Termin „zgodność z PEPPOL” obejmuje trzy różne aspekty, a dostawcy oprogramowania często używają go w odniesieniu do wszystkich trzech, mimo że są to odrębne kwestie. Pierwszym z nich jest zgodność treści faktury z europejską normą EN 16931, wspólnym modelem danych określającym, które pola muszą się na niej znaleźć. Drugim jest zgodność z Zasady Peppol BIS Billing 3.0 (Specyfikacje Interoperacyjności Biznesowej), bardziej szczegółowy zestaw reguł, który sprawdza obowiązkowe identyfikatory i poprawność obliczeń. Trzecim, o którym najczęściej się zapomina, jest faktyczna transmisja sieciowa: czy oprogramowanie posiada punkt dostępu, przez który plik XML, czyli maszynowo czytelna faktura, faktycznie trafia do kupującego, oraz czy kupujący jest zarejestrowany w tym celu w sieci Peppol. Faktura w formacie PDF wysyłana klientowi e-mailem nie potwierdza żadnego z tych trzech, ponieważ jest zwykłym plikiem, a nie fakturą Peppol. 17 sierpnia 2026 roku stanie się ona obowiązkowa. Peppol BIS Billing wersja 3.0.21, Dlatego należy zwrócić się bezpośrednio do dostawcy oprogramowania z pytaniem, kiedy i w jaki sposób ta aktualizacja zostanie wdrożona.

Na co zwrócić uwagę przed zaufaniem dostawcy oprogramowania?

Zanim stwierdzisz, że Twoje oprogramowanie “robi Peppoli”, zapoznaj się z poniższymi pięcioma punktami:

  • Wersja rozliczeniowa BIS. Poproś o konkretny numer, a nie “wspieramy Peppoli”. Obecnie wersja 3.0.20, ale Od 17 sierpnia 2026 r. jest obowiązkowa 3.0.21.
  • Eksportowalny, ustrukturyzowany XML. Oprogramowanie musi być w stanie wyświetlić rzeczywisty plik XML, a nie tylko plik PDF.
  • Obowiązkowe identyfikatory i odniesienia. Faktura musi zawierać adres elektroniczny kupującego i adres elektroniczny sprzedającego; ich brak jest wadą fatalną. Należy również podać numer referencyjny kupującego lub numer zamówienia, gdyż sama nazwa firmy, numer VAT i kwota nie wystarczą.
  • Walidacja bez błędów krytycznych. Poproś o raport potwierdzający, a nie o obietnicę.
  • Udokumentowana trasa wysyłki i odbioru. Kto jest operatorem, jaki jest punkt dostępowy do przesyłania faktury i w jaki sposób otrzymuje ją nabywca?.

Jakich dowodów powinienem zażądać od dostawcy oprogramowania?

Wyślij listę bezpośrednio do dostawcy oprogramowania i trzymaj się jej:

  • Przykładowa faktura z rzeczywistymi danymi klienta w formacie XML (oparta na własnych danych lub danych konta testowego).
  • Raport walidacyjny, w którym można zobaczyć, że PEPPOL-EN16931-R010 i R020 (adres elektroniczny kupującego i sprzedającego) i R003 (numer referencyjny kupującego lub numer zamówienia) nie powoduje błędu krytycznego.
  • Nazwa punktu dostępu, poprzez który rachunek jest faktycznie wysyłany do sieci.
  • Jakie typy dokumentów (faktura, nota kredytowa) obsługuje oprogramowanie i czy odpowiadają one profilowi 01 (standardowa faktura sprzedaży).
  • Pisemne potwierdzenie terminu wdrożenia Aktualizacja 3.0.21. Aktualizację należy wdrożyć przed 17 sierpnia 2026 r.

Jeśli odpowiedź brzmi “posiadamy certyfikat Peppol” bez tych pięciu punktów, to jest to chwyt marketingowy, a nie dowód. Certyfikat potwierdza ogólne możliwości oprogramowania, ale nie dowodzi, że Twoje konto jest skonfigurowane, zarejestrowane i umożliwia komunikację z klientem.

Jak zrobić prawdziwą fakturę testową?

Najlepszym sposobem, aby się upewnić, jest wysłanie prawdziwej faktury o niskim ryzyku, na przykład faktury na 1200 euro, do znanego kupującego, który już korzysta z Peppol. Najpierw sprawdź identyfikator kupującego w Peppol, tj. adres e-mail lub zatwierdzony kanał odbioru. Prześlij plik XML za pośrednictwem swojego oprogramowania i zapisz status wysyłki: otrzymanie, akceptacja, ewentualne odrzucenie. Poproś kupującego o potwierdzenie, że faktura dotarła do jego systemu w formie czytelnej, a nie tylko, że “coś przyszło”. To jedyny sposób, aby udowodnić, że faktura faktycznie jest przesyłana, a nie tylko eksportowana jako plik.

Jakie są różnice w Estonii, Łotwie i Litwie?

Zasady są różne w każdym z tych trzech krajów i Peppol nie jest jedynym dostępnym kanałem.

W Estonii odbiorca faktury elektronicznej zarejestrowany jako podmiot księgowy może od: Od 1 lipca 2025 r. zażądaj od sprzedawcy faktury elektronicznej. O ile nie uzgodniono inaczej, faktura musi być zgodna z Norma EN 16931-1. To standard treści, a nie zobowiązanie do korzystania z sieci Peppol. Zgodność XML ze standardem nie oznacza automatycznie, że oprogramowanie może również wysyłać faktury za pośrednictwem Peppol.

Na Łotwie trzeba zacząć od Od 1 stycznia 2025 r. Jako firma zarejestrowana na Łotwie przygotuj fakturę do przesłania do urzędu państwowego w formie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Od 1 stycznia 2026 r. Dane z e-faktury muszą być również przesyłane do Urzędu Skarbowego (SRS) w transakcjach G2G, B2G i G2B. Plik musi być w formacie XML, co zgodny z łotewskim standardem krajowym i Peppol BIS Billing 3.0, Jednak sama obecność operatora Peppol nie spełnia obowiązku raportowania SRS, jeśli operator nie posiada interfejsu do przesyłania danych SRS.

Na Litwie wymagają Zasady SABIS Od 4 lutego 2025 r. faktura dostawcy wystawiana nabywcy musi być zgodna z formatem normy EN 16931-1:2017. Fakturę można przesłać za pośrednictwem sieci Peppol, uniwersalnego interfejsu danych SABIS lub ręcznie. Peppol to tylko jedna z opcji, ale nie jedyna.

Jak zachować zgodność nawet po uruchomieniu?

Listy kodów i zasady walidacji zmieniają się regularnie. Wersja 3.0.21 Wprowadza nowe schematy adresów elektronicznych i określa identyfikator specyfikacji, który musi być dokładnie taki sam: `urn:cen.eu:en16931:2017#compatible#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0`. Jeśli Twoje oprogramowanie planuje obsługę nowego, opcjonalnego profilu 02, w którym na faktury odpowiada się za pomocą osobnego dokumentu odpowiedzi, będzie to wymagało osobnej rejestracji. Standardowa rejestracja profilu 01 nie obejmuje tego automatycznie.

Zawsze przechowuj następujące dowody zgodności: raporty z walidacji po każdej aktualizacji wersji, pisemne potwierdzenie od dostawcy oprogramowania o wdrożeniu wersji 3.0.21, przykładowy plik XML z rzeczywistym dziennikiem wysyłek oraz korespondencję z kupującym potwierdzającą odbiór faktury. W ten sposób 17 sierpnia 2026 r. nie będziesz musiał liczyć na to, że dostawca dokonał aktualizacji. Będziesz mieć na to dowód na papierze.

Często zadawane pytania

Jakie trzy rzeczy oznacza termin „zgodny z Peppol”?

Pierwszym z nich jest zgodność treści faktury z europejską normą EN 16931. Drugim – zgodność z zasadami Peppol BIS Billing 3.0. Trzecim – faktyczna transmisja sieciowa: czy oprogramowanie posiada punkt dostępowy, przez który plik XML trafia do nabywcy.

O co muszę zapytać dostawcę oprogramowania przed 17 sierpnia 2026 r.?

Poproś o konkretną wersję BIS Billing (obecnie 3.0.20, obowiązkowa 3.0.21 od 17.08.2026), plik XML do wyeksportowania, raport z weryfikacji obowiązkowych identyfikatorów, nazwę punktu dostępu i pisemne potwierdzenie wdrożenia aktualizacji 3.0.21.

Jak mogę wystawić prawdziwą fakturę testową w celu weryfikacji dostawy Peppol?

Wyślij fakturę o niskim ryzyku (np. 1200 EUR) do znanego Ci kupującego, który już korzysta z Peppol. Znajdź identyfikator kupującego w Peppol, prześlij plik XML za pośrednictwem swojego oprogramowania, zapisz status wysyłki i poproś kupującego o potwierdzenie, że faktura dotarła czytelnie do jego systemu.

Czym różnią się wymagania firmy Peppol w Estonii, na Łotwie i Litwie?

W Estonii odbiorca e-faktury może zażądać e-faktury zgodnej z normą EN 16931-1 od 1 lipca 2025 r., ale Peppol nie jest do tego zobowiązany. Na Łotwie ustrukturyzowana e-faktura jest obowiązkowa dla faktur wysyłanych do organów państwowych od 1 stycznia 2025 r., a dane muszą być również przesyłane do SRS od 1 stycznia 2026 r. Na Litwie przepisy SABIS wymagają formatu EN 16931-1 od 4 lutego 2025 r., ale Peppol jest jedną z opcji, a nie jedyną.