Ar PDF, e. sąskaita faktūra ir „Peppol“ yra tas pats?

Ką iš tikrųjų apima kiekvienas terminas

PDF formatu pateikta sąskaita faktūra, kurią el. paštu siunčiate klientui, gali būti visiškai galiojanti pagal PVM įstatymus. Ji vis tiek gali nebūti laikoma struktūrizuota elektronine sąskaita faktūra. „Peppol“ iš viso nėra formatas, tai yra tinklas, skirtas sąskaitoms faktūroms perkelti. Pagal Europos Komisijos... Elektroninių sąskaitų faktūrų apibrėžimas, elektroninė sąskaita faktūra yra sąskaitos faktūros duomenys, kurie išrašomi, siunčiami ir gaunami struktūrizuotu formatu, kurį kompiuteris gali apdoroti automatiškai. PDF, „Word“ failai, paveikslėliai, HTML ir nuskaityti dokumentai nepatenka į šį apibrėžimą. Šiuo metu galiojanti PVM taisyklė yra platesnė: ES PVM direktyvos 217 straipsnis elektroninę sąskaitą faktūrą apibrėžia kaip bet kokiu elektroniniu formatu išrašytą ir gautą sąskaitą faktūrą, o paprastas PDF failas tai puikiai atitinka. Tuo tarpu „Peppol“ yra keturių kampų tinklas sukurtas saugiam struktūrizuotų sąskaitų faktūrų perdavimui. Tai nėra atskiras formatas ir nėra automatinis teisinis reikalavimas.

Kodėl šis skirtumas svarbus jūsų sąskaitai faktūrai

Šis skirtumas yra svarbesnis nei atrodo. Jūsų buhalteris gali pasirašyti PDF failą kaip visiškai atitinkantį PVM taisykles, tačiau tas pats PDF failas vis tiek gali neatitikti pirkėjo, kuris yra užsiregistravęs gauti elektronines sąskaitas faktūras arba kuriam reikia struktūrizuotų duomenų, lūkesčių. Tai dvi atskiros taisyklių knygos, kuriose vartojamas žodis “elektroninis”.”

Kuo PDF, XML ir Peppol iš tikrųjų skiriasi praktiškai?

Kai jau žinote, kokio dokumento reikia konkrečiam pirkėjui, pasirinkimas paprastai priklauso nuo toliau pateiktoje lentelėje pateiktų duomenų. “Struktūrizuota EN 16931 sąskaita faktūra” reiškia kompiuterio skaitomą duomenų failą, paprastai XML failą, sukurtą pagal Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą EN 16931.

Funkcija El. paštu išsiųstas PDF failas Struktūrizuota EN 16931 sąskaita faktūra (sutartas kanalas) Sąskaita faktūra išsiųsta per „Peppol“
Kaip pirkėjas jį gauna Kaip priedą, kurį atidarė ir perskaitė asmuo Kaip duomenų failas, tiesiai į įmonės sistemą Kaip duomenų failą per prieigos tašką (paslaugų teikėją, kuris jungiasi prie „Peppol“ tinklo)
Automatinis apdorojimas pirkėjo programinėje įrangoje Ne, reikia įvesti ranka arba naudoti OCR (optinį simbolių atpažinimą, programinę įrangą, kuri nuskaito tekstą iš paveikslėlio) Taip, jei atitinka standartus Taip, jei dokumentas atitinka standartus.
Atitinka dabartinę ES PVM direktyvos “elektroninės sąskaitos faktūros” apibrėžtį Taip, jei jame yra reikiamas duomenų elementai Taip Taip
Atitinka Estijos registruoto e. sąskaitų gavėjo reikalavimą Paprastai ne Taip, jei susitinka EN 16931-1 arba kitas sutartas standartas Dažniausiai taip, jei pirkėjas priima šį kanalą ir dokumentas atitinka standartą
Įvykdo Latvijos įsipareigojimą dėl struktūrizuotų sąskaitų faktūrų Ne Taip, jei susitinka LVS EN 16931-1:2017 Dažniausiai taip, tomis pačiomis sąlygomis

Kitaip tariant: pats „Peppol“ kanalas nieko negarantuoja. Rezultatą lemia dokumento struktūra ir tai, ko konkretus pirkėjas iš tikrųjų prašė.

Estija: prieš siųsdami sąskaitą faktūrą, patikrinkite elektroninio verslo registrą

Nuo tada 2025 m. liepos 1 d., bet kuris apskaitos įpareigotas subjektas, įtrauktas į elektroninio verslo registrą (e-äriregister) kaip registruotas elektroninių sąskaitų gavėjas, gali reikalauti, kad jo tiekėjai išrašytų elektroninę sąskaitą faktūrą už iš jų įsigytas prekes ar paslaugas. Sąskaita faktūra laikoma tinkamai išrašyta, jei ji atitinka reikalavimus. EN 16931-1 standartas, nors abi šalys gali laisvai susitarti dėl kito tinkamo standarto. Jei įstatymas ar kitas teisės aktas nenustato kitaip, kompiuterio skaitomų pirminių dokumentų pateikimo formatą ir sąlygas šalys turi suderinti tarpusavyje.

Praktiškai tai reiškia, kad prieš siunčiant bet ką, reikia patikrinti pirkėjo įrašą elektroninio verslo registre. Jei jis ten užregistruotas kaip elektroninių sąskaitų gavėjas, reikalavimas yra jo, o ne jūsų spėlionių reikalavimas. Tikrasis kriterijus yra tai, ar dokumentas yra nuskaitomas kompiuterio, o ne tai, ar jame yra žodis “Peppol”. Estijos įstatymai šiuo metu nenustato vienos nacionalinės taisyklės, įpareigojančios visas B2B sąskaitas faktūras siųsti konkrečiai per „Peppol“. Visada patikrinkite individualų pirkėjo reikalavimą ir visas konkrečiam sektoriui taikomas taisykles, kurios gali būti taikomos papildomai.

Latvija: struktūrizuotos sąskaitos faktūros jau privalomos B2G sektoriuje

Latvijoje Apskaitos teisė struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra apibrėžiama kaip sąskaita faktūra, parengta, išsiųsta ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, kurį galima automatiškai apdoroti elektroniniu būdu ir kuri atitinka... LVS EN 16931-1:2017 standartas kartu su ES sintaksės specifikacija, į kurią daromos nuorodos į įstatymą.

Ko jau reikalaujama B2G sektoriuje

Nuo tada 2026 m. sausio 1 d., struktūrizuotos sąskaitos faktūros reikalavimas taip pat taikomas tiekėjams, kurie atsiskaito biudžetinėms įstaigoms pagal sutartis, pasirašytas iki 2025 m. Pereinamasis laikotarpis, dėl kurio buvo atidėtos tos senesnės sutartys, baigiasi tą dieną. Nuo tos pačios datos, 2026 m. sausio 1 d., Biudžetinėms įstaigoms siunčiamų struktūrizuotų sąskaitų faktūrų duomenys taip pat turi būti pateikti Latvijos mokesčių administratoriui – Valstybinei pajamų tarnybai (Valsts eiženu dienests).

Kas laukia 2028 m. įprastoje B2B prekyboje?

Svarbiausias įprastinei B2B prekybai terminas yra vėliau: nuo 2028 m. sausio 1 d., struktūrizuotų elektroninių sąskaitų faktūrų prievolė taikoma ir sąskaitoms faktūroms, išrašytoms bet kuriai kitai Latvijoje registruotai įmonei, kuri nėra biudžetinė įstaiga. Tuomet dauguma jūsų Latvijos klientų, nepriklausančių viešajam sektoriui, taip pat galės pradėti reikalauti iš jūsų struktūrizuotos sąskaitos faktūros.

Kodėl „Peppol“ dažnai yra lengviausias kelias, bet ne pats apibrėžimas

„OpenPeppol“ nuosavybė 2024 m. apžvalga paaiškina, kad elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas yra padalintas į dvi atskiras dalis: pačius struktūrizuotus sąskaitos faktūros duomenis ir jų siuntimo bei gavimo mechanizmą. Antrąją dalį tvarko „Peppol“. Jis veikia keturių kampų tinkle (4 kampų modelis), kuriame siuntėjas ir gavėjas naudojasi paslaugų teikėju, vadinamu prieigos tašku, ir šie prieigos taškai keičiasi standartizuotais verslo dokumentais tarpusavyje.

Dėl to „Peppol“ praktiškai yra išties patogus pasirinkimas: jei jūsų apskaitos programinė įranga jau prisijungia prie prieigos taško, jums nereikia kurti atskiro kanalo kiekvienam klientui. Tačiau vien „Peppol“ naudojimas nepaverčia dokumento elektronine sąskaita faktūra ir automatiškai neįvykdo jokių teisinių reikalavimų. Tai vis tiek lemia dokumento struktūra ir tai, ko iš tikrųjų reikia pirkėjui.

Kokie ES PVM taisyklių pokyčiai įsigalios 2030 m. liepos 1 d.?

Taryba priėmė Direktyva (ES) 2025/516 2025 m. kovo 11 d., iš dalies keičiant PVM direktyvą. Peržiūrėtas 217 straipsnis pakeičia dabartinę plačią “bet kokio elektroninio formato” apibrėžtį ir įsigalioja nuo 2023 m. 2030 m. liepos 1 d.. Nuo tos datos sąskaita faktūra turės būti išrašoma struktūrizuotu elektroniniu formatu, kurį galima apdoroti automatiškai, bent jau tam tikriems ataskaitų duomenims.

Tai nereiškia, kad iki 2030 m. kiekviena ES sąskaita faktūra turės keliauti būtent per Peppol sistemą. Direktyva suteikia valstybėms narėms teisę, nuo 2025 m. balandžio 14 d., įvesti nacionalines taisykles, reikalaujančias elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo sandoriams jų pačių sienose. Tai yra kiekvienos šalies pasirinkimas, o ne automatinis ES masto „Peppol“ reikalavimas. Kuris kanalas iš tikrųjų tampa privalomas, sprendžiama pagal kiekvienos šalies teisės aktus, kaip jau parodė Estija ir Latvija.

Penkių punktų patikrinimas prieš siunčiant sąskaitą faktūrą

  • Nurodykite pirkėją ir šalį. Patikrinkite, ar bendraujate su viešojo sektoriaus įstaiga, registruotu e. sąskaitų gavėju (Estijoje patikrinkite e. verslo registrą), ar įprasta privačia įmone.
  • Patikrinkite, ar reikalingi struktūrizuoti duomenys. Estijoje žiūrėkite įrašą įmonių registre. Latvijoje tai priklauso nuo to, ar pirkėjas yra biudžetinė įstaiga (reikalavimas jau taikomas), ar kitokio tipo įmonė (reikalavimas atsiranda 2028 m. sausio 1 d.).
  • Patvirtinkite formatą ir kanalą. Išsiaiškinkite, ar pakanka sutarto PDF failo, ar pirkėjui reikia duomenų failo, susisteminto taip, kad EN 16931-1. Jei reikia duomenų failo, patikrinkite, ar „Peppol“ ar kita sutarta sąsaja yra tinkamas kanalas.
  • Pridėkite pirkėjo nuorodas. Registro kodai ir bet kokie kiti identifikatoriai, kurių konkrečiai prašė pirkėjas. Be jų net techniškai teisingai struktūrizuota sąskaita faktūra nebus apdorota automatiškai.
  • Išsaugokite originalų struktūrizuotą įrašą. Išsaugokite failą, kuris buvo išsiųstas iš tikrųjų, o ne jo PDF versiją. Estijos Aukščiausiojo Teismo praktika, jeigu viena ginčo šalis ginčija dokumento, kurį kita šalis pateikė tik kaip fotokopiją, egzistavimo našta tenka šaliai, pateikusiai fotokopiją, ir teismas turi suteikti jai galimybę pateikti originalą.

Išnagrinėkite šiuos penkis punktus ir turėsite aiškų atsakymą, ką siųsti šiam konkrečiam pirkėjui, užuot pasikliavę prielaida, kad “elektroninis” visur reiškia tą patį.

DUK

Ar PDF sąskaita faktūra yra tas pats, kas elektroninė sąskaita faktūra?

Ne. PDF formato sąskaita faktūra gali būti teisiškai galiojanti, tačiau tai nėra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra, nes jos negali automatiškai apdoroti įrenginys. Elektroninė sąskaita faktūra turi atitikti EN 16931 standartą ir būti kompiuterio skaitomu formatu.

Ar „Peppol“ bus privalomas nuo 2025 m. ar nuo 2026 m.?

Ne. „Peppol“ yra sąskaitų faktūrų siuntimo tinklas, o ne prievolė. Prievolę nustato kiekvienos šalies įstatymai – Estijoje nuo 2025 m. liepos 1 d. e. sąskaitos gavėjui turi būti siunčiama struktūrizuota sąskaita faktūra, tačiau kanalas gali būti ir ne „Peppol“.

Kada Latvijoje B2B struktūrizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas taps privalomas?

Nuo 2028 m. sausio 1 d. visos Latvijoje registruotos įmonės privalės teikti viena kitai struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą. Iki tol šis reikalavimas galiojo tik biudžeto įstaigoms (B2G).

Kas pasikeis ES 2030 m. liepos 1 d.?

Nuo 2030 m. liepos 1 d. sąskaita faktūra, bent jau ataskaitų teikimo atveju, turi būti pateikta struktūrizuotu elektroniniu formatu. Tai nereiškia automatinio įpareigojimo naudotis „Peppol“ sistema – kiekviena valstybė narė pati sprendžia dėl kanalo.