Kelvollinen PDF-tiedosto ei tarkoita kelvollista Peppol-verkkolaskua.

Peppol (eurooppalainen verkkolaskujen siirtoverkko) validoi strukturoidut laskutiedot, ei PDF-tiedoston ulkoasua. Ennen lähettämistä on tarkistettava kolme erillistä tasoa: XML-tiedoston rakenne, sisällön vaatimustenmukaisuus standardin EN 16931 (eurooppalainen verkkolaskujen sisältöstandardi, joka määrittelee laskulla olevat tiedot) kanssa ja Peppolin omat liiketoimintasäännöt, jotka on tiivistetty BIS Billing 3.0 -spesifikaatiossa. openPeppol'i dokumentaation mukaan Viestiä pidetään sääntöjen mukaisena, jos siinä ei löydy kohtalokkaita virheitä nykyisten sääntöjen mukaisesti. Varoitukset eivät riko sääntöjen noudattamista. Yhtä tärkeää on kuitenkin se, että validointiartefaktien tarkistus laskuviesti, ei se, hyväksyykö tai maksaako ostajan järjestelmä sen. Vihreän valon vahvistuksen ja laskun maksamisen välillä on vielä useita vaiheita.

Mikä on viisivaiheinen tarkistus ennen Lähetä-painikkeen painamista?

Prosessi, joka toimii riippumatta siitä, käytätkö toiminnanohjausjärjestelmää, kirjanpito-ohjelmistoa vai operaattoriportaalia:

  • XML-vienti: Luo laskusta tiedosto UBL- tai CII-muodossa, ilman jota validointi ei ole lainkaan mahdollista.
  • Suorita skeema- ja liiketoimintasääntöjen tarkistus: ensin rakennetarkistus, sitten Schematron-säännöt (kieli sisäisten XML-suhteiden tarkistamiseen), jotka tarkastelevat määriä, koodeja ja kenttien välisiä suhteita.
  • Korjaa kohtalokkaat virheet: openPeppol-säännön mukaan Lähettäjä ei saa lähettää viestiä, joka ei ole BIS-yhteensopiva. Tämä on ehdoton sääntö, ei suositus.
  • Tarkista vastaanottajan Peppol-kyky: Varmista, että ostaja on rekisteröitynyt verkkoon ja voi hyväksyä tietyn asiakirjatyypin.
  • Tallenna validointitulos: Säilytä raportti ja toimitusvahvistus. Tämä on ensimmäinen asia, jota pyydät, kun lasku "katoaa".

Mikä validointilaite sopii mihinkin työhön?

XSD eli XML Schema tarkistaa, onko tiedosto yleisesti ottaen oikein (XML): hakasulkeet oikeassa paikassa ja pakolliset elementit läsnä. Schematron tarkistaa jotain muuta: liiketoimintasäännöt ja elementtien väliset suhteet, esimerkiksi onko rivien summa sama kuin laskun kokonaissumma. Euroopan komission selityksen mukaan Schematron ei tarkista XML:n rakennetta itsenäisesti, joten käytä sitä yhdessä vastaavan skeeman tai työkalun kanssa, joka tekee molemmat. Komissio tarjoaa ilmainen validointipalvelu, jossa sinun ei tarvitse rekisteröityä ja jota Latvian verohallitus suosittelee suoraan ennen XML-laskun lähettämistä VID:lle. Jos lähetät laskut operaattorin tai kirjanpito-ohjelmiston kautta, joka jo suorittaa sisäisesti validoinnin, sinun ei tarvitse tarkistaa jokaista laskua manuaalisesti työkalussa. Tämä on järkevää normaalitilanteissa, mutta uuden XML-luontilogiikan testaamisessa kannattaa käyttää erillistä työkalua.

Lue raportti: kohtalokas virhe ennen, varoitus jälkeen

Kohtalokas virhe tarkoittaa, että lasku ei ole BIS-yhteensopiva eikä sitä tule lähettää. Varoitus tarkoittaa, että lasku on teknisesti hyväksyttävä, mutta se ansaitsee tarkemman tarkastelun. Käytännössä yleisimmät ongelmat esiintyvät viidessä kohdassa: myyjän ja ostajan tunnisteissa (virheellinen skeema tai väärä rekisterikoodi), ALV-luokassa ja -prosentissa, rivin summissa ja kokonaisarvoissa (pyöristysvirheet irtoavat helposti), erääntyvässä summassa valuuttakoodin kanssa sekä viitenumerossa eräpäivän kanssa. Jos laskun rivillä lukee 100 euroa plus 22% ALV, mutta kokonaissumma-kentässä on väärä luku, validaattori antaa kohtalokkaan virheen, ja syystäkin, koska tämä summa menee suoraan ostajan kirjanpitoon.

Miten tarkistaa toimitus erikseen voimassaolosta?

Olennaisilta osin oikea lasku ei tarkoita, että se todella toimitetaan. Peppolin sisällön ja liiketoimintasääntöjen tarkistaminen on yksi asia, reititys Peppol-verkon kautta toinen. Ennen lähettämistä kannattaa tarkistaa, tukeeko ostajan päätelaite lähetettävääsi dokumenttityyppiä. Peppol-hakemisto on julkisesti haettavissa oleva luettelo rekisteröidyistä vastaanottajista, mutta palveluntarjoajien vastuulla, ei velvollisuudella, on ylläpitää sitä. Siksi täysin oikeaa vastaanottajaa ei välttämättä ole listalla. Jos olet epävarma, kysy ostajalta suoraan hänen Peppol-tunnistettaan sen sijaan, että vain toivoisit hakemiston näyttävän kaiken.

Mikä muuttuu elokuussa 2026?

BIS Billing 3.0 -versio 3.0.20 (hotfix-korjauksella) on ollut pakollinen 23. helmikuuta 2026 lähtien, mutta uusi versio 3.0.21 tulee pakolliseksi 17. elokuuta 2026. Muutos korjaa virheen sähköisen osoitejärjestelmän (EAS – koodi, joka ilmaisee, mihin järjestelmään yrityksen tunniste on rekisteröity) koodilistassa ja poistaa 14 toimimatonta koodia, minkä vuoksi vanhalla validaattorilla tehty tarkistus saattaa antaa virheellisen tuloksen. Sama versio lisää valinnaisen profiilin, jonka avulla voit saada virallisen vahvistuksen (laskuvastauksen) laskulle, mutta se vaatii erillisen SMP-rekisteröinnin eikä sitä sisällytetä automaattisesti jokaiseen laskuun. Jos käytät valmista ratkaisua, kysy operaattoriltasi kirjallisesti, milloin he siirtävät artefaktit uuteen versioon. Jos luot XML:n itse, päivitä validointisääntösi ennen 17. elokuuta 2026, muuten oma ohjelmistosi alkaa hyväksyä laskuja sääntöjen perusteella, joita Peppol ei enää hyväksy.

Viro ja Latvia: paikalliset tarkastukset

Virossa yritys, joka on merkitty kaupparekisteriin sähköisen laskun vastaanottajaksi, voi:, 1. heinäkuuta 2025 alkaen vaatia myyjää toimittamaan verkkolaskun EN 16931-1 -standardin mukaisesti. Tämän standardin mukainen lasku katsotaan oikein muotoilluksi, mutta osapuolet voivat sopia myös muusta sopivasta standardista. Tämä ei tarkoita, että Peppol olisi pakollinen jokaiselle B2B-laskulle Virossa, vaan ainoastaan sitä, että rekisteröitynyt vastaanottaja voi pyytää muotoa.

Latviassa ajoitus on monimutkaisempi. VID (Latvian verohallitus) selittää, että sähköiset laskut ovat pakollisia B2G-, G2B- ja G2G-liiketoimissa 1. tammikuuta 2025 alkaen, ja verkkolaskutietojen toimittaminen VID:lle tuli pakolliseksi 1. tammikuuta 2026 alkaen – tiedot on toimitettava viimeistään viiden arkipäivän kuluessa laskun lähettämisestä. B2B-segmentissä tietojen toimittaminen on vapaaehtoista vuoden 2027 loppuun asti, mutta VID suosittelee, että ennen XML-tiedoston lähettämistä se ajetaan läpi saman Euroopan komission ilmaisen validointipalvelun kautta, jota käytetään myös Peppol-laskulle. Kannattaa tarkistaa kaksi erillistä velvoitetta (sisällön vaatimustenmukaisuus ja oikea-aikainen toimittaminen VID:lle) erillisistä listoista eikä toivoa, että operaattori hoitaa kaiken automaattisesti.

Usein kysytyt kysymykset

Tarkoittaako kelvollinen PDF-tiedosto sitä, että Peppolissa lähetettävä verkkolasku on validoitu ja soveltuu lähetettäväksi?

Ei. Peppol validoi strukturoidun verkkolaskusanoman tiedot (XML), ei PDF-ulkoasua. XML-rakenne, EN 16931 -sisältö ja Peppol/BIS Billing 3.0 -liiketoimintasäännöt on tarkistettava erikseen ennen lähettämistä.

Mitkä ovat 5 vaihetta ennen Peppol-e-laskun lähettämistä?

Vie ensin lasku XML-muotoon (UBL tai CII). Suorita sitten skeema- ja liiketoimintasääntöjen tarkistus. Korjaa kohtalokkaat virheet BIS-yhteensopivuuden mukaisesti, tarkista vastaanottajan Peppol-valmiudet ja tallenna validointiraportti ja vahvistus.

Mitä eroa on skeemavalidoinnilla (XSD) ja liiketoimintatapahtumien validoinnilla (Schematron)?

XSD tarkistaa, onko tiedostossa XML:n pakolliset elementit ja rakenne oikein. Schematron tarkistaa liiketoimintasäännöt ja elementtien väliset suhteet, esimerkiksi vastaavatko rivi- ja kokonaissummat toisiaan.

Mitä muuttuu BIS Billing 3.0:n uudessa versiossa 17. elokuuta 2026 alkaen?

Uusi BIS Billing 3.0 -versio 3.0.21 tulee pakolliseksi 17.8.2026. Muutos korjaa virheen sähköisen osoitteenantojärjestelmän (EAS) koodiluettelossa ja poistaa 14 toimimatonta koodia, jotka saattoivat antaa virheellisen tuloksen vanhalla validointilogiikalla.