Lyhyt vastaus: käytä lomaketta, älä XML-editoria

Pienen yrityksen ei tarvitse kirjoittaa XML-tiedostoa lähettääkseen Peppol-laskun. Peppol-lasku on jäsennelty datatiedosto, joka noudattaa Peppol BIS Billing 3.0 -spesifikaatio. Tämä tarkoittaa laskua, jonka kentät ovat koneellisesti luettavia: tietokone voi käsitellä ne automaattisesti ilman, että kukaan kirjoittaa numeroita uudelleen käsin. Täytät tavallisen laskulomakkeen verkkolaskutus- tai kirjanpito-ohjelmistossasi: asiakkaan nimi, summat, ALV, eräpäivä. Ohjelmisto rakentaa XML-tiedoston itse ja lähettää sen Peppol-verkon kautta. On 17. elokuuta 2026, BIS Billing 3.0:n uusi versio tuli pakolliseksi, joten kannattaa tarkistaa, että operaattorisi käyttää uusimpia validointisääntöjä.

Työsi pysähtyy tavallisten laskutietojen syöttämiseen. Jos asiakas tai operaattori ilmoittaa sinulle, että lasku "epäonnistui validointissa", se ei tarkoita, että sinun täytyy korjata XML-koodia käsin. Se tarkoittaa, että lomakkeen kenttä puuttuu tai on väärin, ja sinun on palattava tarkistamaan se sieltä.

Mitä Peppol on ja mitä se ei ole

Peppol on turvallinen verkko, joka siirtää strukturoituja laskuja järjestelmästä toiseen. Peppol itsessään ei ole ohjelmisto eikä lomake, jonka täytät. Ajattele sitä laskujen postipalveluna. Kaiken, mitä verkossa liikkuu, on noudatettava. Peppol BIS Billing 3.0 -säännöt, jotka määrittelevät tarkalleen, mitä tietokenttiä lasku tarvitsee ja miten ne on jäsennelty. Tätä rakennetta kutsutaan nimellä UBL (Universal Business Language), ja se on yksi yleisimmistä XML-pohjaisista laskutusmuodoista. XML (Extensible Markup Language) on yksinkertaisesti koneellisesti luettava tiedostomuoto, jota tietokoneet käyttävät tiedonvaihtoon; et yleensä koskaan näe sitä.

Peppol-lasku ei ole sama asia kuin asiakkaalle sähköpostitse lähetetty PDF-lasku, eikä se ole sama asia kuin arvonlisäveroilmoituksen jättäminen veroviranomaiselle. Nämä ovat kolme erillistä velvoitetta: laskun lähettäminen asiakkaalle, tietojen koneluettavaan muotoon saattaminen ja lukujen raportointi valtiolle. Nämä tapahtuvat usein yhdessä, mutta niiden ei tarvitse.

Mitä tarkistaa ennen laskun luomista

Ennen kuin avaat laskunäytön, tee seuraavat toimet:

  • Onko asiakas Peppol-valmis? Voiko ostaja todella vastaanottaa Peppol-laskuja, ja onko sinulla heidän tarkka Peppol-tunnuksensa eli osoite, johon lasku on reititettävä?
  • Ostajan viite tai tilausnumero: nykyisen Peppolin säännöt, lasku tarvitsee joko ostajan viitteen tai tilausnumeron. Ilman sitä vahvistus epäonnistuu.
  • Asiakaskohtaiset ohjeet: Jotkut suuremmat asiakkaat ja julkiset elimet haluavat oman sisäisen koodinsa, eivätkä sinun keksimääsi viitettä. Kysy numeroa suoraan asiakkaalta. Älä arvaa.

Lähetä Peppol-lasku viidessä vaiheessa

  1. Valitse asiakas ja lähetystapa. Merkitse ohjelmistoon, että lasku lähtee Peppol-kanavan kautta, ei sähköpostitse.
  2. Lisää myyjän ja ostajan tunnisteet. Sinun ja asiakkaan Peppol-tunnukset ladataan yleensä automaattisesti asiakastiedoista.
  3. Syötä rivikohdat, ALV ja maksuehdot. Tuotteet tai palvelut, hinnat, ALV-kanta, eräpäivä.
  4. Lisää ostajan viite tai tilausnumero. Tämä kenttä ei ole valinnainen.
  5. Suorita validointi ja lähetä. Ohjelmisto tarkistaa laskun automaattisesti ennen sen lähettämistä ja merkitsee puuttuvat tiedot.

Mitkä alat ovat tärkeämpiä kuin miltä ne näyttävät?

Kuvittele 1 200 euron lasku asiakkaalle Latviaan. Summa ja ALV ovat oikein, mutta lasku voi silti palautua, jos:

  • laskun numero ei ole yksilöllinen ja toistaa aiempaa numeroa;
  • valuuttakoodi on väärä tai puuttuu;
  • ALV-luokka ja -kanta eivät täsmää (esimerkiksi 0% ALV ilman perusteluja);
  • myyjän tai ostajan tunnisteessa on kirjoitusvirhe;
  • maksutiedot, IBAN, viitenumero, puuttuvat tai ovat väärin;
  • ostajan viite- tai tilausnumerokenttä on tyhjä.

Tuo viimeinen kohta on ylivoimaisesti yleisin virhe. Peppolin säännöt, se on pakollinen kenttä, ja sen pois jättäminen on tiukka validointivirhe, ei ehdotus, jonka voisit ohittaa.

PDF-tiedostot, liitteet ja hylätyt laskut

PDF-lasku on henkilön luettavissa, mutta se ei ole Peppol-lasku. Viron valtiovarainministeriön ohjeistus, sähköinen lasku on koneellisesti luettava tiedosto, jota vastaanottajan ei tarvitse kirjoittaa uudelleen käsin. Kuva tai PDF-tiedosto ei täytä tätä vaatimusta. Monet ohjelmistot liittävät PDF-kopion jäsennellyn laskun viereen, jotta käyttäjä voi nopeasti vilkaista sisältöä, mutta se on vain mukavuus, ei korvike.

Jos lasku ei koskaan saavu asiakkaalle, kyseessä on toimitusongelma, yleensä väärä Peppol-tunnus tai yhteysongelma. Jos lasku saapuu asiakkaalle, mutta heidän järjestelmänsä hylkää sen, kyseessä on liiketoimintasääntöihin liittyvä ongelma, useimmiten puuttuva ostajan viite tai väärä tieto jossain. Tarkista nämä kaksi asiaa ennen kuin alat epäillä ohjelmistoa.

Mitä Virossa ja Latviassa nyt pätee ja mitä on tulossa

Virossa yritys, joka on rekisteröitynyt sähköisen laskun vastaanottajaksi sähköiseen kaupparekisteriin, voi vuodesta 2025 alkaen vaatia toimittajiaan lähettämään sähköinen lasku, elleivät osapuolet ole toisin sopineet. Viro sallii joko paikallisen standardin tai eurooppalaisen standardin, Peppolin, ja ministeriö suosittelee jälkimmäistä yrityksille, koska sitä käytetään paljon laajemmin EU:ssa.

Latvian säännöt ovat tiukemmat ja aikataulu selkeämpi. 1. tammikuuta 2025 alkaen strukturoitu sähköinen lasku on pakollinen G2G-, B2G- ja G2B-tapahtumissa, ja 1. tammikuuta 2026 alkaen myös näiden samojen tapahtumien laskutiedot on raportoitava verovirastolle. Valtion verovirasto (VID). Yritysten välisten liiketoimien osalta tietojen raportointi VIDille on vapaaehtoista 31. joulukuuta 2027 asti. 1. tammikuuta 2028 alkaen sekä strukturoitu sähköinen lasku että sen tietojen raportointi VIDille tulevat pakollisiksi myös latvialaisten yritysten välisissä liiketoimissa.

EU-tasolla seuraava tärkeä määräaika on 1. heinäkuuta 2030, jolloin ViDA-uudistus, Digitaalisen aikakauden arvonlisävero tekee sähköisestä laskutuksesta oletusarvon rajat ylittävissä yritysten välisissä liiketoimissa. Jos lähetät jo Peppolille laskuja tänään, olet valmis määräaikaan vuosia ennen kuin siitä tulee kenenkään muun ongelma.

Usein kysytyt kysymykset

Pitääkö pienyrityksen kirjoittaa XML-koodia lähettääkseen Peppol-laskun?

Ei, pienyrityksen ei tarvitse kirjoittaa XML-tiedostoa. Täytät ohjelmistossasi vakiomuotoisen laskulomakkeen, ja ohjelmisto luo itse XML-tiedoston ja lähettää sen Peppol-verkon kautta.

Mikä on Peppol?

Peppol on turvallinen laskujen tiedonvaihtoverkosto. Se ei ole ohjelmisto, vaan postipalvelu, joka toimittaa strukturoituja laskuja.

Mitkä ovat yleisimmät virheet Peppol-laskua lähetettäessä?

Yleisin virhe on ostajan viitenumeron tai tilausnumeron puuttuminen. Tämä on pakollinen kenttä, ja sen puuttuminen johtaa validointivirheeseen.

Mitä eroa on Peppol-laskulla ja PDF-laskulla?

PDF-lasku on ihmisen luettavissa, mutta ei koneellisesti luettavissa. Peppol-lasku on jäsennelty XML-tiedosto, jonka tietokoneet voivat käsitellä automaattisesti.