Nie, na Łotwie nie ma oddzielnego obowiązkowego formatu faktury elektronicznej, który PEPPOL Zastąpi ją BIS Billing 3.0. Rozporządzenie Rady Ministrów nr 749 z dnia 9 grudnia 2025 r. stanowią, że struktura XML faktury elektronicznej przesyłanej do VID (Łotewskiego Urzędu Podatkowego) musi spełniać jednocześnie dwa wymagania: musi być napisana w składni UBL 2.1 (Uniwersalnego Języka Biznesowego, tj. określonego formatu pliku XML) i zgodna z zasadami specyfikacji PEPPOL BIS Billing 3.0. Łotewski Urząd Podatkowy potwierdza na stronie Twojej faktury elektronicznej, że nie ma planów rozszerzenia tego formatu. Każda firma musi dostosować swój system do zasad PEPPOL BIS Billing 3.0, a nie odwrotnie. E-faktury B2G (Business-to-Government) i przesyłanie ich danych do VID są już obowiązkowe, natomiast obowiązek wystawiania faktur B2B (Business-to-Business) wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2028 roku.

Krótka odpowiedź: czy Łotwa ma format faktury elektronicznej, który zastąpi PEPPOL?

Powszechnym błędnym przekonaniem jest to, że Łotwa ma swój własny “krajowy” format e-faktury, różniący się od standardu PEPPOL. W rzeczywistości jest odwrotnie. Rozporządzenie nr 749 Określ, że kod XML faktury elektronicznej otrzymanej w rozwiązaniu VID musi być napisany w składni UBL 2.1 i zgodny z zasadami biznesowymi i walidacyjnymi PEPPOL BIS Billing 3.0. Innymi słowy, Łotwa nie stworzyła konkurencyjnego formatu, lecz przyjęła PEPPOL BIS Billing 3.0 jako swój oficjalny profil. Jeśli Twoje oprogramowanie księgowe potrafi już generować faktury elektroniczne zgodne z PEPPOL, to techniczne podstawy do spełnienia wymagań Łotwy już istnieją. Brakuje tylko prawidłowego kanału transmisji danych do VID, który zostanie omówiony poniżej.

Trzy często mylone warstwy: EN 16931, UBL i PEPPOL

Niejasności wynikają z faktu, że te trzy terminy opisują trzy różne warstwy fakturowania elektronicznego, a nie trzy konkurujące ze sobą rzeczy.

  • EN 16931 jest semantycznym modelem danych, czyli opisem pól danych, które muszą znaleźć się na fakturze: dane sprzedawcy i kupującego, VAT, termin płatności, kwoty. Prawo rachunkowości Norma ta definiuje ustrukturyzowane e-faktury: faktura musi być zgodna z normą LVS EN 16931-1:2017.
  • UBL 2.1 to składnia XML, czyli specyficzny format pliku i język znaczników, w którym zapisywane są pola danych normy EN 16931. Sam UBL nie mówi jeszcze nic na temat zgodności faktury z wymogami łotewskimi; jest to po prostu “język”, w którym faktura jest sporządzona.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 jest to tzw. CIUS, czyli Specyfikacja wykorzystania podstawowych faktur, czyli węższy podręcznik użytkownika, który dokładnie wyjaśnia, jak korzystać z modelu danych EN 16931 w składni UBL 2.1 i dodaje reguły walidacji. Dokumentacja PEPPOL BIS Billing 3.0 potwierdza, że wszystkie dokumenty zgodne z niniejszą specyfikacją są automatycznie zgodne również z europejską normą EN 16931.

Wyobraź sobie fakturę na 1500 euro. Norma EN 16931 określa, które pola danych muszą się na niej znaleźć, takie jak kwoty i podmioty wystawiające fakturę. Norma UBL 2.1 określa, w którym elemencie XML znajduje się ta kwota. PEPPOL BIS Billing 3.0 dodaje regułę, zgodnie z którą kwota ta musi być zgodna z pozycjami faktury i kwotą VAT. W przeciwnym razie walidacja faktury zakończy się niepowodzeniem.

Które formaty teoretycznie są zgodne ze standardem UE, a co tak naprawdę akceptuje łotewski VID?

Na poziomie UE zarówno UBL 2.1, jak i UN/CEFACT CII D16B są odpowiednimi składniami dla normy EN 16931. Przegląd Komisji Europejskiej wywołuje obie odpowiadające im składnie. Teoretycznie istnieje zatem więcej niż jedna dopuszczalna ścieżka w Europie.

Na Łotwie jednak wybór ten został już dokonany za Ciebie. Rozporządzenie nr 749 wyraźnie wspomnieć o połączeniu UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0 jako formacie rozwiązania VID. VID potwierdza na stronie Twojej faktury elektronicznej, że łotewska norma krajowa musi być zgodna ze specyfikacją PEPPOL BIS Billing 3.0 i agencja nie planuje rozszerzania tego formatu.

Daje to bezpośrednią odpowiedź na pytanie, czy standardowy plik XML UBL 2.1 spełnia wymagania łotewskie: nie. UBL 2.1 ma poprawną składnię, ale bez reguł biznesowych i walidacyjnych PEPPOL BIS Billing 3.0 to połowa sukcesu, jak zdanie zgodne z zasadami ortografii, ale pozbawione gramatyki. Oprogramowanie musi być w stanie wygenerować plik, który przejdzie zarówno kontrolę schematu UBL 2.1, jak i reguły walidacyjne PEPPOL BIS Billing 3.0.

Czy specyfikacja PEPPOL i sieć PEPPOL to to samo?

Tutaj większość ludzi znów się gubi. PEPPOL BIS Billing 3.0 to dokument format Wymóg ten nie oznacza, że faktura musi przejść przez sieć PEPPOL, za pośrednictwem tzw. Punktów Dostępu. Rozporządzenie nr 749 wyraźnie wymienić kanały transmisji danych, z których mogą korzystać łotewskie firmy: oficjalny adres e-mail lub oficjalna elektroniczna skrzynka pocztowa państwa łotewskiego (jeśli firma ma aktywowane konto e-mail), kanał dostawcy usług lub operatora, lub inny kanał elektroniczny, taki jak integracja między systemami, e-mail lub jakaś inna elektroniczna metoda transmisji danych.

Strony ustalają kanał. Jeśli korzystasz z firmowego adresu e-mail, jego system informatyczny automatycznie przekaże wiadomość e-faktury i dane do VID. Jeśli korzystasz z operatora lub innego kanału, plik XML należy przesłać do VID osobno, za pośrednictwem systemu EDS lub elektronicznego systemu zgłoszeń. Według VID akceptuje wyłącznie pliki w formacie XML lub za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API) oprogramowania księgowego, który VID nazywa E-Invoice API V2, jeśli taki interfejs istnieje.

Terminy na Łotwie: co jest obowiązkowe w 2026 r., a co zacznie obowiązywać w 2028 r.?

Harmonogram składa się z trzech etapów, a każdy etap dotyczy innej strony.

Od 1 stycznia 2025 roku e-fakturowanie będzie obowiązkowe w segmentach G2G, B2G i G2B, tj. dla faktur pomiędzy instytucjami państwowymi oraz faktur pomiędzy firmami a instytucjami państwowymi – potwierdza VID. Faktury skierowane do jednostek budżetowych, dla których umowy zostały zawarte przed dniem 31 grudnia 2024 r., otrzymane prawo przestrzegaj okresu przejściowego do 1 stycznia 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. przesyłanie danych z e-faktur do VID będzie obowiązkowe dla tych samych segmentów G2G, B2G i G2B. Od tego samego terminu, od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r., firmy B2B mogą przesyłać dane do VID dobrowolnie. Na razie nie ma takiego obowiązku, ale taka opcja już istnieje (Rozporządzenie nr 749).

Od 1 stycznia 2028 r. obowiązkowe staną się również usługi B2B: VID potwierdza, że zarejestrowane na Łotwie firmy muszą wystawiać faktury do zapłaty w formie e-faktur i przesyłać je do VID w tym samym czasie. Zasada ta jest Księgowość Dopuszczono pewne wyjątki, np. transakcje obsługiwane przez kasę fiskalną, dokumenty generowane w niektórych systemach służb zdrowia publicznego lub urzędów pracy oraz wewnętrzne dokumenty służb bezpieczeństwa i organów ścigania.

Praktyczna lista kontrolna oprogramowania do fakturowania

Warto przejrzeć oprogramowanie już dziś, zanim nadejdzie termin w 2028 r., a nie gdy zbliża się termin końcowy.

  • Eksport UBL 2.1: Sprawdź, czy Twoje oprogramowanie księgowe lub sprzedażowe potrafi tworzyć faktury w formacie UBL 2.1 XML, a nie tylko faktury PDF.
  • Walidacja PEPPOL BIS Billing 3.0: zapytaj dostawcę, czy wydany plik XML jest zgodny Zasady biznesowe i walidacyjne PEPPOL BIS Billing 3.0, nie tylko ogólny schemat UBL.
  • Identyfikatory odbiorców: Upewnij się, że system może przechowywać i wykorzystywać adres e-mail klienta lub inne identyfikatory PEPPOL, a nie tylko imię i nazwisko oraz adres.
  • Kanał transmisyjny: zdecyduj, który z kanałów wymienionych w regulaminie nr 749 Cokolwiek Ci odpowiada, adres e-mail, operator lub bezpośrednia integracja, ustal to z klientem.
  • Przesyłanie VID: Sprawdź, czy kanał automatycznie przesyła dane do VID (np. adres e-mail), czy też musi to odbywać się oddzielnie za pośrednictwem EDS lub API.
  • Terminy: Pamiętaj, że fakturę elektroniczną należy przesłać do VID jednorazowo, nie później niż pięć dni roboczych od daty jej wysłania. W przypadku awarii systemu, termin na jej usunięcie wynosi trzy dni robocze; w przypadku opóźnienia z jakiegokolwiek innego powodu, VID musi zostać o tym poinformowany w systemie EDS, a faktury należy przesłać w ciągu 30 dni kalendarzowych od momentu wykrycia przyczyny (Rozporządzenie nr 749).

Jeśli Twoja firma korzysta już z faktur B2G lub dobrowolnego przesyłania VID, latem 2026 roku przejście w 2028 roku będzie raczej walidacją konfiguracji niż nowym projektem. Jeśli jednak wszystkie faktury nadal będą w formacie PDF i wysyłane ręcznie, warto rozpocząć wybór oprogramowania już teraz, a nie w styczniu 2028 roku.

Często zadawane pytania

Czy łotewski format e-faktury będzie obowiązkowy w 2026 roku?

Łotewski Urząd Podatkowy (VID) wymaga, aby e-faktury w formacie XML były napisane w składni UBL 2.1 i zgodne z zasadami PEPPOL BIS Billing 3.0. Nie jest to odrębny format krajowy, lecz implementacja standardu PEPPOL.

Jaka jest różnica pomiędzy normami EN 16931, UBL 2.1 i PEPPOL BIS Billing 3.0?

Norma EN 16931 to semantyczny model danych, który określa, które pola danych muszą znajdować się na fakturze. UBL 2.1 to format pliku XML, w którym te dane są zapisywane. PEPPOL BIS Billing 3.0 dodaje ograniczenia i reguły walidacji, zapewniając, że faktura dokładnie spełnia wymagania.

Kiedy fakturowanie elektroniczne B2B stanie się obowiązkowe na Łotwie?

Obowiązek elektronicznego fakturowania B2B wejdzie w życie 1 stycznia 2028 r. Od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r. firmy będą mogły dobrowolnie przekazywać dane do VID.

Czy PEPPOL BIS Billing 3.0 oznacza, że faktura musi przejść przez sieć PEPPOL?

Nie. PEPPOL BIS Billing 3.0 to wymóg dotyczący formatu dokumentu, a nie kanału dostawy. Faktura może zostać dostarczona pocztą elektroniczną, za pośrednictwem przewoźnika lub bezpośrednio, ale plik XML musi być zgodny z zasadami walidacji PEPPOL.