Krótka odpowiedź: jeden dokument, dwa różne miejsca docelowe

E-faktura i e-raportowanie w ramach ViDA (VAT w erze cyfrowej) to nie to samo, choć często dotyczą tej samej transakcji. E-faktura to ustrukturyzowany dokument handlowy, który jest przygotowywany przez sprzedawcę i odbierany przez klienta. Jest on przesyłany między dwiema firmami. E-raportowanie polega natomiast na przesyłaniu danych transakcyjnych do organów podatkowych, a nie na wysyłaniu samej faktury do klienta. Zgodnie z dyrektywą Rady (UE) 2025/516 Obowiązek transgranicznego raportowania na poziomie UE wejdzie w życie 1 lipca 2030 r. Do tego czasu Estonia, Łotwa i Litwa będą regulować krajowe fakturowanie elektroniczne i raportowanie za pomocą zupełnie odrębnych przepisów, a terminy te już dziś różnią się w tych trzech krajach.

Funkcja E-faktura E-raportowanie
Do kogo to trafia? Do kupującego lub klienta Do Izby Podatkowej
Czym to właściwie jest? Ustrukturyzowany dokument biznesowy Elektroniczna transmisja danych transakcyjnych
Format Musi umożliwiać obróbkę automatyczną Wspólna wiadomość elektroniczna, której format ustala Państwo Członkowskie
Kto wypełnia obowiązek? Sprzedawca przygotowuje i wysyła Dane sprzedawcy, w niektórych przypadkach także dane kupującego
Ważne transgranicznie od Od 1 lipca 2030 r. Od 1 lipca 2030 r.

Co kwalifikuje się jako e-faktura ViDA?

Zgodnie z definicją dyrektywy E-faktura to faktura zawierająca wszystkie wymagane informacje dotyczące podatku VAT, przygotowywana, wysyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne przetwarzanie elektroniczne. Jest to test techniczny, a nie wizualny. Faktura musi być czytelna maszynowo, co oznacza, że oprogramowanie może samodzielnie odczytać i przetworzyć dane na fakturze, bez konieczności ręcznego przepisywania cyfr.

Czy faktura w formacie PDF wysłana e-mailem jest fakturą elektroniczną?

Nie. Format PDF jest przeznaczony dla ludzkiego oka, a nie dla maszyny i zgodnie z podejściem dyrektywy Taki plik zazwyczaj nie obsługuje automatycznego przetwarzania. Oznacza to, że faktura w formacie PDF wysłana klientowi e-mailem nie spełnia definicji e-faktury określonej w ViDA, nawet jeśli jej treść jest całkowicie poprawna. Od 1 lipca 2030 r. e-faktura stanie się domyślnym formatem zgodnie z art. 218 dyrektywy, ale państwa członkowskie mogą zezwolić na stosowanie faktury papierowej lub innego formatu w przypadku transakcji niepodlegających obowiązkowi raportowania cyfrowego.

Czego tak naprawdę wymaga raportowanie elektroniczne ViDA od 1 lipca 2030 r.

E-raportowanie to nie faktura. To oddzielny przepływ danych do organów podatkowych. Zakres obowiązkowy jest ściśle zdefiniowany: dotyczy dostaw towarów z jednego państwa członkowskiego UE do drugiego między przedsiębiorstwami (B2B), wewnątrzwspólnotowego nabycia oraz określonych transgranicznych dostaw i nabyć objętych odwrotnym obciążeniem, takich jak: dyrektywa je opisuje. Transakcje krajowe, takie jak faktura od przedsiębiorstwa z Tallina dla klienta z Tartu, nie są objęte tym obowiązkiem UE.

Najważniejsze informacje dla małych firm: Dyrektywa nie przewiduje ogólnego progu obrotu lub kwoty. Jeśli sprzedajesz towary za granicę przedsiębiorstwu z innego państwa członkowskiego, obowiązek ten obowiązuje niezależnie od tego, czy obrót wynosi 5000 czy 5 milionów euro.

Termin jest precyzyjny. W przypadku dostawy transgranicznej objętej systemem odwrotnego obciążenia, sprzedawca musi wystawić fakturę nie później niż 10 dni po wystąpieniu zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego; zapłata zaliczki za dostawę objętą systemem odwrotnego obciążenia również uruchamia ten sam 10-dniowy termin. Dane sprzedawcy są przekazywane organom podatkowym w momencie wystawienia faktury; w przypadku samofakturowania termin wynosi do pięciu dni od daty wystawienia. Po stronie kupującego, dane dotyczące nabycia lub zakupu objętego systemem odwrotnego obciążenia mogą zostać przekazane do pięciu dni po otrzymaniu faktury, ale państwo członkowskie może zdecydować, że taki obowiązek ze strony kupującego nie ma zastosowania na jego terytorium. Dyrektywa ustala te terminy dokładnie tak.

Dane mogą być przesyłane przez samą firmę lub za pośrednictwem strony trzeciej; państwa członkowskie mają obowiązek umożliwić przesyłanie danych drogą elektroniczną i akceptować przesyłanie danych zgodne z europejskim standardem dotyczącym faktury elektronicznej i jego wymienionymi składniami.

Przykład: Faktura na kwotę 1200 euro z Estonii do Łotwy: faktura i raport z podróży

Załóżmy, że Twoja firma z Tallina sprzedaje towary klientowi w Rydze za 1200 euro. Od 1 lipca 2030 r. dostawa towarów do przedsiębiorstwa w innym państwie członkowskim to dokładnie ten rodzaj transakcji, który… obowiązek raportowania transgranicznego obejmuje.

Strona faktury: przygotowujesz dla klienta ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, która spełnia wymagania dotyczące czytelności maszynowej i wystawiasz ją nie później niż 10 dni po wystąpieniu zdarzenia podlegającego opodatkowaniu, w następujący sposób: dyrektywa wymaga.

Strona raportowania: Jednocześnie z wystawieniem faktury przesyłasz dane dotyczące transakcji do estońskiego urzędu skarbowego. Jest to oddzielny przepływ danych, a nie kopia samej faktury. Jeśli klient z Łotwy musi zgłosić tę samą transakcję jako nabycie wewnątrzwspólnotowe po swojej stronie, może być zobowiązany do przesłania danych w ciągu pięciu dni od otrzymania faktury. Dokładny zakres obowiązku zależy od tego, czy Łotwa zdecyduje się na wdrożenie raportowania po stronie nabywcy.

To właśnie ten dwutorowy model powoduje zamieszanie: jeden projekt ustawy, ale dwa oddzielne zobowiązania zmierzające w dwóch różnych kierunkach.

Przepisy krajowe są odrębne: Estonia, Łotwa i Litwa

ViDA harmonizuje wyłącznie transgraniczne raportowanie B2B. Krajowe e-fakturowanie i raportowanie oparte na transakcjach krajowych, tj. faktury, w których sprzedawca i kupujący znajdują się w tym samym kraju, pozostają w gestii Państwa Członkowskiego zgodnie z dyrektywą; kraj może ustanowić własne przepisy i ograniczyć je do określonych kategorii podatników. Państwa członkowskie, które posiadały krajowy system raportowania transakcji w czasie rzeczywistym lub były do tego prawnie wymagane przed 1 stycznia 2024 r., zgodnie z dyrektywą mają czas do 1 stycznia 2035 r. na dostosowanie swojego systemu do ram prawnych ViDA. Termin ten dotyczy w szczególności tych krajów, których system spełnia ten opis, a nie wszystkich państw członkowskich automatycznie.

Trzy kraje bałtyckie podążają obecnie trzema różnymi ścieżkami rozwoju wewnętrznego.

Ważne w Estonii od Od 1 lipca 2025 r. Model wyboru kupującego: firma, która zarejestrowała się publicznie jako odbiorca e-faktury w rejestrze e-biznesu, może zażądać e-faktury od sprzedawcy, ale w przeciwnym razie partnerzy transakcji sami uzgadniają format i warunki przesyłania. W przypadku instytucji sektora publicznego obecna procedura przesyłania e-faktury zasadniczo pozostanie w mocy.

Na Łotwie harmonogram jest bardziej stopniowy i precyzyjny niż w Estonii. Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest obowiązkowa od 1 stycznia 2025 r. w transakcjach z organami administracji państwowej i samorządowej (G2G, B2G, G2B); przesyłanie danych z tych e-faktur do Łotewskiej Państwowej Izby Podatkowej VID będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2026 r. W przypadku transakcji między firmami (B2B) ustrukturyzowana e-faktura i jej jednoczesne przesłanie do VID będą obowiązkowe od 1 stycznia 2028 r. Ten termin dla transakcji B2B pierwotnie planowano na początek 2026 r., ale został on przesunięty o dwa lata na skutek nowelizacji ustawy.

Na Litwie od pewnego czasu obowiązuje inny system, Rejestr i.SAF, zgodnie z którym podatnicy VAT muszą przekazywać dane z wystawionych i otrzymanych faktur VAT. Osoby prawne przesyłają je do 20. dnia następnego miesiąca kalendarzowego, natomiast termin dla osób fizycznych zależy od okresu rozliczeniowego VAT. Jest to okresowe, miesięczne raportowanie, a nie transmisja danych transakcyjnych w czasie rzeczywistym, i działa zgodnie z własną logiką, pochodzącą z okresu sprzed wprowadzenia ViDA, a nie z modelem transgranicznym z 1 lipca 2030 r.

Na co się przygotować teraz, a czego się nie spodziewać

Czasu pozostało do 1 lipca 2030 r., ale warto dostosować oprogramowanie i procesy już teraz, a nie w ostatniej chwili, gdy termin ten się zbliża.

  • Obsługa formatu strukturalnego: Twoje oprogramowanie do fakturowania musi generować faktury zgodne z europejskim standardem e-faktury i składnią wymienioną w dyrektywie. Faktura „ładnie wygląda“ w formacie PDF to za mało.
  • Sprawdzenie numeru VAT: Przed wystawieniem faktury sprawdź, czy system weryfikuje numer VAT klienta, gdyż od tego zależy poprawność rozliczenia transakcji transgranicznej.
  • Kompletność danych na fakturze: Wszystkie wymagane informacje dotyczące podatku VAT muszą być podane na fakturze w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a nie tylko opisane jako tekst.
  • Przepływ korekcyjny: Zastanów się, jak skorygujesz fakturę lub dane w raporcie, które zostały już przesłane, jeśli błąd zostanie wykryty później. Ręczne wprowadzanie poprawek w dwóch oddzielnych systemach jest wielokrotnie bardziej czasochłonne.
  • Wybór formatu klienta: Zwłaszcza w przypadku sprzedaży B2B w Estonii, gdzie zarejestrowany nabywca może zażądać faktury elektronicznej, Twój system musi być w stanie prawidłowo zidentyfikować klienta i odpowiednio wybrać format.
  • Osobny interfejs dla organów podatkowych: Kanał danych e-raportowania nie jest tym samym co kanał fakturowania. Są to dwie odrębne integracje, nawet jeśli dane pochodzą z tej samej faktury.

Najczęstszym błędnym przekonaniem jest to, że termin 2030 automatycznie oznacza obowiązek raportowania w czasie rzeczywistym w Estonii, na Łotwie i Litwie. Nie jest to prawdą. Dyrektywa bezpośrednio reguluje jedynie transgraniczną działalność B2B, a krajowe ustalenia pozostawia się do decyzji każdego kraju. Innym powszechnym błędem jest myślenie, że niewielki obrót zwalnia z obowiązku raportowania transgranicznego. Dyrektywa nie określa ogólnego minimalnego progu. Po trzecie: łotewski termin B2B 2028 i unijny termin 2030 to dwa różne obowiązki wynikające z różnych źródeł prawnych. Jeden nie zastępuje drugiego.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica pomiędzy fakturowaniem elektronicznym a raportowaniem elektronicznym?

E-faktura to ustrukturyzowany dokument biznesowy wysyłany do klienta. E-raportowanie to osobne przesyłanie danych transakcyjnych do organów podatkowych. Oba rodzaje dokumentów wynikają z tej samej transakcji, ale trafiają do różnych odbiorców.

Czy faktura w formacie PDF jest uważana za e-fakturę?

Nie. Format PDF jest przeznaczony dla ludzkiego oka, a nie dla maszyn, i nie umożliwia automatycznego przetwarzania. ViDA wymaga ustrukturyzowanego, maszynowo czytelnego formatu.

Kiedy wejdzie w życie obowiązek elektronicznego raportowania ViDA?

Obowiązek transgranicznego elektronicznego raportowania wejdzie w życie 1 lipca 2030 r. Krajowe przepisy pozostają w gestii państw członkowskich i obowiązują już w różnym czasie.

Czy ViDA obejmuje transakcje krajowe?

Nie. ViDA harmonizuje jedynie transgraniczne raportowanie B2B. Transakcje krajowe nadal podlegają regulacjom danego państwa członkowskiego, np. Estonia, Łotwa i Litwa mają inne przepisy.