Odpowiedź na rok 2026: B2B i B2G jednocześnie w pigułce

Nie. W Estonii e-faktury nie będą obowiązkowe dla każdej faktury B2B w 2026 roku. Artykuł 7¹ ust. 7 ustawy o rachunkowości daje prawo do żądania e-faktury tylko tym firmom, które zarejestrowały się jako odbiorcy e-faktury w rejestrze przedsiębiorców. Jeśli Twój klient tego nie zrobił, możesz nadal wysyłać fakturę w formacie PDF lub w innym uzgodnionym formacie. W przypadku instytucji sektora publicznego sytuacja wygląda inaczej: wszystkie są już wpisane do rejestru jako odbiorcy e-faktury, więc Przegląd Estonii według Komisji Europejskiej Poprzednia praktyka e-faktur, która rozpoczęła się 1 lipca 2019 r., będzie zasadniczo kontynuowana. Krótko mówiąc: w B2B o rejestracji nabywcy decyduje, w B2G w praktyce odpowiedź nadal brzmi „tak”.

B2B (biznes dla biznesu) B2G (sektor publiczny jako nabywca)
Czy e-faktura jest obowiązkowa? Tylko jeśli kupujący jest zarejestrowany jako odbiorca faktury elektronicznej W praktyce tak, wszystkie jednostki sektora publicznego są w rejestrze.
Podstawa prawna Ustawa o rachunkowości §7¹(7) Te same przepisy mają zastosowanie do wszystkich podmiotów prowadzących rachunkowość.
Jak sprawdzić Bezpłatne zapytanie RIK o odbiorców faktur elektronicznych O ile nie uzgodniono inaczej na piśmie, należy spodziewać się faktury elektronicznej.
Jeżeli kupujący nie wymaga Forma dowolna (PDF, papier, inna umowa) Umowa o zwolnieniu dopuszczalna po nowelizacji z 2025 r.
Domyślny standard Zakłada się, że norma EN 16931 jest poprawnie sformatowana To samo

Co zmieniło się 1 lipca 2025 r.?

Do lata 2025 r. odrębny przepis w ustawie o rachunkowości dotyczył wyłącznie nabywców z sektora publicznego. Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych B2G obowiązuje w Estonii od 1 lipca 2019 r., co potwierdza Przegląd fakturowania elektronicznego Komisji Europejskiej. Wraz z nowelizacją ustawy o rachunkowości, opublikowaną pod numerem RT I, 10.10.2024, 1, Ten konkretny przepis został zastąpiony bardziej ogólną zasadą, opartą na rejestrze: zasada “wybór nabywcy” ma teraz zastosowanie do wszystkich podmiotów księgowych, a nie tylko do agencji państwowych. W istocie oznacza to, że B2G i B2B podlegają teraz temu samemu przepisowi. Różnica nie polega na sektorze, ale na tym, czy konkretny nabywca zarejestrował się jako odbiorca.

B2B: kiedy estońska firma może ubiegać się o fakturę elektroniczną?

Jeśli Twoim klientem jest estońska firma, pierwsze pytanie jest proste: czy jest ona zarejestrowana w rejestrze handlowym jako odbiorca faktur elektronicznych? Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów Zgodnie z ustawą, od 1 lipca 2025 r. prawo to będą miały wszystkie podmioty prowadzące rachunkowość, a do 12 stycznia 2026 r. zarejestrowanych było około 18 tys. spółek.

Sprawdź to sam, nie wierz klientowi. Bezpłatne zapytanie RIK o odbiorców faktur elektronicznych, którego nazwa zapytania to arireg.earveRegistriParing_v1, zwraca status odbiorcy i identyfikator jego dostawcy usług na podstawie kodu rejestru. Do jego użycia nie jest wymagana żadna umowa.

  • Sprawdzać: wprowadź kod rejestru klienta do zapytania RIK i sprawdź, czy odpowiedź brzmi „OK“.
  • Wyślij ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną: Po zarejestrowaniu klienta fakturę otrzymasz za pośrednictwem wskazanego kanału lub operatora, a nie pocztą elektroniczną w formacie PDF.
  • Jeśli życzysz sobie inny format, prosimy o pisemną zgodę: Ustawa o rachunkowości pozwala stronom uzgodnić inny format lub standard. Zapisz to gdzieś, nie musi być ustne.

Jeśli kupujący nie jest zarejestrowany jako odbiorca, nie masz obowiązku tworzenia faktury elektronicznej. Faktura w formacie PDF nadal działa.

B2G: Dlaczego warto oczekiwać faktury elektronicznej od partnera z sektora publicznego?

Agencje rządowe na szczeblu stanowym i lokalnym otrzymywały faktury elektroniczne jeszcze przed zmianą z 2025 r. Według Komisji Europejskiej Obowiązek faktur elektronicznych B2G w Estonii obowiązuje od 1 lipca 2019 r. Po zmianie z 2025 r. wszystkie podmioty sektora publicznego nadal figurują w rejestrze handlowym jako odbiorcy faktur elektronicznych, a Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów Zgodnie z poprzednim systemem, będą one zasadniczo nadal podlegać poprzednim zasadom. Różnica w stosunku do poprzedniego: po zmianie instytucje sektora publicznego nie mają już zakazu dokonywania wyjątków i akceptowania faktur w innych formatach, jeśli sobie tego życzą. W praktyce oznacza to to samo dla Ciebie: jeśli sprzedajesz do instytucji państwowej lub samorządowej, spodziewaj się e-faktury, dopóki nie uzyskasz pisemnego potwierdzenia, że zgadzają się na coś innego.

Który format i metoda wysyłania są prawidłowe: EN 16931, estoński XML, PDF czy Peppol?

Faktura elektroniczna nie jest plikiem PDF wysyłanym e-mailem. Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów Zgodnie ze standardem e-faktury, e-faktura to plik oryginalnie utworzony cyfrowo, ujednolicony i nadający się do odczytu maszynowego. Plik PDF to jedynie obraz faktury, a nie e-faktura. To rozróżnienie jest istotne, ponieważ wiele firm zakłada, że plik PDF wysłany e-mailem już spełnia ten wymóg.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przyjmuje się, Zgodnie z normą europejską EN 16931-1 (tj. europejski standard e-faktury i wymóg odczytu maszynowego) będą automatycznie poprawnie sformatowane. Strony mogą również uzgodnić inny odpowiedni standard, taki jak estoński lokalny format XML e-faktury, który jest nadal używany równolegle ze standardem europejskim.

Peppol to osobny temat, który warto wyjaśnić: Peppol to bezpieczna sieć przesyłania faktur, a nie zobowiązanie prawne. Przegląd Komisji Europejskiej Według estońskiego rządu, Estonia korzysta z modelu zdecentralizowanego, w którym firmy otrzymują e-faktury za pośrednictwem operatorów prywatnych (np. Telema, Finbite, Billberry, Unifiedpost, E-arveldaja), a państwo nie wymaga, aby kanał Peppol był jedynym dozwolonym. Jest to jeden z możliwych kanałów komunikacji.

Czy istnieje limit na faktury elektroniczne, czy też kwota KMD INF pozostanie na poziomie 1000 euro?

Tu właśnie pojawia się najwięcej nieporozumień: prawo bilansowe nie nakłada żadnych ograniczeń na obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. §7¹ ust. 7 Nie ma kwoty w euro. Jedynym czynnikiem jest status rejestracyjny kupującego, a nie kwota faktury.

Jest to inna zasada niż ta obowiązująca w załączniku do deklaracji VAT, znanym pod skrótem KMD INF. Instrukcje dotyczące formularza KMD INF Zgodnie z deklaracją VAT, dane dotyczące faktur wystawionych na osoby prawne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz organy administracji państwowej, gmin wiejskich i miast, na których wskazano obrót opodatkowany stawkami VAT 24%, 13% i 9%, są uwzględniane w załączniku do deklaracji VAT, jeżeli łączna kwota faktur, bez VAT, wynosi co najmniej 1000 euro za okres rozliczeniowy i partnera transakcji. Faktury wystawione na osoby fizyczne nie są uwzględniane w tym załączniku.

Zatem 1000 euro dotyczy rozliczeń podatkowych, a nie wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. To dwa różne prawa i dwa różne procesy, które często się mylą.

Co może się zmienić: co przyniosą estoński plan na rok 2027 i unijna ustawa ViDA?

Trzeba być ostrożnym ze sformułowaniem tego w tym miejscu, ponieważ mamy tu do czynienia z dwoma odrębnymi procesami rozwijającymi się równolegle.

W Estonii Ministerstwo Finansów zaproponowało zniesienie progu 1000 euro w KMD INF i wprowadzenie obowiązku e-fakturowania dla wszystkich podatników VAT. Dokładny rok wejścia w życie nie został potwierdzony przez żadne z oficjalnych źródeł cytowanych w tym miejscu, dlatego na razie należy uznać ten plan za niepotwierdzony. Jest to obecnie kwestia rozwoju polityki, a nie obowiązującego prawa. Projekt nie został jeszcze przyjęty, więc nie można twierdzić, że w 2026 roku powszechny obowiązek e-fakturowania B2B już obowiązuje lub że jego wejście w życie jest pewne.

Na poziomie UE realizowany jest odrębny proces o nazwie ViDA (VAT w erze cyfrowej), czyli pakiet mający na celu dostosowanie systemu VAT do ery cyfrowej. Ogłoszenie planu pracy Komisji Europejskiej na rok 2026 Zgodnie z unijnymi wymogami dotyczącymi raportowania cyfrowego dla transgranicznych transakcji B2B, tj. przepisami opartymi na obowiązkowym e-fakturowaniu, wejdą w życie 1 lipca 2030 r., a od tego dnia e-fakturowanie stanie się domyślną metodą płatności w transakcjach transgranicznych. Termin ten dotyczy handlu transgranicznego w UE, a nie bezpośrednio obrotu B2B w Estonii. Proponowana przez Estonię nowelizacja krajowa i unijny termin ViDA do 2030 r. to nie to samo reformy i nie należy ich łączyć.

Często zadawane pytania

Czy e-faktura będzie obowiązkowa dla każdej faktury B2B w 2026 roku?

Nie, e-faktura jest obowiązkowa tylko wtedy, gdy kupujący jest zarejestrowany jako odbiorca e-faktury w rejestrze przedsiębiorców. Jeśli klient nie jest zarejestrowany, faktura może zostać wysłana w formacie PDF lub w innym uzgodnionym formacie.

Co zmieniło się 1 lipca 2025 r.?

Nowelizacja ustawy o rachunkowości zastąpiła przepis szczególny dla sektora publicznego bardziej ogólną zasadą opartą na rejestrach. Zasada ‘wybór nabywcy’ ma teraz zastosowanie do wszystkich podmiotów prowadzących rachunkowość, a nie tylko do instytucji państwowych.

Jak sprawdzić czy klient jest odbiorcą e-faktury?

Użyj bezpłatnego zapytania RIK arireg.earveRegistriParing_v1. Wprowadź kod rejestru klienta i sprawdź, czy odpowiedź brzmi ‘OK’. Zapytanie nie wymaga kontraktu.

Czy istnieją limity dla e-faktur?

Nie, ustawa o rachunkowości nie przewiduje limitu obowiązku wystawiania faktur elektronicznych. Limit 1000 euro dotyczy wyłącznie raportowania podatkowego KMD INF, a nie tworzenia obowiązku wystawiania faktur elektronicznych.