Krótka odpowiedź: darmowe odbieranie istnieje, ale sprawdź cenę konta
Tak, w Estonii można otrzymywać faktury elektroniczne bez konieczności zakupu oprogramowania księgowego. Obecnie istnieją dwie całkowicie darmowe metody: Plan Bilnex by Finbite za 0 € prezent E-fakturowanie RIK, z którego można korzystać bezpłatnie przez pierwszy rok. Ponieważ 1 lipca 2025 r., Podmiot zobowiązany do prowadzenia księgowości, który zarejestrował się jako odbiorca e-faktury w rejestrze przedsiębiorców, ma prawo żądać od sprzedawcy e-faktury w formacie czytelnym dla maszyn, a nie w formacie PDF. Istotne jest rozróżnienie: sam obieg faktur może być bezpłatny, ale zarządzanie kontem, większa liczba transakcji lub połączenie z systemem ERP często wiążą się z miesięczną opłatą. Dotyczy to zarówno Bilnex, jak i RIK, i warto sprawdzić dokładne warunki przed podpisaniem umowy.
Plik PDF nie jest fakturą elektroniczną, a zmiana z 2025 r. nie spowodowała, że każda faktura B2B będzie obowiązkowa
E-faktura to plik tworzony cyfrowo od samego początku, ustrukturyzowany zgodnie ze wspólnym standardem, dzięki czemu jest czytelny maszynowo – co oznacza, że oprogramowanie odbiorcy odczytuje dane z faktury automatycznie, bez konieczności ich ponownego wpisywania. Według Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów, Faktura w formacie PDF wysłana e-mailem nie jest zatem fakturą elektroniczną, niezależnie od tego, jak schludnie wygląda. Do 2025 roku e-faktury były obowiązkowe tylko dla zakupów w sektorze publicznym. Zgodnie z nowelizacja ustawy o rachunkowości która weszła w życie 1 lipca 2025 r., podmiot zobowiązany do prowadzenia księgowości, zarejestrowany jako odbiorca faktury elektronicznej, może żądać od sprzedawcy wystawienia faktury elektronicznej za zakupione towary lub usługi, zamiast płacić za pomocą PDF-a. Faktura jest zazwyczaj uznawana za zgodną z przepisami, jeśli spełnia EN 16931-1, współdzielony europejski standard faktur elektronicznych, znany również jako format faktury Peppol (Peppol to skrót od Pan-European Public Procurement Online, współdzielonej sieci i formatu faktur elektronicznych). Około 18 000 firm zarejestrowało się już jako odbiorcy i liczba ta ciągle rośnie.
Bilnex by Finbite czy e-faktura RIK: co jest właściwie darmowe?
| Kryterium | Bilnex by Finbite (0 €/miesiąc) | E-fakturzysta RIK |
|---|---|---|
| Opłata miesięczna | 0 € zgodnie z cennikiem | 0 € w pierwszym roku użytkowania |
| Odbieranie faktur elektronicznych | W zestawie, w tym kanał Peppol | Dołączony, aktywowano w ustawieniach |
| Limit głośności | Na stronie internetowej reklamowana jest “nieograniczona liczba faktur elektronicznych”, ale w FAQ jest informacja o planach płatnych, jeśli otrzymujesz więcej niż pięć faktur, więc przed rejestracją sprawdź warunki | Brak wyraźnego limitu faktur, ale późniejsze skale opłat zależą od wolumenu |
| Potrzebna umowa | Formularz rejestracyjny, brak wiążących zobowiązań przed zawarciem umowy | Cyfrowa umowa użytkownika podpisane przez osobę mającą prawo do reprezentacji |
| Funkcje księgowe | Zarządzanie fakturami sprzedaży i zakupu, digitalizacja, archiwizacja | W pełni funkcjonalne oprogramowanie księgowe oparte na sieci WWW |
| Znany koszt następczy | Płatne plany obowiązują przy większych wolumenach lub połączeniu z systemem ERP | Od drugiego roku: 5 €/rok za maksymalnie 10 wpisów miesięcznie lub od 5 €/miesiąc za intensywniejsze korzystanie, plus VAT |
Skonfiguruj odbiór w czterech krokach
Pierwszą decyzją jest wybór kanału. Bilnex by Finbite ma sens, jeśli chcesz mieć jedno proste miejsce do przechowywania faktur sprzedaży i zakupu; e-faktura RIK ma sens, jeśli wolisz prowadzić księgowość z jednego miejsca. Po drugie, podpisz wymaganą umowę: z RIK to… cyfrowa umowa użytkownika Podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy; w przypadku Bilnex jest to formularz rejestracyjny, po którym następuje umowa o świadczenie usług. Po trzecie, przejdź na otrzymywanie faktur elektronicznych. W przypadku e-faktur RIK dzieje się tak. w ustawieniach możesz również ustawić adres e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia o przychodzących fakturach. Po czwarte, sprawdź swój wpis w rejestrze działalności gospodarczej: gdy usługodawca przekaże Twoje dane do rejestru, osoba uprawniona do reprezentacji otrzyma wiadomość e-mail, a wybór musi zostać potwierdzony w ciągu siedmiu dni. Po potwierdzeniu kanał odbiorczy firmy będzie widoczny w rejestrze przedsiębiorstw począwszy od następnego dnia.
Przykład: pięć faktur od dostawców miesięcznie, brak nowego oprogramowania
Wyobraź sobie małą spółkę OÜ (estońską spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością), która otrzymuje pięć faktur zakupu miesięcznie, z których większość nadal przychodzi e-mailem w postaci zwykłych plików PDF. Jeśli firma zarejestrowała się jako odbiorca w rejestrze przedsiębiorców, może po prostu poprosić swoich dostawców o rozpoczęcie wysyłania e-faktur. Dostawca z fakturą na kwotę 1200 euro wysyła ją teraz bezpośrednio przez operatora; powiadomienie trafia do uzgodnionej skrzynki odbiorczej, właściciel otwiera ją na swoim koncie, sprawdza kwotę i termin płatności oraz potwierdza. Oryginalny dokument pozostaje w systemie i nikt nie musi niczego przepisywać. Przepływ pracy jest zasadniczo taki sam, niezależnie od tego, czy korzystasz z e-faktury Bilnex, czy RIK — różnica polega na tym, czy chcesz również prowadzić księgowość z tego samego miejsca.
Sprawdź te trzy rzeczy przed podpisaniem
Najpierw przyjrzyj się dokładnie rzeczywistym limitom objętości i funkcji w ramach bezpłatnego planu. Strona cenowa Bilnex reklamuje nieograniczoną liczbę e-faktur za faktury sprzedaży, ale w sekcji FAQ napisano, że jeśli otrzymujesz więcej niż pięć faktur miesięcznie, warto rozważyć płatne plany, więc zapytaj o dokładny stan, zanim się zaangażujesz. Po drugie, zaplanuj koszty po roku próbnym: w RIK pierwszy rok jest bezpłatny, ale od drugiego roku obowiązuje opłata za zarządzanie kontem, skalowane do liczby wprowadzanych wpisów. Po trzecie, pamiętaj, że dokumenty źródłowe księgowe – w tym otrzymane e-faktury – muszą być przechowywane przez siedem lat od końca danego roku obrotowego, dlatego warto wcześniej sprawdzić, w jaki sposób i przez jaki okres wybrana usługa faktycznie gwarantuje archiwizację.
Dlaczego warto wybrać już teraz kanał zgodny ze standardem EN 16931 lub Peppol
Obecnie żadne prawo nie nakłada na Estonię obowiązku wystawiania faktur elektronicznych B2B. Nowelizacja z 2025 roku wprowadziła prawo do żądania faktury elektronicznej dopiero po zarejestrowaniu się nabywcy jako odbiorcy. Na poziomie UE jest to już jednak ustalone. transgraniczne środki raportowania VAT B2B w oparciu o faktury elektroniczne zaczną obowiązywać od 1 lipca 2030 r. w ramach tzw. ram ViDA (VAT w erze cyfrowej). Jeśli wybierzesz kanał, który obsługuje już europejski standard i sieć Peppol, nie będziesz musiał zmieniać systemu w ciągu najbliższej dekady, gdy transgraniczne raportowanie stanie się rzeczywistością. To jedna z niewielu opcji, która kosztuje niewiele lub nic teraz i oszczędza realnej pracy w przyszłości.
Dostępne również w: po estońsku
Ostatnio sprawdzono:
Często zadawane pytania
Can you receive e-invoices in Estonia without buying software?
Yes, you can. Two genuinely free routes exist: Bilnex by Finbite’s €0 plan and RIK’s e-arveldaja, which is free for the first year. It’s worth checking whether account management or higher volume brings a monthly fee.
What’s the difference between Bilnex’s and RIK’s e-arveldaja free plans?
Bilnex by Finbite offers €0/month for receiving e-invoices and managing sales invoices, but things can turn paid once you’re receiving more than five invoices or need an ERP connection. RIK’s e-arveldaja is free for the first year, and from the second year onward it costs from €5/year for up to 10 entries a month.
How do you set up e-invoice receiving?
First, pick your channel (Bilnex or RIK), then sign the required agreement, activate receiving in settings, and confirm the business register entry within seven days. Once confirmed, your receiving channel shows up starting the next day.
What should you check before signing an e-invoice service agreement?
Look closely at the free plan’s actual volume and feature limits, factor in the cost once the trial period ends, and check how the service handles archiving, since the law requires keeping records for seven years.