PEPPOL ja riigiasutuse arve: kas see on kohustuslik?

Lühike vastus: Eesti avaliku sektori ostjale pead saatma masinloetava e-arve, aga PEPPOL ise ei ole seadusest tulenev kohustus. Alates 01.07.2025 kehtib raamatupidamise seaduses „ostja valib“ põhimõte: e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud raamatupidamiskohustuslasel on õigus nõuda müüjalt e-arvet (RPS § 7¹ lg 7), ja nõuetekohaseks loetakse arve, mis vastab standardile EN 16931-1. Pooled võivad kokku leppida ka mõne muu asjakohase standardi. Rahandusministeerium märgib, et äriregistris on e-arve vastuvõtjaks registreeritud kõik avaliku sektori üksused, kuigi erandeid võib ostja nüüd soovi korral teha. Nii et ministeeriumile, linnavalitsusele või ülikoolile e-kirjaga saadetud PDF-arve ei ole turvaline vaikevalik. PEPPOL on üks levinud kanal sellise arve kohaletoimetamiseks, mitte eraldi juriidiline nõue.

Miks ei ole PDF e-kirjaga vaikevalik?

Rahandusministeerium ütleb otse, et e-arve ei ole lihtsalt pilt arvest, vaid ühtse standardi alusel koostatud masinloetav fail, mis liigub müüja tarkvarast ostja omasse ilma käsitsi sisestamist. PDF seda ei tee. Riigiasutuse raamatupidamine ootab struktureeritud faili ja PDF jääb sinna kõrvale – inimesele lugemiseks.

Jah, avaliku sektori ostja tohib alates 2025. aastast erandi teha. Aga see on tema otsus, mitte Sinu oma. Kui kokkulepe on PDF, võta see lepingust või kirjavahetusest välja loetavana. RPS § 7¹ lg 1 järgi jääb vorming poolte kokkuleppe asjaks ainult siis, kui mõni muu õigusakt teisiti ei sätesta.

Mis vahe on PEPPOL-il, standardil EN 16931 ja e-arvel?

EN 16931 on Euroopa e-arve standard: see ütleb, millised andmeväljad arvel on ja mida need tähendavad. PEPPOL on võrgustik ja tehniline kokkulepe, kuidas arve ühest operaatorist teise liigub. Nende vahel on spetsifikatsioon: Peppol BIS Billing 3.0 on EN 16931 rakendusjuhend ehk Core Invoice Usage Specification. Sellele vastav arve vastab seega ka EN 16931-le.

Seepärast räägitaksegi Eestis „Peppol-arvest“ kui Euroopa standardi arvest. Ministeerium rõhutab samas, et lubatud on nii Eesti kui Euroopa e-arve standard, sest kehtib formaadivabaduse põhimõte.

Kas arve summa mõjutab e-arve kohustust?

Registrisse kantakse e-arve vastuvõtja ja tema töötleja tunnus või muu vastuvõtukanali info (RPS § 7¹ lg 3). Läbi vaadatud sätetes ei ole ühtki rahalist piiri: ei arve miinimumsummat, käibe- ega hankelepingu piirmäära. 120-eurone ja 120 000-eurone arve alluvad samale reeglile. Kontrollida tuleb seega ostjat, mitte arve summat.

Taustaks: 2019. aastal kehtestati Eestis üldine e-arve esitamise kohustus avaliku sektori ostja puhul, 2025. aastal asendus see ostja valikuõigusega ja laienes ka erasektorile. ELi poolelt kohustab direktiiv 2014/55/EL avaliku sektori hankijaid Euroopa standardile vastavaid e-arveid vastu võtma.

Mida kontrollida enne saatmist?

• Juriidiline ostja ja registrikood: arve saaja on asutus, mitte osakond või projektijuht. Registrikood on vaja järgmiseks sammuks.
• Registrikanne: e-äriregistri e-arvete vastuvõtjate päring (kasutusel alates 01.05.2017, lepingut sõlmida ei ole vaja) tagastab registrikoodi, nime, teenusepakkuja tunnuse ja staatuse. „OK“ tähendab kehtivat seost.
• Viited: lepingu number, hanke- või ostutellimuse viide. Ühtset üleriigilist kohustuslikku viitevälja ükski läbi vaadatud allikas ei sätesta, seega küsi need andmed ostja käest enne esimest arvet.
• Saatmiskanal: oma raamatupidamistarkvara või e-arve operaator. Ministeerium loetleb Eesti operaatorite hulgas ka E-arveldaja. Oma PEPPOL-i ligipääsupunkti (Access Point) Sul vaja ei ole.

Näide: 1200-eurone arve kolmele riigikliendile

Sama koolitusteenuse arve summas 1200 eurot läheb ministeeriumile, vallavalitsusele ja ülikoolile. Kõik kolm on registris e-arve vastuvõtjad, aga nende teenusepakkuja võib olla erinev. Sina seda ei vali: Sinu operaator või tarkvara suunab arve registris näidatud kanalisse.

Üks nüanss tasub meeles pidada. Kui leping ütleb, et kasutate Eesti e-arve standardit, siis läheb arve selles vormingus, sest kokkulepe käib PEPPOL-ist ette. Ja kui ostja pole päringus staatusega „OK“, siis ei tähenda see automaatselt luba PDF-i saata. Küsi ostjalt üle, millises vormis ja millisesse kanalisse arvet oodatakse.

Mis on juba juhtunud ja mis alles tuleb?

Peppol BIS Billing versioon 3.0.21 avaldati 20.05.2026 ja on kohustuslik alates 17.08.2026. Muutusid valideerimisreeglid ja koodiloendid, aga see on Sinu operaatori või tarkvara töö, mitte Sinu oma. Kui saadad arveid otseliidese kaudu, küsi tarnijalt kinnitust, et versioon on uuendatud.

Järgmine suur tähis on piiriülene: nõukogu direktiiv (EL) 2025/516 seab ELi-sisestele tehingutele e-arvete ja digiaruandluse korra alates 01.07.2030.

Üldist B2B e-arve kohustust Eesti seaduses ei ole. Kehtib „ostja valib“ põhimõte ja registrisse kandmine on ettevõtte enda otsus. Kui keegi müüb Sulle lahendust „kohe jõustuva kohustuse“ ettekäändel, küsi paragrahvi.

Loe ka: English

Viimati kontrollitud: 14. september 2026

FAQ

Kas PEPPOL-i kasutamine on Eesti riigiasutusele arve esitamisel kohustuslik?

Ei, PEPPOL ise ei ole otseselt seadusest tulenev nõue, vaid üks tehniline kohaletoimetamise kanal. Raamatupidamise seaduse järgi peab avalikule sektorile esitama standardile EN 16931 või Eesti standardile vastava masinloetava e-arve.

Kas riigiasutusele tohib saata arve PDF-failina e-postiga?

Vaikimisi ei tohi, sest avaliku sektori asutused ootavad masinloetavat faili ja on registrisse kantud e-arve vastuvõtjatena. PDF-arve saatmine on seaduslikult lubatud üksnes juhul, kui ostja on teinud erandi ja pooled on selles selgelt kokku leppinud.

Kas arve rahaline summa mõjutab e-arve esitamise nõuet?

Ei, seaduses puuduvad tehingu miinimumsummad või hankepiirmäärad. Kontrollida tuleb ostja staatust e-äriregistris, mitte arve summat, sest reegel kehtib ühtemoodi igas suuruses arvele.