Godīgi sakot: nav universāla skaitļa, un jebkura lapa, kas sola tieši “X minūtes katram rēķinam”, pārdod jums kāda cita vidējo rādītāju. Taču jūsu pašu skaitli var izmērīt ar desmit rēķiniem, un ietaupījumu gūšanas mehānika visur ir vienāda. Manuāla rēķinu apstrāde ir sadalīta četros veidos: datu ievadīšana sistēmā, rēķina saskaņošana ar pasūtījumu vai līgumu, apstiprinājumu gaidīšana un kļūdu un piegādātāju vaicājumu risināšana. Automatizācija vispirms skar pirmos divus (ievadi un saskaņošanu), jo tie ir tīrs dokumentu darbs. Ar… 73% grāmatvedības uzņēmumu, kas ieviesuši automatizāciju, jautājums vairs nav “vai tas darbojas”, bet gan “cik daudz no tā”. tu process ir šāda veida darbs".
Kā jūs izmērīt savus ietaupījumus ar desmit rēķiniem?
Ņemiet desmit secīgus pirkuma rēķinus un izmēriet trīs lietu laiku: minūtes, kas pavadītas datu ievadīšanai, minūtes, kas pavadītas, saskaņojot un pārbaudot, minūtes, kas pavadītas, gaidot un dzenoties pēc apstiprinājumiem. Reiziniet ar ikmēneša rēķinu skaitu. Tas ir jūsu bāzes rādītājs — bez tā katrs "ietaupījuma" skaitlis ir mārketings. Visticamāk, redzēsiet modeli: ievade un saskaņošana dominē, kad rēķini tiek piegādāti PDF formātā; kad piegādātāji nosūta e-rēķinus, ievades solis kanāla līmenī pazūd — strukturēti dati nav jālasa. Tāpēc pirmais automatizācijas ieguvums bieži vien ir Pārslēgšanās ir e-rēķinu saņemšana, nevis iegādājoties programmatūru.
No kurienes rodas ietaupījumi, lai
Vispirms tiek veikta ievade: dokuments tiek nolasīts ar mašīnu, un ieraksts tiek ģenerēts kā piedāvājums. Otrkārt, saskaņošana: sistēma salīdzina rēķinu ar pasūtījumu un pašu bankas kustību un atzīmē tikai izņēmumus; pārskatīšanu pārvēršot par izlasi. Treškārt, apstiprināšanas process paātrinās, jo rēķins vairs neatrodas kāda iesūtnē, bet gan pēc noteikumiem tiek novirzīts pareizajai personai. Kas paliek pēc automatizācijas: izņēmumi, interpretācija un sarunas ar piegādātājiem, ja kaut kas patiešām nav kārtībā. Neplānojiet šo daļu līdz nullei: tā ir vērtīgā darba daļa.
Kad automatizācija atmaksājas?
Salīdziniet izmērīto mēneša stundu cenu ar automatizācijas izmaksām un pievienojiet vienādojumam kļūdu cenu: manuāla ieraksta labošana izmaksā vairāk nekā pats ieraksts, jo kļūda parādās vēlāk. Ja jūsu izmērītā rutīna ir mazāka par pāris stundām mēnesī, izlaidiet automatizāciju: prieks neatmaksās iestatījumus. Ja tas tiek mērīts darba dienās, atbilde jau ir ierakstīta vienādojumā.