Krótka odpowiedź: darmowy hosting jest możliwy, ale sprawdź cenę konta
Tak, w Estonii możesz akceptować faktury elektroniczne bez konieczności zakupu oprogramowania na komputer. Istnieją dwa całkowicie darmowe sposoby: Pakiet Bilnex by Finbite 0 euro I E-fakturzysta RIK, który jest bezpłatny przez pierwszy rok użytkowania. Od Od 1 lipca 2025 r. Podmiot księgowy, który zarejestrował się jako odbiorca e-faktury w rejestrze e-biznesu, ma prawo zażądać od sprzedawcy e-faktury w formacie do odczytu maszynowego, a nie pliku PDF. Istotna różnica: przesyłanie e-faktur może być bezpłatne, ale zarządzanie kontem, obsługa większych wolumenów lub korzystanie z interfejsu ERP może wiązać się z miesięczną opłatą. Dotyczy to zarówno Bilnex, jak i RIK i warto to dokładnie sprawdzić przed zawarciem umowy.
Format PDF nie jest fakturą elektroniczną, a nowelizacja z 2025 r. nie uczyniła wszystkich faktur B2B obowiązkowymi
E-faktura to plik, który jest pierwotnie tworzony cyfrowo w oparciu o wspólny standard, nadający się do odczytu maszynowego. Oznacza to, że oprogramowanie odbiorcy automatycznie odczytuje dane z faktury, bez konieczności ręcznego ich wpisywania. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów Faktura w formacie PDF wysłana e-mailem nie jest fakturą elektroniczną, niezależnie od tego, jak dobrze wygląda. Do 2025 roku e-faktury były obowiązkowe tylko w przypadku zakupów w sektorze publicznym. Nowelizacja ustawy o rachunkowości, która weszła w życie 1 lipca 2025 r., zgodnie z Podmiot księgowy wpisany do rejestru handlowego jako odbiorca faktury elektronicznej może żądać od sprzedawcy wystawienia faktury elektronicznej w celu zapłaty za zakupione towary lub usługi.. Ogólnie uważa się, że jest to właściwe Norma EN 16931-1 Odpowiednia faktura. To jednolity format europejskich e-faktur, znanych również jako faktury Peppol. Odbiorca zarejestrował się jako około 18 000 firm i liczba ta rośnie.
Bilnex by Finbite czy e-faktura RIK: co otrzymasz za darmo?
| Kryterium | Bilnex by Finbite (0 €/miesiąc) | E-fakturzysta RIK |
|---|---|---|
| Opłata miesięczna | 0 € zgodnie z cennikiem | 0 € w pierwszym roku użytkowania |
| Odbieranie faktur elektronicznych | W zestawie, w tym kanał Peppol | Dołączony, aktywowano w ustawieniach |
| Ograniczenie głośności | „Nieograniczona liczba e-faktur” na stronie internetowej, ale FAQ dotyczy pakietów płatnych z liczbą otrzymanych faktur większą niż pięć, więc sprawdź regulamin przy dołączeniu | Nie ma bezpośredniego limitu ilościowego, ale opłata za przesyłkę zależy od jej wielkości. |
| Potrzeba umowy | Formularz subskrypcji, przed zawarciem umowy nie ma żadnych stałych zobowiązań | Umowa użytkownika cyfrowego z osobą posiadającą reprezentację prawną |
| Funkcje księgowe | Zarządzanie, digitalizacja, archiwizacja faktur sprzedaży i zakupu | W pełni funkcjonalne oprogramowanie do księgowości online |
| Znany koszt dalszych działań | Płatne pakiety dla większych wolumenów i interfejs ERP | Od drugiego roku w górę 5 euro rocznie przy maksymalnie 10 transakcjach miesięcznie, przy szerszym użytkowaniu od 5 euro miesięcznie, plus VAT |
Konfiguracja odbioru w czterech krokach
Pierwszą decyzją jest wybór kanału. Bilnex firmy Finbite sprawdzi się, jeśli potrzebujesz jednego, prostego środowiska do faktur sprzedaży i zakupu, natomiast e-fakturowanie RIK sprawdzi się, jeśli chcesz również prowadzić księgowość w tym samym miejscu. Po drugie, musisz podpisać odpowiednią umowę: w przypadku RIK jest to… umowa użytkownika cyfrowego zawarta przez osobę posiadającą prawną reprezentację firmy, W przypadku Bilnex, formularz subskrypcji, a następnie umowa serwisowa. Po trzecie, aktywuj otrzymywanie e-faktur. W e-fakturowniku RIK można to zrobić w ustawieniach, gdzie również można… ustaw adres e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia o przychodzących fakturach. Po czwarte, należy sprawdzić wpis do rejestru e-biznesu: jeżeli usługodawca przekazał dane klienta do rejestru, do osoby uprawnionej do reprezentacji zostanie wysłany e-mail z informacją o tym fakcie. Wybór musi zostać potwierdzony w ciągu siedmiu dni.. Po zatwierdzeniu kanał akceptacji firmy będzie widoczny w rejestrze e-biznesu od następnego dnia.
Przykład: pięć faktur od dostawców miesięcznie bez nowego oprogramowania
Rozważmy małą firmę operacyjną, która otrzymuje pięć faktur zakupu miesięcznie, większość z nich nadal w formacie PDF, e-mailem. Po zarejestrowaniu się jako odbiorca w rejestrze e-biznesu, firma może poprosić swoich dostawców o wysyłanie ich w formie e-faktur. Dostawca, którego faktura opiewa na 1200 euro, wysyła ją bezpośrednio za pośrednictwem operatora; powiadomienie dociera na uzgodniony adres e-mail, przedsiębiorca otwiera fakturę na koncie, sprawdza kwotę i termin płatności oraz ją potwierdza. Oryginalny dokument pozostaje w systemie i nie ma potrzeby ręcznego kopiowania danych. Ten sam proces dotyczy zarówno e-fakturowania Bilnex, jak i RIK. Główną różnicą jest to, czy chcesz również prowadzić księgowość w tym samym miejscu.
Sprawdź te trzy rzeczy przed podpisaniem umowy
Najpierw sprawdź faktyczne limity objętości i funkcji w ramach bezpłatnego planu. Cennik Bilnex wspomina o nieograniczonej liczbie e-faktur za faktury sprzedaży, jednak w sekcji FAQ znajdziesz informacje o płatnych pakietach obejmujących ponad pięć otrzymanych faktur., więc zapytaj o szczegółowe warunki przed rejestracją. Po drugie, weź pod uwagę koszt po okresie próbnym: w przypadku RIK pierwszy rok jest darmowy, ale od drugiego roku będzie pobierana opłata za zarządzanie kontem, co zależy od liczby wpisów. Po trzecie, pamiętaj, że księgowe dokumenty źródłowe, w tym otrzymane e-faktury, muszą być przechowywane przez siedem lat od zakończenia danego roku obrotowego. Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, w jaki sposób i przez jaki okres wybrana usługa zapewnia archiwizację.
Dlaczego warto wybrać kanał zgodny ze standardem EN 16931 lub Peppoli już teraz?
W Estonii nie ma obecnie prawa, które nakładałoby ogólny obowiązek wystawiania faktur elektronicznych B2B. Nowelizacja z 2025 roku przyznała prawo do żądania faktury elektronicznej tylko wtedy, gdy nabywca zarejestrował się jako odbiorca. Jednak na szczeblu Unii Europejskiej uzgodniono już, że Środki oparte na fakturach elektronicznych do transgranicznego raportowania VAT B2B zaczną obowiązywać 1 lipca 2030 r. w ramach tzw. ViDA (VAT w erze cyfrowej). Jeśli wybierzesz dziś kanał obsługujący europejski standard i sieć Peppol, nie będziesz musiał zmieniać systemów w następnej dekadzie, gdy transgraniczne raportowanie stanie się rzeczywistością. To jedna z niewielu opcji, która dziś kosztuje niewiele lub nic, ale zaoszczędzi Ci mnóstwo pracy w przyszłości.
Często zadawane pytania
Czy w Estonii można akceptować faktury elektroniczne bez zakupu oprogramowania?
Tak, możesz. Dwa naprawdę darmowe sposoby to pakiet 0 euro Bilnex by Finbite oraz e-faktura RIK, której pierwszy rok jest darmowy. Ważne jest, aby sprawdzić, czy obowiązuje dodatkowa opłata miesięczna za zarządzanie kontem lub większe wolumeny.
Jaka jest różnica pomiędzy bezpłatnym pakietem faktur elektronicznych Bilnex i RIK?
Bilnex by Finbite oferuje elektroniczne przyjmowanie faktur i zarządzanie fakturami sprzedaży za 0 euro miesięcznie, ale mogą obowiązywać opłaty za więcej niż pięć otrzymanych faktur lub interfejsów ERP. Usługa elektronicznego fakturowania RIK jest bezpłatna przez pierwszy rok, a od drugiego roku kosztuje 5 euro rocznie przy maksymalnie 10 transakcjach miesięcznie.
Jak skonfigurować otrzymywanie faktur elektronicznych?
Najpierw wybierz kanał (Bilnex lub RIK), podpisz umowę, aktywuj odbiór w ustawieniach i potwierdź wpis w rejestrze e-biznesu w ciągu siedmiu dni. Po potwierdzeniu kanał odbioru będzie wyświetlany od następnego dnia.
Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy o usługę fakturowania elektronicznego?
Sprawdź faktyczne limity objętości i funkcji w ramach bezpłatnego planu, rozważ koszty po okresie próbnym i sprawdź, w jaki sposób usługa zapewnia archiwizację (prawo wymaga siedmiu lat przechowywania danych).