähköisen laskun kautta ja maksutta. Jos sinulla ei ole laskutusohjelmistoa tai haluat lähettää julkisen sektorin laskuja ilman operaattorisopimusta, valtio on luonut sähköisen laskutusjärjestelmän. RIK vahvistaa, että Sähköisen laskun käyttäminen laskujen lähettämiseen julkiselle sektorille on maksutonta, rajattomasti ja toistaiseksi., edellyttäen, että käytät sitä ainoastaan digitaalisten laskujen laatimiseen ja lähettämiseen viranomaisille etkä tee muita tapahtumia. Pelkkien verkkolaskujen lähettämisestä ei myöskään peritä hallinnointikuluja. Ympäristö on yhdistetty kaikkiin Virossa toimiviin operaattoreihin, joten lasku saapuu perille riippumatta siitä, minkä operaattorin asiakas ostaja on.

Ennen e-laskun käyttöä on tehtävä sopimus. Sen voivat tehdä yksityisten osakeyhtiöiden, julkisten osakeyhtiöiden ja muiden yhtiöiden hallitusten jäsenet sekä voittoa tavoittelemattomien yhdistysten ja säätiöiden hallitusten jäsenet ja yksityiset elinkeinonharjoittajat.. E-lasku sijaitsee yritysportaalissa, johon kirjaudutaan henkilökortilla tai Smart-ID:llä.

Vaihe 4: Lähetä, tarkista reitti ja korjaa virheet asianmukaisesti

Lähettäminen ei pääty napin painalluksella. Kun lasku on lähetetty, tarkista sen tila ohjelmistostasi tai verkkolaskusta, onko lasku saapunut ostajan operaattorille ja onko se hyväksytty. Tässä piilee strukturoidun verkkolaskun idea: operaattorien verkosto antaa palautetta, jota sähköposti ei koskaan anna.

Tästä syystä laskua ei kannata lähettää vain PDF-tiedostona sähköpostitse. Sähköposti kulkee päästä päähän ilman vahvistusta, ostajan järjestelmä ei lue tietoja automaattisesti, ja jos sähköposti katoaa postilaatikkoon, kukaan ei tiedä siitä. Julkisen sektorin ostaja odottaa joka tapauksessa koneellisesti luettavaa tiedostoa, joten sähköpostitse lähetetty PDF tarkoittaa vain sitä, että jonkun on kirjoitettava tiedot uudelleen manuaalisesti, ja lasku viivästyy.

Jos reitti ei toimi, esimerkiksi lasku ei saavu perille tai se hylätään, tarkista kolme asiaa. Onko ostajan rekisterikoodi oikein ja vastaako se kauppakumppaneiden luetteloa? Oletko lähettänyt laskun itsenäisesti laskuttavalle oikeushenkilölle, etkä tytäryhtiölle? Ja onko ostajan kaupparekisterissä ilmoitettu vastaanottokanava edelleen aktiivinen? Usein virhe on ensimmäisessä tai toisessa kohdassa.

Korjaus: Jos lähettämässäsi myyntilaskussa on virhe, älä korvaa vanhaa laskua hiljaisesti tai lähetä "korjattua" versiota samalla numerolla. Valtiovarainministeriö pitää hyvityslaskua oikeana asiakirjana korjaukselle.. Puhdas polku on yleensä kaksiosainen: hyvityslasku alkuperäisen laskun mitätöimiseksi ja sitten uuden, oikean myyntilaskun luominen uudella numerolla. Tällä tavoin kirjanpitoketju pysyy ehjänä ja ostajapuoli näkee selvästi, mitä on tapahtunut.

Mikä muuttui 1. heinäkuuta 2025 ja mikä ei?

Vanha ja uusi järjestys sekoittuvat tässä usein, joten kannattaa selvittää ne.

Vanha järjestelmä tuli voimaan vuonna 2019: Virossa otettiin käyttöön yleinen velvollisuus lähettää sähköinen lasku, kun ostaja oli julkisen sektorin laitos. Se oli yksisuuntainen sääntö, joka vaikutti vain julkiseen sektoriin.

Uusi järjestelmä tuli voimaan vuonna 2025. Velvollisuus korvattiin ostajan oikeudella valita laskun muoto, ja "ostaja valitsee" -periaatetta laajennettiin koskemaan myös yksityistä sektoria.. Oikeus pyytää verkkolaskua on nyt kaikilla, jotka ovat julkisesti rekisteröityneet verkkolaskun vastaanottajiksi kaupparekisteriin. Lain tarkoittamassa merkityksessä tämän oikeuden myöntää Kirjanpitolaki § 7¹ momentti 7. Julkisen sektorin kannalta tämä tarkoittaa pohjimmiltaan vanhan järjestelmän jatkamista, koska ne kaikki ovat jo rekisteröityneet vastaanottajiksi. Toisin kuin aiemmin, niillä on nyt oikeus tehdä tarvittaessa poikkeuksia ja hyväksyä laskuja myös muissa muodoissa.

Kaksi väärinkäsitystä kannattaa hälventää heti alkuunsa. Ensinnäkin: Virossa ei ole yhtä pakollista kansallista laskutusportaalia, johon kaikki julkisen sektorin laskut tulisi ladata. Lasku liikkuu operaattoriverkoston kautta, ja sähköinen lasku on yksi ilmainen reitti, ei ainoa sallittu kanava. Toiseksi: älä oleta, että Virossa on jo hyväksytty pakollinen kansallinen yritysten välinen sähköisen laskun velvoite tietylle vuodelle. Tällä hetkellä sovelletaan ostajan valintamallia, ja verkkolaskun vaatimus syntyy, kun ostaja on rekisteröitynyt vastaanottajaksi.

Seuraava merkki: EU:n rajat ylittävä B2B-raportointi vuodesta 2030 alkaen

Jos katsot tämänpäiväistä kunnallishallinnon laskua pidemmälle, kalenterissasi on yksi päivämäärä, joka kannattaa pitää mielessä. Se koskee rajat ylittävää yritysten välistä kauppaa, ei sitä, miten lähetät laskun virolaiselle julkiselle ostajalle tänään.

Puhumme ViDAsta eli "ALV digitaalisella aikakaudella" -aloitteesta, jolla EU nykyaikaistaa arvonlisäverojärjestelmää. Euroopan komission katsauksen mukaan ViDA-paketti hyväksyttiin virallisesti maaliskuussa 2025, ja se otetaan käyttöön asteittain vuoteen 2035 asti.. Yrittäjälle tärkein virstanpylväs on keskellä: 1. heinäkuuta 2030 alkaen rajat ylittäviin yritysten välisiin liiketoimiin sovelletaan uusia digitaalisen raportoinnin vaatimuksia, jotka perustuvat pakolliseen sähköiseen laskutukseen, ja sähköisestä laskutuksesta tulee oletuslaskutusmenetelmä..

Tämä ei muuta sitä, miten Viron julkisia ostajia laskutetaan tällä hetkellä. Mutta suunta on selvä: strukturoidusta sähköisestä laskusta, joka teillä jo on käytössä julkisella sektorilla, tulee keskeinen työkalu rajat ylittävässä kaupankäynnissä vuoteen 2030 mennessä. Jos hallitsette tämän mallin tänään paikallishallinnon laskuja varten, olette valmiita, kun sama logiikka laajenee myös latvialaisille tai suomalaisille asiakkaillenne.

Käytännön johtopäätös tälle päivälle on yksinkertainen. Tarkista ostajan rekisterinumero ja kanava, luo EN 16931-1 -standardin mukainen Peppol-lasku kaikilla arvonlisäverolain vaatimuksilla, lähetä se joko operaattorisi tai verkkolaskupalveluntarjoajasi kautta ja korjaa virheet hyvityslaskulla. Jätä PDF-tiedosto sähköpostiin.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö minun lähettää verkkolasku julkiselle sektorille vai kelpaako PDF-lasku?

Julkisen sektorin ostaja odottaa strukturoitua verkkolaskua, ei PDF-tiedostoa. Kesästä 2025 alkaen sovelletaan „ostaja valitsee“ -periaatetta – ja kaikki julkisen sektorin toimijat rekisteröidään kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajiksi, joten verkkolasku on oletusarvoisesti ainoa oikea muoto.

Miten löydän ostajan oikean rekisterikoodin ja vastaanottokanavan?

Oikea ostaja on oikeushenkilö, ei sen osa-alue. Löydät hyväksymistiedot kaupparekisteristä ja RTK:n julkisen sektorin kauppakumppaniluettelosta, jota päivitetään kerran kuukaudessa.

Missä muodossa sähköisen laskun tulisi olla?

Valtiovarainministeriö suosittelee eurooppalaista standardia EN 16931-1 (Peppol-lasku). Kyseessä on yhtenäinen tietomalli, joka varmistaa laskujen vaatimustenmukaisuuden ja automaattisen käsittelyn.

Miten lähetän julkisen sektorin sähköisen laskun ilmaiseksi?

Jos sinulla ei ole laskutusohjelmistoa, käytä valtion sähköistä laskutuspalvelua yritysportaalissa. Se on ilmainen, rajoittamaton ja toimii kaikkien operaattoreiden kanssa.