Sąskaitos faktūros kūrimas programoje „Excel“: kodėl tai laiko švaistymas?

Trumpai tariant: kodėl verta rinktis specializuotą programinę įrangą, o ne „Excel“?

• Tinkamumas tikslui: „Excel“ yra skaičiuoklių programa, o „Bilnex“ – pardavimo sąskaitų faktūrų kūrimo programinė įranga. Viena yra universali, kita skirta specialiai sąskaitų faktūrų išrašymui.
• Duomenų paveldėjimas: „Bilnex“ kliento duomenis pildo remdamasi pačiu Komerciniu registru, „Excel“ programoje tai daroma tik rankiniu būdu.
• Saugumas ir kontrolė: Sistema tikrina sumas ir privalomus laukus, pašalindama žmogiškąsias klaidas.
• E. sąskaitos siuntimas: Tik speciali aplinka gali siųsti mašininio skaitymo e. sąskaitas faktūras. Nepaisant to, kad e. sąskaitos faktūros yra XML formatu, joms siųsti reikalingas operatoriaus tinklas.

---

„Microsoft Excel“ neabejotinai yra vienas galingiausių įrankių skaičių pasaulyje, tačiau sąskaitos faktūros kūrimas „Excel“ programoje vis tiek yra tarsi gyvatvorės genėjimas šveicarišku peiliu. Jis yra daugiafunkcis ir visada po ranka, tačiau galiausiai rezultatas neefektyvus. Nors gyvatvorėms naudingos specialios žirklės ir pjūklai, geriausias įrankis sąskaitoms faktūroms kurti yra „Bilnex“.

Jei nebenorite dirbti su skaičiuoklėmis, išbandykite „Bilnex“ nemokamas sąskaitų faktūrų generatorius.

Kodėl verta naudoti „Bilnex“, o ne kurti sąskaitas faktūras „Excel“ programoje?

Didžiausias „Excel“ privalumas yra begalinis lankstumas. Tai taip pat didžiausias jos trūkumas, kai kalbama apie sąskaitas faktūras. Tereikia vieno neteisingo paspaudimo ar papildomos vietos, ir jūsų profesionali sąskaita faktūra gali virsti paslaptinga dėlione, kurioje visi skaičiai staiga tampa datomis.

Kas iš mūsų nėra matęs šių „Excel“ klaidų?

• #DIV/0! – Netyčia bandote dalyti iš neegzistuojančio dydžio ir „Excel“ nusprendžia, kad šiandien matematika baigta.
• #VALUE! – Netyčia įvedėte tekstą į skaičių langelį (pvz., reikšmę ir vienetą tame pačiame lauke) ir formulė sugenda.
• #REF! – Netyčia ištrynėte langelį, kuriuo rėmėsi kita formulė, ir dabar visos sąskaitos faktūros pagrindas yra “sugadintas”.

Viena paprasta klaida reiškia, kad turite tapti detektyvu, o ne tik siųsti sąskaitą.

„Bilnex“ sukurtas atsižvelgiant į apskaitos taisykles. Tai reiškia, kad skaičiavimai visada teisingi, o informacijos įvedimas į sąskaitą faktūrą yra intuityvus. Jūsų svarbiausi duomenys yra apsaugoti nuo atsitiktinio perrašymo ir jums niekada nereikės nerimauti, kad klientas gaus sąskaitą faktūrą su klaidos pranešimu, o ne sumos. Be to, visada turėsite palaikymą. „Bilnex“ klientų aptarnavimo aplinka ir komanda.

Automatinis greitis, palyginti su rankiniu sąskaitų faktūrų kūrimu

Jei sąskaitas faktūras kuriate „Excel“ programoje, kiekvieną kartą turite rankiniu būdu ieškoti ir įvesti kliento vardą, pavardę, registracijos kodą, adresą ir kt. Tai grynas rankinis darbas, kuriame yra daug klaidų. „Bilnex“ atsiskaitymų aplinka yra susieta su Komerciniu registru – tiesiog įveskite įmonės pavadinimą ir sistema per kelias sekundes užpildys visus duomenis. Tai taupo laiką ir užtikrina, kad sąskaitos faktūros duomenys atitiktų reikalavimus ir būtų teisingi.

Siųsti el. sąskaitą faktūrą „Excel“ programoje neįmanoma

Statinis „Excel“ failas gali sugeneruoti tik PDF formato sąskaitą faktūrą, kuri iš esmės yra jūsų sąskaitos faktūros paveikslėlis. Tačiau šiandien daugelis partnerių reikalauja kompiuterio nuskaitomų elektroninių sąskaitų faktūrų. Estijoje elektroninė sąskaita faktūra turi būti pateikta, jei jūsų klientas (nesvarbu, ar tai valstybinė įstaiga, ar privati įmonė) yra užsiregistravęs kaip elektroninių sąskaitų gavėjas Komerciniame registre ir to prašo iš jūsų.

Kas yra elektroninė sąskaita faktūra ir kodėl „Excel“ programa su ja susiduria su problemomis?

E. sąskaita faktūra nėra PDF failas. Tai duomenų rinkinys specifiniu XML formatu, kuris nėra siunčiamas įprastu el. laišku. E. sąskaita faktūra saugiai keliauja operatoriaus tinklu tiesiai iš vienos įmonės aplinkos į kitos įmonės apskaitos programinę įrangą. Naudojant „Bilnex“ sąskaitų faktūrų programinę įrangą, e. sąskaita faktūra automatiškai siunčiama tinkamu formatu ir tinkamais kanalais. Jums tai tik vieno mygtuko paspaudimas, o klientui tai reiškia, kad duomenys atkeliauja be klaidų, o sąskaita faktūra apmokama greičiau.

Dažnai užduodami klausimai apie „Excel“ ir sąskaitų faktūrų išrašymą

Ar galiu „Excel“ programoje sukurtą sąskaitą faktūrą siųsti kaip elektroninę sąskaitą faktūrą?

Negalite siųsti el. sąskaitos faktūros tiesiai iš „Excel“. „Excel“ gali sukurti PDF failą, kuris iš esmės yra sąskaitos faktūros vaizdas. Teisinė el. sąskaita faktūra yra specialus XML failas, kuris operatoriaus tinklu keliauja tiesiai į kitos įmonės apskaitos sistemą. Norėdami tai padaryti, turite naudoti sąskaitų faktūrų išrašymo aplinką, pvz., „Bilnex“, kuri sugeneruoja teisingą failą ir automatiškai siunčia jį per saugų operatoriaus tinklą.

Kaip ištaisyti „Excel“ klaidą #VALUE! arba #REF! pardavimo sąskaitoje faktūroje?

Šios klaidos dažniausiai atsiranda, kai formulė nurodo tuščią langelį arba bando sujungti tekstą ir skaičius (pvz., vietoj “10 vnt.” turėtų būti tiesiog “10”, o vienetas – atskirame langelyje). Norint išvengti šių klaidų, patartina naudoti specialią sąskaitų faktūrų programinę įrangą, kurioje formulės yra užrakintos, o matematinė analizė veikia automatiškai, jums netyčia jos nesugadinant.

Ar „Excel“ sąskaitos faktūros šablonas atitinka Buhalterinės apskaitos įstatymo reikalavimus?

„Excel“ šablonas yra teisėtas tik tuo atveju, jei rankiniu būdu įvedėte visus privalomus duomenis (sąskaitos faktūros numerį, datą, šalis, sumas, mokėjimo terminą ir kt.). „Excel“ programoje labai lengva netyčia palikti lauką tuščią arba padaryti smulkių klaidų. „Bilnexi“ neleidžia išrašyti sąskaitos faktūros, kol teisingai neužpildyti visi teisiškai privalomi laukai.

Kodėl sąskaitų faktūrų išrašymo programinė įranga yra saugesnė nei „Excel“?

Kitaip nei „Excel“ failas, esantis jūsų kompiuterio standžiajame diske ir gali būti pamestas arba užkrėstas virusu, „Bilnex“ saugo jūsų duomenis. Jis atitinka visus saugumo reikalavimus ir užtikrina, kad Jūsų atsiskaitymo istorija visada prieinama 7 metus, kaip reikalaujama pagal įstatymą.. Užšifruotų elektroninių sąskaitų siuntimas taip pat yra žymiai saugesnis nei PDF failų siuntimas el. paštu, kai sukčiai gali perimti pokalbį patogiu metu ir, pavyzdžiui, pakeisti sąskaitos numerius.