PEPPOL ja valtion viraston lasku: onko se pakollinen?

Lyhyt vastaus: Sinun on lähetettävä koneellisesti luettava sähköinen lasku Viron julkisen sektorin ostajalle, mutta PEPPOL itsessään ei ole lakisääteinen velvoite. 1.7.2025 alkaen kirjanpitolaissa on sovellettu "ostaja valitsee" -periaatetta: Verkkolaskun vastaanottajaksi sähköiseen yritysrekisteriin rekisteröidyllä kirjanpitovelvollisella on oikeus pyytää myyjältä verkkolasku. (RPS § 7¹ (7)), ja standardin EN 16931-1 mukainen lasku katsotaan asianmukaiseksi. Osapuolet voivat sopia myös muusta asiaankuuluvasta standardista. Valtiovarainministeriö toteaa, että kaikki julkisen sektorin yksiköt rekisteröidään sähköisten laskujen vastaanottajiksi kaupparekisteriin, vaikka ostaja voi nyt tehdä poikkeuksia halutessaan. Joten sähköpostitse ministeriölle, kaupungille tai yliopistolle lähetetty PDF-lasku ei ole turvallinen oletusvaihtoehto. PEPPOL on yksi yleinen kanava tällaisen laskun toimittamiseen, ei erillinen lakisääteinen vaatimus.

Miksi PDF ei ole oletusvaihtoehto sähköpostin kanssa?

Valtiovarainministeriö sanoo suoraan, että sähköinen lasku ei ole vain kuva laskusta, vaan yhteisen standardin mukaisesti laadittu koneluettava tiedosto, joka siirtyy myyjän ohjelmistosta ostajan ohjelmistoon ilman manuaalista syötettä. PDF ei tee tätä. Valtion viraston kirjanpito-osasto odottaa strukturoitua tiedostoa, ja PDF pysyy siellä – ihmisen luettavana.

Kyllä, julkinen ostaja saattaa tehdä poikkeuksen vuodesta 2025 alkaen. Mutta se on hänen päätöksensä, ei sinun. Jos sopimus on PDF-muodossa, poista se sopimuksesta tai kirjeenvaihdosta luettavassa muodossa. RPS:n 7¹ §:n 1 momentin mukaan muoto on edelleen vain osapuolten välinen sopimusasia, ellei muussa lainsäädännössä toisin määrätä.

Mitä eroa on PEPPOLilla, EN 16931 -standardilla ja sähköisellä laskulla?

EN 16931 on eurooppalainen sähköisen laskun standardi: se kertoo, mitkä tietokentät laskulla ovat ja mitä ne tarkoittavat. PEPPOL on verkko- ja tekninen sopimus siitä, miten lasku liikkuu operaattorilta toiselle. Niiden välillä on erittely: Peppol BIS Billing 3.0 on EN 16931 -standardin mukainen käyttöönotto-opas eli Core Invoice Usage Specification.. Vastaava lasku on siis myös standardin EN 16931 mukainen.

Siksi Virossa "Peppol-laskua" kutsutaan eurooppalaiseksi standardilaskuksi. Ministeriö korostaa samalla, että sekä Viron että eurooppalaiset e-laskustandardit ovat sallittuja, koska muotovapauden periaate on voimassa.

Vaikuttaako laskun summa verkkolaskuvelvollisuuteen?

Rekisterin tulee sisältää: Verkkolaskun vastaanottajan ja sen käsittelijän tunnistetiedot tai muut tiedot vastaanottokanavasta (RPS § 7¹ (3)). Tarkistetut säännökset eivät sisällä rahallisia rajoituksia: ei laskun vähimmäismäärää, liikevaihtoa tai hankintasopimuksen kynnysarvoa. 120 euron laskuun ja 120 000 euron laskuun sovelletaan samaa sääntöä. Siksi on tarkistettava ostaja, ei laskun määrä.

Tausta: Virossa otettiin vuonna 2019 käyttöön yleinen velvollisuus lähettää sähköisiä laskuja julkisen sektorin ostajille. Vuonna 2025 se korvattiin ostajan valintaoikeudella ja laajennettiin koskemaan yksityistä sektoria. EU:n puolella se velvoittaa Direktiivi 2014/55/EU edellyttää hankintaviranomaisilta eurooppalaisen standardin mukaisten sähköisten laskujen hyväksymistä.

Mitä tarkistaa ennen lähettämistä?

• Oikeudellinen ostaja ja rekisterinumero: Laskun vastaanottaja on oppilaitos, ei osasto tai projektipäällikkö. Rekisterikoodia tarvitaan seuraavaa vaihetta varten.
• Rekisterimerkintä: verkkokaupparekisterin verkkolaskun vastaanottajien kysely (saatavilla 01.05.2017 alkaen, ei sopimusta vaadita) palauttaa rekisterikoodin, nimen, palveluntarjoajan tunnuksen ja tilan. "OK" tarkoittaa voimassa olevaa yhteyttä.
• Viitteet: sopimusnumero, hankinta- tai ostotilausviite. Yksikään tarkastelluista lähteistä ei tarjoa yhtä pakollista valtakunnallista viitekenttää, joten kysy ostajalta nämä tiedot ennen ensimmäistä laskua.
• Toimituskanava: kirjanpito-ohjelmistosi tai verkkolaskuoperaattorisi. Ministeriö mainitsee myös verkkolaskuttajapalvelun Viron operaattoreiden joukossa. Et tarvitse omaa PEPPOL-yhteyspistettä.

Esimerkki: 1 200 euron lasku kolmelle valtion asiakkaalle

Sama 1200 euron koulutuspalvelulasku menee ministeriölle, kunnalle ja yliopistolle. Kaikki kolme ovat rekisterissä verkkolaskun vastaanottajia, mutta niiden palveluntarjoajat voivat olla eri. Et valitse tätä: operaattorisi tai ohjelmistosi ohjaa laskun rekisterissä ilmoitettuun kanavaan.

Yksi vivahde on syytä muistaa. Jos sopimuksessa mainitaan, että käytät Viron e-laskustandardia, lasku lähetetään tässä muodossa, koska sopimus on ensisijainen PEPPOL-sopimukseen nähden. Ja jos ostajalla ei ole pyynnössä "OK"-tilaa, se ei automaattisesti tarkoita lupaa lähettää PDF-tiedostoa. Kysy ostajalta, missä muodossa ja mitä kanavaa pitkin laskua odotetaan.

Mitä on jo tapahtunut ja mitä on vielä tulossa?

Peppol BIS Billing -versio 3.0.21 julkaistiin 20.05.2026 ja se on pakollinen 17.08.2026 alkaen.. Validointisäännöt ja koodilistat ovat muuttuneet, mutta tämä on operaattorisi tai ohjelmistosi työtä, ei sinun. Jos lähetät laskuja suoran rajapinnan kautta, pyydä toimittajaltasi vahvistus, että versio on päivitetty.

Seuraava iso merkki on rajat ylittävä: Neuvoston direktiivi (EU) 2025/516 vahvistetaan menettely EU:n sisäisten liiketoimien sähköiselle laskutukselle ja digitaaliselle raportoinnille 1.7.2030 alkaen.

Viron lainsäädännössä ei ole yleistä yritysten välistä sähköisen laskutuksen velvoitetta. "Ostaja valitsee" -periaate on voimassa, ja yrityksen oma päätös rekisteröitymisestä on heidän. Jos joku myy sinulle ratkaisun "välittömästi voimaan tulevan velvoitteen" varjolla, pyydä tätä osiota.

Lue myös: englanti

Viimeksi tarkistettu: 14. syyskuuta 2026

Usein kysytyt kysymykset

Onko PEPPOLin käyttö pakollista lähetettäessä laskuja Viron valtion virastoille?

Ei, PEPPOL ei itsessään ole suora lakisääteinen vaatimus, vaan tekninen toimituskanava. Kirjanpitolain mukaan julkiselle sektorille on toimitettava koneellisesti luettava sähköinen lasku, joka on EN 16931 -standardin tai Viron standardin mukainen.

Voinko lähettää laskun viranomaiselle PDF-tiedostona sähköpostitse?

Oletusarvoisesti se ei ole sallittua, koska julkisen sektorin laitokset odottavat koneellisesti luettavassa muodossa olevaa tiedostoa ja ne on rekisteröity sähköisten laskujen vastaanottajiksi. PDF-laskun lähettäminen on lain mukaan sallittua vain, jos ostaja on tehnyt poikkeuksen ja osapuolet ovat siitä selvästi sopineet.

Vaikuttaako laskun rahamäärä e-laskun lähettämisvaatimukseen?

Ei, laissa ei ole asetettu vähimmäistapahtumamääriä tai hankintarajoja. Sinun on tarkistettava ostajan tila sähköisestä kaupparekisteristä, ei laskun summaa, koska sääntö koskee kaikkia laskuja niiden koosta riippumatta.