Vai PDF, e-rēķins un Peppol ir viens un tas pats?

Ko katrs termins faktiski aptver

PDF rēķins, ko nosūtāt klientam pa e-pastu, var būt pilnībā derīgs saskaņā ar PVN likumu. Tas joprojām var netikt uzskatīts par strukturētu e-rēķinu. Peppol nemaz nav formāts, bet gan tīkls rēķinu pārvietošanai. Saskaņā ar Eiropas Komisijas noteikumiem. e-rēķinu definīcija, e-rēķins ir rēķina dati, kas tiek izdoti, nosūtīti un saņemti strukturētā formātā, ko dators var apstrādāt automātiski. PDF, Word faili, attēli, HTML un skenēti dokumenti neietilpst šajā definīcijā. Pašlaik spēkā esošie PVN noteikumi ir plašāki: ES PVN direktīvas 217. pants definē elektronisko rēķinu kā tādu, kas izdots un saņemts jebkurā elektroniskā formātā, un vienkāršs PDF fails to pilnībā apmierina. Tikmēr Peppol ir četru stūru tīkls izveidots strukturētu rēķinu drošai pārvietošanai. Tas nav atsevišķs formāts, un tā nav automātiska juridiski noteikta prasība.

Kāpēc šī atšķirība ir svarīga jūsu rēķinam

Šī atšķirība ir svarīgāka, nekā izskatās. Jūsu grāmatvedis var parakstīt PDF failu kā pilnībā atbilstošu PVN noteikumiem, taču tas pats PDF fails joprojām var neapmierināt pircēju, kurš ir reģistrējies e-rēķinu saņemšanai vai kuram nepieciešami strukturēti dati. Tās ir divas atsevišķas noteikumu grāmatas, kurās viens un tas pats vārds ir “elektronisks”.”

Kā PDF, XML un Peppol praksē atšķiras?

Kad zināt, kurš dokuments ir nepieciešams konkrētajam pircējam, izvēle parasti ir atkarīga no tālāk redzamajā tabulā norādītā. "Strukturēts EN 16931 rēķins" nozīmē mašīnlasāmu datu failu, parasti XML failu, kas izveidots atbilstoši Eiropas e-rēķinu standartam EN 16931.

Funkcija E-pastā nosūtīts PDF Strukturēts EN 16931 rēķins (saskaņots kanāls) Rēķins nosūtīts, izmantojot Peppol
Kā pircējs to saņem Kā pielikumu, ko atvērusi un izlasījusi persona Kā datu fails, tieši uzņēmuma sistēmā Kā datu failu, izmantojot piekļuves punktu (pakalpojumu sniedzēju, kas pieslēdzas Peppol tīklam)
Automātiska apstrāde pircēja programmatūrā Nē, nepieciešama manuāla ievade vai OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana, programmatūra, kas nolasa tekstu no attēla) Jā, ja tas atbilst standartam Jā, ja dokuments atbilst standartam.
Atbilst ES PVN direktīvas pašreizējai “elektroniskā rēķina” definīcijai Jā, ja tajā ir ietverts nepieciešamais datu elementi Jā Jā
Atbilst Igaunijas reģistrētā e-rēķinu saņēmēja prasībai Parasti nē Jā, ja tas atbilst EN 16931-1 vai cits saskaņots standarts Pārsvarā jā, ja pircējs pieņem šo kanālu un dokuments atbilst standartam
Izpilda Latvijas strukturēto rēķinu saistības Nē Jā, ja tas atbilst LVS EN 16931-1:2017 Lielākoties jā, ar tādiem pašiem nosacījumiem

Citiem vārdiem sakot: Peppol kanāls pats par sevi negarantē neko. Rezultātu nosaka dokumenta struktūra un tas, ko konkrētais pircējs faktiski ir pieprasījis.

Igaunija: pirms rēķina nosūtīšanas pārbaudiet e-komercijas reģistru

Kopš 2025. gada 1. jūlijā, jebkura grāmatvedības pienākumu pildoša vienība, kas reģistrēta e-komercreģistrā (e-äriregister) kā reģistrēts e-rēķinu saņēmējs, var pieprasīt saviem piegādātājiem izrakstīt e-rēķinu par no tiem iegādātajām precēm vai pakalpojumiem. Rēķins tiek uzskatīts par pareizi izrakstītu, ja tas atbilst EN 16931-1 standarts, lai gan abas puses var vienoties par citu piemērotu standartu. Ja vien likums vai cits tiesību akts neparedz citādi, mašīnlasāmu avota dokumentu iesniegšanas formātu un noteikumus abas puses vienojas savā starpā.

Praksē tas nozīmē, ka pirms jebkādu dokumentu nosūtīšanas ir jāpārbauda pircēja ieraksts e-komercreģistrā. Ja pircējs tur ir reģistrēts kā e-rēķinu saņēmējs, prasība ir viņa, nevis jūsu ziņā. Īstais pārbaudījums ir tas, vai dokuments ir mašīnlasāms, nevis tas, vai tajā kaut kur parādās vārds "Peppol". Igaunijas likumdošana pašlaik neparedz vienotu valsts mēroga noteikumu, kas visus B2B rēķinus obligāti sūtītu caur Peppol. Vienmēr pārbaudiet individuālā pircēja prasību un visus nozarei specifiskos noteikumus, kas varētu tikt piemēroti papildus tai.

Latvija: strukturētie rēķini jau ir obligāti B2G segmentā

Latvijā Grāmatvedības likums definē strukturētu elektronisko rēķinu kā rēķinu, kas ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, ko var automātiski elektroniski apstrādāt un kas atbilst prasībām. LVS EN 16931-1:2017 standarts kopā ar ES sintakses specifikāciju, uz kuru tiesību akti atsaucas.

Kas jau ir nepieciešams B2G tirgū

Kopš 2026. gada 1. janvāris, strukturētā rēķina prasība attiecas arī uz piegādātājiem, kas izraksta rēķinus budžeta iestādēm saskaņā ar līgumiem, kas parakstīti pirms 2025. gada. Pārejas periods, kas aizkavēja šo vecāku līgumu noslēgšanu, beidzas šajā datumā. No tā paša datuma, 2026. gada 1. janvāris, dati no strukturētiem rēķiniem, kas nosūtīti budžeta iestādēm, ir jāziņo arī Latvijas nodokļu iestādei – Valsts ieņēmumu dienestam.

Kas 2028. gadā gaidāms parastajā B2B tirdzniecībā?

Termiņš, kas ir vissvarīgākais parastajai B2B tirdzniecībai, pienāk vēlāk: no plkst. 2028. gada 1. janvāris, strukturētā e-rēķina pienākums attiecas arī uz rēķiniem, kas izrakstīti jebkuram citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam, kas nav budžeta iestāde. Šajā brīdī lielākā daļa jūsu Latvijas klientu ārpus publiskā sektora varēs sākt pieprasīt arī no jums strukturētu rēķinu.

Kāpēc Peppol bieži vien ir vieglākais ceļš, bet ne definīcija

OpenPeppol pašu 2024. gada pārskats skaidro, ka e-rēķinu sistēma ir sadalīta divās atsevišķās daļās: pašos strukturētajos rēķina datos un to nosūtīšanas un saņemšanas mehānismā. Peppol apstrādā otro daļu. Tā darbojas četru stūru tīklā (4 stūru modelis), kurā gan sūtītājs, gan saņēmējs izmanto pakalpojumu sniedzēju, ko sauc par piekļuves punktu, un šie piekļuves punkti savā starpā apmainās ar standartizētiem biznesa dokumentiem.

Tas padara Peppol par patiesi ērtu izvēli praksē: ja jūsu grāmatvedības programmatūra jau izveido savienojumu ar piekļuves punktu, jums nav jāveido atsevišķs kanāls katram klientam. Taču Peppol izmantošana pati par sevi nepārvērš dokumentu par e-rēķinu un automātiski neizpilda nekādas juridiskas prasības. To joprojām nosaka dokumenta struktūra un tas, kas pircējam faktiski ir nepieciešams.

Kādas izmaiņas ES PVN noteikumos stāsies spēkā 2030. gada 1. jūlijā?

Padome pieņēma Direktīva (ES) 2025/516 2025. gada 11. martā, ar ko groza PVN direktīvu. Pārskatītais 217. pants aizstāj pašreizējo plašo definīciju “jebkurš elektronisks formāts” un stājas spēkā no 2030. gada 1. jūlijā. Sākot ar šo datumu, rēķins būs jāizraksta strukturētā elektroniskā formātā, ko var apstrādāt automātiski, vismaz attiecībā uz noteiktiem pārskatu datiem.

Tas nenozīmē, ka katram ES rēķinam līdz 2030. gadam būs jāceļo tieši caur Peppol sistēmu. Direktīva dod dalībvalstīm tiesības, no 2025. gada 14. aprīļa, ieviest iekšzemes noteikumus, kas paredz elektronisko rēķinu izrakstīšanu darījumiem to robežās. Tā ir katras valsts izvēle, nevis automātiska Peppol prasība visā ES. To, kurš kanāls faktiski kļūst obligāts, nosaka katras valsts tiesību akti, kā to jau ir parādījušas Igaunija un Latvija.

Piecu punktu pārbaude pirms rēķina nosūtīšanas

  • Identificējiet pircēju un valsti. Pārbaudiet, vai jums ir darīšana ar publiskā sektora iestādi, reģistrētu e-rēķinu saņēmēju (Igaunijā pārbaudiet e-komercijas reģistru) vai parastu privātu uzņēmumu.
  • Pārbaudiet, vai ir nepieciešami strukturēti dati. Igaunijā apskatiet uzņēmumu reģistra ierakstu. Latvijā tas ir atkarīgs no tā, vai pircējs ir budžeta iestāde (prasība jau ir spēkā) vai cita veida uzņēmums (prasība rodas, kad 2028. gada 1. janvāris).
  • Apstipriniet formātu un kanālu. Noskaidrojiet, vai pietiek ar saskaņotu PDF failu vai arī pircējam ir nepieciešams datu fails, kas strukturēts tā, lai EN 16931-1. Ja nepieciešams datu fails, pārbaudiet, vai Peppol vai cita saskaņota saskarne ir pareizais kanāls.
  • Pievienojiet pircēja atsauces. Reģistra kodi un jebkādi citi identifikatori, ko pircējs ir īpaši pieprasījis. Bez tiem pat tehniski pareizi strukturēts rēķins netiks apstrādāts automātiski.
  • Saglabājiet sākotnējo strukturēto ierakstu. Saglabājiet faktiski nosūtīto failu, nevis tā PDF versiju. Igaunijas Augstākās tiesas prakse, ja viena tiesvedības puse apstrīd dokumenta esamību, ko otra puse ir iesniegusi tikai fotokopijas veidā, pienākums pierādīt dokumenta esamību gulstas uz fotokopijas iesniegušo pusi, un tiesai ir jādod tai iespēja uzrādīt oriģinālu.

Izstrādājiet šos piecus punktus, un jums būs skaidra atbilde par to, ko sūtīt šim konkrētajam pircējam, nevis paļauties uz pieņēmumu, ka "elektronisks" visur nozīmē vienu un to pašu.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai PDF rēķins ir tas pats, kas e-rēķins?

Nē. PDF rēķins var būt juridiski derīgs, taču tas nav strukturēts e-rēķins, jo to nevar automātiski apstrādāt iekārta. E-rēķinam ir jāatbilst standartam EN 16931 un jābūt mašīnlasāmā formātā.

Vai Peppol būs obligāts no 2025. vai 2026. gada?

Nē. Peppol ir rēķinu nosūtīšanas tīkls, nevis pienākums. Pienākumu nosaka katras valsts likumdošana – Igaunijā no 2025. gada 1. jūlija e-rēķina saņēmējam ir jānosūta strukturēts rēķins, taču kanāls var būt arī cits, nevis Peppol.

Kad B2B strukturētā rēķinu izrakstīšana kļūs obligāta Latvijā?

Sākot ar 2028. gada 1. janvāri, visiem Latvijā reģistrētajiem uzņēmumiem būs pienākums viens otram iesniegt strukturētu elektronisko rēķinu. Pirms tam šī prasība attiecās tikai uz budžeta iestādēm (B2G).

Kas mainīsies ES 2030. gada 1. jūlijā?

No 2030. gada 1. jūlija rēķinam jābūt strukturētā elektroniskā formātā, vismaz datu ziņošanai. Tas nenozīmē automātisku Peppol pienākumu — katra dalībvalsts pati lemj par kanālu.