PDF või e-arve Eestis 2026: mida ostja võib nõuda?

Lühivastus: e-arvet saab nõuda ainult kindlal juhul

E-kirja manuses saadetud PDF-arve ei ole e-arve. Rahandusministeeriumi selgituse järgi on e-arve ühtse standardi alusel koostatud masinloetav fail, mitte pilt arvest – kuid üldist PDF-arvete keeldu Eestis 2026. aastal ei ole, muud arveformaadid on jätkuvalt lubatud. Ostja saab Sinult masintöödeldavat e-arvet nõuda kolmel juhul:

• Kokkulepe: lepingus või tellimuses on e-arve vorm kokku lepitud.
• Registrimärge: ostja on e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud – siis annab raamatupidamise seadus talle nõudeõiguse.
• Avalik sektor: kõik avaliku sektori üksused on registris e-arve vastuvõtjad.

Kui muud standardit ei ole kokku lepitud, eeldatakse e-arve nõuetekohasust Euroopa standardile EN 16931-1 vastavuse korral.

PDF-arve ei ole sama mis e-arve

See vahe tekitab kõige rohkem segadust, sest mõlemad on „elektroonilised“. PDF on inimesele loetav dokument – Sinu klient näeb summat, kuupäeva ja IBAN-koodi, aga tarkvara peab andmed sealt ikkagi välja lugema või keegi trükib need käsitsi sisse. E-arve on struktureeritud andmefail, mis liigub müüja tarkvarast ostja tarkvarasse nii, et arve andmeid ei pea enam käsitsi sisestama.

Võta näiteks 1200-eurone teenusearve Tallinna kliendile. PDF-ina on see täiesti kehtiv arve, kui rekvisiidid on korras. E-arvena on see sama tehing masinloetavate väljadena: müüja, ostja registrikood, summa, käibemaks, maksetähtaeg. Sisu on identne, vorm ei ole.

	PDF-arve e-postiga	Masinloetav e-arve
Mis fail see on	Inimesele loetav dokument	Ühtse standardi järgi koostatud andmefail
Kas on kehtiv arve	Jah, kui rekvisiidid ja käibemaksunõuded on täidetud	Jah
Kas täidab registreeritud ostja nõude	Ei täida üksinda	Jah
Formaat	Vaba	Eesti e-arve standard või Euroopa standard (Peppol); vaidluse korral eeldatakse EN 16931-1
Töö ostja poolel	Andmed tuleb sisestada või digiteerida	Andmed jõuavad tarkvarasse automaatselt
Avalik sektor	Võimalik erand, kui asutus nõustub	Tavapraktika

Rahandusministeerium nimetab Eestis kasutusel olevat kahte vormingut – Eesti e-arve standardit ja hilisemat Euroopa standardit, mida tuntakse ka Peppol-arvena – ning soovitab ettevõtjatele Euroopa standardit, sest selle levik laieneb. Eesti lähtub formaadivabaduse põhimõttest: mõlema standardi kasutamine on lubatud.

Millal on ostjal seadusest tulenev õigus e-arvet nõuda?

Raamatupidamise seaduse § 7¹ algab vabadusest. Masintöödeldava algdokumendi vorming ja esitamise tingimused lepitakse tehingupartnerite vahel kokku, kui muu õigusakt ei sätesta teisiti. Vaikimisi on arve vorm seega kokkuleppe küsimus, mitte riigi ettekirjutus.

Edasi tuleb erand. Kui raamatupidamiskohustuslane soovib vastu võtta üksnes e-arveid, edastab ta selle info äriregistrile, mis märgib ta e-arve vastuvõtjaks ja lisab vastuvõtukanali või käitleja andmed (§ 7¹ lg 3). Just sellisel registrisse märgitud ostjal on § 7¹ lg 7 järgi õigus nõuda müüjalt e-arvet ostetud kauba või teenuse eest tasumiseks. Rahandusministeeriumi juhend ütleb selle praktilise tagajärje välja otse: kui pooled ei ole teisiti kokku leppinud, tuleb müüjatel neile esitada e-arve, ja registreerunud ettevõtteid on Eestis ligikaudu 18 000.

Piirmäärasid siin ei ole. Käibe suurus, arve summa ega töötajate arv ei loe – loeb ainult see, kas ostja on registris e-arve vastuvõtja. Muudatused jõustusid 1. juulil 2025 ja asendasid avaliku sektori senise üldise e-arve kohustuse ostja valiku põhimõttega, mis laienes ka erasektorile.

Eraldi trahvi PDF-i saatmise eest kehtivates allikates kirjas ei ole. Praktiline risk on lihtsam ja valusam: kui ostja ootab masinloetavat faili, võib arve jääda tema süsteemis menetlemata ja makse hilineb.

Mida müüja peab enne arve saatmist kontrollima?

Kolm sammu, mis võtavad kokku paar minutit.

• Registri staatus: kontrolli, kas kliendi registrikood on äriregistris e-arve vastuvõtjana kirjas. Avaandmetes on selleks eraldi e-arvete vastuvõtjate päring nimega arireg.earveRegistriParing_v1, mis on kasutusel alates 01.05.2017 ja mille jaoks ei ole vaja lepingut sõlmida. Sisendiks annad registrikoodid, vastuseks tuleb staatus – OK tähendab kehtivat seost, MR seda, et koodi ei leitud või aktiivne seos puudub.
• Kanal ja teenusepakkuja: sama päring tagastab ka teenusepakkuja tunnuse, ehk selle, kelle kaudu klient arveid vastu võtab. See ütleb Sulle, kuhu arve saata.
• Leping ja tellimus: vaata üle, kas olete formaadis juba kokku leppinud. Kokkulepe on § 7¹ vaikimisi reegel, nii et kirjalik kokkulepe muus vormingus on täiesti korrektne alus.

Kui kokkulepet ei ole ja klient on registris vastuvõtja, saada e-arve. Kui muud standardit pole valitud, on ohutu valik EN 16931-1 nõuetele vastav fail – just selle vastavuse korral eeldab seadus, et e-arve on nõuetekohane.

PDF on lubatud, kuid arve väljastamise reegel on eraldi teema

Aeta lahku kolm asja: arve sisu, käibemaksureeglid ja arve vorm. Käibemaksuseadus nõuab, et maksukohustuslane väljastaks arve üldjuhul seitsme kalendripäeva jooksul pärast kauba lähetamist või kättesaadavaks tegemist või teenuse osutamist. Sama seaduse § 37 lg 6 järgi võib arve väljastada paberil või ostja nõusolekul elektrooniliselt.

See „elektrooniliselt“ ei tähenda automaatselt e-arvet raamatupidamise seaduse tähenduses. PDF võib olla täiesti nõuetekohane arve käibemaksuarvestuse mõttes ja ikkagi jääda registreeritud ostja e-arve nõude alt puudu. Kaks reeglistikku, kaks eraldi küsimust.

Avalik sektor, erandid ja see, mille üle saab kokku leppida

2019. aastal kehtestati Eestis üldine e-arve esitamise kohustus, kui ostjaks oli avaliku sektori asutus. 2025. aastal see kohustus asendus ostja õigusega valida arve vorm. Kuna äriregistris on e-arve vastuvõtjaks juba kantud kõik avaliku sektori üksused, jätkus nende puhul sisuliselt endine režiim – aga varasemast erinevalt ei ole neil enam keelatud vajadusel erandeid teha ja muus vormis arveid vastu võtta. Ehk: riigiasutusele saada e-arve, kuid „ainult e-arve“ absoluutset keeldu enam ei ole.

Raamatupidamise seadus loetleb § 7¹ lg-s 8 ka olukorrad, kus e-arve vastuvõtja register ja nõudeõigus ei kohaldu: muu hulgas dokumendid julgeolekuasutusele, riigisaladust või salastatud välisteavet sisaldavad dokumendid, kutse- või ametisaladust hõlmavad dokumendid ning juhud, kui muu õigusakt näeb ette teistsuguse korra.

Mida ViDA muudab hiljem ja mida see 2026. aastal veel ei muuda

ViDA ehk ELi pakett „käibemaks digiajastul“ segab ajakavasid kõige sagedamini. Nõukogu direktiiv (EL) 2025/516 võeti vastu 11.03.2025 ja avaldati Euroopa Liidu Teatajas 25.03.2025. See lubab liikmesriikidel kindlatel tingimustel kehtestada siseriikliku kohustusliku e-arveldamise, kuid ELi-ülesed digitaalse aruandluse nõuded puudutavad piiriüleseid B2B-tehinguid alles alates 01.07.2030.

Seega ei tulene ViDA-st Eesti ettevõttele 2026. aastal uut arvevormi kohustust. Ja seisuga 21.09.2026 ei leidu kontrollitud allikates Eesti õigusakti, mis kehtestaks kõigile Eesti-sisestele B2B-tehingutele üldise e-arve kohustuse. Kehtib ikka sama loogika: vorm lepitakse kokku, registreeritud ostja saab e-arvet nõuda, ülejäänu on Sinu ja kliendi kokkulepe.

Loe ka: English

Viimati kontrollitud: 21. september 2026

FAQ

Kas PDF-arve saatmine on Eestis 2026. aastal keelatud?

Eestis ei ole 2026. aastal kehtestatud üldist PDF-arvete keeldu ning arve formaat on vaikimisi partnerite kokkuleppe küsimus. Müüjal tekib e-arve saatmise kohustus üksnes siis, kui ostja on äriregistrisse kantud e-arve vastuvõtjana või kui tegemist on avaliku sektori asutusega.

Millal on ostjal seaduslik õigus nõuda müüjalt e-arvet?

Raamatupidamise seaduse järgi saab ostja e-arvet nõuda, kui ta on äriregistris registreeritud e-arve vastuvõtjana ja pooled pole kirjalikult teisiti kokku leppinud. Lisaks kehtib nõudeõigus juhul, kui e-arve esitamises on lepingus või tellimuse tingimustes eraldi kokku lepitud.

Kuidas kontrollida, kas klient võtab vastu masinloetavaid e-arveid?

Kontrollimiseks saab kasutada äriregistri tasuta avaandmete päringut arireg.earveRegistriParing_v1 või e-äriregistri teabesüsteemi. Päring näitab kliendi registrikoodi alusel ära kehtiva staatuse ning e-arvete operaatori kanali, kuhu arve saata tuleb.