Lühivastus: tasuta vastuvõtt on võimalik, kuid kontrolli konto hinda
Jah, saad Eestis e-arveid vastu võtta ilma töölauatarkvara ostmata. Kaks reaalset tasuta teed on Bilnex by Finbite’i 0-eurone pakett ja RIKi e-arveldaja, mille kasutamine on esimesel kasutusaastal tasuta. Alates 1. juulist 2025 on raamatupidamiskohustuslasel, kes on end e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks märkinud, õigus nõuda müüjalt masinloetavat e-arvet, mitte PDF-i. Oluline vahe: e-arvete liiklus võib olla tasuta, kuid konto haldamine, suurem mahtus või ERP-liides võivad kaasa tuua kuutasu. See kehtib nii Bilnexi kui RIKi puhul ja seda tasub enne lepingu sõlmimist täpselt üle kontrollida.
PDF ei ole e-arve ja 2025. aasta muudatus ei teinud kõiki B2B arveid kohustuslikuks
E-arve on fail, mis on algselt loodud digitaalselt ühtse standardi alusel masinloetavana. See tähendab, et vastuvõtja tarkvara loeb arve andmed automaatselt sisse, ilma käsitsi trükkimata. Rahandusministeeriumi selgituse järgi ei ole e-post teel saadetud PDF-arve seega e-arve, ükskõik kui korrektne see väljanägemiselt on. Kuni 2025. aastani oli e-arve kohustuslik ainult avaliku sektori ostudel. Raamatupidamise seaduse muudatuse, mis jõustus 1. juulil 2025, kohaselt äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud raamatupidamiskohustuslane võib soetatud kauba või teenuse eest tasumiseks nõuda müüjalt e-arve esitamist. Nõuetekohaseks loetakse üldjuhul EN 16931-1 standardile vastav arve. See on Euroopa e-arve ühtne vorming, mida tuntakse ka Peppol-arvena. Vastuvõtjaks on end registreerinud ligikaudu 18 000 ettevõtet ja see arv kasvab.
Bilnex by Finbite või RIK e-arveldaja: mida saab tasuta?
| Kriteerium | Bilnex by Finbite (0 €/kuu) | RIK e-arveldaja |
|---|---|---|
| Kuutasu | 0 € hinnakirja järgi | 0 € esimesel kasutusaastal |
| E-arvete vastuvõtt | Kaasas, sh Peppol-kanal | Kaasas, aktiveeritav seadetes |
| Mahupiirang | Kodulehel „piiramatud e-arved”, kuid KKK viitab tasulistele pakettidele üle viie vastuvõetud arve, nii et kontrolli tingimusi liitumisel | Otsest arvude piiri ei ole, kuid mahust sõltub hilisem tasu |
| Lepingu vajadus | Liitumisvorm, püsivaid kohustusi enne lepingut ei kaasne | Digitaalne kasutusleping esindusõigusliku isikuga |
| Raamatupidamisfunktsioonid | Müügi- ja ostuarvete haldus, digiteerimine, arhiveerimine | Täisfunktsionaalne veebipõhine raamatupidamistarkvara |
| Teadaolev järelkulu | Suurema mahu ja ERP-liidese korral tasulised paketid | Alates teisest aastast 5 eurot aastas kuni 10 kandega kuus, mahukamal kasutusel alates 5 eurost kuus, pluss käibemaks |
Seadista vastuvõtt nelja sammuga
Esimene otsus on kanal. Bilnex by Finbite sobib, kui soovid ühte lihtsat keskkonda müügi- ja ostuarvete jaoks, RIKi e-arveldaja sobib aga, kui soovid samast kohast ka raamatupidamist pidada. Teiseks tuleb sõlmida vajalik leping: RIKi puhul on see digitaalne kasutusleping, mille sõlmib ettevõtte esindusõiguslik isik, Bilnexi puhul liitumisvorm ja hiljem teenusleping. Kolmandaks aktiveeri e-arvete vastuvõtt. RIKi e-arveldajas tehakse see seadetes ja seal saab ka määrata e-posti aadressi, kuhu saabuvate arvete teavitused lähevad. Neljandaks tuleb kontrollida e-äriregistri kannet: kui teenusepakkuja on kliendi andmed registrile edastanud, saadetakse esindusõiguslikule isikule e-kiri ja valik peab kinnitatama seitsme päeva jooksul. Pärast kinnitamist kuvatakse ettevõtte vastuvõtukanal e-äriregistris järgmisest päevast alates.
Näide: viis tarnija arvet kuus ilma uue tarkvarata
Mõtle väikest OÜd, kes saab kuus viis ostuarvet, enamik neist siiani PDF-ina meilis. Kui ettevõte on end e-äriregistris vastuvõtjaks märkinud, saab ta paluda oma tarnijatel need e-arvena saatma hakata. Tarnija, kelle arve on 1 200 eurot, saadab arve nüüd otse operaatori kaudu; teavitus saabub kokkulepitud e-postile, ettevõtja avab arve kontos, kontrollib summat ja tähtaega ning kinnitab selle. Algdokument jääb süsteemi alles ja käsitsi andmete kopeerimist enam ei ole. Sama töövoog kehtib nii Bilnexis kui RIKi e-arveldajas. Erinevus on peamiselt selles, kas soovid samast kohast ka raamatupidamist pidada.
Enne lepingu sõlmimist kontrolli neid kolme asja
Esiteks vaata üle tasuta paketi tegelik mahu- ja funktsioonipiir. Bilnexi hinnaleht nimetab müügiarvete puhul piiramatuid e-arveid, aga korduma kippuvad küsimused suunavad üle viie vastuvõetud arve korral tasuliste pakettide juurde, nii et küsi konkreetne tingimus enne liitumist üle. Teiseks arvesta maksumusega pärast prooviperioodi: RIKi puhul on esimene aasta tasuta, aga alates teisest aastast tekib kontohaldustasu, mis sõltub kannete arvust. Kolmandaks pea meeles, et raamatupidamise algdokumente, sealhulgas vastu võetud e-arveid, tuleb säilitada seitse aastat vastava majandusaasta lõpust. Enne lepingu sõlmimist tasub seepärast kontrollida, kuidas ja kui pikalt valitud teenus arhiveerimist tagab.
Miks valida juba praegu EN 16931 või Peppoli-võimeline kanal
Üheski praeguses seaduses ei ole Eesti-sisest üldist B2B e-arve kohustust. 2025. aasta muudatus andis vaid õiguse e-arvet nõuda, kui ostja on end vastuvõtjaks registreerinud. Samas on Euroopa Liidu tasandil juba kokku lepitud, et piiriülese B2B käibemaksuaruandluse e-arvepõhised meetmed hakkavad kehtima 1. juulist 2030 niinimetatud ViDA (VAT in the Digital Age) raames. Kui valid juba täna kanali, mis toetab Euroopa standardit ja Peppol-võrgustikku, ei pea sa lähikümnendil süsteemi vahetama, kui piiriülene aruandlus muutub reaalsuseks. See on üks vähestest valikutest, mis maksab täna vähe või mitte midagi, aga säästab hiljem päris tööd.
FAQ
Kas e-arveid saab Eestis vastu võtta ilma tarkvara ostmata?
Jah, saab. Kaks reaalset tasuta teed on Bilnex by Finbite’i 0-eurone pakett ja RIKi e-arveldaja, mille esimene aasta on tasuta. Oluline on kontrollida, kas konto haldamise või suurema mahu korral lisandub kuutasu.
Mis vahe on Bilnexi ja RIKi e-arveldaja tasuta paketil?
Bilnex by Finbite pakub 0 € kuus e-arvete vastuvõttu ja müügiarvete haldust, kuid üle viie vastuvõetud arve või ERP-liidese korral võib minna tasuliseks. RIKi e-arveldaja on esimese aasta tasuta, alates teisest aastast maksab alates 5 eurot aastas kuni 10 kandega kuus.
Kuidas seadistada e-arve vastuvõtt?
Esmalt vali kanal (Bilnex või RIK), sõlmi leping, aktiveeri vastuvõtt seadetes ja kinnita e-äriregistri kanne seitsme päeva jooksul. Pärast kinnitamist kuvatakse vastuvõtukanal järgmisest päevast.
Mida kontrollida enne e-arve teenuse lepingu sõlmimist?
Vaata üle tasuta paketi tegelik mahu- ja funktsioonipiir, arvesta maksumusega pärast prooviperioodi ja kontrolli, kuidas teenus arhiveerimist tagab (seadus nõuab säilitamist seitse aastat).