PEPPOL ir vyriausybinės agentūros sąskaita faktūra: ar ji privaloma?

Trumpas atsakymas: Estijos viešojo sektoriaus pirkėjui privalote siųsti kompiuterio nuskaitomą elektroninę sąskaitą faktūrą, tačiau pats PEPPOL nėra teisinė prievolė. Nuo 2025 m. liepos 1 d. Apskaitos įstatyme taikomas principas „pirkėjas pasirenka“: Apskaitos subjektas, elektroninio verslo registre registruotas kaip elektroninės sąskaitos gavėjas, turi teisę pareikalauti iš pardavėjo elektroninės sąskaitos faktūros. (RPS § 7¹ (7)), o sąskaita faktūra, atitinkanti EN 16931-1 standartą, laikoma tinkama. Šalys taip pat gali susitarti dėl kito atitinkamo standarto. Finansų ministerija pažymi, kad visi viešojo sektoriaus subjektai yra registruojami kaip elektroninių sąskaitų gavėjai komerciniame registre, nors pirkėjas dabar gali padaryti išimtis, jei pageidauja. Taigi, PDF formato sąskaitos faktūros siuntimas el. paštu ministerijai, miesto valdžiai ar universitetui nėra saugus numatytasis pasirinkimas. PEPPOL yra vienas iš įprastų tokių sąskaitų faktūrų pristatymo kanalų, o ne atskiras teisinis reikalavimas.

Kodėl PDF nėra numatytoji parinktis el. paštui?

Finansų ministerija tiesiai šviesiai teigia, kad elektroninė sąskaita faktūra yra ne tik sąskaitos faktūros paveikslėlis, bet ir pagal bendrą standartą parengtas kompiuterio skaitomas failas, kuris iš pardavėjo programinės įrangos keliauja į pirkėjo programinę įrangą be rankinio įvedimo. PDF formatu to negalima padaryti. Valstybinės įstaigos apskaitos skyrius tikisi struktūrizuoto failo, o PDF formatas ten ir lieka – skirtas žmonių skaitymui.

Taip, viešojo sektoriaus pirkėjas gegužės padaryti išimtį nuo 2025 m. Tačiau tai jo, o ne jūsų sprendimas. Jei sutartis yra PDF formatu, išimkite ją iš sutarties ar susirašinėjimo kaip įskaitomą. Pagal RPS 7¹ straipsnio 1 dalį formatas lieka tik šalių susitarimo reikalu, nebent kitas teisės aktas numato kitaip.

Kuo skiriasi PEPPOL, EN 16931 ir elektroninės sąskaitos faktūros?

EN 16931 yra Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartas: jame nurodoma, kurie duomenų laukai yra sąskaitoje faktūroje ir ką jie reiškia. PEPPOL yra tinklo ir techninis susitarimas dėl to, kaip sąskaita perduodama iš vieno operatoriaus kitam. Tarp jų yra specifikacija: „Peppol BIS Billing 3.0“ yra EN 16931 diegimo vadovas arba pagrindinė sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacija.. Todėl atitinkama sąskaita faktūra taip pat atitinka EN 16931 standartą.

Todėl Estijoje „Peppol“ sąskaita faktūra vadinama Europos standartine sąskaita faktūra. Ministerija kartu pabrėžia, kad leidžiami tiek Estijos, tiek Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartai, nes galioja formato laisvės principas.

Ar sąskaitos faktūros suma turi įtakos e. sąskaitos faktūros įsipareigojimams?

Registre turi būti nurodyta: E. sąskaitos gavėjo ir jos apdorotojo ID arba kita informacija apie gavimo kanalą (RPS § 7¹ (3)). Pataisytose nuostatose nenumatyti jokie finansiniai apribojimai: minimali sąskaitos faktūros suma, apyvarta ar pirkimo sutarties riba. 120 eurų ir 120 000 eurų sąskaitoms faktūroms taikoma ta pati taisyklė. Todėl reikia tikrinti pirkėją, o ne sąskaitos faktūros sumą.

Kontekstas: 2019 m. Estijoje viešojo sektoriaus pirkėjams buvo įvesta bendra prievolė teikti elektronines sąskaitas faktūras, o 2025 m. ši prievolė buvo pakeista pirkėjo pasirinkimo teise ir išplėsta į privatų sektorių. ES pusėje tai įpareigoja Direktyva 2014/55/ES reikalauja, kad viešosios perkančiosios organizacijos priimtų elektronines sąskaitas faktūras, kurios atitinka Europos standartą..

Ką reikia patikrinti prieš siunčiant?

• Teisėtas pirkėjas ir registracijos kodas: Sąskaitos faktūros gavėjas yra įstaiga, o ne skyrius ar projekto vadovas. Registro kodas reikalingas kitam žingsniui.
• Registro įrašas: e. verslo registro e. sąskaitų gavėjų užklausa (galima nuo 2017-05-01, sutartis nereikalinga) grąžina registracijos kodą, pavadinimą, paslaugų teikėjo ID ir būseną. „Gerai“ reiškia galiojantį ryšį.
• Nuorodos: sutarties numeris, pirkimo ar pirkimo užsakymo nuoroda. Nė vienas iš peržiūrėtų šaltinių nepateikia vieno privalomo nuorodos lauko visoje šalyje, todėl prieš pirmąją sąskaitą faktūrą paprašykite pirkėjo pateikti šią informaciją.
• Pristatymo kanalas: jūsų apskaitos programinė įranga arba elektroninių sąskaitų operatorius. Ministerija taip pat įtraukė elektroninių sąskaitų operatorių į Estijos operatorių sąrašą. Jums nereikia savo PEPPOL prieigos taško.

Pavyzdys: 1200 eurų sąskaita faktūra trims vyriausybės klientams

Ta pati 1200 eurų mokymo paslaugos sąskaita faktūra atitenka ministerijai, savivaldybei ir universitetui. Visos trys yra registre įrašytos e. sąskaitų gavėjos, tačiau jų paslaugų teikėjai gali skirtis. Jūs to nepasirenkate: jūsų operatorius arba programinė įranga nukreipia sąskaitą faktūrą į registre nurodytą kanalą.

Verta prisiminti vieną niuansą. Jei sutartyje nurodyta, kad naudosite Estijos elektroninių sąskaitų faktūrų standartą, tai sąskaita faktūra bus siunčiama šiuo formatu, nes sutartis yra viršesnė už PEPPOL. O jei pirkėjas prašyme neturi būsenos „Gerai“, tai automatiškai nereiškia leidimo siųsti PDF failą. Paklauskite pirkėjo, kokiu formatu ir per kurį kanalą sąskaitos faktūros tikimasi.

Kas jau įvyko ir kas dar įvyks?

„Peppol BIS Billing“ 3.0.21 versija buvo išleista 2026 m. gegužės 20 d. ir yra privaloma nuo 2026 m. rugpjūčio 17 d.. Patvirtinimo taisyklės ir kodų sąrašai pasikeitė, tačiau tai jūsų operatoriaus arba programinės įrangos, o ne jūsų, darbas. Jei siunčiate sąskaitas faktūras per tiesioginę sąsają, paprašykite tiekėjo patvirtinimo, kad versija buvo atnaujinta.

Kitas didelis ženklas yra tarpvalstybinis: Tarybos direktyva (ES) 2025/516 nustato elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo ir skaitmeninių ataskaitų teikimo tvarką ES vidaus sandoriams nuo 2030 m. liepos 1 d.

Estijos teisėje nėra bendros B2B elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo prievolės. Galioja principas „pirkėjas pasirenka“, o įmonės sprendimas dėl registracijos priklauso nuo jos pačios. Jei kas nors jums parduoda sprendimą, pretekstu „nedelsiant įsigaliojantis įsipareigojimas“, paprašykite šio skyriaus.

Taip pat skaitykite: Anglų

Paskutinį kartą patikrinta: 2026 m. rugsėjo 14 d.

DUK

Ar PEPPOL naudojimas yra privalomas teikiant sąskaitas faktūras Estijos vyriausybinėms agentūroms?

Ne, pats PEPPOL nėra tiesioginis teisinis reikalavimas, o techninis teikimo kanalas. Pagal Apskaitos įstatymą, viešajam sektoriui turi būti teikiama kompiuterio skaitoma elektroninė sąskaita faktūra, atitinkanti EN 16931 standartą arba Estijos standartą.

Ar galiu el. paštu išsiųsti sąskaitą faktūrą vyriausybinei įstaigai PDF formatu?

Pagal numatytuosius nustatymus tai neleidžiama, nes viešojo sektoriaus institucijos tikisi kompiuterio skaitomo failo ir yra registruotos kaip elektroninių sąskaitų gavėjos. PDF formato sąskaitos faktūros siuntimas yra teisiškai leidžiamas tik tuo atveju, jei pirkėjas padarė išimtį ir šalys dėl to aiškiai susitarė.

Ar sąskaitos faktūros piniginė suma turi įtakos reikalavimui pateikti e. sąskaitą faktūrą?

Ne, įstatyme nėra nustatytų minimalių sandorių sumų ar pirkimų apribojimų. Jums reikia patikrinti pirkėjo statusą elektroniniame verslo registre, o ne sąskaitos faktūros sumą, nes taisyklė taikoma bet kokio dydžio sąskaitoms faktūroms.