Automatyczne uzgadnianie sald bankowych wykonuje trzy czynności: wprowadza transakcje bankowe do systemu, porównuje je z fakturami i transakcjami oraz wyświetla tylko te pozycje, których nie można jednoznacznie dopasować. Transakcje są wprowadzane albo z plikiem bankowym, albo (coraz częściej) za pośrednictwem otwartej bankowości lub usługi informacji o koncie PSD2, co oznacza, że nikt nie musi przesyłać wyciągu. Logika uzgadniania jest stopniowa: dokładny numer referencyjny daje pewne dopasowanie; w przypadku paragonu bez referencji system dopasowuje kwotę, datę i wzorzec stron; a jeśli nie ma pewności, nie liczy pieniędzy, ale zgłasza pozycję jako wyjątek. To właśnie ta ostatnia cecha odróżnia to narzędzie od zabawki.
Co system robi samodzielnie?
Rutynowa większość. Płatność klienta z prawidłowym numerem referencyjnym znajduje fakturę w ciągu kilku sekund. Stałe płatności (czynsz, licencje, komunikacja) są zgodne ze schematem nawet bez numeru referencyjnego, ponieważ ta sama kwota od tej samej strony w tym samym dniu jest rozpoznawalna. W przypadku płatności kartą i opłat za usługi system uczy się na podstawie dotychczasowych praktyk, gdzie trafiają te wpisy. Rezultat: codzienne dopasowywanie staje się przeglądem opartym na próbkach, a to ta sama zmiana, która zaszła od dawna. 73% z firm księgowych poprzez wdrożenie automatyzacji.
Co pozostaje w rękach człowieka – szczerze
Cztery klasyki. Płatność skonsolidowana: klient płaci trzy faktury jednym przelewem – system może przedstawić rozbicie, ale potwierdzenie należy do Ciebie. Płatność częściowa: czy pozostała część to rabat, dług, czy błąd, to decyzja biznesowa. Paragon bez odniesienia i wyjaśnienia: maszyna pokazuje kandydatów, a osoba podejmuje decyzję. I różnice kursowe: rejestrowanie różnicy kursowej to reguła, którą ustalasz. Jeśli jakieś rozwiązanie zakłada, że te przypadki również znikną, zapytaj „jak”: poprawna odpowiedź zawiera słowo „potwierdź”.
Jak zacząć?
Połącz swój bank za pośrednictwem otwartej bankowości, pozwól systemowi uczyć się historii przez kilka tygodni, a następnie przejrzyj listę wyjątków: to jest prawdziwy zakres Twojej pracy od teraz. Porównanie banków najlepiej pasuje do… z automatycznym księgowaniem: złożony wpis, który jest również poprawnie opublikowany, zamyka krąg. Możesz zobaczyć cały obraz plan działania automatyzacji.
Często zadawane pytania
Jak działa automatyczne porównywanie banków?
Transakcje odbywają się za pośrednictwem bankowości otwartej (PSD2) lub pliku; system dopasowuje numer referencyjny, kwotę i stronę, a wyjątki przyznaje tylko konkretnej osobie.
Co daje samo porównanie banków?
Płatności z numerem referencyjnym, stałe płatności według ustalonego schematu oraz opłaty za usługi związane z płatnościami kartą. Większość rutynowych płatności będzie działać sama; kontrola będzie oparta na próbkach.
Co pozostaje, aby potwierdzić tożsamość tej osoby?
Płatności zbiorcze (potwierdzenie dystrybucji), płatności częściowe (decyzja biznesowa), wpływy bez odniesień i zasady dotyczące różnic walutowych.
Jaka jest rola otwartej bankowości w porównaniu?
Usługa udostępniania informacji o koncie PSD2 automatycznie wprowadza transakcje bankowe do systemu — nie ma potrzeby przesyłania wyciągów, a porównania można przeprowadzać na bieżąco.