Krótko mówiąc (TL;DR)

Do trenowania modelu domyślnie używane są bezpłatne i płatne konwersacje ChatGPT. Nie należy wklejać tam faktur, danych płacowych ani list klientów. Konta firmowe (ChatGPT Business i Enterprise, Claude for Work, Gemini w Google Workspace) nie trenują z wykorzystaniem Twoich danych, co jest zapisane w umowie. Jednak w obu przypadkach odpowiedzialność za przestrzeganie RODO spoczywa na Tobie, ponieważ faktury i listy płac zawierają dane osobowe. Trzy zasady: korzystaj z konta firmowego, nie podawaj danych osobowych w wersji bezpłatnej i ustal jasne zasady dotyczące sztucznej inteligencji w firmie.

Czy ChatGPT uczy się na podstawie Twoich danych?

Zależy to od konta. Różnica nie jest drobna, ale fundamentalna:

Narzędzie Konto bezpłatne / standardowe Konto firmowe
ChatGPT Czaty są domyślnie używane do szkoleń (można je wyłączyć) Business and Enterprise nie szkoli na podstawie twoich danych.
Klaudiusz Domyślnie do celów szkoleniowych używane są standardowe czaty na koncie (można je wyłączyć) Claude for Work i API nie trenują z wykorzystaniem Twoich danych.
Bliźnięta regularną aktywność aplikacji można wykorzystać do treningu Dane obszaru roboczego nie są wykorzystywane do szkolenia (obietnica umowna)

OpenAI potwierdza zasady dotyczące kont firmowych w swoim na stronie firmy dotyczącej prywatności a obietnica Google Workspace jest częścią umowy o przetwarzaniu danych, jak wyjaśniono w Recenzja narożnika C#. Jeszcze jeden niuans: zawartość kont firmowych może być również przechowywana przez krótki okres czasu w celu wykrycia nadużyć, na przykład przez około 30 dni w OpenAI. „Nieprzeszkolone” nie oznacza „natychmiast usunięte”.

Dlaczego dane księgowe są szczególnie wrażliwe?

Ponieważ zawierają mnóstwo danych osobowych. Faktura sprzedaży zawiera imię i nazwisko klienta oraz dane kontaktowe, faktura zakupu zawiera dane przedstawiciela dostawcy, a plik listy płac zawiera imiona i nazwiska, numery PESEL i numery kont bankowych. Zgodnie z RODO, jesteś administratorem niezależnie od narzędzia, którym dane są przesyłane. Przegląd Metomicu 2026 trafnie to ujmuje: prawdziwe ryzyko zaczyna się jeszcze przed wyświetleniem komunikatu: już przy decyzji, jakie dane w ogóle pojawią się w oknie czatu.

Prosty test: jeśli nie wysłałbyś tych danych obcej osobie e-mailem, nie wklejaj ich też do darmowego czatu ze sztuczną inteligencją.

Czego wymaga od Ciebie RODO?

  • Umowa o przetwarzaniu danych (DPA): Jeśli narzędzie AI przetwarza dane osobowe, musi istnieć umowa z dostawcą usługi. Jest to standard w przypadku kont firmowych, a nie bezpłatnych.
  • Minimalizacja: Przekaż sztucznej inteligencji jak najmniej danych, ile wymaga zadanie. Identyfikator klienta nie jest wymagany do rekomendacji księgowej.
  • Przejrzystość: Jeśli narzędzia AI są częścią Twojego procesu pracy, uwzględnij to w swojej polityce prywatności.
  • Prawo do usunięcia: Musisz być w stanie odpowiedzieć na pytanie, gdzie znajdują się dane klienta, nawet jeśli zostały przetworzone przez narzędzie wykorzystujące sztuczną inteligencję.

Praktyczne zasady dla księgowych

  1. Konta firmowego należy używać wyłącznie do celów służbowych — różnica w porównaniu z kontem bezpłatnym ma charakter umowny, a nie kosmetyczny.
  2. Nie podawaj danych osobowych ani danych bankowych w ogólnodostępnym czacie ze sztuczną inteligencją, nawet „tym razem”.
  3. Usuń lub zamień nazwy i numery podczas proszenia sztucznej inteligencji o poradę na podstawie próbki.
  4. Uzgodnijcie pisemną politykę dotyczącą sztucznej inteligencji w firmie: co jest dozwolone, co nie jest dozwolone i na jakim koncie.
  5. Preferuj przepływy pracy, w których dane pozostają w systemie księgowym, a sztuczna inteligencja dociera do danych, a nie odwrotnie. Więcej na ten temat napiszemy w artykule. Rachunkowość AI.

Jeśli chcesz, aby asystent AI przeglądał Twoją księgowość w sposób kontrolowany, bez wklejania danych do okna czatu, to w tym celu stworzono interfejsy MCP – wyjaśnimy je w artykule Asystent MCP i AI ds. księgowości.

Streszczenie

Możesz udostępnić dane księgowe ChatGPT, jeśli korzystasz z konta firmowego, które ma podpisaną umowę o przetwarzaniu danych i nie korzysta z Twoich danych do celów szkoleniowych. Wersja darmowa jest źródłem danych szkoleniowych i nie wolno Ci umieszczać tam danych osobowych. W każdym przypadku odpowiedzialność za przepisy RODO spoczywa na Tobie: minimalizuj, anonimizuj i spisz zasady dotyczące sztucznej inteligencji. Niniejszy artykuł stanowi ogólny przegląd, a nie poradę prawną.

Wypróbuj bezpłatne przetwarzanie faktur Bilnex, w którym dane pozostają w systemie.

Często zadawane pytania

Czy darmowy ChatGPT wykorzystuje moje dane do celów szkoleniowych?

Tak, do trenowania modelu domyślnie używane są czaty na kontach darmowych i płatnych, choć można to wyłączyć w ustawieniach. Konta firmowe (ChatGPT Business i Enterprise) nie trenują z Twoimi danymi.

Które konto AI jest odpowiednie dla danych korporacyjnych?

Konto firmowe z umową o przetwarzaniu danych i obietnicą nieszkolenia z wykorzystaniem danych: ChatGPT Business lub Enterprise, Claude for Work lub Gemini w ramach Google Workspace. Bezpłatne konta nie nadają się do użytku firmowego.

Czy zanonimizowane dane można bezpłatnie wprowadzić do sztucznej inteligencji?

Uwaga. Jeśli imiona i nazwiska zostaną zastąpione w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, ryzyko jest mniejsze, ale częściowo ukryte dane (takie jak inicjały lub rzadko używane stanowisko) pozostają danymi osobowymi w rozumieniu RODO. Bezpieczniej jest korzystać z konta firmowego.

Czy konto firmowe oznacza natychmiastowe usunięcie danych?

Nie. Konta firmowe nie wykorzystują danych do celów szkoleniowych, ale treści mogą być przechowywane przez krótki okres czasu, np. około 30 dni w przypadku OpenAI, w celu wykrycia nadużyć. Sprawdź u swojego dostawcy usług lub w umowie, jakie są dokładne okresy przechowywania.