Sąžiningai: nėra universalaus skaičiaus, ir bet kuris puslapis, žadantis tiksliai “X minučių vienai sąskaitai faktūrai”, parduoda jums kažkieno kito vidurkį. Tačiau jūsų pačių skaičių galima išmatuoti dešimčia sąskaitų faktūrų, o santaupų šaltinis visur yra tas pats. Rankinis sąskaitų faktūrų tvarkymas skirstomas į keturis būdus: duomenų įvedimas į sistemą, sąskaitos faktūros suderinimas su užsakymu ar sutartimi, laukimas patvirtinimų ir klaidų bei tiekėjų užklausų sprendimas. Automatizavimas pirmiausia paveikia pirmuosius du (įvedimą ir suderinimą), nes tai yra grynas darbas su dokumentais. Su... 73% apskaitos įmonių, įdiegusių automatizavimą, klausimas nebėra “ar tai veikia”, o “kiek tu procesas yra tokio pobūdžio darbas”.
Kaip jūs vertinate savo santaupas, turėdami dešimt sąskaitų faktūrų?
Paimkite dešimt iš eilės einančių pirkimo sąskaitų faktūrų ir apskaičiuokite trijų dalykų laiką: minutes, skirtas duomenų įvedimui, minutes, skirtas suderinimui ir tikrinimui, minutes, skirtas laukti ir gauti patvirtinimus. Padauginkite iš mėnesio sąskaitų faktūrų skaičiaus. Tai jūsų pradinis rodiklis – be jo kiekvienas “sutaupymas” yra rinkodara. Tikriausiai pamatysite tokį modelį: įvedimas ir suderinimas dominuoja, kai sąskaitos faktūros atkeliauja PDF formatu; kai tiekėjai siunčia elektronines sąskaitas faktūras, įvedimo žingsnis kanalo lygmenyje išnyksta – struktūrizuotų duomenų nereikia skaityti. Štai kodėl pirmoji automatizavimo pergalė dažnai yra... Perjungimas yra e. sąskaitų gavimas, o ne programinės įrangos pirkimas.
Iš kur gaunamos santaupos, kad
Pirmiausia atliekamas įvedimas: dokumentas nuskaitomas mašininiu būdu, įrašas gimsta kaip pasiūlymas. Antra, suderinimas: sistema sutikrina sąskaitą faktūrą su užsakymu ir pačiu banko judėjimu ir pažymi tik išimtis; peržiūrą paverčia atranka. Trečia, patvirtinimai pagreitėja, nes sąskaita faktūra nebėra kažkieno gautuosiuose, o pagal taisyklę nukreipiama tinkamam asmeniui. Kas lieka po automatizavimo: išimtys, interpretavimas ir pokalbiai su tiekėjais, kai kažkas iš tikrųjų negerai. Neplanuokite šios dalies iki nulio: tai vertinga darbo dalis.
Kada automatizavimas atsiperka?
Įvertinkite išmatuotas mėnesines valandas pagal automatizavimo kainą ir pridėkite klaidų kainą prie lygties: rankinio įrašo taisymas kainuoja daugiau nei pats įrašas, nes klaida išryškėja vėliau. Jei jūsų išmatuota rutina yra mažiau nei pora valandų per mėnesį, praleiskite automatizavimą: džiaugsmas neatpirks sąrankos. Jei tai matuojama darbo dienomis, atsakymas jau įrašytas lygtyje.