Kehtiv PDF ei tähenda kehtivat Peppol e-arvet

Peppol (üleeuroopaline e-arvete edastusvõrgustik) valideerib struktureeritud arve andmeid, mitte PDF-i väljanägemist. Enne saatmist tuleb kontrollida kolme eraldi kihti: XML-faili struktuuri, sisu vastavust standardile EN 16931 (Euroopa e-arve sisu standard, mis määrab, mis andmed arvel peavad olema) ja Peppol’i enda äri­reegleid, mis on koondatud BIS Billing 3.0 spetsifikatsiooni. openPeppol’i dokumentatsiooni järgi loetakse sõnum nõuetele vastavaks, kui hetkel kehtivate reeglitega ei leita ühtki fataalset viga. Hoiatused ei rikuvad vastavust. Sama oluline on aga tõsiasi, et valideerimisartefaktid kontrollivad arve sõnumit, mitte seda, kas ostja süsteem selle üldse heaks kiidab või maksab. Rohelisel tuli valideerimisel ja “arve on tasutud” vahel on ikka veel mitu sammu.

Milline on viie sammu kontroll enne Saada-nupu vajutamist?

Protsess, mis toimib olenemata sellest, kas kasutad ERP-i, raamatupidamistarkvara või operaatori portaali:

  • Ekspordi XML: loo arvest UBL- või CII-formaadis fail, ilma milleta ei saa üldse valideerida.
  • Käivita skeemi ja äritreeglite kontroll: kõigepealt struktuurikontroll, seejärel Schematron-reeglid (XML-i sisemiste seoste kontrollimise keel), mis vaatavad summasid, koode ja väljade vahelisi seoseid.
  • Lahenda fataalsed vead: openPeppol’i reegli järgi ei tohi saatja saata sõnumit, mis ei ole BIS-iga kooskõlas. See on kõva reegel, mitte soovitus.
  • Kontrolli saaja Peppol-võimekust: veendu, et ostja on võrgus registreeritud ja oskab konkreetset dokumenditüüpi vastu võtta.
  • Säilita valideerimistulemus: hoia alles raport ja edastuskinnitus. See on esimene asi, mida küsid, kui arve “kaob”.

Milline valideerija sobib millise töö jaoks?

XSD ehk XML-skeem kontrollib, kas fail on ülepea korrektne XML: nurksulud õigel kohal, kohustuslikud elemendid olemas. Schematron kontrollib midagi teist: äritreegleid ja elementide vahelisi seoseid, näiteks kas ridade summa võrdub arve kogusummaga. Euroopa Komisjoni selgituse järgi ei kontrolli Schematron iseseisvalt XML-i struktuuri, seega kasuta seda koos vastava skeemiga või tööriistaga, mis teeb mõlemat korraga. Komisjon pakub selleks tasuta valideerimisteenust, kuhu ei pea end registreerima ja mida Läti maksuamet soovitab otseselt enne XML-arve VID-ile esitamist. Kui saadad arveid läbi operaatori või raamatupidamistarkvara, mis juba teeb valideerimise sisemiselt, ei ole vaja iga arvet käsitsi tööriistas üle kontrollida. See on mõistlik tavaolukorras, ent uue XML-genereerimise loogika testimisel tasub kasutada eraldiseisvat tööriista.

Loe raportit: fataalne viga enne, hoiatus pärast

Fataalne viga tähendab, et arve ei ole BIS-iga kooskõlas ja seda ei tohi saata. Hoiatus tähendab, et arve on tehniliselt vastuvõetav, kuid väärib pilku. Praktikas tekivad kõige rohkem probleeme viies kohas: müüja ja ostja identifikaatorid (vale skeem või vale registrikood), käibemaksukategooria ja -määr, rea- ja koguväärtuste summad (ümardamisvead lähevad kergesti lahku), tasumisele kuuluv summa koos valuutakoodiga ning viitenumber koos maksetähtajaga. Kui arve rida ütleb 100 eurot pluss 22% käibemaksu, kuid koguväärtuse väljal seisab vale number, annab valideerija fataalse vea, ja õigustatult, sest see summa jõuab otse ostja raamatupidamisse.

Kuidas kontrollida kohaletoimetamist valiidsusest eraldi?

Sisuliselt korrektne arve ei tähenda, et see ka kohale jõuab. Peppol’i sisu- ja äritreeglite kontroll on üks asi, marsruutimine üle Peppol-võrgu on teine. Enne saatmist tasub kontrollida, kas ostja lõpp-punkt (endpoint) toetab konkreetset dokumenditüüpi, mida saadad. Peppol Directory on avalikult otsitav registreeritud vastuvõtjate nimekiri, kuid selle täitmine on teenusepakkujate vastutus, mitte kohustus. Seega võib täiesti korrektne vastuvõtja registrist puududa. Kui kahtled, küsi ostjalt otse tema Peppol-identifikaatorit, mitte ainult loodetust, et Directory näitab kõike.

Mis muutub augustis 2026?

BIS Billing 3.0 versioon 3.0.20 (koos hotfix’iga) on kohustuslik olnud alates 23. veebruarist 2026, kuid uus versioon 3.0.21 muutub kohustuslikuks 17. augustil 2026. Muudatus parandab elektroonilise aadressiskeemi (EAS – kood, mis näitab, millises süsteemis on ettevõtte identifikaator registreeritud) koodinimekirja viga ja eemaldab 14 mittetöötavat koodi, mistõttu vana valideerijaga tehtud kontroll võib anda vale tulemuse. Sama versioon lisab valikulise profiili, mis võimaldab arve kohta saada formaalse kinnituse (invoice response), kuid see nõuab eraldi SMP-registreeringut ja ei tule kaasa automaatselt igale arvele. Kui kasutad valmislahendust, küsi oma operaatorilt kirjalikult, millal nad artefaktid uuele versioonile üle viivad; kui koostad XML-i ise, uuenda oma valideerimisreeglid enne 17. augustit 2026, vastasel juhul hakkab Sinu enda tarkvara arve heaks kiitma reeglite alusel, mida Peppol enam ei aktsepteeri.

Eesti ja Läti: kohalikud kontrollid

Eestis võib ettevõte, kes on äriregistrisse kantud e-arve vastuvõtjana, alates 1. juulist 2025 nõuda müüjalt e-arve esitamist standardis EN 16931-1. Arve, mis vastab sellele standardile, loetakse õigesti vormistatuks, kuid pooled võivad kokku leppida ka teises sobivas standardis. See ei tähenda, et Peppol on Eestis iga B2B-arve puhul kohustuslik, vaid ainult seda, et registreeritud vastuvõtja saab vormingut nõuda.

Lätis on ajastus keerulisem. VID (Läti maksuamet) selgitab, et e-arved on B2G, G2B ja G2G tehingutes kohustuslikud alates 1. jaanuarist 2025, ning e-arve andmete esitamine VID-ile muutus kohustuslikuks 1. jaanuarist 2026 – andmed tuleb esitada hiljemalt viie tööpäeva jooksul pärast arve saatmist. B2B-segmendis on andmete esitamine kuni 2027. aasta lõpuni vabatahtlik, kuid VID soovitab enne XML-faili esitamist selle läbi lasta samast Euroopa Komisjoni tasuta valideerimisteenusest, mida kasutad ka Peppol-arve puhul. Kaks eraldi kohustust (sisu vastavus ja tähtaegne esitamine VID-ile) tasub kontrollida eraldi nimekirjades ja mitte ühe korraga loota, et operaator kõik automaatselt katab.

FAQ

Kas kehtiv PDF tähendab, et Peppol e-arve on valideeritud ja sobib saatmiseks?

Ei. Peppol valideerib struktureeritud e-arve sõnumi andmed (XML), mitte PDF-i välimust. Enne saatmist tuleb eraldi kontrollida XML-i struktuuri, EN 16931 sisu ning Peppol/BIS Billing 3.0 äritreegleid.

Millised on 5 sammu enne Peppol e-arve saatmist?

Esiteks ekspordi arve XML (UBL või CII). Seejärel käivita skeemi ja äritreeglite kontroll. Paranda fataalsed vead BIS-iga kooskõlasoleku järgi, kontrolli saaja Peppol-võimekust ning säilita valideerimise raport ja kinnitus.

Mis vahe on skeemi (XSD) ja äritreigli (Schematron) kontrollil?

XSD kontrollib, kas fail on korrektne XML: kohustuslikud elemendid ja struktuur. Schematron kontrollib äritreegleid ja elementidevahelisi seoseid, näiteks kas rea- ja kogusummad klapivad.

Mis muutub BIS Billing 3.0 uue versiooniga alates 17. augustist 2026?

Uus BIS Billing 3.0 versioon 3.0.21 muutub kohustuslikuks 17.08.2026. Muudatus parandab elektroonilise aadressiskeemi (EAS) koodinimekirja vea ja eemaldab 14 mittetöötavat koodi, mis võib vana valideerimise loogikaga anda vale tulemuse.