PDF arba elektroninė sąskaita faktūra Estijoje 2026 m.: ko gali reikalauti pirkėjas?

Trumpas atsakymas: e. sąskaitos faktūros galima prašyti tik tam tikrais atvejais

PDF formato sąskaita faktūra, išsiųsta kaip el. laiško priedas, nėra elektroninė sąskaita faktūra. Pasak Finansų ministerijos, kompiuterio skaitomas failas, parengtas pagal bendrą elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, o ne sąskaitos faktūros paveikslėlis – tačiau 2026 m. Estijoje nebus bendro PDF sąskaitų faktūrų draudimo, kiti sąskaitų faktūrų formatai ir toliau bus leidžiami. Pirkėjas gali paprašyti jūsų kompiuteriu apdorojamos elektroninės sąskaitos faktūros trimis atvejais:

• Susitarimas: E. sąskaitos faktūros formatas susitariamas sutartyje arba užsakyme.
• Rodyklės pastaba: pirkėjas yra įtrauktas kaip e. sąskaitos gavėjas e. verslo registre – tada jis suteikia Apskaitos įstatymas jam/jai ieškinį.
• Viešasis sektorius: Visi viešojo sektoriaus subjektai yra registre esantys elektroninių sąskaitų gavėjai.

Jei nesusitarta dėl kito standarto, laikoma, kad elektroninė sąskaita faktūra atitinka Europos standartą EN 16931-1.

PDF sąskaita faktūra nėra tas pats, kas elektroninė sąskaita faktūra.

Šis skirtumas labiausiai glumina, nes abu yra „elektroniniai“. PDF yra žmogaus skaitomas dokumentas – jūsų klientas gali matyti sumą, datą ir IBAN kodą, tačiau programinė įranga vis tiek turi nuskaityti duomenis iš ten arba kažkas turi juos įvesti rankiniu būdu. Elektroninė sąskaita faktūra yra struktūrizuotas duomenų failas, kuris perkeliamas iš pardavėjo programinės įrangos į pirkėjo programinę įrangą, kad sąskaitos faktūros duomenų nebereikėtų įvesti rankiniu būdu.

Pavyzdžiui, paimkime 1200 eurų vertės paslaugų sąskaitą faktūrą klientui Taline. PDF formatu tai yra visiškai galiojanti sąskaita faktūra, jei duomenys teisingi. Elektroninėje sąskaitoje faktūroje ta pati operacija pateikiama tik kompiuterio skaitomuose laukuose: pardavėjas, pirkėjo registracijos kodas, suma, PVM, mokėjimo terminas. Turinys identiškas, forma – ne.

	PDF sąskaita faktūra el. paštu	Mašininiu būdu nuskaitoma elektroninė sąskaita faktūra
Kas tai per failas?	Žmogui skaitomas dokumentas	Duomenų failas, parengtas pagal bendrą standartą
Ar yra galiojanti sąskaita faktūra?	Taip, jei įvykdyti rekvizitų ir PVM reikalavimai	Taip
Ar atitinka registruoto pirkėjo reikalavimus?	Neįvykdo vienas	Taip
Formatas	Nemokama	Estijos e. sąskaitų faktūrų standartas arba Europos standartas („Peppol“); ginčo atveju laikomasi EN 16931-1 standarto.
Dirbkite pirkėjo pusėje	Duomenys turi būti įvesti arba suskaitmeninti	Duomenys į programinę įrangą patenka automatiškai
Viešasis sektorius	Galima išimtis, jei įstaiga sutinka	Standartinė praktika

Finansų ministerija įvardija du Estijoje naudojamus formatus – Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą ir vėlesnį Europos standartą, dar žinomą kaip „Peppol“ sąskaita faktūra – ir rekomenduoja Europos standartą įmonėms, nes jo platinimas plečiasi. Estija vadovaujasi formato laisvės principu: leidžiama naudoti abu standartus.

Kada pirkėjas turi teisę reikalauti elektroninės sąskaitos faktūros?

Apskaitos įstatymo 7¹ skirsnis prasideda nuo laisvės. Mašininiu būdu apdorojamo pirminio dokumento pateikimo formatas ir sąlygos. susitarė sandorio partneriai, nebent kitas teisės aktas numatytų kitaip. Todėl pagal nutylėjimą sąskaitos faktūros forma yra susitarimo, o ne valstybės nurodymo reikalas.

Toliau pateikiama išimtis. Jei apskaitos subjektas pageidauja gauti tik elektronines sąskaitas faktūras, jis šią informaciją perduoda komerciniam registrui, kuris jį pažymi kaip elektroninės sąskaitos gavėją ir prideda gavimo kanalo ar tvarkytojo duomenis (§ 7¹ (3)). Būtent tokiame registre įregistruotas pirkėjas turi teisę pagal § 7¹ (7) reikalauti iš pardavėjo elektroninės sąskaitos faktūros kaip apmokėjimo už įsigytas prekes ar paslaugas. Finansų ministerijos instrukcijose ši praktinė pasekmė nurodoma tiesiogiai: jei šalys nesusitarė kitaip, pardavėjai privalo pateikti jiems elektroninę sąskaitą faktūrą, o Estijoje yra maždaug 18 000 registruotų įmonių.

Čia nėra jokių apribojimų. Apyvartos dydis, sąskaitos faktūros suma ar darbuotojų skaičius nesvarbu – svarbu tik tai, ar pirkėjas yra registruotas e. sąskaitų gavėjas. Pakeitimai įsigaliojo 2025 m. liepos 1 d. ir pakeitė ankstesnę bendrą e. sąskaitų faktūrų prievolę viešajame sektoriuje pirkėjo pasirinkimo principu, kuris galiojo ir privačiame sektoriuje.

Dabartiniuose šaltiniuose nėra jokios konkrečios baudos už PDF failo siuntimą. Praktinė rizika yra paprastesnė ir skausmingesnė: jei pirkėjas tikisi kompiuterio skaitomo failo, sąskaita faktūra gali būti neapdorota jo sistemoje ir mokėjimas bus atidėtas.

Ką pardavėjas turi patikrinti prieš išsiųsdamas sąskaitą faktūrą?

Trys žingsniai, kurie trunka vos kelias minutes.

• Registro būsena: patikrinkite, ar kliento registracijos kodas yra įrašytas į komercinį registrą kaip e. sąskaitos gavėjas. Tam yra atskiras skyrius atviruose duomenyse. e. sąskaitos gavėjo užklausa vadinamas arireg.earveRegistriParing_v1, kuris naudojamas nuo 2017-05-01 ir kuriam nereikia sutarties. Įvedate registro kodus kaip įvestį, atsakymas yra būsena – OK reiškia galiojantį ryšį, MR reiškia, kad kodas nerastas arba nėra aktyvaus ryšio.
• Kanalas ir paslaugų teikėjas: Ta pati užklausa taip pat grąžina paslaugų teikėjo ID, t. y. to, per kurį klientas gauna sąskaitas faktūras. Tai nurodo, kur siųsti sąskaitą faktūrą.
• Sutartis ir užsakymas: Patikrinkite, ar jau susitarėte dėl formato. Susitarimas yra numatytoji 7¹ straipsnio taisyklė, todėl rašytinis susitarimas kitu formatu yra visiškai tinkamas pagrindas.

Jei nėra susitarimo ir klientas yra registruotas gavėjas, siųskite el. sąskaitą faktūrą. Jei nepasirinktas kitas standartas, saugus pasirinkimas yra failas, atitinkantis EN 16931-1 reikalavimus – įstatymas reikalauja, kad el. sąskaita faktūra atitiktų šį standartą.

PDF formatu galima naudotis, tačiau sąskaitos faktūros išrašymo taisyklė yra atskiras klausimas.

Atskirkite tris dalykus: sąskaitos faktūros turinį, PVM taisykles ir sąskaitos faktūros formą. PVM įstatymas paprastai reikalauja, kad apmokestinamasis asmuo išrašytų sąskaitą faktūrą. per septynias kalendorines dienas po to, kai prekės buvo išsiųstos arba pateiktos, arba paslauga suteikta. Pagal to paties įstatymo 37(6) straipsnį sąskaita faktūra gali būti išrašyta popieriuje arba, pirkėjui sutikus, elektroniniu būdu.

Šis „elektroniniu būdu“ nebūtinai reiškia elektroninę sąskaitą faktūrą, kaip ji apibrėžta Apskaitos įstatyme. PDF formatu pateikta sąskaita faktūra gali būti visiškai galiojanti PVM mokėtojo sąskaita faktūra, tačiau vis tiek neatitikti registruoto pirkėjo elektroninės sąskaitos faktūros reikalavimo. Dvi taisyklių rinkiniai, du atskiri klausimai.

Viešasis sektorius, išimtys ir dėl ko galima susitarti

2019 m. Estijoje buvo įvesta bendra prievolė teikti elektronines sąskaitas faktūras, jei pirkėjas buvo viešojo sektoriaus įstaiga. 2025 m. ši prievolė buvo pakeista pirkėjo teise pasirinkti sąskaitos faktūros formatą. Kadangi visos viešojo sektoriaus įstaigos jau yra įtrauktos į komercinį registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjos, joms ir toliau galiojo elektroninių sąskaitų faktūrų prievolė. iš esmės buvęs režimas – tačiau, kitaip nei anksčiau, jiems nebėra draudžiama daryti išimčių ir prireikus priimti sąskaitas faktūras kitais formatais. Kitaip tariant: gauti elektroninę sąskaitą faktūrą iš valstybinės įstaigos, tačiau nebėra absoliutaus draudimo „tik elektroninėms sąskaitoms faktūroms“.

Apskaitos įstatymo 7¹ straipsnio 8 dalyje taip pat išvardytos situacijos, kai netaikomos elektroninės sąskaitos gavėjo registro ir reikalavimo teisės: be kita ko, dokumentai saugumo institucijai, dokumentai, kuriuose yra valstybės paslapčių ar įslaptintos užsienio informacijos, dokumentai, susiję su profesinėmis ar tarnybinėmis paslaptimis, ir atvejai, kai kitas teisės aktas numato kitokią tvarką.

Ką ViDA keis vėliau ir ko dar nepakeis 2026 m.

ViDA, arba ES „PVM skaitmeniniame amžiuje“ paketas, yra tas, kuris dažniausiai painioja terminus. Taryba Direktyva (ES) 2025/516 buvo priimtas 2025 m. kovo 11 d. ir paskelbtas Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje 2025 m. kovo 25 d. Juo valstybėms narėms leidžiama tam tikromis sąlygomis įvesti privalomą nacionalinį elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą, tačiau ES masto skaitmeninio ataskaitų teikimo reikalavimai tarpvalstybiniams B2B sandoriams bus taikomi tik nuo 2030 m. liepos 1 d.

Todėl ViDA nenustatys naujo sąskaitų faktūrų formato įpareigojimo Estijos įmonėms 2026 m. Ir nuo 2026-09-21 patikrintuose šaltiniuose nėra Estijos teisės aktų, kurie nustatytų bendrą elektroninių sąskaitų faktūrų įpareigojimą visiems B2B sandoriams Estijoje. Vis dar galioja ta pati logika: dėl formato susitariama, registruotas pirkėjas gali paprašyti elektroninės sąskaitos faktūros, visa kita – susitarimas tarp jūsų ir kliento.

Taip pat skaitykite: Anglų

Paskutinį kartą patikrinta: 2026 m. rugsėjo 21 d.

DUK

Ar Estijoje 2026 m. bus uždrausta siųsti PDF formato sąskaitas faktūras?

Estijoje 2026 m. nėra bendro PDF sąskaitų faktūrų draudimo, o sąskaitos faktūros formatas yra numatytojo partnerių susitarimo reikalas. Pardavėjas privalo siųsti elektroninę sąskaitą faktūrą tik tuo atveju, jei pirkėjas yra įtrauktas į komercinį registrą kaip elektroninių sąskaitų gavėjas arba jei pirkėjas yra viešojo sektoriaus įstaiga.

Kada pirkėjas turi teisę reikalauti iš pardavėjo elektroninės sąskaitos faktūros?

Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą, pirkėjas gali prašyti elektroninės sąskaitos faktūros, jei jis yra įregistruotas komerciniame registre kaip elektroninių sąskaitų gavėjas ir šalys raštu nesusitarė kitaip. Be to, teisė prašyti taikoma, jei elektroninės sąskaitos faktūros pateikimas buvo atskirai susitartas sutartyje ar užsakymo sąlygose.

Kaip patikrinti, ar klientas priima kompiuterio skaitomas elektronines sąskaitas faktūras?

Norėdami patikrinti, galite naudoti nemokamą atvirų duomenų užklausą komercinio registro arireg.earveRegistriParing_v1 arba elektroninio komercinio registro informacinėje sistemoje. Užklausa rodo dabartinę būseną pagal kliento registro kodą ir elektroninių sąskaitų operatoriaus kanalą, į kurį turėtų būti siunčiama sąskaita faktūra.