Jeśli Twoja firma wystawia faktury B2B, obowiązują dwa różne poziomy wymagań. Wszystkie mają zastosowanie. Ustawa o rachunkowości Minimalna zawartość oryginalnego dokumentu: data transakcji, opis treści ekonomicznej oraz dane liczbowe, tj. ilość, cena i kwota. Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem VAT, należy dołączyć dodatkowy dokument. § 37 ustawy o podatku od towarów i usług Dziesięć obowiązkowych pól, w tym numer VAT nabywcy lub numer rejestracyjny VAT w przypadku transakcji transgranicznych oraz podatek VAT w euro. Prawo estońskie nie określa jednego obowiązkowego formatu faktury, ponieważ liczy się treść, a nie wzór czy podpis.
Od czego zacząć: od rodzaju transakcji czy od podstawy faktury?
Przed sprawdzeniem pól należy odpowiedzieć na trzy pytania: czy sprzedawca podlega opodatkowaniu VAT, czy kupującym jest firma, czy osoba fizyczna, oraz czy transakcja ma miejsce na terenie Estonii, czy poza jej granicami. Jeśli sprzedawca nie podlega opodatkowaniu VAT, wystarczy… Ustawa o rachunkowości Jeśli sprzedawca jest podatnikiem VAT, obowiązuje bardziej rygorystyczna lista wymogów VAT, a w przypadku transakcji transgranicznych wymagane są dodatkowe uwagi.
Jakie jest minimum dla każdej faktury B2B: czas, treść, kwota i strony?
Niezależnie od statusu sprzedawcy, każda faktura B2B musi Zgodnie z § 7 ustawy o rachunkowości musi zawierać co najmniej cztery elementy: czas transakcji, wyraźny opis treści ekonomicznej, wskaźniki liczbowe (ilość, cena, kwota) oraz, jeżeli kupującym jest jednostka księgowa, państwowa jednostka księgowa lub zagraniczna osoba prawna, numer faktury i dane identyfikujące strony.
Nie ma obowiązkowego formatu faktury. Podpis nie jest wymagany nawet w przypadku samofakturowania, czyli faktury wystawionej przez kupującego. Sprzedawca może zaakceptować fakturę bez podpisu, ponieważ Urząd Podatkowy i Celny wyjaśnia.
Jakie dziesięć pól dodaje się do faktury VAT?
Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem VAT, należy doliczyć: Artykuł 37(7) ustawy o podatku od wartości dodanej dziesięć na zewnątrz:
- Numer seryjny faktury i data wystawienia
- Nazwa sprzedawcy, adres, numer VAT
- Imię i nazwisko oraz adres kupującego
- Numer VAT kupującego, jeżeli kupujący ponosi odpowiedzialność podatkową
- Nazwa lub opis towarów lub usług
- Ilość towarów lub wolumen usług
- Data dostawy, wykonania usługi lub dokonania przedpłaty, jeżeli różni się od daty wystawienia faktury
- Cena netto i rabat, jeżeli nie jest wliczony w cenę
- Kwota podlegająca opodatkowaniu według stawki VAT i stawki obowiązującej
- VAT płatny w euro
Punkty 4 i 7 mają zastosowanie tylko wtedy, gdy warunek jest spełniony. Często są pomijane, nawet jeśli powinny.
Kiedy należy dodać do faktury dodatkową pozycję lub notę podatkową?
Oprócz standardowych pól wymagane jest podanie odniesienia w czterech sytuacjach:
- Sprzedaż towarów UE 0%. W przypadku sprzedaży towarów podatnikowi VAT w innym państwie członkowskim, należy podać na fakturze ważny numer VAT nabywcy w tym kraju. Tylko ważny numer uprawnia do uznania sprzedaży za wewnątrzwspólnotową z 0-procentową stawką VAT. W przypadku braku numeru, obrót musi być… zadeklarować i opodatkować jako obrót krajowy.
- Obrót wolny od podatku wymaga odniesienia do dyrektywy VAT lub innego jasnego i jednoznacznego wskazania.
- Usługa B2B w UE, Na przykład, jeśli estońska firma świadczy usługi klientowi posiadającemu łotewski numer VAT, nabywca będzie musiał podać numer VAT na fakturze.
- Odwrotne obciążenie, w którym obowiązek podatkowy jest przenoszony na kupującego, wymaga bezpośredniego wskazania „odwrotnego obciążenia”.
Sprawdź ważność numeru VAT kupującego z bazy danych przed wysłaniem faktury. To jedyny sposób, aby mieć pewność, że obrót na linii 0% jest prawidłowy.
Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną i jaki jest termin jej wystawienia?
Fakturę uproszczoną, do kwoty 160 euro netto, można wystawić tylko w przypadku usług przewozu osób oraz jako pokwitowanie do parkomatu, automatycznego terminala płatniczego na stacji benzynowej lub podobnego urządzenia. Paragon sklepowy, nawet z kasy samoobsługowej, nie jest akceptowany. Sklep zawsze ma możliwość wystawienia standardowej faktury.
Zasada ogólna: wystaw fakturę w ciągu siedmiu dni kalendarzowych od daty wysyłki towaru, udostępnienia go lub wykonania usługi. W przypadku płatności z góry, termin siedmiu dni liczy się od daty otrzymania płatności. W przypadku wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów i niektórych usług transgranicznych fakturę można wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania transakcji.
Jeśli faktura, która została już wysłana, wymaga korekty, nie należy jej nadpisywać. Zgodnie z § 37 ust. 4 ustawy o VAT, dokument zmieniający fakturę pierwotną i powołujący się na nią jest również uważany za fakturę – tak działa nota kredytowa. Należy wystawić nowy dokument, który będzie zawierał numer faktury pierwotnej.
Jaka jest różnica między fakturą PDF a fakturą elektroniczną i jak długo należy przechowywać faktury?
Faktura PDF i e-faktura to nie to samo. PDF to plik graficzny, a e-faktura to plik nadający się do odczytu maszynowego. Artykuł 7¹ (7) ustawy o rachunkowości Zgodnie z europejską normą dotyczącą fakturowania elektronicznego, e-fakturę uznaje się za prawidłowo sformatowaną, jeżeli jest zgodna z europejską normą dotyczącą fakturowania elektronicznego EN 16931-1. Od 1 lipca 2025 r. Podmiot księgowy wpisany do rejestru handlowego jako odbiorca faktury elektronicznej może zażądać od sprzedawcy faktury elektronicznej. Faktura elektroniczna zgodna z normą EN 16931-1 jest automatycznie uznawana za zgodną.
Nie oznacza to jednak, że w 2026 r. na terenie Estonii pojawi się powszechny obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dla faktur B2B. Pakiet ViDA Obowiązek raportowania cyfrowego w transakcjach transgranicznych zacznie obowiązywać od 1 lipca 2030 r.
Przed wysłaniem sprawdź w ciągu 60 sekund: numer i datę faktury, nazwę kupującego i numer VAT, datę dostawy (jeśli inna niż data faktury), VAT w euro oraz poprawność numeru identyfikacji podatkowej lub oznaczenia. Przechowuj wysłane i otrzymane faktury. siedem lat od końca roku obrotowego, w którym transakcja została zaksięgowana na podstawie dokumentu oryginalnego.
Często zadawane pytania
Jakie będą minimalne wymagania dla każdej faktury B2B w Estonii w 2026 roku?
Każda faktura B2B musi zawierać co najmniej czas transakcji, opis treści ekonomicznej oraz dane liczbowe (ilość, cenę, kwotę). Jeśli kupującym jest podmiot prowadzący księgowość, do faktury dodawany jest numer faktury i dane stron. Nie jest wymagany obowiązkowy formularz faktury ani podpis.
Kiedy na fakturze należy podać numer VAT nabywcy?
Numer VAT kupującego musi zostać podany za każdym razem, gdy kupujący ponosi zobowiązanie podatkowe – na przykład w przypadku transakcji transgranicznych w UE. Bez ważnego numeru VAT, 0% nie może naliczyć podatku VAT.
Na czym polega zasada 160 euro i kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?
Uproszczone faktury do kwoty 160 euro mogą być wystawiane wyłącznie za przewóz osób, jako paragon z parkomatu lub automatycznej stacji benzynowej. Nie dotyczy to paragonu kasjerskiego w sklepie.
Kiedy obowiązek wystawiania faktur elektronicznych wejdzie w życie w estońskim sektorze B2B?
Obowiązek krajowego fakturowania elektronicznego B2B nie wszedł jeszcze w życie w 2026 r. Wymagania dotyczące transgranicznego raportowania cyfrowego zawarte w pakiecie ViDA zaczną obowiązywać od 1 lipca 2030 r.