Automatyczne uzgadnianie sald bankowych wykonuje trzy czynności: wprowadza transakcje bankowe do systemu, porównuje je z fakturami i transakcjami oraz wyświetla tylko te pozycje, których nie można jednoznacznie dopasować. Transakcje są wprowadzane albo z plikiem bankowym, albo (coraz częściej) za pośrednictwem otwartej bankowości lub usługi informacji o koncie PSD2, co oznacza, że nikt nie musi przesyłać wyciągu. Logika uzgadniania jest stopniowa: dokładny numer referencyjny daje pewne dopasowanie; w przypadku paragonu bez referencji system dopasowuje kwotę, datę i wzorzec stron; a jeśli nie ma pewności, nie liczy pieniędzy, ale zgłasza pozycję jako wyjątek. To właśnie ta ostatnia cecha odróżnia to narzędzie od zabawki.
Co system robi samodzielnie?
Rutynowa większość. Płatność klienta z prawidłowym numerem referencyjnym znajduje fakturę w ciągu kilku sekund. Stałe płatności (czynsz, licencje, komunikacja) są zgodne ze schematem nawet bez numeru referencyjnego, ponieważ ta sama kwota od tej samej strony w tym samym dniu jest rozpoznawalna. W przypadku płatności kartą i opłat za usługi system uczy się na podstawie dotychczasowych praktyk, gdzie trafiają te wpisy. Rezultat: codzienne dopasowywanie staje się przeglądem opartym na próbkach, a to ta sama zmiana, która zaszła od dawna. 73% z firm księgowych poprzez wdrożenie automatyzacji.
Co pozostaje w rękach człowieka – szczerze
Cztery klasyki. Płatność skonsolidowana: klient płaci trzy faktury jednym przelewem – system może przedstawić rozbicie, ale potwierdzenie należy do Ciebie. Płatność częściowa: czy pozostała część to rabat, dług, czy błąd, to decyzja biznesowa. Paragon bez odniesienia i wyjaśnienia: maszyna pokazuje kandydatów, a osoba podejmuje decyzję. I różnice kursowe: rejestrowanie różnicy kursowej to reguła, którą ustalasz. Jeśli jakieś rozwiązanie zakłada, że te przypadki również znikną, zapytaj „jak”: poprawna odpowiedź zawiera słowo „potwierdź”.
Jak zacząć?
Połącz swój bank za pośrednictwem otwartej bankowości, pozwól systemowi uczyć się historii przez kilka tygodni, a następnie przejrzyj listę wyjątków: to jest prawdziwy zakres Twojej pracy od teraz. Porównanie banków najlepiej pasuje do… z automatycznym księgowaniem: złożony wpis, który jest również poprawnie opublikowany, zamyka krąg. Możesz zobaczyć cały obraz plan działania automatyzacji.