Peppol to międzynarodowa sieć komunikacyjna, za pośrednictwem której firmy automatycznie wymieniają ustrukturyzowane faktury między systemami. Nie jest to portal rządowy, program księgowy ani plik PDF, lecz model „czterech kątów”, w którym certyfikowani dostawcy usług łączą sprzedawcę i kupującego (OpenPeppol). Obecnie Peppol nie jest automatycznie obowiązkowy dla małych estońskich przedsiębiorstw: obowiązek wysyłania faktury elektronicznej powstaje dopiero wtedy, gdy kupujący zarejestrował się jako odbiorca faktury elektronicznej w rejestrze przedsiębiorstw elektronicznych (Ustawa o rachunkowości § 7¹Na Łotwie faktury elektroniczne w formie ustrukturyzowanej staną się obowiązkowe dla wszystkich transakcji pomiędzy firmami zarejestrowanymi na Łotwie. 1 stycznia 2028 r.. Obowiązek raportowania cyfrowego dodany do transgranicznych transakcji B2B w UE 1 lipca 2030 r..
Kiedy mała firma naprawdę potrzebuje Peppolu?
W przypadku sprzedaży na terenie Estonii obowiązuje domyślna umowa między stronami. Zobowiązanie powstaje tylko wtedy, gdy kupujący jest zarejestrowany jako odbiorca faktury elektronicznej. W przypadku sprzedaży krajowej na Łotwie kanał sprzedaży jest nadal kwestią porozumienia, ale faktura strukturalna staje się obowiązkowa Styczeń 2028. W przypadku sprzedaży transgranicznej w obrębie UE nie ma jeszcze takiego obowiązku, ale Od lipca 2030 r. Dodano wymóg raportowania. Prawny obowiązek sporządzenia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej i chęć klienta, aby otrzymywać ją właśnie za pośrednictwem Peppol, to dwie różne kwestie. Pierwsza wynika z przepisów prawa, druga jest wyborem partnera.
Kim naprawdę jest Peppo, a kim nie jest?
Peppol, czyli Paneuropejskie Zamówienia Publiczne Online, łączy sprzedawców i kupujących za pośrednictwem modelu czterech stron: każda strona komunikuje się ze swoim własnym dostawcą usług, czyli punktem dostępu, a dostawcy ci wymieniają się między sobą danymi (OpenPeppolPunkt dostępu nadawcy sprawdza wiadomość przed jej wysłaniem, dzięki czemu dane docierają do oprogramowania kupującego bez konieczności ręcznego wprowadzania. Peppol nie jest portalem rządowym, programem księgowym ani narzędziem do podpisywania dokumentów. Jest to sieć dystrybucji, przez którą przesyłana jest ustrukturyzowana faktura.
Czy estoński kupujący może poprosić o fakturę elektroniczną?
Ustawa o rachunkowości § 7¹ Strony ustalają format faktury domyślnie. Jeśli kupujący zarejestrował się publicznie jako odbiorca e-faktury w rejestrze e-biznesu, może zażądać od sprzedawcy e-faktury zgodnej z normą EN 16931. Według Ministerstwa Finansów W Estonii jest prawie 18 000 zarejestrowanych użytkowników i ich liczba stale rośnie. Nie jest to jednak obowiązek dla wszystkich. Sprawdź rejestrację każdego kupującego osobno.
Jak przygotować się do obowiązku B2B, który Łotwa wprowadzi 1 stycznia 2028 r.?
Łotewskie prawo rachunkowości Od 1 stycznia 2028 r. łotewskie przepisy przekształcą faktury między firmami zarejestrowanymi na Łotwie w ustrukturyzowane e-faktury. Wyjątki dotyczą jedynie sprzedaży poświadczonej dokumentem kasowym oraz dokumentów generowanych w systemach niektórych państwowych instytucji ochrony zdrowia, zatrudnienia i bezpieczeństwa. W przypadku umów zawartych z państwowymi instytucjami budżetowymi przed 31 grudnia 2024 r. obowiązek ten będzie obowiązywał już od 1 stycznia 2026 r. Rozporządzenie nr 749 Umożliwia korzystanie z kanału jako oficjalnego adresu e-mail, kanału operatora lub innego uzgodnionego rozwiązania. Należy jednak osobno uzgodnić kanał z partnerem.
Jak przygotować się do współpracy z Peppolem bez budowania infrastruktury technicznej?
Nie ma potrzeby budowania osobnego punktu dostępowego. Wystarczy oprogramowanie z połączeniem Peppol.
- Zapytaj kupującego, z jakiego kanału i identyfikatora korzysta.
- Wybierz operatora lub oprogramowanie księgowe, które ma połączenie z Peppol.
- Szczegóły dotyczące firmy na mapie: nazwa prawna, numer VAT, pozycje na fakturze i warunki płatności.
- Wyślij fakturę testową przed pierwszą transakcją.
- Przechowywanie faktur i potwierdzeń dostaw w procesie księgowym.
Jakie terminy są najbliższe: Łotwa 2028 i UE B2B 2030?
Łotwa Styczeń 2028 Obowiązek ma charakter narodowy. Oddzielnie od tego jest Pakiet ViDA, którego wymogi dotyczące raportowania cyfrowego będą miały wpływ na transgraniczne transakcje B2B od 1 lipca 2030 r. Nie oznacza to, że Peppol jest jedynym dozwolonym kanałem, ale raczej nakłada wymóg raportowania danych.
Jakie błędy Peppol powodują odrzucenie faktur?
- Faktura w formacie PDF nie jest fakturą strukturalną, bez względu na to, jak poprawnie wygląda.
- Połączenie z Peppolem nie oznacza, że musisz sam stać się Punktem Dostępowym. Tę rolę pełni dostawca usługi.
- Nie należy zakładać, że wszyscy klienci korzystają z tego samego kanału lub identyfikatora.
- Nie należy opierać się na starym twierdzeniu o ogólnym obowiązku Peppolu dla B2B w Estonii. Obecne przepisy opierają się na rejestracji kupujących, a nie na automatycznym obowiązku.
Często zadawane pytania
Kiedy mała firma naprawdę potrzebuje Peppolu?
W przypadku sprzedaży krajowej obowiązek ten powstaje tylko wtedy, gdy nabywca zarejestrował się jako odbiorca e-faktury w rejestrze e-biznesu. Na Łotwie ustrukturyzowane e-faktury staną się obowiązkowe dla wszystkich transakcji między przedsiębiorstwami od 1 stycznia 2028 r. W przypadku transgranicznych transakcji B2B w UE obowiązek raportowania cyfrowego zostanie dodany od 1 lipca 2030 r.
Kim naprawdę jest Peppo, a kim nie jest?
Peppol to międzynarodowa sieć komunikacyjna, a nie portal rządowy, oprogramowanie księgowe ani plik PDF. Łączy sprzedawców i kupujących poprzez model „czterech stron”, w którym certyfikowani dostawcy usług wymieniają się danymi.
Jak przygotować się do współpracy z Peppolem bez budowania infrastruktury technicznej?
Nie ma potrzeby budowania osobnego punktu dostępowego. Wystarczy oprogramowanie z połączeniem Peppol. Wystarczy zapytać kupującego o kanał, wybrać odpowiedniego operatora i przetestować go przed pierwszą transakcją.