Nie, Peppol nie jest prawnie zobowiązany do wysyłania faktur do estońskiego sektora publicznego. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest obowiązkowa na żądanie zarejestrowanego nabywcy, a Peppol jest jednym, ale nie jedynym, technicznym sposobem jej dostarczenia. Nowelizacja ustawy o rachunkowości, która została przyjęta 18 września 2024 r. i weszła w życie 1 lipca 2025 r., zniosła dotychczasowy wymóg, zgodnie z którym sprzedawca miał obowiązek wysłania faktury elektronicznej do instytucji sektora publicznego, i zastąpiła go prawem kupującego do żądania faktury elektronicznej. Ministerstwo Finansów zgodnie z wyjaśnieniem Wszystkie instytucje sektora publicznego są zarejestrowane jako odbiorcy e-faktur, co oznacza, że w praktyce ustrukturyzowane e-faktury pozostają rozwiązaniem domyślnym. Jednak kupujący może teraz zrobić wyjątek i zaakceptować faktury w innych formatach.
Co tak naprawdę zmieniło się 1 lipca 2025 r.?
W 2019 roku w Estonii wprowadzono powszechny obowiązek składania faktur elektronicznych przez nabywców z sektora publicznego. wymiana w 2025 roku „Zgodnie z zasadą “kupujący wybiera”, która została rozszerzona również na sektor prywatny: prawo do żądania e-faktury przysługuje każdemu podmiotowi księgowemu zarejestrowanemu jako odbiorca e-faktury. W przypadku podmiotów sektora publicznego reżim prawny pozostał ten sam, ponieważ były one już zarejestrowane, ale teraz nie mają już zakazu akceptowania faktur w innych formatach, z pewnymi wyjątkami.
Jaka jest różnica pomiędzy Peppol, EN 16931 i estońską e-fakturą?
EN 16931 to europejska norma dotycząca e-faktur, która określa, jakie dane musi zawierać faktura. Peppol to sieć i zestaw specyfikacji technicznych, przez które faktura jest przesyłana z systemu sprzedawcy do systemu kupującego za pośrednictwem certyfikowanego punktu dostępu; Peppol BIS Billing 3.0 to format oparty na tej normie, który… spełnia wymagania normy EN 16931. Estoński standard faktury elektronicznej jest z kolei lokalnym, wcześniej powszechnie stosowanym formatem. Prawo traktuje fakturę jako poprawnie sformatowaną, jeśli jest zgodny z normą EN 16931, ale strony mogą również uzgodnić inną normę. Peppoli nie wymaga tego.
Jak mogę się dowiedzieć, czy konkretny nabywca potrzebuje Peppoli?
Przed wysłaniem faktury warto sprawdzić kod rejestracyjny kupującego, aby dowiedzieć się, jaki dostawca usług lub kanał odbioru jest wpisany do rejestru handlowego. Pokazuje on, gdzie i w jakiej formie faktura powinna faktycznie dotrzeć. Dodatkowo zapytaj kupującego o umowę, numer zamówienia i dane referencyjne kupującego, ponieważ wiele instytucji wymaga ich podania w oddzielnych polach na fakturze, niezależnie od kanału wysyłki.
Co jest naprawdę wiążące w kontekście faktur PDF, ViDA i terminów?
Zwykły plik PDF nie jest fakturą elektroniczną, ponieważ nie jest czytelny maszynowo, zautomatyzowany; Dokument PDF może być dołączony do faktury elektronicznej, ale zasadniczo nie można go zastąpić, jeśli kupujący zażądał faktury elektronicznej. UE Dyrektywa 2014/55/UE zobowiązuje zamawiających do akceptowania faktur zgodnie z normą EN 16931, ale nie wymienia Peppoli jako obowiązkowej sieci. Pakiet ViDA przyjęte 11 marca 2025 r. a jej obowiązek raportowania cyfrowego będzie miał zastosowanie do transgranicznych transakcji B2B od 1 lipca 2030 r. Nie zmieni to obecnego systemu rozliczeń B2G w Estonii. Dla firm już działających w sieci Peppoli, nowsza wersja BIS Billing 3.0 jest obowiązkowa od 17 sierpnia 2026 r., ale jest to aktualizacja techniczna, a nie nowy obowiązek wynikający z prawa estońskiego.
Często zadawane pytania
Czy Peppol jest obowiązkowy w estońskich zamówieniach publicznych?
Nie, Peppol nie jest obowiązkowy. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest obowiązkowa na życzenie kupującego – Peppol to tylko jeden z technicznych kanałów jej dostarczania. Od 1 lipca 2025 roku obowiązuje zasada wyboru kupującego.
Co zmieniło się 1 lipca 2025 r.?
Poprzedni ogólny obowiązek wystawiania faktur elektronicznych został zastąpiony zasadą wyboru kupującego. Nabywcy z sektora publicznego nadal są rejestrowani jako odbiorcy faktur elektronicznych, ale teraz, w drodze wyjątku, mogą akceptować faktury w innych formatach.
Jaka jest różnica pomiędzy Peppol, EN 16931 i estońską e-fakturą?
EN 16931 to europejska norma określająca, jakie dane musi zawierać faktura. Peppol to sieć do przesyłania faktur, a estońska e-faktura ma format lokalny. Prawo wymaga zgodności z EN 16931, ale strony mogą uzgodnić inny standard.