PDF vai e-rēķins Igaunijā 2026. gadā: ko pircējs var pieprasīt?

Īsā atbilde: e-rēķinu var pieprasīt tikai noteiktos gadījumos

PDF rēķins, kas nosūtīts kā e-pasta pielikums, nav e-rēķins. Saskaņā ar Finanšu ministrijas sniegto informāciju, mašīnlasāms fails, kas sagatavots, pamatojoties uz kopējo e-rēķinu standartu, nevis rēķina attēls, taču Igaunijā 2026. gadā nebūs vispārēja PDF rēķinu aizlieguma, citi rēķinu formāti joprojām būs atļauti. Pircējs var pieprasīt no jums mašīnapstrādājamu e-rēķinu trīs gadījumos:

• Līgums: E-rēķina formāts ir saskaņots līgumā vai pasūtījumā.
• Indeksa piezīme: pircējs ir norādīts kā e-rēķina saņēmējs e-komercijas reģistrā – tad tas sniedz Grāmatvedības likums viņam/viņai prasību.
• Valsts sektors: Visas publiskā sektora struktūras ir e-rēķinu saņēmējas reģistrā.

Ja vien nav panākta vienošanās par citu standartu, tiek pieņemts, ka e-rēķins atbilst Eiropas standartam EN 16931-1.

PDF rēķins nav tas pats, kas e-rēķins.

Šī atšķirība ir vismulsinošākā, jo abi ir „elektroniski“. PDF ir cilvēkam lasāms dokuments – jūsu klients var redzēt summu, datumu un IBAN kodu, taču programmatūrai dati joprojām ir jānolasa no turienes vai kādam tie ir jāievada manuāli. E-rēķins ir strukturēts datu fails, kas pārvietojas no pārdevēja programmatūras uz pircēja programmatūru, lai rēķina dati vairs nebūtu jāievada manuāli.

Piemēram, ņemiet 1200 eiro pakalpojuma rēķinu klientam Tallinā. PDF formātā tas ir pilnībā derīgs rēķins, ja dati ir pareizi. Kā e-rēķins tas ir tas pats darījums mašīnlasāmos laukos: pārdevējs, pircēja reģistrācijas kods, summa, PVN, maksājuma termiņš. Saturs ir identisks, forma nav.

	PDF rēķins pa e-pastu	Mašīnlasāms e-rēķins
Kas tas par failu?	Cilvēkam lasāms dokuments	Datu fails, kas sagatavots saskaņā ar kopēju standartu
Vai ir derīgs rēķins?	Jā, ja ir izpildītas rekvizītu un PVN prasības.	Jā
Vai tas atbilst reģistrēta pircēja prasībām?	Nepiepildīt vienatnē	Jā
Formāts	Bezmaksas	Igaunijas e-rēķinu standarts vai Eiropas standarts (Peppol); strīda gadījumā tiek pieņemts, ka tiek izmantots EN 16931-1
Darbs pircēja pusē	Dati ir jāievada vai jādigitalizē	Dati programmatūrā tiek ievadīti automātiski
Valsts sektors	Iespējama izņēmums, ja iestāde piekrīt	Standarta prakse

Finanšu ministrija nosauc divus Igaunijā izmantotos formātus – Igaunijas e-rēķina standartu un vēlāk izveidoto Eiropas standartu, kas pazīstams arī kā Peppol rēķins – un iesaka uzņēmumiem Eiropas standartu, jo tā izplatīšana paplašinās. Igaunijā tiek ievērots formāta brīvības princips: ir atļauts izmantot abus standartus.

Kad pircējam ir likumīgas tiesības pieprasīt e-rēķinu?

Grāmatvedības likuma 7.¹ pants sākas ar brīvību. Mašīnapstrādājama attaisnojuma dokumenta iesniegšanas formāts un nosacījumi. par ko vienojušies darījuma partneri, ja vien citā tiesību aktā nav noteikts citādi. Tāpēc rēķina forma pēc noklusējuma ir vienošanās jautājums, nevis valsts priekšraksts.

Tālāk ir izņēmums. Ja grāmatvedības iestāde vēlas saņemt tikai e-rēķinus, tā nosūta šo informāciju komercreģistram, kas to atzīmē kā e-rēķina saņēmēju un pievieno saņemšanas kanāla vai apstrādātāja datus (7¹. panta (3) punkts). Saskaņā ar 7¹. panta (7) punktu pircējam, kas reģistrēts šādā reģistrā, ir tiesības pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu kā samaksu par iegādātajām precēm vai pakalpojumiem. Finanšu ministrijas norādījumi tieši nosaka šīs praktiskās sekas: ja vien puses nav vienojušās citādi, pārdevējiem ir jānodrošina viņiem e-rēķins, un Igaunijā ir aptuveni 18 000 reģistrētu uzņēmumu.

Šeit nav ierobežojumu. Apgrozījuma apjoms, rēķina summa vai darbinieku skaits nav svarīgs — svarīgi ir tikai tas, vai pircējs ir reģistrēts e-rēķinu saņēmējs. Izmaiņas stājās spēkā 2025. gada 1. jūlijā un aizstāja iepriekšējo vispārējo e-rēķina pienākumu publiskajā sektorā ar pircēja izvēles principu, kas attiecās arī uz privāto sektoru.

Pašreizējos avotos nav paredzēta īpaša soda par PDF faila nosūtīšanu. Praktiskais risks ir vienkāršāks un sāpīgāks: ja pircējs sagaida mašīnlasāmu failu, rēķins var netikt apstrādāts viņa sistēmā un maksājums tiks aizkavēts.

Kas pārdevējam jāpārbauda pirms rēķina nosūtīšanas?

Trīs soļi, kas aizņem dažas minūtes.

• Reģistrācijas statuss: pārbaudiet, vai klienta reģistrācijas kods ir norādīts komercreģistrā kā e-rēķina saņēmējs. Atvērtajos datos tam ir paredzēta atsevišķa sadaļa. e-rēķina saņēmēja pieprasījums ar nosaukumu arireg.earveRegistriParing_v1, kas tiek lietots kopš 2017. gada 1. maija un kuram nav nepieciešams līgums. Reģistra kodus ievadāt kā ievades datus, atbilde ir statuss – OK nozīmē derīgu savienojumu, MR nozīmē, ka kods netika atrasts vai nav aktīva savienojuma.
• Kanāls un pakalpojumu sniedzējs: Tas pats vaicājums atgriež arī pakalpojumu sniedzēja ID, t. i., tā, caur kuru klients saņem rēķinus. Tas norāda, kur nosūtīt rēķinu.
• Līgums un pasūtījums: Pārbaudiet, vai esat jau vienojušies par formātu. Vienošanās ir 7¹. panta noklusējuma noteikums, tāpēc rakstiska vienošanās citā formātā ir pilnīgi derīgs pamats.

Ja nav vienošanās un klients ir reģistrēts saņēmējs, nosūtiet e-rēķinu. Ja nav izvēlēts cits standarts, droša izvēle ir fails, kas atbilst EN 16931-1 prasībām — tieši šai atbilstībai likums nosaka, ka e-rēķinam ir jāatbilst.

PDF ir atļauts, bet rēķina izrakstīšanas noteikums ir atsevišķs jautājums.

Atdaliet trīs lietas: rēķina saturu, PVN noteikumus un rēķina formu. PVN likums parasti nosaka, ka nodokļu maksātājam ir jāizsniedz rēķins. septiņu kalendāro dienu laikā pēc tam, kad preces ir nosūtītas vai darītas pieejamas vai pakalpojums ir sniegts. Saskaņā ar tā paša likuma 37. panta 6. punktu rēķinu var izrakstīt papīra formātā vai, ar pircēja piekrišanu, elektroniski.

Šis „elektroniski“ ne vienmēr nozīmē e-rēķinu Grāmatvedības likuma izpratnē. PDF fails var būt pilnīgi derīgs rēķins PVN vajadzībām, taču tas joprojām var neatbilst reģistrēta pircēja e-rēķina prasībai. Divi noteikumu kopumi, divi atsevišķi jautājumi.

Valsts sektors, izņēmumi un tas, par ko var vienoties

2019. gadā Igaunijā tika ieviests vispārējs pienākums iesniegt e-rēķinus, ja pircējs ir publiskā sektora iestāde. 2025. gadā šo pienākumu aizstāja ar pircēja tiesībām izvēlēties rēķina formātu. Tā kā visas publiskā sektora iestādes jau ir iekļautas komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmēji, tām joprojām bija spēkā e-rēķina prasība. būtībā bijušais režīms – taču atšķirībā no iepriekšējās prakses viņiem vairs nav aizliegts izdarīt izņēmumus un nepieciešamības gadījumā pieņemt rēķinus citos formātos. Citiem vārdiem sakot: saņemt e-rēķinu no valsts iestādes, taču vairs nav absolūta aizlieguma „tikai e-rēķiniem“.

Grāmatvedības likuma 7.¹ panta 8. punktā ir uzskaitītas arī situācijas, kurās e-rēķina saņēmēja reģistrs un prasījuma tiesības neattiecas: cita starpā uz drošības iestādes dokumentiem, dokumentiem, kas satur valsts noslēpumu vai klasificētu ārvalstu informāciju, dokumentiem, kas saistīti ar profesionālo vai dienesta noslēpumu, un gadījumiem, kad cits tiesību akts paredz atšķirīgu procedūru.

Ko ViDA mainīs vēlāk un ko vēl nemainīs 2026. gadā

ViDA jeb ES „PVN digitālajā laikmetā“ pakete ir tā, kas visbiežāk rada neskaidrības attiecībā uz laika grafikiem. Padome Direktīva (ES) 2025/516 tika pieņemts 2025. gada 11. martā un publicēts Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī 2025. gada 25. martā. Tas ļauj dalībvalstīm ieviest obligātu e-rēķinu valsts mēroga sistēmu ar noteiktiem nosacījumiem, taču ES mēroga digitālās ziņošanas prasības pārrobežu B2B darījumiem attieksies tikai no 2030. gada 1. jūlija.

Tāpēc ViDA 2026. gadā nenoteiks Igaunijas uzņēmumiem jaunu rēķinu formāta pienākumu. Un uz 2026. gada 21. septembri pārbaudītos avotos nav neviena Igaunijas tiesību akta, kas noteiktu vispārēju e-rēķina pienākumu visiem B2B darījumiem Igaunijā. Joprojām ir spēkā tā pati loģika: formāts ir saskaņots, reģistrētais pircējs var pieprasīt e-rēķinu, pārējais ir vienošanās starp jums un klientu.

Lasiet arī: Angļu

Pēdējoreiz pārbaudīts: 2026. gada 21. septembrī

Bieži uzdotie jautājumi

Vai Igaunijā 2026. gadā tiks aizliegta PDF rēķinu sūtīšana?

Igaunijā 2026. gadā nav vispārēja PDF rēķinu aizlieguma, un rēķina formāts ir partneru noklusējuma vienošanās jautājums. Pārdevējam ir pienākums nosūtīt e-rēķinu tikai tad, ja pircējs ir reģistrēts komercreģistrā kā e-rēķina saņēmējs vai ja pircējs ir publiskā sektora iestāde.

Kad pircējam ir likumīgas tiesības pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu?

Saskaņā ar Grāmatvedības likumu pircējs var pieprasīt e-rēķinu, ja tas ir reģistrēts komercreģistrā kā e-rēķina saņēmējs un puses rakstiski nav vienojušās citādi. Turklāt tiesības pieprasīt ir spēkā, ja e-rēķina nodrošināšana ir atsevišķi saskaņota līgumā vai pasūtījuma noteikumos.

Kā pārbaudīt, vai klients pieņem mašīnlasāmus e-rēķinus?

Lai pārbaudītu, varat izmantot bezmaksas komercreģistra atvērto datu vaicājumu arireg.earveRegistriParing_v1 vai e-komercreģistra informācijas sistēmu. Vaicājums parāda pašreizējo statusu, pamatojoties uz klienta reģistra kodu un e-rēķinu operatora kanālu, uz kuru rēķins jānosūta.