Kui Sinu ettevõte väljastab B2B arveid, kehtivad kaks erinevat nõuete kihti. Kõigile kehtib raamatupidamise seaduse algdokumendi miinimum: tehingu toimumisaeg, majandusliku sisu kirjeldus ning arvnäitajad, milleks on kogus, hind ja summa. Kui müüja on käibemaksukohustuslane, lisandub käibemaksuseaduse § 37 kümme kohustuslikku välja, sealhulgas ostja KMKR-number ehk käibemaksukohustuslase registreerimisnumber piiriülestel tehingutel ja käibemaks eurodes. Ühte kohustuslikku arvevormi Eesti seadus ette ei näe, sest loeb sisu, mitte kujundus või allkiri.
Millest alustada: tehingu liigist või arvepõhjast?
Enne väljade kontrollimist vasta kolmele küsimusele: kas müüja on käibemaksukohustuslane, kas ostja on ettevõte või eraisik, ja kas tehing jääb Eesti piiresse või ületab seda. Kui müüja ei ole käibemaksukohustuslane, piisab raamatupidamise seaduse algdokumendi nõuetest. Kui müüja on käibemaksukohustuslane, lisandub käibemaksuseaduse rangem loetelu ning piiriülestel tehingutel veel täiendavad märked.
Mis on iga B2B arve miinimum: aeg, sisu, summa ja osapooled?
Olenemata müüja staatusest peab igal B2B arvel raamatupidamise seaduse § 7 järgi olema vähemalt neli asja: tehingu toimumisaeg, selge majandusliku sisu kirjeldus, arvnäitajad (kogus, hind, summa) ning, kui ostja on raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, arve number ja osapooli tuvastavad andmed.
Kohustuslikku arvevormi ei ole. Allkiri ei ole rekvisiit ka self-billingu ehk ostja väljastatud arve puhul. Müüja võib arve aktsepteerida ilma allkirjata, nagu Maksu- ja Tolliamet selgitab.
Mis kümme välja lisandub käibemaksukohustuslase arvele?
Kui müüja on käibemaksukohustuslane, lisandub käibemaksuseaduse § 37 lõike 7 kümme välja:
- Arve järjekorranumber ja väljastamise kuupäev
- Müüja nimi, aadress, KMKR-number
- Ostja nimi ja aadress
- Ostja KMKR-number, kui ostjal tekib maksukohustus
- Kauba või teenuse nimetus või kirjeldus
- Kauba kogus või teenuse maht
- Tarne-, teenuse osutamise või ettemaksu kuupäev, kui see erineb arve kuupäevast
- Netohind ja allahindlus, kui see ei kuulu hinna sisse
- Maksustatav summa käibemaksumäärade kaupa ja kohaldatav määr
- Tasumisele kuuluv käibemaks eurodes
Punktid 4 ja 7 kehtivad vaid tingimuse täitudes. Need jäävad tihti märkimata ka siis, kui peaksid seal olema.
Millal tuleb arvele lisada täiendav maksusäte või märkus?
Neli olukorda vajavad tavapäraste väljade kõrval veel viidet:
- ELi 0% kaubamüük. Müües kaupa teise liikmesriigi käibemaksukohustuslasele, märgi arvele ostja kehtiv KMKR-number seal riigis. Üksnes kehtiv number annab õiguse käsitada müüki nullmääraga ühendusesisesena. Kui numbrit ei märgita, tuleb käive deklareerida ja maksustada siseriikliku käibena.
- Maksuvaba käive vajab KMS-i või käibemaksudirektiivi viidet või muud selget ja üheselt mõistetavat märget.
- ELi B2B teenus, näiteks kui Eesti ettevõte osutab teenust Läti KMKR-numbriga kliendile, nõuab ostja KMKR-numbrit arvel.
- Pöördmaksustamine, kus maksukohustus läheb üle ostjale, vajab otsest märget „pöördmaksustamine”.
Kontrolli ostja KMKR-numbri kehtivust andmebaasist enne arve saatmist. See on ainuke viis kindel olla, et 0%-line käive kehtib.
Millal tohib väljastada lihtsustatud arvet ja mis on arve väljastamise tähtaeg?
Lihtsustatud arvet, kuni 160 eurot käibemaksuta, tohib väljastada vaid reisijateveo teenusel ning parkimisautomaadi, automaattankla makseterminali või sarnase aparaadi tšekina. Poekassatšekk, ka iseteeninduskassast, ei sobi. Kauplusel on alati võimalus väljastada nõuetekohane tavaarve.
Üldreegel: väljasta arve seitsme kalendripäeva jooksul kauba lähetamisest, kättesaadavaks tegemisest või teenuse osutamisest. Ettemaksu korral loetakse seitse päeva makse laekumisest. Ühendusesisese kaubamüügi ja teatud piiriüleste teenuste korral võib arve väljastada tehingukuule järgneva kuu 15. kuupäevaks.
Kui juba saadetud arve vajab parandust, ei kirjuta seda üle. Käibemaksuseaduse § 37 lõike 4 järgi loetakse arveks ka dokument, mis muudab algset arvet ja viitab sellele, nii toimib kreeditarve. Väljasta uus dokument, mis viitab algarve numbrile.
Mis vahe on PDF-arvel ja e-arvel, ja kui kaua tuleb arveid säilitada?
PDF-arve ja e-arve ei ole üks ja seesama. PDF on pildifail, e-arve masinloetav fail. Raamatupidamise seaduse § 7¹ lõike 7 järgi eeldatakse e-arve nõuetekohast vormistamist, kui see vastab e-arveldamise Euroopa standardile EN 16931-1. Alates 1. juulist 2025 võib äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud raamatupidamiskohustuslane nõuda müüjalt e-arvet, ning EN 16931-1 standardile vastav e-arve loetakse automaatselt nõuetekohaseks.
See ei tähenda üldist e-arve kohustust Eesti-siseste B2B arvete puhul 2026. aastal. ViDA paketi piiriülene digiaruandluse nõue puudutab B2B tehinguid alates 1. juulist 2030.
Enne saatmist kontrolli 60 sekundiga: arve number ja kuupäev, ostja nimi ja KMKR-number, tarnekuupäev kui see erineb arve kuupäevast, käibemaks eurodes ja õige maksuviide või -märge. Säilita saadetud ja saadud arveid seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing algdokumendi alusel kirjendati.
FAQ
Mis on iga B2B arve miinimumnõuded Eestis 2026?
Igal B2B arvel peavad olema vähemalt tehingu toimumisaeg, majandusliku sisu kirjeldus ning arvnäitajad (kogus, hind, summa). Kui ostja on raamatupidamiskohustuslane, lisandub arve number ja osapoolte andmed. Kohustuslikku arvevormi ega allkirja ei nõuta.
Millal tuleb arvele märkida ostja KMKR-number?
Ostja KMKR-number tuleb märkida alati, kui ostjal tekib maksukohustus – näiteks ELi piiriüleste tehingute puhul. Ilma kehtiva KMKR-numbrita ei saa 0% käibemaksu rakendada.
Mis on 160-euro reegel ja millal tohib väljastada lihtsustatud arvet?
Kuni 160 euro suuruseid lihtsustatud arveid tohib väljastada vaid reisijateveol, parkimisautomaadi või automaattankla tšekina. Poekassatšekk selle alla ei kuulu.
Millal jõustub e-arve kohustus Eesti B2B-s?
Eesti-sisene B2B e-arve kohustus ei ole 2026. aastal veel jõustunud. ViDA paketi piiriülene digiaruandlus nõue hakkab kehtima alates 1. juulist 2030.