Prawidłowy plik PDF nie oznacza prawidłowej faktury elektronicznej Peppol.

Peppol (paneuropejska sieć przesyłania e-faktur) weryfikuje ustrukturyzowane dane faktury, a nie wygląd pliku PDF. Przed wysłaniem należy sprawdzić trzy oddzielne warstwy: strukturę pliku XML, zgodność treści z normą EN 16931 (europejskim standardem treści e-faktur, który określa, jakie dane muszą się na niej znaleźć) oraz własne reguły biznesowe Peppol, podsumowane w specyfikacji BIS Billing 3.0. openPeppol'i zgodnie z dokumentacją Wiadomość uznaje się za zgodną, jeśli nie zostaną znalezione żadne błędy krytyczne zgodnie z obowiązującymi zasadami. Ostrzeżenia nie naruszają zgodności. Równie ważny jest jednak fakt, że sprawdzenie artefaktów walidacyjnych Wiadomość o fakturze, a nie to, czy system kupującego ją zatwierdził lub opłacił. Między zatwierdzeniem zielonego światła a “fakturą zapłaconą” jest jeszcze kilka kroków.

Jaki jest pięcioetapowy proces sprawdzania przed naciśnięciem przycisku wysyłania?

Proces, który działa niezależnie od tego, czy używasz systemu ERP, oprogramowania księgowego czy portalu operatora:

  • Eksportuj XML: utworzyć z faktury plik w formacie UBL lub CII, bez którego walidacja nie będzie w ogóle możliwa.
  • Uruchom sprawdzenie schematu i reguł biznesowych: najpierw kontrola strukturalna, następnie reguły Schematron (język służący do sprawdzania wewnętrznych powiązań XML), które biorą pod uwagę kwoty, kody i powiązania między polami.
  • Rozwiąż błędy krytyczne: zgodnie z regułą openPeppol Nadawca nie może wysłać wiadomości niezgodnej z BIS. To sztywna zasada, a nie zalecenie.
  • Sprawdź możliwości Peppol odbiorcy: Upewnij się, że kupujący jest zarejestrowany online i może zaakceptować konkretny typ dokumentu.
  • Zapisz wynik walidacji: Zachowaj raport i potwierdzenie dostawy. To pierwsza rzecz, o którą poprosisz, gdy faktura “zniknie”.

Który walidator jest odpowiedni do danego zadania?

XSD, czyli XML Schema, sprawdza, czy plik jest zasadniczo poprawnym XML-em: nawiasy kwadratowe znajdują się we właściwym miejscu, wymagane elementy są obecne. Schematron sprawdza również coś innego: reguły biznesowe i relacje między elementami, na przykład, czy suma wierszy jest równa całkowitej kwocie faktury. Zgodnie z wyjaśnieniem Komisji Europejskiej Schematron nie sprawdza samodzielnie struktury XML, dlatego należy go używać w połączeniu z odpowiednim schematem lub narzędziem, które wykonuje obie te czynności. Komisja oferuje bezpłatna usługa walidacji, gdzie nie trzeba się rejestrować i co Łotewska Izba Podatkowa zaleca bezpośrednio przed przesłaniem faktury XML do VID. Jeśli wysyłasz faktury za pośrednictwem operatora lub oprogramowania księgowego, które już przeprowadza walidację wewnętrznie, nie ma potrzeby ręcznego sprawdzania każdej faktury w tym narzędziu. Jest to uzasadnione w normalnych sytuacjach, ale warto skorzystać z osobnego narzędzia podczas testowania nowej logiki generowania XML.

Przeczytaj raport: błąd krytyczny przed, ostrzeżenie po

Błąd krytyczny oznacza, że faktura nie jest zgodna z BIS i nie powinna zostać wysłana. Ostrzeżenie oznacza, że faktura jest technicznie akceptowalna, ale wymaga dokładniejszego sprawdzenia. W praktyce najczęstsze problemy występują w pięciu miejscach: identyfikatorach sprzedawcy i kupującego (nieprawidłowy schemat lub kod rejestru), kategorii i stawki VAT, kwotach pozycji i wartościach całkowitych (błędy zaokrągleń łatwo się rozpadają), kwocie należnej wraz z kodem waluty oraz numerze referencyjnym z datą płatności. Jeśli pozycja faktury zawiera 100 euro plus VAT 22%, ale pole wartości całkowitej zawiera nieprawidłową liczbę, walidator zgłosi błąd krytyczny – i słusznie, ponieważ kwota ta trafia bezpośrednio do księgowości kupującego.

Jak sprawdzić oddzielnie datę dostawy i jej ważność?

Zasadniczo poprawna faktura nie oznacza, że zostanie faktycznie dostarczona. Sprawdzenie treści i reguł biznesowych Peppol to jedno, a routing w sieci Peppol to drugie. Przed wysłaniem warto sprawdzić, czy punkt końcowy kupującego obsługuje konkretny typ wysyłanego dokumentu. Katalog Peppol To publicznie przeszukiwalna lista zarejestrowanych odbiorców, ale dostawcy usług ponoszą odpowiedzialność, a nie mają obowiązek, aby ją utrzymywać. W związku z tym może się zdarzyć, że na liście nie będzie w pełni poprawnego odbiorcy. W razie wątpliwości poproś kupującego bezpośrednio o identyfikator Peppol, zamiast liczyć na to, że Katalog pokaże wszystkie informacje.

Co zmieni się w sierpniu 2026?

Wersja 3.0.20 BIS Billing 3.0 (z poprawką) jest obowiązkowa od 23 lutego 2026 r., ale nowa wersja 3.0.21 stanie się obowiązkowe 17 sierpnia 2026 r. Zmiana naprawia błąd na liście kodów Electronic Address Scheme (EAS – kod wskazujący, w którym systemie zarejestrowany jest identyfikator firmy) i usuwa 14 niedziałających kodów, przez co sprawdzenie za pomocą starego walidatora mogło dać nieprawidłowy wynik. Ta sama wersja dodaje opcjonalny profil, który umożliwia otrzymanie formalnego potwierdzenia (odpowiedzi na fakturę) dla faktury, ale wymaga osobnej rejestracji SMP i nie jest automatycznie dołączany do każdej faktury. Jeśli korzystasz z gotowego rozwiązania, zapytaj swojego operatora na piśmie, kiedy przeniesie artefakty do nowej wersji; jeśli tworzysz XML samodzielnie, zaktualizuj swoje reguły walidacji przed 17 sierpnia 2026 r., w przeciwnym razie Twoje własne oprogramowanie zacznie zatwierdzać faktury na podstawie reguł, których Peppol już nie akceptuje.

Estonia i Łotwa: kontrole lokalne

W Estonii spółka wpisana do rejestru handlowego jako odbiorca faktur elektronicznych może:, od 1 lipca 2025 r. wymagać od sprzedawcy wystawienia faktury elektronicznej zgodnej z normą EN 16931-1. Faktura zgodna z tą normą jest uznawana za poprawnie sformatowaną, ale strony mogą również uzgodnić inny odpowiedni standard. Nie oznacza to, że Peppol jest obowiązkowy dla każdej faktury B2B w Estonii, a jedynie, że zarejestrowany odbiorca może wnioskować o ten format.

Na Łotwie kwestia terminów jest bardziej skomplikowana. VID (Łotewska Izba Podatkowa) wyjaśnia, Faktury elektroniczne są obowiązkowe w transakcjach B2G, G2B i G2G od 1 stycznia 2025 r., a przesyłanie danych z faktur elektronicznych do VID stało się obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r. – dane muszą zostać przesłane nie później niż pięć dni roboczych po wysłaniu faktury. W segmencie B2B przesyłanie danych jest dobrowolne do końca 2027 r., ale VID zaleca, aby przed przesłaniem pliku XML został on sprawdzony przez tę samą bezpłatną usługę walidacji Komisji Europejskiej, z której korzystasz również w przypadku faktur Peppol. Warto sprawdzić dwa oddzielne obowiązki (zgodność treści i terminowe przesyłanie do VID) na oddzielnych listach i nie liczyć na to, że operator automatycznie wszystko pokryje.

Często zadawane pytania

Czy prawidłowy plik PDF oznacza, że e-faktura Peppol została zweryfikowana i nadaje się do wysłania?

Nie. Peppol weryfikuje dane strukturalne wiadomości e-faktury (XML), a nie wygląd pliku PDF. Strukturę XML, zawartość EN 16931 oraz reguły biznesowe Peppol/BIS Billing 3.0 należy sprawdzić osobno przed wysłaniem.

Jakie 5 kroków należy wykonać przed wysłaniem faktury elektronicznej Peppol?

Najpierw wyeksportuj fakturę do XML (UBL lub CII). Następnie przeprowadź kontrolę schematu i reguł biznesowych. Napraw błędy krytyczne zgodnie ze zgodnością z BIS, sprawdź możliwości odbiorcy w Peppol i zapisz raport walidacyjny oraz potwierdzenie.

Jaka jest różnica pomiędzy walidacją schematu (XSD) a walidacją transakcji biznesowej (Schematron)?

XSD sprawdza, czy plik jest poprawny w formacie XML: obowiązkowe elementy i struktura. Schematron sprawdza reguły biznesowe i relacje między elementami, na przykład, czy wiersze i kwoty całkowite są zgodne.

Co zmieni się w nowej wersji BIS Billing 3.0 od 17 sierpnia 2026 r.?

Nowa wersja 3.0.21 systemu BIS Billing 3.0 wejdzie w życie 17.08.2026 r. Zmiana naprawia błąd na liście kodów elektronicznego schematu adresowania (EAS) i usuwa 14 niedziałających kodów, które mogły dawać nieprawidłowe wyniki przy starej logice walidacji.