Vai PDF, e-rēķins un Peppol ir sinonīmi?

Pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins var būt juridiski derīgs rēķins, taču tas nav strukturēts e-rēķins. Peppol nav formāts, bet gan rēķinu sūtīšanas tīkls. Eiropas Komisija Pēc e-rēķinu definīcijas ir e-rēķina dati, kas tiek izdoti, nosūtīti un saņemti strukturētā formātā, ko iekārta var automātiski apstrādāt; PDF, Word, attēlu, HTML vai skenēti rēķini neietilpst šajā definīcijā. Tajā pašā laikā pašreizējā PVN rēķina definīcija ir plašāka: ES PVN direktīvas 217. pants definē elektronisko rēķinu kā rēķinu, kas izdots un saņemts jebkurā elektroniskā formātā. Tas ietver arī PDF. Savukārt Peppol ir četrstūra tīkls strukturēta drošai rēķinu apritei, nevis pašam rēķina formātam vai automātiskām saistībām.

Šī atšķirība ir svarīgāka, nekā šķiet. Jūsu grāmatvedis var uzskatīt PDF rēķinu par pilnīgi pareizu PVN vajadzībām, taču, ja pircējs ir reģistrēts kā e-rēķina saņēmējs vai tam ir nepieciešami strukturēti dati, PDF nepalīdzēs ar šo pienākumu. Tie ir divi dažādi noteikumu kopumi, kuros nejauši tiek lietots viens un tas pats vārds „elektronisks”.

Kāda ir atšķirība starp PDF, XML un Peppol praksē?

Ja jums jāizlemj, ko sūtīt konkrētam pircējam, palīdzēs šī tabula. „Strukturēts EN 16931 rēķins” nozīmē mašīnlasāmu datu failu (piemēram, XML), kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam EN 16931.

Funkcija PDF pa e-pastu Strukturēts EN 16931 rēķins (saskaņots kanāls) Rēķins nosūtīts, izmantojot Peppoli
Kā pircējs to iegūst? Kā pielikumu persona atver un lasa Kā datu fails tieši uzņēmuma sistēmā Kā datu fails, izmantojot piekļuves punktu
Automātiska apstrāde pircēja programmatūrā Nē, nepieciešama manuāla ievade vai OCR Jā, ja tas atbilst standartam Jā, ja dokuments atbilst standartam.
Vai tas pašlaik atbilst ES PVN direktīvas "elektroniskā rēķina" definīcijai? Jā, ja tajā ir ietverts nepieciešamais dati Jā Jā
Atbilst Igaunijā reģistrēta e-rēķinu saņēmēja prasībai Parasti nē Jā, ja tas der EN 16931-1 vai saskaņots standarts Pārsvarā jā, ja pircējs pieņem šo kanālu un dokuments atbilst standartam
Izpilda Latvijas strukturēto rēķinu saistības Nē Jā, ja tas der LVS EN 16931-1:2017 Lielākoties jā, ar tādiem pašiem nosacījumiem

Tas nozīmē: Peppol kanāls pats par sevi neko negarantē. To nosaka dokumenta struktūra un konkrētā pircēja pieprasījums.

Igaunija: Pirms rēķina nosūtīšanas pārbaudiet e-komercijas reģistru

No No 2025. gada 1. jūlija Grāmatvedības subjekts, kas komercreģistrā reģistrēts kā e-rēķina saņēmējs, var pieprasīt no pārdevēja e-rēķinu par iegādātajām precēm vai pakalpojumiem. Rēķins tiek uzskatīts par pareizi sagatavotu, ja tas atbilst standartam EN 16931-1. Tomēr puses var vienoties arī par cita atbilstoša standarta izmantošanu. Par mašīnlasāmu avota dokumentu iesniegšanas formātu un nosacījumiem vienojas puses, ja vien likumā vai citā tiesību aktā nav noteikts citādi.

Praksē tas nozīmē: pirms rēķina nosūtīšanas ir vērts pārbaudīt pircēja ierakstu e-komercreģistrā. Ja viņš tur ir reģistrēts kā e-rēķina saņēmējs, prasība ir viņa, nevis jūsu ziņā. Pārbaude ir mašīnlasāmība, nevis tas, vai dokumentā ir vārds "Peppol". Pašlaik likums nenosaka vienotu valsts mēroga prasību, kas uzliktu par pienākumu visus Igaunijas B2B rēķinus sūtīt, izmantojot Peppol. Vienmēr pārbaudiet konkrētā pircēja prasību un attiecīgās jomas īpašos noteikumus.

Latvija: Strukturēti rēķini jau ir pieejami B2G tirgū

Latvija grāmatvedības tiesības definē strukturētu elektronisko rēķinu kā rēķinu, kas ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ko var apstrādāt automātiski un elektroniski, un kas atbilst LVS EN 16931-1:2017 standartam un likumā minētajai ES sintakses specifikācijai.

No No 2026. gada 1. janvāra Strukturēta rēķina prasība attiecas arī uz piegādātājiem, kuri iesniedz budžeta iestādēm rēķinus, pamatojoties uz darījumiem, kas noslēgti pirms 2025. gada. Šo līgumu pārejas perioda atlikšana beigsies. Sākot ar to pašu termiņu, No 2026. gada 1. janvāra, strukturētie rēķinu dati, kas iesniegti budžeta iestādēm, ir jānosūta arī Valsts ieņēmumu dienestam.

Lielākais termiņš B2B uzņēmējiem pienāks vēlāk: no plkst. No 2028. gada 1. janvāra Strukturētu elektronisko rēķinu pienākums attiecas arī uz rēķiniem, kas iesniegti citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kas nav budžeta iestāde. Šis ir brīdis, kad lielākā daļa Latvijas klientu var sākt pieprasīt no jums strukturētus rēķinus, arī ārpus publiskā sektora.

Kāpēc Peppol bieži vien ir ērtākais veids, bet ne definīcija?

OpenPeppol skaidro savu Pārskatā 2024. gadam, ka e-rēķiniem ir divas atšķirīgas daļas: paši strukturētie rēķinu dati un mehānisms to nosūtīšanai un saņemšanai. Peppol nodarbojas ar otro daļu. Tas ir četru stūru tīkls (4 stūru modelis), kur sūtītājs un saņēmējs izmanto pakalpojumu sniedzējus jeb piekļuves punktus, kas savā starpā apmainās ar standartizētiem biznesa dokumentiem.

Tas padara Peppol par ērtu izvēli praksē: ja jūsu grāmatvedības programmatūra jau ir pievienota piekļuves punktam, jums nav jāveido atsevišķs kanāls katram klientam. Tomēr Peppol izmantošana pati par sevi nepārvērš rēķinu par e-rēķinu un automātiski neizpilda nekādas juridiskas saistības. Joprojām noteicošā ir dokumenta struktūra un pircēja faktiskās prasības.

Kas mainīsies ES PVN noteikumos no 2030. gada 1. jūlija?

Padome pieņēma 2025. gada 11. marts pieņēma Direktīvu (ES) 2025/516, ar ko groza PVN direktīvu. Grozītais 217. pants aizstāj pašreizējo plašo definīciju „jebkurš elektronisks formāts” un tiks piemērots No 2030. gada 1. jūlija. Sākot ar šo datumu, rēķinam jābūt strukturētā elektroniskā formātā, ko var apstrādāt automātiski, vismaz attiecībā uz noteiktiem pārskatu datiem.

Tas nenozīmē, ka visiem ES rēķiniem 2030. gadā būs jānonāk caur Peppoli. Direktīva dod dalībvalstīm no 2025. gada 14. aprīļa tiesības noteikt valsts noteikumus, kas paredz elektronisko rēķinu izrakstīšanu iekšzemes darījumiem. Tomēr šī ir dalībvalsts izvēle, nevis automātisks ES līmeņa Peppol pienākums. To, kurš konkrētais kanāls kļūst obligāts, katra valsts izlemj savos tiesību aktos, kā to jau ir izdarījušas Igaunija un Latvija.

Piecu punktu pārbaude pirms rēķina nosūtīšanas

  • Identificējiet pircēju un valsti: Pārbaudiet, vai tā ir publiskā sektora iestāde, reģistrēts e-rēķinu saņēmējs (Igaunijā — e-komercijas reģistrā) vai parasts privāts uzņēmums.
  • Pārbaudiet strukturēto datu prasības: Igaunijā pārbaudiet komercreģistra ierakstu, Latvijā ņemiet vērā, vai pircējs ir budžeta iestāde (prasība jau ir spēkā) vai cits uzņēmums (prasība tiks pievienota). No 2028. gada 1. janvāra).
  • Apstipriniet formātu un kanālu: Vai pietiek ar saskaņotu PDF failu vai ir nepieciešams datu fails EN 16931-1 struktūrā? Ja nepieciešams, pārbaudiet arī, vai kanālam ir piemērota Peppol vai cita saskaņota saskarne.
  • Pievienot pircēja atsauces: reģistrācijas kods un citi pircēja pieprasītie identifikatori. Bez tiem pat pareizi strukturēts rēķins tiks noraidīts automātiskai apstrādei.
  • Saglabāt sākotnējo strukturēto ierakstu: Saglabājiet faktiski nosūtīto failu, nevis tā PDF atveidojumu. Saskaņā ar Augstākās tiesas praksi Ir spēkā šāds noteikums: ja puse neatzīst otras puses iesniegta dokumenta esamību tiesvedībā, no kura ir iesniegta tikai fotokopija, pusei, kas iesniegusi fotokopiju, ir jāpierāda tā esamība un tai ir jādod iespēja tiesā uzrādīt oriģināldokumentu.

Kad būsiet izskatījis šos piecus punktus, jums būs skaidra atbilde uz jautājumu, ko sūtīt konkrētam pircējam. Jūs vairs nebūsiet atkarīgs no pieņēmuma, ka „elektronisks” visur nozīmē vienu un to pašu.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai PDF rēķins ir tas pats, kas e-rēķins?

Nē. PDF rēķins var būt juridiski derīgs, taču tas nav strukturēts e-rēķins, jo to nevar automātiski apstrādāt iekārta. E-rēķinam ir jāatbilst standartam EN 16931 un jābūt mašīnlasāmā formātā.

Vai Peppol būs obligāts no 2025. vai 2026. gada?

Nē. Peppol ir rēķinu nosūtīšanas tīkls, nevis pienākums. Pienākumu nosaka katras valsts likumdošana – Igaunijā no 2025. gada 1. jūlija e-rēķina saņēmējam ir jānosūta strukturēts rēķins, taču kanāls var būt arī cits, nevis Peppol.

Kad B2B strukturētā rēķinu izrakstīšana kļūs obligāta Latvijā?

Sākot ar 2028. gada 1. janvāri, visiem Latvijā reģistrētajiem uzņēmumiem būs pienākums viens otram iesniegt strukturētu elektronisko rēķinu. Pirms tam šī prasība attiecās tikai uz budžeta iestādēm (B2G).

Kas mainīsies ES 2030. gada 1. jūlijā?

No 2030. gada 1. jūlija rēķinam jābūt strukturētā elektroniskā formātā, vismaz datu ziņošanai. Tas nenozīmē automātisku Peppol pienākumu — katra dalībvalsts pati lemj par kanālu.