Lyhyt vastaus: ilmainen vastaanottaminen on olemassa, mutta tarkista tilin hinta
Kyllä, voit vastaanottaa verkkolaskuja Virossa ostamatta erillistä kirjanpito-ohjelmistoa. Tällä hetkellä on kaksi aidosti ilmaista vaihtoehtoa: Bilnex by Finbiten 0 € -liittymä lahja RIKin e-laskuttaja, jonka käyttö on ilmaista ensimmäisen vuoden ajan. Siitä lähtien 1. heinäkuuta 2025, kirjanpitovelvollisella yksiköllä, joka on rekisteröitynyt verkkolaskun vastaanottajaksi kaupparekisteriin, on oikeus vaatia myyjältä koneluettavaa verkkolaskua PDF-tiedoston sijaan. Tärkeä ero on se, että laskuliikenne itsessään voi olla ilmaista, mutta asiakkuuksien hallinta, suuremmat laskuvolyymit tai ERP-yhteys tulevat usein kuukausimaksulla. Tämä pätee sekä Bilnexiin että RIKiin, ja tarkat ehdot kannattaa varmistaa ennen allekirjoittamista.
PDF ei ole verkkolasku, eikä vuoden 2025 muutos tehnyt jokaisesta yrityslaskusta pakollista.
Sähköinen lasku on alusta alkaen digitaalisesti luotu tiedosto, joka on jäsennelty yhteisen standardin mukaisesti, jotta se on koneellisesti luettava – eli vastaanottajan ohjelmisto lukee laskun tiedot automaattisesti ilman, että kukaan kirjoittaa niitä uudelleen. Valtiovarainministeriön selitys, sähköpostitse lähetetty PDF-lasku ei siis ole verkkolasku, olipa se kuinka siisti tahansa. Vuoteen 2025 asti verkkolaskut olivat pakollisia vain julkisen sektorin hankinnoissa. kirjanpitolain muutos joka tuli voimaan 1. heinäkuuta 2025, verkkolaskun vastaanottajaksi rekisteröitynyt kirjanpitovelvollinen voi vaatia myyjää lähettämään verkkolaskun ostetuista tavaroista tai palveluista PDF-tiedoston sijaan. Laskua pidetään yleensä vaatimustenmukaisena, jos se täyttää vaatimukset. EN 16931-1, yhteinen eurooppalainen sähköisen laskun standardi, joka tunnetaan myös nimellä Peppol-laskumuoto (Peppol on lyhenne sanoista Pan-European Public Procurement Online, jaettu verkko ja muoto sähköisille laskuille). Noin 18 000 yritystä on jo rekisteröitynyt vastaanottajiksi, ja määrä kasvaa jatkuvasti.
Bilnex Finbite-palvelusta tai RIK-e-laskutuspalvelu: kumpi on oikeasti ilmaista?
| Kriteeri | Bilnex Finbite-yhtiöltä (0 €/kk) | RIK-e-laskuttaja |
|---|---|---|
| Kuukausimaksu | 0 € hinnaston mukaan | 0 € ensimmäisen käyttövuoden aikana |
| Verkkolaskujen vastaanottaminen | Mukana, mukaan lukien Peppol-kanava | Mukana, aktivoitu asetuksissa |
| Äänenvoimakkuuden rajoitus | Verkkosivusto mainostaa "rajatonta määrää sähköisiä laskuja", mutta Usein kysytyt kysymykset viittaavat maksullisiin tilauksiin, kun olet vastaanottanut yli viisi laskua, joten vahvista ehdot ennen rekisteröitymistä | Ei nimenomaista laskutuskattoa, mutta jälkimmäinen maksu porrastuu volyymin mukaan |
| Sopimus tarvitaan | Ilmoittautumislomake, ei sitovia velvoitteita ennen sopimusta | Digitaalinen käyttäjäsopimus edustusoikeutetun henkilön allekirjoittama |
| Kirjanpito-ominaisuudet | Myynti- ja ostolaskujen hallinta, digitointi, arkistointi | Täysin varusteltu, verkkopohjainen kirjanpito-ohjelmisto |
| Tunnetut jatkokustannukset | Maksulliset paketit tulevat voimaan suuremmille volyymeille tai ERP-yhteyksille | Toisesta vuodesta alkaen: 5 €/vuosi enintään 10 merkinnälle kuukaudessa tai alkaen 5 €/kk raskaampaan käyttöön, plus alv |
Vastaanoton määrittäminen neljässä vaiheessa
Ensimmäinen päätös on kanava. Finbiten Bilnex on järkevä valinta, jos haluat yhden yksinkertaisen paikan sekä myynti- että ostolaskuille; RIKin verkkolasku on järkevä valinta, jos haluat mieluummin hoitaa kirjanpitosi samasta paikasta. Toiseksi, allekirjoita tarvittava sopimus: RIKin kanssa se on... digitaalinen käyttäjäsopimus jonka yrityksen edustusoikeutettu henkilö allekirjoittaa; Bilnexin kanssa se on rekisteröitymislomake, jota seuraa myöhemmin palvelusopimus. Kolmanneksi siirry verkkolaskujen vastaanottoon. RIKin verkkolaskussa tämä tapahtuu asetuksissa, joissa voit myös määrittää sähköpostiosoitteen, johon lähetetään ilmoitus saapuvista laskuista. Neljänneksi, tarkista merkintäsi kaupparekisteristä: kun palveluntarjoaja on välittänyt tietosi rekisteriin, edustusoikeuden haltija saa sähköpostiviestin ja valinta on vahvistettava seitsemän päivän kuluessa. Vahvistuksen jälkeen yrityksen vastaanottokanava näkyy kaupparekisterissä seuraavasta päivästä alkaen.
Esimerkki: viisi toimittajan laskua kuukaudessa, ei uutta ohjelmistoa
Kuvittele pieni virolainen osakeyhtiö OÜ, joka saa viisi ostolaskua kuukaudessa, joista useimmat saapuvat edelleen tavallisina PDF-tiedostoina sähköpostitse. Jos yritys on rekisteröitynyt vastaanottajaksi kaupparekisteriin, se voi yksinkertaisesti pyytää toimittajiaan lähettämään laskuja sähköisesti. Toimittaja, jolla on 1 200 euron lasku, lähettää sen nyt suoraan operaattorin kautta; ilmoitus päätyy sovittuun postilaatikkoon, omistaja avaa sen tilillään, tarkistaa summan ja eräpäivän ja vahvistaa sen. Alkuperäinen asiakirja pysyy järjestelmässä, eikä kenenkään tarvitse kirjoittaa mitään uudelleen. Työnkulku on pohjimmiltaan sama riippumatta siitä, käytätkö Bilnexiä vai RIK:n verkkolaskua – todellinen ero on siinä, haluatko hoitaa myös kirjanpidon samasta paikasta.
Tarkista nämä kolme asiaa ennen allekirjoittamista
Ensinnäkin, tarkastele tarkasti ilmaisen suunnitelman todellisia tallennustila- ja ominaisuusrajoituksia. Bilnexin hinnasto mainostaa rajattomasti sähköisiä laskuja myyntilaskuille, mutta sen usein kysytyt kysymykset viittaavat maksullisiin tilauksiin, kun saat yli viisi laskua kuukaudessa., joten kysy tarkkaa ehtoa ennen sitoutumista. Toiseksi, suunnittele kustannukset kokeiluvuoden jälkeen: RIK:n kanssa ensimmäinen vuosi on ilmainen, mutta tilinhoitomaksu peritään toisesta vuodesta alkaen, skaalattuna tekemiesi kirjausten määrään. Kolmanneksi, muista, että kirjanpidon lähdeasiakirjat – vastaanotetut sähköiset laskut mukaan lukien – on säilytettävä seitsemän vuotta kyseisen tilikauden päättymisestä, joten kannattaa tarkistaa etukäteen, miten ja kuinka kauan valitsemasi palvelu todella takaa arkistoinnin.
Miksi valita EN 16931- tai Peppol-yhteensopiva kanava nyt?
Tällä hetkellä mikään laki ei tee yritysten välisestä sähköisestä laskutuksesta yleisesti pakollista Virossa. Vuoden 2025 lakimuutos loi oikeuden vaatia verkkolaskua vasta, kun ostaja on rekisteröitynyt vastaanottajaksi. EU-tasolla on kuitenkin jo sovittu, että rajat ylittävät sähköisiin laskuihin perustuvat yritysten välisen arvonlisäveron raportointitoimenpiteet tulevat voimaan 1. heinäkuuta 2030 niin sanotun ViDA-kehyksen (arvonlisävero digitaalisella aikakaudella) mukaisesti. Jos valitset tänään kanavan, joka jo tukee eurooppalaista standardia ja Peppol-verkostoa, sinun ei tarvitse vaihtaa järjestelmää seuraavan vuosikymmenen aikana, kun rajat ylittävä raportointi tulee todellisuudeksi. Se on yksi harvoista vaihtoehdoista, joka maksaa vähän tai ei ollenkaan nyt ja säästää aitoa työtä myöhemmin.
Saatavilla myös: viroksi
Viimeksi arvosteltu:
Usein kysytyt kysymykset
Can you receive e-invoices in Estonia without buying software?
Yes, you can. Two genuinely free routes exist: Bilnex by Finbite’s €0 plan and RIK’s e-arveldaja, which is free for the first year. It’s worth checking whether account management or higher volume brings a monthly fee.
What’s the difference between Bilnex’s and RIK’s e-arveldaja free plans?
Bilnex by Finbite offers €0/month for receiving e-invoices and managing sales invoices, but things can turn paid once you’re receiving more than five invoices or need an ERP connection. RIK’s e-arveldaja is free for the first year, and from the second year onward it costs from €5/year for up to 10 entries a month.
How do you set up e-invoice receiving?
First, pick your channel (Bilnex or RIK), then sign the required agreement, activate receiving in settings, and confirm the business register entry within seven days. Once confirmed, your receiving channel shows up starting the next day.
What should you check before signing an e-invoice service agreement?
Look closely at the free plan’s actual volume and feature limits, factor in the cost once the trial period ends, and check how the service handles archiving, since the law requires keeping records for seven years.