Krótko mówiąc (TL;DR)

Rozmowy w darmowym i standardowo płatnym ChatGPT są domyślnie wykorzystywane do trenowania modelu: faktury, dane płacowe i listy klientów nie są tam uwzględnione. Poziomy biznesowe (ChatGPT Business i Enterprise, Claude for Work, Gemini w Google Workspace) nie trenują na Twoich danych, a ta obietnica jest umowna. W każdym przypadku odpowiedzialność za RODO spoczywa na Tobie, ponieważ dane księgowe zawierają wiele danych osobowych. Trzy zasady: korzystaj z konta firmowego, nigdy nie podawaj danych osobowych darmowemu chatbotowi i zanotuj politykę firmy dotyczącą sztucznej inteligencji.

Czy ChatGPT trenuje na Twoich danych?

Zależy to od konta, a różnica nie jest drobnostką — chodzi o całość:

Krzesło Konto bezpłatne / zwykłe Konto firmowe
ChatGPT czaty używane domyślnie do szkolenia (można wyłączyć) Firmy i przedsiębiorstwa nie szkolą się na Twoich danych
Klaudiusz czaty konsumenckie używane domyślnie do szkolenia (można je wyłączyć) Claude for Work i API nie trenują na Twoich danych
Bliźnięta aktywność aplikacji konsumenckiej może być wykorzystana do szkolenia Dane z obszaru roboczego nie są wykorzystywane do celów szkoleniowych (zobowiązanie umowne)

OpenAI dokumentuje zasady dotyczące poziomu biznesowego na swojej stronie strona dotycząca prywatności przedsiębiorstwa, a zobowiązanie Google dotyczące przestrzeni roboczej stanowi część dodatku dotyczącego przetwarzania danych, ponieważ ten przegląd wyjaśnia. Warto wiedzieć o jednym niuansie: nawet treści biznesowe mogą być krótko przechowywane w celu monitorowania nadużyć, około 30 dni w OpenAI. “Brak szkolenia” nie oznacza “natychmiastowego usunięcia”.

Dlaczego dane księgowe są szczególnie wrażliwe?

Ponieważ zawiera mnóstwo danych osobowych. Faktura sprzedaży zawiera imię i nazwisko oraz dane kontaktowe klienta, faktura zakupu – dane przedstawiciela dostawcy, a plik listy płac – imiona i nazwiska, identyfikatory i numery kont bankowych. Zgodnie z RODO pozostajesz administratorem danych niezależnie od narzędzia, do którego trafiają dane. Przewodnik Metomica na rok 2026 trafnie to ujmuje: prawdziwe ryzyko zaczyna się jeszcze przed wyświetleniem komunikatu, wraz z decyzją o tym, co w ogóle dotrze do okna czatu.

Prosty test: jeśli nie wysłałbyś danych e-mailem do obcej osoby, nie wklejaj ich też do darmowego czatu ze sztuczną inteligencją.

Czego wymaga od Ciebie RODO?

  • Umowa o przetwarzaniu danych (DPA): jeśli narzędzie AI przetwarza dane osobowe, potrzebna jest umowa z dostawcą. Pakiety biznesowe zawierają umowę, bezpłatne nie.
  • Minimalizacja: daj sztucznej inteligencji tyle, ile wymaga zadanie. Propozycja publikacji nie wymaga podania kodu identyfikacyjnego klienta.
  • Przejrzystość: jeśli narzędzia AI są częścią Twojego procesu pracy, Twoja polityka prywatności powinna o tym informować.
  • Prawo do usunięcia: musisz być w stanie odpowiedzieć na pytanie, gdzie znajdują się dane klienta, w tym kiedy przeszły przez narzędzie AI.

Praktyczne zasady dla księgowych

  1. Korzystaj z konta firmowego do celów służbowych — różnica w porównaniu z kontem bezpłatnym ma charakter umowny, a nie kosmetyczny.
  2. Nigdy nie podawaj danych osobowych ani informacji bankowych w ogólnodostępnym czacie ze sztuczną inteligencją, nawet “tylko tym razem”.
  3. Usuń lub zamień nazwy i numery, gdy prosisz sztuczną inteligencję o radę na podstawie przykładu.
  4. Napisz krótką politykę firmy dotyczącą sztucznej inteligencji: co jest dozwolone, co nie i na jakim koncie.
  5. Preferuj przepływy pracy, w których dane pozostają w systemie księgowym, a sztuczna inteligencja dociera do danych, a nie odwrotnie. Omówimy to w nasz przewodnik po księgowości opartej na sztucznej inteligencji.

Jeśli chcesz, aby asystent AI przeglądał Twoje książki w sposób kontrolowany, bez wklejania czegokolwiek do okna czatu, właśnie do tego służą interfejsy MCP. Wyjaśniamy je w MCP dla asystentów AI w księgowości.

Streszczenie

Możesz przekazać dane księgowe do ChatGPT, jeśli korzystasz z poziomu biznesowego, który obejmuje DPA i nie trenuje na Twoich danych. Darmowa wersja to kanał danych szkoleniowych, a dane osobowe nie mogą być w nim wykorzystywane. Odpowiedzialność za RODO spoczywa na Tobie w każdym scenariuszu: minimalizuj, anonimizuj i spisz zasady dotyczące sztucznej inteligencji. To ogólny zarys, a nie porada prawna.

Wypróbuj bezpłatne przetwarzanie faktur Bilnex, w którym Twoje dane pozostają w systemie.

Często zadawane pytania

Czy darmowy ChatGPT wykorzystuje moje dane do celów szkoleniowych?

Tak — konwersacje na kontach darmowych i płatnych są domyślnie używane do trenowania modelu, choć można to wyłączyć w ustawieniach. Poziomy biznesowe (ChatGPT Business i Enterprise) nie trenują na Twoich danych.

Które konto AI jest odpowiednie dla danych firmowych?

Poziom biznesowy obejmujący umowę o przetwarzaniu danych i zobowiązanie do braku szkoleń: ChatGPT Business lub Enterprise, Claude for Work lub Gemini w ramach Google Workspace. Konta bezpłatne nie nadają się do przechowywania danych biznesowych.

Czy mogę wkleić zanonimizowane dane do darmowego chatbota opartego na sztucznej inteligencji?

Ostrożnie, jeśli w ogóle. Kiedy nazwiska i numery są zastępowane, uniemożliwiając identyfikację osoby, ryzyko spada – ale dane częściowo zamaskowane (inicjały, rzadko spotykany tytuł zawodowy) nadal stanowią dane osobowe w rozumieniu RODO. Konto firmowe to bezpieczniejsze rozwiązanie.

Czy założenie konta firmowego oznacza natychmiastowe usunięcie moich danych?

Cóż. Poziomy biznesowe nie wykorzystują danych do szkoleń, ale treści mogą być krótko przechowywane w celu monitorowania nadużyć — około 30 dni w OpenAI. Sprawdź umowę swojego dostawcy, aby poznać dokładne warunki przechowywania.