Īsā atbilde: viens dokuments, divi dažādi galamērķi

ViDA (PVN digitālajā laikmetā) e-rēķins un e-pārskatu sniegšana nav viens un tas pats, lai gan abi bieži vien rodas no viena un tā paša darījuma. E-rēķins ir strukturēts biznesa dokuments, ko sagatavo pārdevējs un saņem klients. Tas pārvietojas starp diviem uzņēmumiem. E-pārskatu sniegšana ir darījuma datu nosūtīšana nodokļu iestādēm, nevis paša rēķina nosūtīšana klientam. Saskaņā ar Padomes Direktīvu (ES) 2025/516 Šis pārrobežu ziņošanas pienākums ES līmenī stāsies spēkā no 2030. gada 1. jūlija. Līdz šim datumam Igaunija, Latvija un Lietuva regulēs savu iekšzemes e-rēķinu izrakstīšanu un pārskatu sniegšanu ar pilnīgi atsevišķiem likumiem, un šie termiņi šajās trijās valstīs jau šobrīd atšķiras.

Funkcija E-rēķins E-ziņošana
Kam tas pienākas? Pircējam vai klientam Nodokļu pārvaldei
Kas tas būtībā ir? Strukturēts biznesa dokuments Darījumu datu elektroniska pārsūtīšana
Formāts Jāļauj automātiska apstrāde Kopīgs elektronisks ziņojums, kura formātu nosaka dalībvalsts
Kas pilda saistības? Pārdevējs sagatavo un nosūta Pārdevēja dati, dažos gadījumos arī pircēja dati
Derīgs pārrobežu ceļošanai no No 2030. gada 1. jūlija No 2030. gada 1. jūlija

Kas kvalificējas kā ViDA e-rēķins?

Saskaņā ar direktīvas definīciju E-rēķins ir rēķins, kurā ir ietverta visa nepieciešamā PVN informācija un kas tiek sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj veikt automātisku elektronisku apstrādi. Šī ir tehniska, nevis vizuāla pārbaude. Rēķinam jābūt mašīnlasāmam, kas nozīmē, ka programmatūra var pati nolasīt un apstrādāt rēķina datus, nevienam manuāli nepārrakstot skaitļus.

Vai pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins ir e-rēķins?

Nē. PDF fails ir paredzēts cilvēka acij, nevis mašīnai, un saskaņā ar direktīvas pieeju Šāds fails parasti neatbalsta automātisko apstrādi. Tas nozīmē, ka PDF rēķins, kas klientam nosūtīts pa e-pastu, neatbilst ViDA e-rēķina definīcijai, pat ja rēķina saturs ir pilnīgi pareizs. No 2030. gada 1. jūlija e-rēķins kļūs par noklusējuma formātu saskaņā ar direktīvas 218. pantu, taču dalībvalstis var atļaut izmantot papīra rēķinu vai citu formātu darījumiem, uz kuriem neattiecas digitālās ziņošanas pienākums.

Kas ViDA e-ziņošanai faktiski ir nepieciešams no 2030. gada 1. jūlija

E-pārskatīšana nav rēķins. Tā ir atsevišķa datu plūsma nodokļu iestādēm. Obligātā darbības joma ir šauri definēta: tā attiecas uz preču piegādēm no vienas ES dalībvalsts uz citu starp uzņēmumiem (B2B), iegādēm Kopienas ietvaros un konkrētām pārrobežu piegādēm un iegādēm, kurām piemēro apgrieztās maksāšanas principu, piemēram: direktīva tos apraksta. Šī ES saistība neattiecas uz iekšzemes darījumiem, piemēram, rēķinu no Tallinas uzņēmuma klientam Tartu.

Vissvarīgākā detaļa mazajiem uzņēmumiem: Direktīva neparedz vispārēju apgrozījuma vai summas slieksni.. Ja pārdodat preces pāri robežai uzņēmumam citā dalībvalstī, pienākums ir spēkā neatkarīgi no tā, vai apgrozījums ir 5000 vai 5 miljoni eiro.

Termiņš ir precīzs. Pārrobežu piegādes gadījumā pārdevējam rēķins jāizraksta ne vēlāk kā 10 dienu laikā pēc apliekamā notikuma iestāšanās; avansa maksājums par piegādi, kurai piemērojama apgrieztā nodokļa maksāšana, arī iedarbina to pašu 10 dienu termiņu. Pārdevēja dati tiek nosūtīti nodokļu iestādēm rēķina izrakstīšanas brīdī, pašrēķina gadījumā termiņš ir līdz piecām dienām pēc izrakstīšanas. Pircēja pusē informācija par iegādi vai pirkumu, kuram piemērota apgrieztā nodokļa maksāšana, var tikt nosūtīta līdz piecām dienām pēc rēķina saņemšanas, taču dalībvalsts var nolemt, ka šāds pircēja pienākums tās teritorijā neattiecas. Direktīva nosaka šos termiņus. tieši šādi.

Datus var iesniegt pats uzņēmums vai ar trešās personas starpniecību; dalībvalstīm ir pienākums piedāvāt elektroniskas iesniegšanas iespēju un pieņemt iesniegumus, kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam un tā uzskaitītajām sintaksēm.

Piemērs: 1200 eiro rēķins no Igaunijas uz Latviju: rēķina un atskaišu sniegšanas process

Pieņemsim, ka jūsu Tallinas uzņēmums pārdod preces klientam Rīgā par 1200 eiro. Sākot ar 2030. gada 1. jūliju, preču piegāde uzņēmumam citā dalībvalstī ir tieši tāda veida darījums, kāds ir... pārrobežu ziņošanas pienākums aptver.

Rēķina puse: jūs sagatavojat klientam strukturētu e-rēķinu, kas atbilst mašīnlasāmības prasībai, un izrakstāt to ne vēlāk kā 10 dienu laikā pēc apliekamā notikuma iestāšanās šādi: direktīva pieprasa.

Ziņošanas puse: Vienlaikus ar rēķina izrakstīšanu jūs nosūtāt darījuma datus Igaunijas Nodokļu iestādei. Šī ir atsevišķa datu plūsma, nevis paša rēķina kopija. Ja Latvijas klientam ir jāziņo par to pašu darījumu kā par iegādi Kopienas ietvaros, viņam var būt jāiesniedz dati piecu dienu laikā pēc rēķina saņemšanas. Precīzs pienākums ir atkarīgs no tā, vai Latvija nolems ieviest ziņošanu pircēja pusē.

Tieši šis divējādais modelis rada apjukumu: viens strukturēts rēķins, bet divas atsevišķas saistības, kas virzās divos dažādos virzienos.

Vietējie noteikumi ir atšķirīgi: Igaunijā, Latvijā un Lietuvā

ViDA saskaņo tikai pārrobežu B2B pārskatu sniegšanu. Vietējie e-rēķini un vietējie uz darījumiem balstīti pārskati, t. i., rēķini, kuros gan pārdevējs, gan pircējs atrodas vienā un tajā pašā valstī., saskaņā ar direktīvu paliek dalībvalsts ziņā; valsts var noteikt savus noteikumus un ierobežot tos, attiecinot tos uz noteiktām nodokļu maksātāju kategorijām. Dalībvalstīm, kurās pirms 2024. gada 1. janvāra bija ieviesta vai ar likumu noteikta iekšzemes reāllaika darījumu ziņošanas sistēma, direktīva dod tām laiku līdz 2035. gada 1. janvārim, lai saskaņotu savu sistēmu ar ViDA regulējumu. Šis termiņš attiecas īpaši uz tām valstīm, kuru sistēma atbilst šim aprakstam, un ne uz visām dalībvalstīm automātiski.

Trīs Baltijas valstis pašlaik atrodas uz trim dažādiem iekšpolitiskiem ceļiem.

Derīgs Igaunijā no No 2025. gada 1. jūlija Pircēja izvēles modelis: uzņēmums, kas ir publiski reģistrējis sevi kā e-rēķinu saņēmējs e-uzņēmumu reģistrā, var pieprasīt e-rēķinu no pārdevēja, bet pretējā gadījumā darījuma partneri paši vienojas par formātu un iesniegšanas nosacījumiem. Valsts sektora iestādēm būtībā paliks spēkā pašreizējā e-rēķinu iesniegšanas kārtība.

Latvijā grafiks ir pakāpeniskāks un precīzāks nekā Igaunijā. Strukturēts e-rēķins ir obligāts no 2025. gada 1. janvāra darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm (G2G, B2G, G2B); datu nosūtīšana no šiem e-rēķiniem uz Valsts ieņēmumu dienestu VID kļūs obligāta no 2026. gada 1. janvāra. Uzņēmumu savstarpējiem (B2B) darījumiem strukturēts e-rēķins un tā vienlaicīga iesniegšana VID būs obligāta no 2028. gada 1. janvāra. Šis B2B termiņš sākotnēji bija paredzēts 2026. gada sākumā, bet ar likuma grozījumu tas tika atlikts par diviem gadiem.

Lietuvā jau kādu laiku darbojas cita sistēma., i.SAF reģistrs, kur PVN maksātājiem jāiesniedz dati par izrakstītajiem un saņemtajiem PVN rēķiniem. Juridiskās personas tos iesniedz līdz nākamā mēneša 20. datumam par kalendāro mēnesi, bet fizisko personu termiņš ir atkarīgs no to PVN deklarācijas perioda. Šī ir periodiska, ikmēneša pārskatu sniegšana, nevis uz darījumiem balstīta reāllaika pārraide, un tā darbojas pēc savas loģikas, kas radusies pirms ViDA laikmeta, nevis pēc 2030. gada 1. jūlija pārrobežu modeļa.

Ko gatavot jau tagad un ko negaidīt

Līdz 2030. gada 1. jūlijam ir laiks, taču ir vērts pielāgot programmatūru un procesus jau tagad, nevis pēdējā brīdī, tuvojoties termiņam.

  • Strukturēta formāta atbalsts: Jūsu rēķinu izrakstīšanas programmatūrai ir jāspēj ģenerēt rēķinus, kas atbilst Eiropas e-rēķinu standartam un direktīvā uzskaitītajām sintaksēm. Nepietiek ar to, ka rēķins PDF formātā „izskatās labi“.
  • PVN numura pārbaude: Pirms rēķina izrakstīšanas pārbaudiet, vai sistēma apstiprina klienta PVN numuru, jo no tā ir atkarīga pareiza pārrobežu darījuma apstrāde.
  • Rēķina informācijas pilnīgums: Visai nepieciešamajai PVN informācijai rēķinā jābūt mašīnlasāmā formātā, nevis tikai aprakstītai kā tekstam.
  • Korekcijas plūsma: Padomājiet par to, kā labosiet jau iesniegta rēķina vai pārskata datus, ja vēlāk tiks atklāta kļūda. Manuālu labojumu veikšana divās atsevišķās sistēmās ir daudz laikietilpīgāka.
  • Klienta izvēlētais formāts: Īpaši Igaunijas uzņēmumu savstarpējās tirdzniecības darījumos, kur reģistrēts pircējs var pieprasīt e-rēķinu, jūsu sistēmai ir jāspēj pareizi identificēt klientu un attiecīgi izvēlēties formātu.
  • Atsevišķa saskarne nodokļu iestādēm: E-atskaites datu kanāls nav tas pats, kas rēķinu kanāls. Tās ir divas atsevišķas integrācijas, pat ja dati nāk no viena un tā paša rēķina.

Visizplatītākais nepareizs uzskats ir, ka 2030. gada termiņš automātiski nozīmē iekšzemes reāllaika ziņošanas pienākumus Igaunijā, Latvijā vai Lietuvā. Tas tā nav. Direktīva tieši regulē tikai pārrobežu B2B darbības, iekšzemes kārtība ir atstāta katras valsts ziņā. Vēl viena izplatīta kļūda ir domāt, ka neliels apgrozījums atbrīvo no pārrobežu ziņošanas. Direktīvā nav noteikts vispārējs minimālais slieksnis. Un, treškārt: Latvijas 2028. gada B2B termiņš un ES 2030. gada termiņš ir divi dažādi pienākumi no dažādiem tiesību avotiem. Viens neaizstāj otru.

Bieži uzdotie jautājumi

Kāda ir atšķirība starp e-rēķiniem un e-pārskatiem?

E-rēķins ir strukturēts biznesa dokuments, kas tiek nosūtīts klientam. E-atskaites ir atsevišķa darījumu datu nosūtīšana nodokļu iestādēm. Abi rodas no viena un tā paša darījuma, bet nonāk dažādos adresātos.

Vai PDF rēķins tiek uzskatīts par e-rēķinu?

Nē. PDF fails ir paredzēts cilvēka acij, nevis mašīnai, un to nevar automātiski apstrādāt. ViDA ir nepieciešams strukturēts, mašīnlasāms formāts.

Kad stāsies spēkā ViDA e-ziņošanas pienākums?

Pārrobežu e-ziņošanas pienākums stāsies spēkā 2030. gada 1. jūlijā. Vietējie noteikumi joprojām ir dalībvalstu ziņā un jau ir spēkā dažādos laikos.

Vai ViDA attiecas uz iekšzemes darījumiem?

Nē. ViDA saskaņo tikai pārrobežu B2B pārskatu sniegšanu. Vietējos darījumus joprojām regulē dalībvalsts, piemēram, Igaunijā, Latvijā un Lietuvā ir atšķirīgi noteikumi.