Trumpas atsakymas: naudokite formą, o ne XML redaktorių

Ne, smulkiajam verslui nereikia rašyti XML kodo, kad išsiųstų „Peppol“ sąskaitą faktūrą. „Peppol“ sąskaita faktūra yra struktūrizuotas duomenų failas, atitinkantis „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikaciją – tai reiškia sąskaitą faktūrą, kurios laukai skaitomi mašininiu būdu (kompiuteris juos supranta automatiškai, be žmogaus rankiniu būdu perkeliamų duomenų). Jūs tiesiog užpildote paprastą sąskaitos faktūros formą savo el. sąskaitų faktūrų ar apskaitos programoje: kliento pavadinimą, sumas, PVM, apmokėjimo terminą. Programa iš šių duomenų pati sukuria XML failą ir išsiunčia jį per „Peppol“ tinklą. 2026 m. rugpjūčio 17 d. tapo privaloma nauja BIS Billing 3.0 versija, todėl verta patikrinti, ar jūsų operatorius naudoja naujausią validavimo taisyklių rinkinį.

Jūsų darbas apsiriboja įprastų sąskaitos faktūros duomenų įvedimu. Kai klientas ar operatorius praneša, kad sąskaita faktūra „nepraėjo validavimo“, tai nereiškia, kad turite rankiniu būdu taisyti XML kodą. Tai reiškia, kad kažkuris laukas programoje yra neužpildytas arba neteisingas, ir jį reikia peržiūrėti toje pačioje formoje.

Kas yra „Peppol“ ir kas tai nėra?

„Peppol“ – saugus duomenų mainų tinklas, per kurį struktūrizuotos sąskaitos faktūros keliauja iš vienos sistemos į kitą. „Peppol“ pati savaime nėra programinė įranga ar forma, kurią jūs užpildote. Tai labiau panašu į pašto paslaugą, skirtą sąskaitoms faktūroms. Turinys, kuris juda šiuo tinklu, turi atitikti „Peppol BIS Billing 3.0“ taisykles, kurios nurodo, kokius duomenų laukus sąskaita faktūra turi turėti ir kokia struktūra. Ši struktūra vadinama UBL (Universal Business Language) ir yra vienas iš dažniausiai naudojamų XML pagrindu sukurtų sąskaitų faktūrų formatų. XML (Extensible Markup Language) – tiesiog mašininiu būdu skaitomas failo formatas, kurį kompiuteriai naudoja duomenims keistis. Žmogus jo paprastai visai nemato.

„Peppol“ sąskaita faktūra nėra tas pats, kas el. paštu išsiųsta PDF sąskaita faktūra, ir nėra tas pats, kas PVM deklaracijos pateikimas mokesčių administratoriui. Tai trys skirtingi įpareigojimai: sąskaitos faktūros išsiuntimas klientui, duomenų skaitomumas mašininiu būdu ir mokestinė atskaitomybė valstybei. Jie dažnai eina išvien, bet neprivalo.

Ką patikrinti prieš kuriant sąskaitą faktūrą?

Prieš atidarant sąskaitos faktūros formą, patikrinkite šiuos dalykus:

  • Kliento pasirengimą „Peppol“: ar pirkėjas iš principo gali priimti „Peppol“ sąskaitas faktūras ir koks tiksliai yra jo „Peppol“ ID, tai yra adresas, kuriuo turi būti nukreipta sąskaita faktūra.
  • Pirkėjo nuorodą ar užsakymo numerį: pagal galiojančias „Peppol“ taisykles, sąskaitoje faktūroje turi būti pirkėjo nuoroda arba užsakymo numeris. Be jų validavimas nepavyks.
  • Konkrečius kliento nurodymus: kai kurie didesni klientai ar viešojo sektoriaus įstaigos reikalauja tiksliai savo vidinio kodo, o ne jūsų pačių sugalvotos nuorodos. Šį numerį geriau paklausti tiesiai iš kliento, o ne spėti patiems.

Sukurkite ir išsiųskite „Peppol“ sąskaitą faktūrą per penkis žingsnius

  1. Pasirinkite klientą ir siuntimo būdą: programoje pažymėkite, kad sąskaita faktūra išeina per „Peppol“ kanalą, o ne el. paštu.
  2. Įrašykite pardavėjo ir pirkėjo identifikatorius: jūsų ir kliento „Peppol“ ID dažniausiai užpildomi automatiškai iš kliento kortelės.
  3. Įveskite sąskaitos faktūros eilutes, PVM ir apmokėjimo sąlygas: prekes ar paslaugas, kainas, PVM tarifą ir apmokėjimo terminą.
  4. Įrašykite pirkėjo nuorodą ar užsakymo numerį: šis laukas nėra pasirenkamas.
  5. Paleiskite validavimą ir siųskite: programa prieš siuntimą automatiškai patikrina sąskaitą faktūrą ir įspėja, jei kažko trūksta.

Kurie laukai svarbesni, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio?

Įsivaizduokite 1 200 eurų sąskaitą faktūrą Latvijos klientui. Suma ir PVM teisingi, bet sąskaita faktūra vis tiek gali sugrįžti, jei:

  • sąskaitos faktūros numeris nėra unikalus ir kartoja ankstesnę sąskaitą;
  • valiutos kodas neteisingas arba jo trūksta;
  • PVM kategorija ir tarifas nesutampa (pvz., 0% PVM be pagrindimo);
  • pardavėjo ar pirkėjo identifikatorius įrašytas neteisingai;
  • mokėjimo duomenys, pavyzdžiui, IBAN arba mokėjimo nuoroda, trūksta arba yra klaidingi;
  • pirkėjo nuoroda ar užsakymo numeris tuščias.

Pastarasis punktas – dažniausia klaida. Pagal „Peppol“ taisykles šis laukas yra privalomas, o jo nebuvimas yra lemtinga validavimo klaida, ne rekomendacija, kurią galima ignoruoti.

PDF, priedai ir atmestos sąskaitos faktūros

PDF sąskaita faktūra yra skaitoma žmogui, bet tai nėra „Peppol“ sąskaita faktūra. Pagal Estijos finansų ministerijos paaiškinimą, el. sąskaita faktūra yra mašininiu būdu skaitomas failas, kurio duomenų gavėjas neturi įvedinėti rankiniu būdu. Nuotrauka ar PDF šio reikalavimo neatitinka. Daugelis programų prie struktūrizuotos sąskaitos faktūros prideda ir PDF kopiją, kad žmogus galėtų greitai peržiūrėti turinį, bet tai yra papildomas patogumas, ne pakaitalas.

Jei sąskaita faktūra nepasiekia kliento, tai yra pristatymo problema, dažniausiai dėl neteisingo „Peppol“ ID arba ryšio trikties. Jei sąskaita faktūra klientą pasiekia, bet jo sistema ją atmeta, tai yra verslo taisyklių problema, paprastai dėl trūkstamos pirkėjo nuorodos ar neteisingo rekvizito. Pirmiausia patikrinkite šiuos du dalykus, o tik tada abejokite programos veikimu.

Kas galioja Estijoje ir Latvijoje šiandien ir kas keisis?

Estijoje apskaitos subjektas, kuris yra užsiregistravęs el. verslo registre kaip el. sąskaitų faktūrų gavėjas, nuo 2025 metų gali reikalauti iš pardavėjo el. sąskaitos faktūros, jei šalys nėra sutarusios kitaip. Estija leidžia naudoti tiek vietinį, tiek Europos, tai yra „Peppol“, standartą, ir ministerija verslui rekomenduoja pastarąjį, nes jis plačiau paplitęs visoje Europos Sąjungoje.

Latvijoje reikalavimai griežtesni, o tvarkaraštis aiškesnis. Nuo 2025 m. sausio 1 d. struktūrizuota el. sąskaita faktūra yra privaloma G2G, B2G ir G2B sandoriuose, o nuo 2026 m. sausio 1 d. šių sandorių duomenis reikia perduoti ir Valsts ieņēmumu dienestui (VID), tai yra Latvijos valstybinei mokesčių administracijai. B2B sandoriuose duomenų teikimas VID savanoriškas iki 2027 m. gruodžio 31 d., tačiau nuo 2028 m. sausio 1 d. struktūrizuota el. sąskaita faktūra ir jos duomenų teikimas VID taps privalomas ir Latvijos įmonių tarpusavio sandoriuose.

Europos Sąjungos lygmeniu kitas svarbus terminas – 2030 m. liepos 1 d., kai pagal ViDA reformą tarpvalstybiniuose B2B sandoriuose el. sąskaita faktūra tampa numatytuoju atsiskaitymo būdu. Jei jūs „Peppol“ sąskaitas faktūras siunčiate jau šiandien, šiam terminui esate pasirengę metais anksčiau, nei tai kam kitam taps rūpesčiu.

FAQ

Kas väikeettevõtja peab Peppol-arve saatmiseks XML-i kirjutama?

Ei, väikeettevõtja ei pea XML-i kirjutama. Täidad tavalise arve vormi oma tarkvaras ja tarkvara koostab XML-faili ise ning saadab selle Peppol-võrgu kaudu.

Mis on Peppol?

Peppol on turvaline andmevahetusvõrk arvete jaoks. See ei ole tarkvara, vaid nagu postiteenus, mis edastab struktureeritud arveid.

Millised on kõige levinumad vead Peppol-arve saatmisel?

Kõige levinum viga on ostja viite või tellimuse numbri puudumine. See on kohustuslik väli ja selle puudumine põhjustab valideerimisvea.

Mis vahe on Peppol-arvel ja PDF-arvel?

PDF-arve on inimesele loetav, kuid ei ole masinloetav. Peppol-arve on struktureeritud XML-fail, mida arvutid saavad automaatselt töödelda.