Trumpas atsakymas: nemokamas gavimas egzistuoja, bet patikrinkite sąskaitos kainą
Taip, Estijoje galite gauti elektronines sąskaitas faktūras neįsigiję apskaitos programinės įrangos. Šiuo metu yra du visiškai nemokami būdai: „Bilnex by Finbite“ 0 € planas dovana RIK elektroninis sąskaitų išrašytojas, kuriuo pirmaisiais metais galima naudotis nemokamai. Nuo tada 2025 m. liepos 1 d., buhalterinę apskaitą tvarkantis subjektas, kuris užsiregistravo kaip e. sąskaitų gavėjas įmonių registre, turi teisę reikalauti iš pardavėjo kompiuterio nuskaitomos e. sąskaitos, o ne PDF formato. Svarbus skirtumas: pats sąskaitų srautas gali būti nemokamas, tačiau sąskaitų valdymas, didesnis kiekis ar ERP ryšys dažnai kainuoja mėnesinį mokestį. Tai pasakytina tiek apie „Bilnex“, tiek apie RIK, todėl prieš pasirašant verta patvirtinti tikslias sąlygas.
PDF formatu nėra elektroninė sąskaita faktūra, o 2025 m. pakeitimas nepadarė kiekvienos B2B sąskaitos faktūros privalomos.
E. sąskaita faktūra yra nuo pat pradžių skaitmeniniu būdu sukurtas failas, struktūrizuotas pagal bendrą standartą, kad jį būtų galima nuskaityti kompiuteriu – tai reiškia, kad gavėjo programinė įranga automatiškai nuskaito sąskaitos faktūros duomenis, niekam jų neperrašant. Pagal Finansų ministerijos paaiškinimas., todėl el. paštu išsiųsta PDF sąskaita faktūra nėra elektroninė sąskaita faktūra, kad ir kokia tvarkinga ji atrodytų. Iki 2025 m. elektroninės sąskaitos faktūros buvo privalomos tik viešojo sektoriaus pirkimams. Pagal Apskaitos įstatymo pakeitimas kuris įsigaliojo 2025 m. liepos 1 d., buhalterinę apskaitą tvarkantis subjektas, registruotas kaip e. sąskaitų gavėjas, gali reikalauti, kad pardavėjas išrašytų e. sąskaitą faktūrą už įsigytas prekes ar paslaugas, o ne mokant pagal PDF failą. Sąskaita faktūra paprastai laikoma atitinkančia reikalavimus, jei ji atitinka reikalavimus. EN 16931-1, bendras Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas, dar žinomas kaip „Peppol“ sąskaitos faktūros formatas („Peppol“ reiškia „Pan-European Public Procurement Online“ – bendras elektroninių sąskaitų faktūrų tinklas ir formatas). Apie 18 000 įmonių jau užsiregistravo kaip gavėjai, ir šis skaičius nuolat auga.
„Bilnex by Finbite“ arba RIK e. sąskaitų išrašytojas: kas iš tikrųjų yra nemokama?
| Kriterijus | „Bilnex“ iš „Finbite“ (0 €/mėn.) | RIK elektroninis sąskaitų išrašytojas |
|---|---|---|
| Mėnesinis mokestis | 0 € pagal kainoraštį | 0 € per pirmuosius naudojimo metus |
| E. sąskaitų gavimas | Įtraukta, įskaitant „Peppol“ kanalą | Įtraukta, aktyvuota nustatymuose |
| Garsumo apribojimas | Svetainėje reklamuojamas “neribotas elektroninių sąskaitų faktūrų skaičius”, tačiau DUK nurodo mokamus planus, kai gaunate daugiau nei penkias sąskaitas faktūras, todėl prieš registruodamiesi patvirtinkite sąlygas | Nėra aiškaus sąskaitos faktūros limito, tačiau vėlesnis mokestis didėja priklausomai nuo apimties |
| Reikalinga sutartis | Registracijos forma, jokių įpareigojančių įsipareigojimų prieš sudarant sutartį | Skaitmeninio vartotojo sutartis pasirašė asmuo, turintis atstovavimo teisę |
| Apskaitos funkcijos | Pardavimo ir pirkimo sąskaitų faktūrų valdymas, skaitmeninimas, archyvavimas | Pilnai funkcionali, internetinė apskaitos programinė įranga |
| Žinomos tolesnės išlaidos | Mokami planai įsigalioja didesniam kiekiui arba ERP ryšiui | Nuo antrų metų: 5 €/metus už iki 10 įrašų per mėnesį arba nuo 5 €/mėn. už intensyvesnį naudojimą, plius PVM |
Gavimo nustatymas keturiais žingsniais
Pirmasis sprendimas yra kanalas. „Finbite“ siūloma „Bilnex“ sistema yra prasminga, jei norite vienos paprastos vietos tiek pardavimo, tiek pirkimo sąskaitoms faktūroms; RIK elektroninė sąskaita faktūra yra prasminga, jei norite tvarkyti apskaitą toje pačioje vietoje. Antra, pasirašykite reikiamą sutartį: su RIK tai yra... skaitmeninio vartotojo sutartis pasirašyta asmens, turinčio teisę atstovauti įmonei; naudojant „Bilnex“ tai yra registracijos forma, o vėliau – paslaugų sutartis. Trečia, pereikite prie elektroninių sąskaitų gavimo. RIK elektroninėse sąskaitose tai vyksta nustatymuose, kur taip pat galite nustatyti el. pašto adresą, kuriuo bus pranešama apie gaunamas sąskaitas faktūras. Ketvirta, patikrinkite savo įrašą įmonių registre: kai paslaugų teikėjas perduos jūsų duomenis registrui, atstovavimo teisę turintis asmuo gaus el. laišką ir pasirinkimas turi būti patvirtintas per septynias dienas. Patvirtinus, įmonės gavimo kanalas įmonių registre rodomas kitą dieną.
Pavyzdys: penkios tiekėjo sąskaitos faktūros per mėnesį, jokios naujos programinės įrangos
Įsivaizduokite mažą OÜ (Estijos uždarąją akcinę bendrovę), kuri per mėnesį gauna penkias pirkimo sąskaitas faktūras, kurių dauguma vis dar siunčiamos el. paštu kaip paprasti PDF failai. Jei įmonė užsiregistravo kaip gavėja įmonių registre, ji gali tiesiog paprašyti savo tiekėjų pradėti siųsti elektronines sąskaitas faktūras. Tiekėjas, turintis 1 200 eurų sąskaitą faktūrą, dabar ją siunčia tiesiai per operatorių; pranešimas patenka į sutartą pašto dėžutę, savininkas atidaro ją savo paskyroje, patikrina sumą ir mokėjimo datą ir patvirtina. Originalus dokumentas lieka sistemoje ir niekam nereikia nieko perrašyti. Darbo eiga iš esmės yra tokia pati, nesvarbu, ar naudojate „Bilnex“, ar RIK elektronines sąskaitas faktūras – tikrasis skirtumas yra tas, ar norite tvarkyti ir savo buhalteriją toje pačioje vietoje.
Prieš pasirašydami patikrinkite šiuos tris dalykus
Pirmiausia atidžiai peržiūrėkite tikrąją nemokamo plano apimtį ir funkcijų ribas. „Bilnex“ kainų puslapyje reklamuojamas neribotas elektroninių sąskaitų faktūrų skaičius pardavimo sąskaitoms faktūroms, tačiau DUK nurodo mokamus planus, kai gaunate daugiau nei penkias sąskaitas faktūras per mėnesį., todėl prieš įsipareigodami pasiteiraukite tikslių sąlygų. Antra, suplanuokite išlaidas po bandomųjų metų: su RIK pirmieji metai yra nemokami, bet nuo antrųjų metų taikomas sąskaitos tvarkymo mokestis, atsižvelgiant į tai, kiek įrašų atliekate. Trečia, nepamirškite, kad apskaitos šaltinio dokumentai, įskaitant gautas elektronines sąskaitas faktūras, turi būti saugomi septynerius metus nuo atitinkamų finansinių metų pabaigos, todėl verta iš anksto pasitikrinti, kaip ir kiek laiko jūsų pasirinkta paslauga iš tikrųjų garantuoja archyvavimą.
Kodėl verta rinktis EN 16931 arba Peppol standartą atitinkantį kanalą dabar?
Šiuo metu Estijoje nėra įstatymo, įpareigojančio B2B elektronines sąskaitas faktūras. 2025 m. pakeitimas suteikė teisę reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros tik tada, kai pirkėjas užsiregistruoja kaip gavėjas. Tačiau ES lygmeniu jau yra susitarta, kad Nuo 2030 m. liepos 1 d. įsigalios tarpvalstybinės B2B PVM ataskaitų teikimo priemonės, pagrįstos elektroninėmis sąskaitomis faktūromis. pagal vadinamąją ViDA (PVM skaitmeniniame amžiuje) sistemą. Jei šiandien pasirinksite kanalą, kuris jau palaiko Europos standartą ir „Peppol“ tinklą, jums nereikės keisti sistemų per ateinantį dešimtmetį, kai tarpvalstybinis ataskaitų teikimas taps realybe. Tai vienas iš nedaugelio pasirinkimų, kuris dabar kainuoja mažai arba nieko nekainuoja ir vėliau sutaupo realų darbą.
DUK
Ar Estijoje galima priimti elektronines sąskaitas faktūras neįsigijus programinės įrangos?
Taip, galite. Du tikrai nemokami būdai yra „Bilnex by Finbite“ 0 eurų paketas ir RIK e. sąskaita, kurios pirmieji metai yra nemokami. Svarbu pasitikrinti, ar nėra papildomo mėnesinio mokesčio už sąskaitos valdymą ar didesnes apimtis.
Kuo skiriasi nemokamas „Bilnex“ paketas ir RIK e. sąskaita faktūra?
„Finbite“ siūlomas „Bilnex“ elektroninių sąskaitų priėmimas ir pardavimo sąskaitų valdymas kainuoja 0 eurų per mėnesį, tačiau už daugiau nei penkias gautas sąskaitas faktūras arba ERP sąsajas gali būti taikomi mokesčiai. RIK elektroninių sąskaitų faktūrų generatorius pirmaisiais metais yra nemokamas, o nuo antrųjų metų kainuoja 5 eurus per metus, atliekant iki 10 operacijų per mėnesį.
Kaip nustatyti elektroninių sąskaitų faktūrų priėmimą?
Pirmiausia pasirinkite kanalą („Bilnex“ arba „RIK“), pasirašykite sutartį, nustatymuose aktyvuokite priėmimą ir per septynias dienas patvirtinkite įrašą elektroninio verslo registre. Po patvirtinimo priėmimo kanalas bus rodomas nuo kitos dienos.
Į ką atkreipti dėmesį prieš pasirašant e. sąskaitų faktūrų paslaugų sutartį?
Peržiūrėkite faktinę nemokamo plano apimtį ir funkcijų ribas, įvertinkite kainą po bandomojo laikotarpio ir patikrinkite, kaip paslauga užtikrina archyvavimą (įstatymas reikalauja septynerių metų saugojimo).