Rehellisesti sanottuna: ei ole olemassa universaalia lukua, ja mikä tahansa sivu, joka lupaa täsmälleen "X minuuttia laskua kohden", myy sinulle jonkun toisen keskiarvoa. Mutta oma lukusi voidaan mitata kymmenellä laskulla, ja säästöjen mekanismit ovat kaikkialla samat. Manuaalinen laskujen käsittely jakautuu neljään osaan: tietojen syöttäminen järjestelmään, laskun yhdistäminen tilaukseen tai sopimukseen, hyväksyntöjen odottaminen sekä virheiden ja toimittajakyselyiden ratkaiseminen. Automaatio käsittelee ensin kahta ensimmäistä (syöttö ja yhdistäminen), koska ne ovat puhdasta dokumentointityötä. 73% tilitoimistoista, jotka ovat ottaneet käyttöön automaation, kysymys ei ole enää "toimiiko se", vaan "kuinka paljon" sinä prosessi on sellaista työtä".
Miten mittaat omat säästösi kymmenellä laskulla?
Ota kymmenen peräkkäistä ostolaskua ja mittaa niistä kolme asiaa: tietojen syöttämiseen käytetyt minuutit, tietojen yhteensovittamiseen ja tarkistamiseen käytetyt minuutit sekä hyväksyntöjen odottamiseen ja metsästämiseen käytetyt minuutit. Kerro ne kuukausittaisen laskumäärän määrällä. Tämä on lähtökohtasi – ilman sitä jokainen "säästö" on markkinointia. Todennäköisesti näet seuraavan kaavan: syöttö ja yhteensovittaminen hallitsevat, kun laskut saapuvat PDF-tiedostoina; kun toimittajat lähettävät verkkolaskuja, syöttövaihe katoaa kanavatasolla – strukturoitua dataa ei tarvitse lukea. Siksi ensimmäinen automaation voitto on usein Vaihto on verkkolaskujen vastaanottoa, ei ohjelmistojen ostamista.
Mistä säästöt tulevat, järjestyksessä
Kirjaus tapahtuu ensin: dokumentti luetaan koneellisesti, ja kirjaus syntyy ehdotuksena. Toiseksi täsmäytys: järjestelmä täsmäyttää laskun tilauksen ja itse pankkitapahtuman kanssa ja merkitsee vain poikkeukset, jolloin tarkistus muuttuu otannaksi. Kolmanneksi hyväksynnät nopeutuvat, koska lasku ei enää ole jonkun postilaatikossa, vaan reititetään sääntöjen mukaan oikealle henkilölle. Automaation jälkeen jäljelle jäävät poikkeukset, tulkinta ja toimittajakeskustelut, kun jokin on todella vialla. Älä suunnittele sitä osaa nollaan: se on työn arvokas osa.
Milloin automaatio maksaa itsensä takaisin?
Hinnoittele mitatut kuukausittaiset työtuntisi automaatiokustannuksia vasten ja lisää yhtälöön virheiden hinta: manuaalisen syötteen korjaaminen maksaa enemmän kuin itse syöte, koska virhe ilmenee myöhemmin. Jos mitattu rutiinisi on alle pari tuntia kuukaudessa, jätä automaatio väliin: ilo ei korvaa aloitusta. Jos se mitataan työpäivissä, vastaus on jo kirjoitettu yhtälöön.