PEPPOL un valsts iestādes rēķins: vai tas ir obligāts?

Īsa atbilde: Jums ir jānosūta mašīnlasāms e-rēķins Igaunijas publiskā sektora pircējam, taču PEPPOL pats par sevi nav juridisks pienākums. Sākot ar 2025. gada 1. jūliju, Grāmatvedības likumā ir spēkā princips "pircējs izvēlas": Grāmatvedības subjektam, kas e-uzņēmumu reģistrā reģistrēts kā e-rēķina saņēmējs, ir tiesības pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu. (RPS § 7¹ (7)), un par pareizu tiek uzskatīts rēķins, kas atbilst standartam EN 16931-1. Puses var vienoties arī par citu atbilstošu standartu. Finanšu ministrija norāda, ka visas publiskā sektora struktūras ir reģistrētas komercreģistrā kā e-rēķinu saņēmējas, lai gan pircējs tagad var izdarīt izņēmumus, ja vēlas. Tāpēc PDF rēķins, kas nosūtīts pa e-pastu ministrijai, pilsētas pārvaldei vai universitātei, nav droša noklusējuma opcija. PEPPOL ir viens izplatīts kanāls šāda rēķina piegādei, nevis atsevišķa juridiska prasība.

Kāpēc PDF nav noklusējuma opcija e-pastam?

Finanšu ministrija tieši norāda, ka e-rēķins nav tikai rēķina attēls, bet gan mašīnlasāms fails, kas sagatavots, pamatojoties uz vienotu standartu, un kas pārvietojas no pārdevēja programmatūras uz pircēja programmatūru bez manuālas ievades. PDF to nedara. Valsts iestādes grāmatvedības departaments sagaida strukturētu failu, un PDF tur arī paliek – cilvēka lasīšanai.

Jā, publiskā sektora pircējs maijs lai no 2025. gada izdarītu izņēmumu. Taču tas ir viņa, nevis jūsu lēmums. Ja līgums ir PDF formātā, izņemiet to no līguma vai sarakstes kā salasāmu. Saskaņā ar RPS 7¹. panta (1) daļu formāts paliek tikai pušu vienošanās jautājums, ja vien citā tiesību aktā nav noteikts citādi.

Kāda ir atšķirība starp PEPPOL, EN 16931 un e-rēķinu?

EN 16931 ir Eiropas e-rēķinu standarts: tas nosaka, kuri datu lauki ir rēķinā un ko tie nozīmē. PEPPOL ir tīkla un tehniska vienošanās par to, kā rēķins pārvietojas no viena operatora uz otru. Starp tiem ir specifikācija: Peppol BIS Billing 3.0 ir EN 16931 ieviešanas rokasgrāmata jeb pamata rēķinu lietošanas specifikācija.. Tāpēc arī atbilstošais rēķins atbilst standartam EN 16931.

Tāpēc Igaunijā "Peppol rēķinu" dēvē par Eiropas standarta rēķinu. Vienlaikus ministrija uzsver, ka ir atļauts izmantot gan Igaunijas, gan Eiropas e-rēķinu standartus, jo ir spēkā formāta brīvības princips.

Vai rēķina summa ietekmē e-rēķina saistības?

Reģistrā jāiekļauj: E-rēķina saņēmēja un tā apstrādātāja ID vai cita informācija par saņemšanas kanālu (RPS § 7¹ (3)). Pārskatītajos noteikumos nav ietverti nekādi finanšu ierobežojumi: nav noteikta minimālā rēķina summa, apgrozījums vai iepirkuma līguma slieksnis. Rēķinam 120 eiro apmērā un rēķinam 120 000 eiro apmērā tiek piemērots viens un tas pats noteikums. Tādēļ ir jāpārbauda pircējs, nevis rēķina summa.

Konteksts: Igaunijā 2019. gadā tika ieviests vispārējs pienākums iesniegt e-rēķinus publiskā sektora pircējiem, 2025. gadā tas tika aizstāts ar pircēja izvēles tiesībām un attiecināts uz privāto sektoru. ES pusē tas uzliek par pienākumu Direktīva 2014/55/ES nosaka, ka publiskajām līgumslēdzējām iestādēm ir jāpieņem e-rēķini, kas atbilst Eiropas standartam.

Kas jāpārbauda pirms nosūtīšanas?

• Juridiskais pircējs un reģistrācijas kods: Rēķina saņēmējs ir iestāde, nevis nodaļa vai projekta vadītājs. Reģistrācijas kods ir nepieciešams nākamajai darbībai.
• Reģistra ieraksts: e-komercreģistra e-rēķinu saņēmēju vaicājums (pieejams no 01.05.2017., līgums nav nepieciešams) atgriež reģistra kodu, nosaukumu, pakalpojumu sniedzēja ID un statusu. "OK" nozīmē derīgu savienojumu.
• Atsauces: līguma numurs, iepirkuma vai pirkuma pasūtījuma atsauce. Neviens no pārskatītajiem avotiem nenodrošina vienotu, obligātu atsauces lauku visā valstī, tāpēc pirms pirmā rēķina lūdziet pircējam šo informāciju.
• Piegādes kanāls: jūsu grāmatvedības programmatūra vai e-rēķinu operators. Ministrija starp Igaunijas operatoriem ir iekļāvusi arī e-rēķinu veidotāju. Jums nav nepieciešams savs PEPPOL piekļuves punkts.

Piemērs: 1200 eiro rēķins trim valdības klientiem

Viens un tas pats apmācību pakalpojuma rēķins 1200 eiro apmērā nonāk ministrijas, pašvaldības un universitātes rīcībā. Visas trīs ir e-rēķinu saņēmēji reģistrā, taču to pakalpojumu sniedzēji var atšķirties. Jūs to neizvēlaties: jūsu operators vai programmatūra novirza rēķinu uz reģistrā norādīto kanālu.

Ir vērts atcerēties vienu niansi. Ja līgumā ir norādīts, ka izmantosiet Igaunijas e-rēķina standartu, tad rēķins tiks nosūtīts šajā formātā, jo līgums ir prioritārs pār PEPPOL. Un, ja pircējam pieprasījumā nav statusa "OK", tas automātiski nenozīmē atļauju nosūtīt PDF failu. Pajautājiet pircējam, kādā formātā un pa kuru kanālu rēķins ir gaidāms.

Kas jau ir noticis un kas vēl tikai notiks?

Peppol BIS Billing 3.0.21 versija tika izlaista 20.05.2026. un ir obligāta no 17.08.2026.. Validācijas noteikumi un kodu saraksti ir mainījušies, taču tas ir jūsu operatora vai programmatūras, nevis jūsu darbs. Ja rēķinus sūtāt, izmantojot tiešo saskarni, lūdziet savam piegādātājam apstiprinājumu, ka versija ir atjaunināta.

Nākamā lielā zīme ir pārrobežu: Padomes Direktīva (ES) 2025/516 nosaka elektronisko rēķinu izrakstīšanas un digitālās ziņošanas procedūru darījumiem ES iekšienē no 2030. gada 1. jūlija.

Igaunijas likumdošanā nav noteikta vispārēja pienākuma izmantot B2B e-rēķinus. Ir spēkā princips „pircējs izvēlas“, un uzņēmuma lēmums par reģistrēšanos ir viņa ziņā. Ja kāds jums pārdod risinājumu, aizbildinoties ar „nekavējoties spēkā stājasošu pienākumu“, pieprasiet šo sadaļu.

Lasiet arī: Angļu

Pēdējoreiz pārbaudīts: 2026. gada 14. septembrī

Bieži uzdotie jautājumi

Vai PEPPOL izmantošana ir obligāta, iesniedzot rēķinus Igaunijas valdības iestādēm?

Nē, PEPPOL pats par sevi nav tieša juridisks pienākums, bet gan tehnisks piegādes kanāls. Saskaņā ar Grāmatvedības likumu publiskajam sektoram ir jānodrošina mašīnlasāms e-rēķins, kas atbilst standartam EN 16931 vai Igaunijas standartam.

Vai es varu nosūtīt rēķinu valsts iestādei PDF faila formātā pa e-pastu?

Pēc noklusējuma tas nav atļauts, jo publiskā sektora iestādes sagaida mašīnlasāmu failu un ir reģistrētas kā e-rēķinu saņēmēji. PDF rēķina nosūtīšana ir juridiski atļauta tikai tad, ja pircējs ir izdarījis izņēmumu un puses par to ir skaidri vienojušās.

Vai rēķina naudas summa ietekmē prasību iesniegt e-rēķinu?

Nē, likumā nav noteiktu minimālo darījumu summu vai iepirkuma ierobežojumu. Jums jāpārbauda pircēja statuss e-komercreģistrā, nevis rēķina summa, jo noteikums attiecas uz jebkura lieluma rēķiniem.