Szczerze mówiąc: nie ma uniwersalnej liczby, a każda strona, która obiecuje dokładnie „X minut na fakturę”, sprzedaje Ci czyjąś średnią. Ale Twoją własną liczbę można zmierzyć na podstawie dziesięciu faktur, a mechanizmy powstawania oszczędności są takie same dla wszystkich. Czas ręcznego przetwarzania faktur dzieli się na cztery etapy: wprowadzanie danych do systemu, porównywanie faktury z zamówieniem lub umową, oczekiwanie na rundę akceptacji oraz rozwiązywanie błędów i zapytań. Automatyzacja zajmie się najpierw pierwszymi dwoma etapami (wprowadzaniem i porównywaniem), ponieważ są to czyste formalności. 731% firm księgowych wdrożyło automatyzację, pytanie nie brzmi już „czy to działa”, ale „jaka część twojego procesu to tego typu praca”.
Jak mierzyć oszczędności przy pomocy dziesięciu banknotów?
Weź dziesięć kolejnych faktur zakupu i zmierz stoperem trzy rzeczy: ile minut zajmuje wprowadzenie danych, ile minut zajmuje sprawdzenie zgodności i ile minut trzeba czekać na przypomnienie o potwierdzeniu. Pomnóż wynik przez liczbę faktur miesięcznie. To jest Twój punkt odniesienia – bez niego każda „oszczędność” to wartość marketingowa. Typowy schemat, który obserwujesz: wprowadzanie i dopasowywanie to największa część, gdy faktury przychodzą w formacie PDF; gdy dostawcy wysyłają e-faktury, wprowadzanie danych znika z kanału – nie trzeba odczytywać ustrukturyzowanych danych. Dlatego pierwszym sukcesem automatyzacji jest często… Włączanie odbioru faktur elektronicznych, a nie zakup oprogramowania.
Skąd pochodzą oszczędności: w celu
Po pierwsze, znikają dane wejściowe: dokument jest odczytywany przez maszynę, a wpis tworzony jest jako oferta. Po drugie, dopasowanie: system dopasowuje fakturę do zamówienia i samego wpisu bankowego, zaznaczając jedynie wyjątki; w ten sposób próba kontrolna jest oparta na próbie. Po trzecie, cykl akceptacji ulega przyspieszeniu, ponieważ faktura nie ląduje w czyjejś skrzynce pocztowej, lecz trafia do właściwej osoby zgodnie z regułą. Co pozostaje nawet po automatyzacji: wyjątki, interpretacje i komunikacja z dostawcą, jeśli coś jest naprawdę nie tak. Nawet o tym nie myśl: to jest wartościowa część pracy.
Jak zdecydować czy warto?
Porównaj miesięczny koszt godzin zmierzonych z kosztem automatyzacji i dodaj do równania koszt błędów: korygowanie ręcznych danych wejściowych kosztuje więcej niż same dane wejściowe, ponieważ błąd jest wykrywany później. Jeśli mierzona rutyna zajmuje mniej niż kilka godzin miesięcznie, nie automatyzuj: radość nie przeważa nad wdrożeniem. Jeśli jest to liczba dni roboczych, odpowiedź jest już w równaniu.