Ar PDF, e. sąskaita faktūra ir „Peppol“ yra sinonimai?

El. paštu išsiųsta PDF sąskaita faktūra gali būti teisiškai galiojanti sąskaita faktūra, tačiau tai nėra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra. „Peppol“ nėra formatas, o sąskaitų faktūrų siuntimo tinklas. Europos Komisija Pagal elektroninių sąskaitų faktūrų apibrėžimą yra elektroninių sąskaitų faktūrų duomenys, kurie yra išrašomi, siunčiami ir gaunami struktūrizuotu formatu, kurį gali automatiškai apdoroti mašina; PDF, „Word“, paveikslėlių, HTML ar nuskaitytos sąskaitos faktūros nepatenka į šį apibrėžimą. Tuo pačiu metu dabartinė PVM sąskaitos faktūros apibrėžtis yra platesnė: ES PVM direktyvos 217 straipsnis elektroninė sąskaita faktūra apibrėžiama kaip sąskaita faktūra, išrašyta ir gauta bet kokiu elektroniniu formatu. Tai taip pat apima PDF. Savo ruožtu „Peppol“ yra keturkampis tinklas struktūrizuota saugiam sąskaitų faktūrų judėjimui, o ne pačiam sąskaitos faktūros formatui ar automatiniam įsipareigojimui.

Šis skirtumas yra svarbesnis nei atrodo. Jūsų buhalteris gali laikyti PDF sąskaitą faktūrą visiškai teisinga PVM tikslais, tačiau jei pirkėjas yra registruotas kaip elektroninių sąskaitų gavėjas arba jam reikia struktūrizuotų duomenų, PDF nepadės įvykdyti šios prievolės. Tai du skirtingi taisyklių rinkiniai, kuriuose netyčia vartojamas tas pats žodis „elektroninis”.

Kuo praktiškai skiriasi PDF, XML ir Peppol?

Jei reikia nuspręsti, ką siųsti konkrečiam pirkėjui, ši lentelė padės. „Struktūrizuota EN 16931 sąskaita faktūra” reiškia kompiuterio skaitomą duomenų failą (pvz., XML), kuris atitinka Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą EN 16931.

Funkcija PDF el. paštu Struktūrizuota EN 16931 sąskaita faktūra (sutartas kanalas) Sąskaita faktūra išsiųsta per „Peppoli“
Kaip pirkėjas jį gauna? Kaip priedą, asmuo atidaro ir skaito Kaip duomenų failą tiesiai į įmonės sistemą Kaip duomenų failas per prieigos tašką
Automatinis apdorojimas pirkėjo programinėje įrangoje Ne, reikia įvesti ranka arba OCR Taip, jei atitinka standartus Taip, jei dokumentas atitinka standartus.
Ar ji šiuo metu atitinka ES PVM direktyvos „elektroninės sąskaitos faktūros” apibrėžimą? Taip, jei jame yra reikiamas duomenys Taip Taip
Atitinka Estijoje registruoto e. sąskaitų gavėjo reikalavimą Paprastai ne Taip, jei tinka EN 16931-1 arba sutartas standartas Dažniausiai taip, jei pirkėjas priima šį kanalą ir dokumentas atitinka standartą
Vykdo Latvijos įsipareigojimą dėl struktūrizuotų sąskaitų faktūrų Ne Taip, jei tinka LVS EN 16931-1:2017 Dažniausiai taip, tokiomis pačiomis sąlygomis

Tai reiškia: pats „Peppol“ kanalas nieko negarantuoja. Lemia dokumento struktūra ir tai, ko pageidauja konkretus pirkėjas.

Estija: Prieš siųsdami sąskaitą faktūrą, patikrinkite elektroninio verslo registrą.

Iš Nuo 2025 m. liepos 1 d. Apskaitos subjektas, įtrauktas į komercinį registrą kaip e. sąskaitos gavėjas, gali paprašyti pardavėjo e. sąskaitos už įsigytas prekes ar paslaugas. Sąskaita laikoma tinkamai parengta, jei ji atitinka standartą EN 16931-1. Tačiau šalys taip pat gali susitarti naudoti kitą atitinkamą standartą. Formatą ir sąlygas, kuriomis turi būti teikiami kompiuterio skaitomi pirminiai dokumentai, susitaria šalys, nebent įstatymai ar kiti teisės aktai numato kitaip.

Praktiškai tai reiškia: prieš siunčiant sąskaitą faktūrą, verta patikrinti pirkėjo įrašą elektroninio verslo registre. Jei jis ten užregistruotas kaip elektroninės sąskaitos faktūros gavėjas, reikalavimas priklauso nuo jo, o ne nuo jūsų. Svarbiausia yra mašininio skaitomumo kriterijus, o ne tai, ar dokumente yra žodis „Peppol”. Šiuo metu įstatymas nenustato vieno nacionalinio reikalavimo, kuris įpareigotų visas Estijos B2B sąskaitas faktūras siųsti per „Peppol“. Visada patikrinkite konkretaus pirkėjo reikalavimą ir konkrečias srities taisykles.

Latvija: Struktūrizuotos sąskaitos faktūros jau prieinamos B2G platformoje

Latvija apskaitos teisė struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra apibrėžiama kaip sąskaita faktūra, kuri yra parengta, išsiųsta ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, kurį galima apdoroti automatiškai ir elektroniniu būdu, ir kuri atitinka LVS EN 16931-1:2017 standartą bei įstatyme nurodytą ES sintaksės specifikaciją.

Iš Nuo 2026 m. sausio 1 d. Struktūrizuotų sąskaitų faktūrų reikalavimas taip pat taikomas tiekėjams, kurie biudžeto įstaigoms teikia sąskaitas faktūras pagal sandorius, sudarytus iki 2025 m. Šių sutarčių pereinamojo laikotarpio atidėjimas baigsis. Nuo to paties termino, Nuo 2026 m. sausio 1 d., Biudžeto įstaigoms pateikti struktūrizuoti sąskaitų faktūrų duomenys taip pat turi būti perduoti Latvijos mokesčių tarnybai (Valsts ieņēmumu dienests arba Valstybinė pajamų tarnyba).

Didžiausias terminas B2B verslininkams ateis vėliau: nuo Nuo 2028 m. sausio 1 d. Struktūrizuotų elektroninių sąskaitų faktūrų įpareigojimas taikomas ir sąskaitoms faktūroms, pateiktoms kitai Latvijoje registruotai įmonei, kuri nėra biudžetinė įstaiga. Būtent tada dauguma Latvijos klientų, taip pat ir už viešojo sektoriaus ribų, gali pradėti reikalauti iš jūsų struktūrizuotų sąskaitų faktūrų.

Kodėl „Peppol“ dažnai yra patogiausias būdas, bet ne apibrėžimas?

„OpenPeppol“ paaiškina savo Peržiūrima 2024 m., kad elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymas susideda iš dviejų atskirų dalių: pačių struktūrizuotų sąskaitos faktūros duomenų ir jų siuntimo bei gavimo mechanizmo. „Peppol“ nagrinėja antrąją dalį. Tai keturių kampų tinklas (4 kampų modelis), kuriame siuntėjas ir gavėjas naudojasi paslaugų teikėjais arba prieigos taškais, kurie keičiasi standartizuotais verslo dokumentais tarpusavyje.

Dėl to „Peppol“ yra patogus pasirinkimas praktiškai: jei jūsų apskaitos programinė įranga jau prijungta prie prieigos taško, jums nereikia kurti atskiro kanalo kiekvienam klientui. Tačiau „Peppol“ naudojimas savaime nepaverčia sąskaitos faktūros elektronine sąskaita faktūra ir automatiškai neįvykdo jokių teisinių įsipareigojimų. Lemiama yra dokumento struktūra ir faktiniai pirkėjo reikalavimai.

Kas pasikeis ES PVM taisyklėse nuo 2030 m. liepos 1 d.?

Taryba priėmė 2025 m. kovo 11 d. priėmė Direktyvą (ES) 2025/516, kuria iš dalies keičiama PVM direktyva. Iš dalies pakeistas 217 straipsnis pakeičia dabartinę plačią „bet kokio elektroninio formato” apibrėžtį ir bus taikomas Nuo 2030 m. liepos 1 d.. Nuo šios datos sąskaita faktūra turi būti struktūrizuotu elektroniniu formatu, kurį galima apdoroti automatiškai, bent jau tam tikriems ataskaitų duomenims.

Tai nereiškia, kad 2030 m. visos ES sąskaitos faktūros turės būti išrašytos per „Peppoli“. Direktyva suteikia valstybėms narėms nuo 2025 m. balandžio 14 d. teisė nustatyti nacionalines taisykles, reikalaujančias elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo vidaus sandoriams. Tačiau tai yra valstybės narės pasirinkimas, o ne automatinis ES lygmens „Peppol“ įpareigojimas. Kuris konkretus kanalas tampa privalomas, kiekviena šalis sprendžia savo įstatymuose, kaip jau padarė Estija ir Latvija.

Penkių punktų patikrinimas prieš siunčiant sąskaitą faktūrą

  • Nurodykite pirkėją ir šalį: Patikrinkite, ar tai viešojo sektoriaus įstaiga, registruotas e. sąskaitų gavėjas (Estijoje – e. verslo registre), ar įprasta privati įmonė.
  • Patikrinkite struktūrizuotų duomenų reikalavimus: Estijoje patikrinkite įrašą komerciniame registre, Latvijoje atsižvelkite į tai, ar pirkėjas yra biudžetinė įstaiga (reikalavimas jau galioja), ar kita įmonė (reikalavimas bus pridėtas). Nuo 2028 m. sausio 1 d.).
  • Patvirtinkite formatą ir kanalą: Ar pakanka sutarto PDF failo, ar reikia duomenų failo, atitinkančio EN 16931-1 struktūrą? Jei reikia, taip pat patikrinkite, ar kanalui tinka „Peppol“ ar kita sutarta sąsaja.
  • Pridėti pirkėjo nuorodas: registro kodą ir kitus pirkėjo prašomus identifikatorius. Be jų net ir teisingai struktūrizuota sąskaita faktūra bus atmesta automatinio apdorojimo metu.
  • Išsaugokite originalų struktūrizuotą įrašą: Išsaugokite faktiškai išsiųstą failą, o ne jo PDF formatą. Pagal Aukščiausiojo Teismo praktiką Taikoma ši taisyklė: jeigu šalis nepripažįsta kitos šalies teismo procese pateikto dokumento, kurio pateikta tik fotokopija, egzistavimo, fotokopiją pateikusi šalis turi įrodyti jo egzistavimą ir jai turi būti suteikta galimybė teisme pateikti originalų dokumentą.

Peržiūrėję šiuos penkis punktus, turėsite aiškų atsakymą į klausimą, ką siųsti konkrečiam pirkėjui. Jums nebereikės remtis prielaida, kad „elektroninis” visur reiškia tą patį.

DUK

Ar PDF sąskaita faktūra yra tas pats, kas elektroninė sąskaita faktūra?

Ne. PDF formato sąskaita faktūra gali būti teisiškai galiojanti, tačiau tai nėra struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra, nes jos negali automatiškai apdoroti įrenginys. Elektroninė sąskaita faktūra turi atitikti EN 16931 standartą ir būti kompiuterio skaitomu formatu.

Ar „Peppol“ bus privalomas nuo 2025 m. ar nuo 2026 m.?

Ne. „Peppol“ yra sąskaitų faktūrų siuntimo tinklas, o ne prievolė. Prievolę nustato kiekvienos šalies įstatymai – Estijoje nuo 2025 m. liepos 1 d. e. sąskaitos gavėjui turi būti siunčiama struktūrizuota sąskaita faktūra, tačiau kanalas gali būti ir ne „Peppol“.

Kada Latvijoje B2B struktūrizuotas sąskaitų faktūrų išrašymas taps privalomas?

Nuo 2028 m. sausio 1 d. visos Latvijoje registruotos įmonės privalės teikti viena kitai struktūrizuotą elektroninę sąskaitą faktūrą. Iki tol šis reikalavimas galiojo tik biudžeto įstaigoms (B2G).

Kas pasikeis ES 2030 m. liepos 1 d.?

Nuo 2030 m. liepos 1 d. sąskaita faktūra, bent jau ataskaitų teikimo atveju, turi būti pateikta struktūrizuotu elektroniniu formatu. Tai nereiškia automatinio įpareigojimo naudotis „Peppol“ sistema – kiekviena valstybė narė pati sprendžia dėl kanalo.