Trumpas atsakymas: naudokite formą, o ne XML redaktorių

Na, mažam verslui nereikia rašyti XML, kad išsiųstų „Peppol“ sąskaitą faktūrą. „Peppol“ sąskaita faktūra yra struktūrizuotas duomenų failas, atitinkantis „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikacija. Tai reiškia sąskaitą faktūrą, kurios laukai yra nuskaitomi kompiuterio: kompiuteris gali juos apdoroti automatiškai, niekam neperrašant skaičių ranka. Įprastą sąskaitos faktūros formą užpildote savo elektroninių sąskaitų faktūrų arba apskaitos programinėje įrangoje: kliento vardas, sumos, PVM, mokėjimo data. Programinė įranga pati sukuria XML failą ir siunčia jį per „Peppol“ tinklą. Šiandien yra 2026 m. rugpjūčio 17 d. nauja BIS Billing 3.0 versija tapo privalomas, todėl verta patikrinti, ar jūsų operatorius naudoja naujausią patvirtinimo taisyklių rinkinį.

Jūsų darbas apsiriboja įvedant įprastus sąskaitos faktūros duomenis. Jei klientas arba operatorius praneša, kad sąskaita faktūra “nepavyko patvirtinti”, tai nereiškia, kad turite rankiniu būdu taisyti XML kodą. Tai reiškia, kad formoje trūksta lauko arba jis yra neteisingas ir turite grįžti bei jį ten patikrinti.

Kas yra Peppol ir kas jis nėra

„Peppol“ yra saugus tinklas, kuris perduoda struktūrizuotas sąskaitas faktūras iš vienos sistemos į kitą. Pats „Peppol“ nėra programinė įranga ir tai nėra pildoma forma. Įsivaizduokite jį kaip sąskaitų faktūrų pašto paslaugą. Kad ir kas keliauja tuo tinklu, turi atitikti... „Peppol BIS Billing 3.0“ taisyklės, kuriuose tiksliai nurodoma, kokius duomenų laukus reikia pateikti sąskaitoje faktūroje ir kaip jie struktūrizuojami. Ši struktūra vadinama UBL (Universal Business Language) – tai vienas iš labiausiai paplitusių XML pagrindu sukurtų sąskaitų faktūrų formatų. XML (Extensible Markup Language) – tai tiesiog mašininio skaitymo failo formatas, kurį kompiuteriai naudoja duomenims keistis; paprastai jo niekada nematysite.

„Peppol“ sąskaita faktūra nėra tas pats, kas PDF formato sąskaita faktūra, išsiųsta klientui el. paštu, ir tai nėra tas pats, kas PVM deklaracijos pateikimas mokesčių administratoriui. Tai trys atskiri įsipareigojimai: sąskaitos faktūros išsiuntimas klientui, duomenų pateikimas kompiuterio skaitomybei ir skaičių pateikimas valstybei. Jie dažnai atliekami kartu, bet nebūtinai turi.

Ką reikia patikrinti prieš kuriant sąskaitą faktūrą

Prieš atidarydami sąskaitos faktūros ekraną, atlikite šiuos veiksmus:

  • Ar klientas yra pasiruošęs naudoti „Peppol“? Ar pirkėjas gali gauti „Peppol“ sąskaitas faktūras ir ar turite tikslų jo „Peppol“ ID, adresą, kuriuo reikia nukreipti sąskaitą faktūrą?
  • Pirkėjo nuoroda arba užsakymo numeris: esant dabartinei Peppol taisyklės, sąskaitoje faktūroje reikia nurodyti pirkėjo nuorodą arba užsakymo numerį. Be jos patvirtinimas nepavyksta.
  • Klientui skirtos instrukcijos: Kai kurie didesni klientai ir viešosios įstaigos nori savo vidinio kodo, o ne jūsų sugalvoto kodo. Paklauskite kliento tiesiogiai šio numerio. Nespėliokite.

Penki žingsniai, kaip išsiųsti „Peppol“ sąskaitą faktūrą

  1. Pasirinkite klientą ir siuntimo būdą. Programinėje įrangoje pažymėkite, kad sąskaita faktūra siunčiama per „Peppol“ kanalą, o ne el. paštu.
  2. Pridėkite pardavėjo ir pirkėjo identifikatorius. Jūsų „Peppol“ ID ir kliento ID paprastai automatiškai įtraukiami iš kliento įrašo.
  3. Įveskite eilutes, PVM ir mokėjimo sąlygas. Produktai ar paslaugos, kainos, PVM tarifas, mokėjimo terminas.
  4. Pridėkite pirkėjo nuorodą arba užsakymo numerį. Šis laukas nėra pasirenkamas.
  5. Paleiskite patvirtinimą ir išsiųskite. Programinė įranga automatiškai patikrina sąskaitą faktūrą prieš jai išsiunčiant ir pažymi viską, kas trūksta.

Kurie laukai yra svarbesni, nei atrodo?

Įsivaizduokite 1 200 eurų sąskaitą faktūrą klientui Latvijoje. Suma ir PVM yra teisingi, tačiau sąskaita faktūra vis tiek gali būti grąžinta, jei:

  • sąskaitos faktūros numeris nėra unikalus ir kartoja ankstesnį numerį;
  • valiutos kodas yra neteisingas arba jo nėra;
  • PVM kategorija ir tarifas nesutampa (pvz., 0% PVM be jokio pagrindimo);
  • pardavėjo arba pirkėjo identifikatoriuje yra rašybos klaida;
  • trūksta mokėjimo duomenų, IBAN, registracijos numerio arba jie yra neteisingi;
  • pirkėjo nuorodos arba užsakymo numerio laukas yra tuščias.

Pastarasis punktas yra bene dažniausia klaida. Peppol taisyklės, tai privalomas laukas, o jo praleidimas yra griežta patvirtinimo klaida, o ne pasiūlymas, kurį galite praleisti.

PDF failai, priedai ir atmestos sąskaitos faktūros

PDF sąskaitą faktūrą gali perskaityti asmuo, bet tai nėra „Peppol“ sąskaita faktūra. Estijos finansų ministerijos gairės, el. sąskaita faktūra yra kompiuterio skaitomas failas, kurio gavėjui nereikia iš naujo įvesti ranka. Vaizdas ar PDF failas neatitinka šio kriterijaus. Daugybė programų prie struktūrizuotos sąskaitos faktūros prideda PDF kopiją, kad asmuo galėtų greitai peržvelgti turinį, tačiau tai yra patogumas, o ne pakaitalas.

Jei sąskaita faktūra niekada nepasiekia kliento, tai yra pristatymo problema – dažniausiai neteisingas „Peppol“ ID arba ryšio problema. Jei sąskaita faktūra pasiekia klientą, bet jo sistema ją atmeta, tai yra verslo taisyklių problema – dažniausiai trūkstama pirkėjo nuoroda arba neteisinga informacija kažkur. Prieš pradėdami abejoti programine įranga, pirmiausia patikrinkite šiuos du dalykus.

Kas dabar taikoma Estijoje ir Latvijoje, ir kas bus ateityje

Estijoje įmonė, užsiregistravusi kaip e. sąskaitų gavėja e. verslo registre, nuo 2025 m. gali reikalauti, kad jos tiekėjai atsiųstų elektroninė sąskaita faktūra, nebent abi šalys susitarė kitaip. Estija leidžia naudoti arba vietinį, arba europinį standartą – „Peppol“, o ministerija įmonėms rekomenduoja pastarąjį, nes jis naudojamas daug plačiau visoje ES.

Latvijos taisyklės yra griežtesnės, o terminai aiškesni. Nuo 2025 m. sausio 1 d. struktūrizuota elektroninė sąskaita faktūra yra privaloma G2G, B2G ir G2B sandoriams, o nuo 2026 m. sausio 1 d. tų pačių sandorių sąskaitų faktūrų duomenys taip pat turi būti teikiami Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Valstybinė pajamų tarnyba (VID). B2B sandorių atveju duomenų teikimas VID išlieka savanoriškas iki 2027 m. gruodžio 31 d. Nuo 2028 m. sausio 1 d. tiek struktūrizuota e. sąskaita faktūra, tiek jos duomenų teikimas VID taps privalomi ir sandoriams tarp Latvijos įmonių.

ES lygmeniu kitas svarbus terminas yra 2030 m. liepos 1 d., kai ViDA reforma, PVM skaitmeniniame amžiuje, elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą paverčia numatytuoju tarpvalstybinių B2B sandorių atveju. Jei jau šiandien siunčiate „Peppol“ sąskaitas faktūras, esate pasiruošę šiam terminui dar prieš daugelį metų, kol tai taps kitų problema.

DUK

Ar maža įmonė turi rašyti XML, kad galėtų išsiųsti „Peppol“ sąskaitą faktūrą?

Ne, mažai įmonei nereikia rašyti XML. Jūs užpildote standartinę sąskaitos faktūros formą savo programinėje įrangoje, o programinė įranga pati sukurs XML failą ir išsiųs jį per „Peppol“ tinklą.

Kas yra Peppol?

„Peppol“ yra saugus sąskaitų faktūrų duomenų mainų tinklas. Tai ne programinė įranga, o pašto paslauga, kuri pristato struktūrizuotas sąskaitas faktūras.

Kokios dažniausios klaidos siunčiant „Peppol“ sąskaitą faktūrą?

Dažniausia klaida – pirkėjo nuorodos arba užsakymo numerio nebuvimas. Tai privalomas laukas, o jo nebuvimas sukels patvirtinimo klaidą.

Kuo skiriasi „Peppol“ sąskaita faktūra ir PDF sąskaita faktūra?

PDF sąskaita faktūra yra skaitoma žmogaus, bet ne kompiuterio. „Peppol“ sąskaita faktūra yra struktūrizuotas XML failas, kurį kompiuteriai gali automatiškai apdoroti.