Mõiste „PEPPOL-vastav” peidab endas kolm erinevat asja, ja tarkvaramüüjad kasutavad seda tihti kõiki kolme koos tähendades, kuigi need on eraldi asjad. Esimene on arve sisu vastavus Euroopa standardile EN 16931 ehk ühtsele andmemudelile, mis määrab, mis väljad arvel peavad olema. Teine on vastavus Peppol BIS Billing 3.0 reeglitele (Business Interoperability Specifications), täpsemale reeglistikule, mis kontrollib kohustuslikke identifikaatoreid ja arvutuste õigsust. Kolmas, ja kõige sagedamini unustatud, on tegelik võrgusaatmine: kas tarkvaral on ligipääsupunkt (Access Point), mille kaudu XML-fail ehk masinloetav struktureeritud arve tegelikult ostjani liigub, ja kas ostja on selleks Peppol-võrgus registreeritud. PDF-arve, mille saadad kliendile e-kirjaga, ei tõenda mitte kedagi neist kolmest, sest see on tavaline fail, mitte Peppol-arve. 17. augustil 2026 muutub kohustuslikuks Peppol BIS Billing versioon 3.0.21, nii et küsi tarkvarapakkujalt otse, millal ja kuidas see uuendus rakendub.

Mida kontrollida enne, kui tarkvarapakkujat usaldad?

Enne kui otsustad, et Sinu tarkvara “teeb Peppolit”, käi läbi need viis punkti:

  • BIS Billing versioon. Küsi konkreetset numbrit, mitte “me toetame Peppolit”. Praegu kehtib versioon 3.0.20, kuid 17. augustist 2026 on kohustuslik 3.0.21.
  • Eksporditav struktureeritud XML. Tarkvara peab suutma näidata päris XML-faili, mitte ainult PDF-i.
  • Kohustuslikud identifikaatorid ja viited. Arvel peavad olema ostja elektrooniline aadress ja müüja elektrooniline aadress; nende puudumine on fataalne viga. Samuti peab olema ostja viide või tellimuse number, sest pelgalt ettevõtte nimi, KMKR-number ja summa ei piisa.
  • Valideerimine ilma fataalsete vigadeta. Küsi valideerimise raportit, mitte lubadust.
  • Dokumenteeritud saatmis- ja vastuvõtutee. Kes on operaator, mis ligipääsupunkti kaudu arve liigub ja kuidas ostja selle kätte saab.

Milliseid tõendeid tarkvarapakkujalt küsida?

Saada tarkvarapakkujale otsene nimekiri ja jää selle juurde:

  • Näidisarve tegeliku kliendi andmetega XML-vormingus (Sinu enda või testkonto andmetel).
  • Valideerimise raport, kus näed, et PEPPOL-EN16931-R010 ja R020 (ostja ja müüja elektrooniline aadress) ning R003 (ostja viide või tellimuse number) läbivad ilma fataalse veata.
  • Ligipääsupunkti (Access Point) nimi, kelle kaudu arve tegelikult võrku saadetakse.
  • Milliseid dokumenditüüpe (arve, krediitarve) tarkvara toetab ja kas need vastavad profiilile 01 (tavaline müügiarve).
  • Kirjalik kinnitus, millal rakendub 3.0.21 uuendus. Uuendus tuleb rakendada enne 17. augustit 2026.

Kui vastuseks tuleb “me oleme Peppol-sertifitseeritud” ilma nende viie punktita, on see turundusjutt, mitte tõend. Sertifikaat kinnitab tarkvara üldist võimekust, aga ei tõenda, et Sinu konkreetne konto on seadistatud, registreeritud ja suudab suhelda just Sinu ostjaga.

Kuidas teha päris testarve?

Parim viis veenduda on saata reaalne, väikese riskiga arve, näiteks 1200-eurone arve tuttavale ostjale, kes juba kasutab Peppolit. Uuri esmalt ostja Peppol-identifikaatorit ehk elektroonilist aadressi või tema heakskiidetud vastuvõtukanalit. Saada XML läbi oma tarkvara ja salvesta saatmise staatus: kohale jõudmine, vastuvõtmine, võimalik tagasilükkamine. Küsi ostjalt kinnitust, et arve jõudis tema süsteemi loetavana, mitte lihtsalt et “midagi tuli”. Ainult see näitab, et arve tegelikult ka liigub, mitte ainult eksportub failina.

Millised on erinevused Eestis, Lätis ja Leedus?

Kolmes riigis on reeglid erinevad, ja Peppol ei ole kusagil ainuvõimalik kanal.

Eestis võib raamatupidamiskohustuslasena registreeritud e-arve saaja alates 1. juulist 2025 nõuda müüjalt e-arvet. Kui teisiti kokku ei lepita, peab arve vastama EN 16931-1 standardile. See on sisustandard, mitte Peppol-võrgu kasutamise kohustus. Standardile vastav XML ei tõenda automaatselt, et tarkvara oskab arvet ka Peppoli kaudu saata.

Lätis pead alates 1. jaanuarist 2025 Lätis registreeritud ettevõttena riigiasutusele esitatava arve koostama struktureeritud e-arvena. Alates 1. jaanuarist 2026 tuleb e-arve andmed G2G, B2G ja G2B tehingutes saata ka Valsts ieņēmumu dienestile (SRS). Fail peab olema XML, mis vastab Läti riiklikule standardile ja Peppol BIS Billing 3.0-le, kuid Peppol-operaatori olemasolu iseenesest ei täida SRS-i raporteerimiskohustust, kui operaatoril puudub liides SRS-i andmete edastamiseks.

Leedus nõuavad SABIS reeglid alates 4. veebruarist 2025, et tarnija arve hankijale vastaks EN 16931-1:2017 vormingule. Arve saab esitada Peppol-võrgu, SABIS-e universaalse andmeliidese või käsitsi sisestuse kaudu. Peppol on üks võimalus, mitte ainus.

Kuidas hoida vastavust ka pärast käivitamist?

Koodiloendid ja valideerimisreeglid muutuvad regulaarselt. 3.0.21 versioon toob kaasa uued elektroonilise aadressi skeemid ja täpsustab spetsifikatsiooni identifikaatorit, mis peab olema täpselt `urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0`. Kui Sinu tarkvara plaanib toetada uut valikulist profiili 02, kus arvele vastatakse eraldi vastusdokumendiga, vajab see eraldi registreeringut. Tavaline profiili 01 registreering seda automaatselt ei kata.

Hoia alles järgmised tõendid, et vastavust igal ajal näidata saaks: valideerimise raportid iga versiooniuuenduse järel, tarkvarapakkuja kirjalik kinnitus 3.0.21 rakendamise kohta, näidis-XML koos tegeliku saatmise logiga ning kirjavahetus ostjaga, kes kinnitas arve kättesaamist. Nii ei jää Sul 17. augustil 2026 üle vaid lootus, et pakkuja on uuenduse teinud. Sul on selle kohta paberil tõend.

FAQ

Millised kolm asja peidab endas mõiste „Peppol-vastav”?

Esimene on arve sisu vastavus Euroopa standardile EN 16931. Teine on vastavus Peppol BIS Billing 3.0 reeglitele. Kolmas on tegelik võrgusaatmine: kas tarkvaral on ligipääsupunkt, mille kaudu XML-fail ostjani liigub.

Mida pean enne 17. augustit 2026 tarkvarapakkujalt küsima?

Küsi konkreetset BIS Billing versioon (praegu 3.0.20, alates 17.08.2026 kohustuslik 3.0.21), eksporditavat XML-faili, kohustuslike identifikaatorite valideerimisraportit, ligipääsupunkti nime ning kirjalikku kinnitust 3.0.21 uuenduse rakendamise kohta.

Kuidas teha päris testarve, et veenduda Peppol-saatmises?

Saada väikese riskiga arve (nt 1200 EUR) tuttavale ostjale, kes juba kasutab Peppolit. Uuri ostja Peppol-identifikaatorit, saada XML läbi oma tarkvara, salvesta saatmise staatus ja küsi ostjalt kinnitust, et arve jõudis loetavana tema süsteemi.

Kuidas erinevad Peppol-nõuded Eestis, Lätis ja Leedus?

Eestis võib e-arve saaja alates 01.07.2025 nõuda EN 16931-1 standardile vastavat e-arvet, kuid Peppol pole kohustuslik. Lätis on alates 01.01.2025 riigiasutustele suunatud arvetes kohustuslik struktureeritud e-arve, alates 01.01.2026 tuleb andmed saata ka SRS-ile. Leedus nõuavad SABIS reeglid alates 04.02.2025 EN 16931-1 vormingut, kuid Peppol on üks võimalus, mitte ainus.