Trumpas atsakymas: naudokite formą, o ne XML redaktorių

Ne, mažoms įmonėms nereikia rašyti XML, kad galėtų siųsti „Peppol“ sąskaitą faktūrą. „Peppol“ sąskaita faktūra yra struktūrizuotas duomenų failas, atitinkantis „Peppol BIS Billing 3.0“ specifikacija, tai yra sąskaita faktūra, kurios laukai yra skaitomi kompiuterio (kompiuteris juos supranta automatiškai, asmeniui nereikės rankiniu būdu perkelti duomenų). Jūs užpildote standartinę sąskaitos faktūros formą savo el. sąskaitos faktūros arba apskaitos programinėje įrangoje: kliento vardas, sumos, PVM, mokėjimo terminas. Programinė įranga pati sukuria XML failą iš jo ir siunčia jį per „Peppol“ tinklą. Nuo 2026 m. rugpjūčio 17 d. tai tapo privaloma nauja BIS Billing 3.0 versija, todėl verta patikrinti, ar jūsų operatorius naudoja naujausią patvirtinimo taisyklių rinkinį.

Jūsų darbas apsiriboja įprastų sąskaitos faktūros duomenų įvedimu. Jei klientas arba operatorius nurodo, kad sąskaita faktūra „nepatikrinta“, tai nereiškia, kad turite rankiniu būdu taisyti XML kodą. Tai reiškia, kad programinėje įrangoje trūksta kokio nors lauko arba jis yra neteisingas ir turite jį peržiūrėti formoje.

Kas yra Peppol, o kas ne?

„Peppol“ yra saugus duomenų mainų tinklas, per kurį struktūrizuotos sąskaitos faktūros juda iš vienos sistemos į kitą. Pats „Peppol“ nėra programinė įranga ar forma, kurią pildote. Tai tarsi pašto paslauga sąskaitoms faktūroms. Šiame tinkle judantis turinys turi atitikti... „Peppol BIS Billing 3.0“ taisyklės, kurie aprašo, kokius duomenų laukus turi turėti sąskaita faktūra ir kokia struktūra. Ši struktūra vadinama UBL (Universal Business Language) ir yra vienas iš labiausiai paplitusių XML pagrindu sukurtų sąskaitų faktūrų formatų. XML (Extensible Markup Language) yra tiesiog kompiuterio skaitomas failo formatas, kurį kompiuteriai naudoja duomenims keistis. Paprastai jis visiškai nematomas žmonėms.

„Peppol“ sąskaita faktūra nėra tas pats, kas el. paštu išsiųsta PDF formato sąskaita faktūra, kaip ir PVM deklaracijos pateikimas mokesčių administratoriui. Tai trys skirtingi įsipareigojimai: sąskaitos faktūros išsiuntimas klientui, duomenų mašininis nuskaitymas ir mokesčių ataskaitų teikimas valstybei. Šie įsipareigojimai dažnai eina koja kojon, bet nebūtinai turi.

Ką reikia patikrinti prieš kuriant sąskaitą faktūrą?

Prieš atidarydami sąskaitą, patikrinkite šiuos dalykus:

  • Kliento „Peppol“ parengtis: Ar pirkėjas apskritai gali gauti „Peppol“ sąskaitas faktūras ir koks yra tikslus jo „Peppol“ ID arba adresas, kuriuo turėtų būti išsiųsta sąskaita faktūra?.
  • Pirkėjo nuoroda arba užsakymo numeris: galiojantis Peppol taisyklės Pagal įstatymą, sąskaitoje faktūroje turi būti pirkėjo nuoroda arba užsakymo numeris. Be jų sąskaitos faktūros patvirtinimas nepavyks.
  • Klientui skirtos instrukcijos: Didelis klientas arba viešojo sektoriaus įstaiga nori tikslaus savo vidinio kodo, o ne jūsų sugalvotos nuorodos. Paklauskite kliento šio numerio tiesiogiai, o ne spėliokite patys.

Sukurkite ir gaukite „Peppol“ sąskaitą faktūrą penkiais žingsniais

  1. Pasirinkite klientą ir pristatymo būdą: programinėje įrangoje pažymėkite, kad sąskaita faktūra bus siunčiama „Peppol“ kanalu, o ne el. paštu.
  2. Pridėkite pardavėjo ir pirkėjo identifikatorius: Jūsų ir kliento „Peppol“ ID paprastai užpildomi automatiškai iš kliento kortelės.
  3. Įveskite sąskaitos faktūros eilutes, PVM ir mokėjimo sąlygas: produktai ar paslaugos, kainos, PVM tarifas ir mokėjimo terminas.
  4. Pridėti pirkėjo nuorodą arba užsakymo numerį: Šis laukas nėra pasirenkamas.
  5. Paleiskite patvirtinimą ir gaukite: Programinė įranga automatiškai patikrina sąskaitą faktūrą prieš ją išsiųsdama ir praneša, jei ko nors trūksta.

Kurios sritys yra svarbesnės, nei atrodo iš pirmo žvilgsnio?

Įsivaizduokite 1 200 eurų sąskaitą faktūrą klientui Latvijoje. Suma ir PVM yra teisingi, tačiau sąskaita faktūra vis tiek gali būti atmesta, jei:

  • sąskaitos faktūros numeris nėra unikalus ir kartojasi su ankstesne sąskaita faktūra;
  • valiutos kodas yra neteisingas arba jo nėra;
  • PVM kategorija ir tarifas nesutampa (pvz., 0% PVM be pagrindimo);
  • pardavėjo arba pirkėjo identifikatorius yra parašytas neteisingai;
  • trūksta arba yra neteisinga mokėjimo informacija, pvz., IBAN arba registracijos numeris;
  • Pirkėjo nuorodos arba užsakymo numerio laukas tuščias.

Būtent paskutinis punktas yra dažniausia klaida. Peppol taisyklės Tai privalomas laukas, o jo nebuvimas yra kritinė patvirtinimo klaida, o ne rekomendacija, kurios galima ignoruoti.

PDF, priedai ir atmestos sąskaitos faktūros

PDF sąskaita faktūra yra skaitoma žmogaus, bet tai nėra „Peppol“ sąskaita faktūra. Finansų ministerijos paaiškinimas Pagal e. sąskaitą faktūrą, e. sąskaita faktūra yra kompiuterio skaitomas failas, į kurį gavėjui nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų. Vaizdas ar PDF failas šio reikalavimo neatitinka. Daugelyje programinės įrangos programų yra struktūrizuotos sąskaitos faktūros PDF kopija, kad asmuo galėtų greitai peržiūrėti sąskaitos faktūros turinį, tačiau tai yra papildomas patogumas, o ne pakaitalas.

Jei sąskaita faktūra nepasiekia kliento, tai yra pristatymo klaida, dažniausiai dėl neteisingo „Peppol“ ID arba ryšio problemos. Jei sąskaita faktūra pasiekia klientą, bet jo sistema ją atmeta, tai yra verslo klaida, dažniausiai dėl trūkstamos pirkėjo nuorodos arba neteisingų duomenų. Prieš abejodami programinės įrangos patikimumu, pirmiausia patikrinkite šiuos du dalykus.

Kas dabar galioja Estijoje ir Latvijoje, o kas bus ateityje?

Estijoje apskaitos subjektas, užsiregistravęs kaip e. sąskaitų gavėjas e. verslo registre, nuo 2025 m. gali reikalauti iš pardavėjo: e. sąskaita faktūra, nebent šalys susitarė kitaip. Estija leidžia naudoti tiek vietinius, tiek Europos, arba „Peppol“, standartus, o ministerija verslininkams rekomenduoja pastarąjį, nes jis plačiau naudojamas visoje Europos Sąjungoje.

Latvijoje reikalavimai yra griežtesni, o terminas aiškesnis. Nuo 2025 m. sausio 1 d. struktūrizuotos elektroninės sąskaitos faktūros bus privalomos G2G, B2G ir G2B sandoriams, o nuo 2026 m. sausio 1 d. taip pat turės būti perduodami šių sektorių sąskaitų faktūrų duomenys. Valstybės iemušenu dienesti (VID). B2B sandoriuose duomenų teikimas VID yra savanoriškas iki 2027 m. gruodžio 31 d., tačiau nuo 2028 m. sausio 1 d. struktūrizuotų e. sąskaitų faktūrų ir jų duomenų teikimas VID taps privalomas ir sandoriuose tarp Latvijos įmonių.

Europos Sąjungos lygmeniu kitas svarbus terminas yra 2030 m. liepos 1 d., kai ViDA reforma E. sąskaitos taps numatytuoju mokėjimo būdu tarpvalstybiniuose B2B sandoriuose. Jei šiandien pradėsite siųsti „Peppol“ sąskaitas faktūras, būsite pasiruošę šiam terminui dar prieš kelerius metus, kol tai taps problema kam nors kitam.

DUK

Ar maža įmonė turi rašyti XML, kad galėtų išsiųsti „Peppol“ sąskaitą faktūrą?

Ne, mažai įmonei nereikia rašyti XML. Jūs užpildote standartinę sąskaitos faktūros formą savo programinėje įrangoje, o programinė įranga pati sukurs XML failą ir išsiųs jį per „Peppol“ tinklą.

Kas yra Peppol?

„Peppol“ yra saugus sąskaitų faktūrų duomenų mainų tinklas. Tai ne programinė įranga, o pašto paslauga, kuri pristato struktūrizuotas sąskaitas faktūras.

Kokios dažniausios klaidos siunčiant „Peppol“ sąskaitą faktūrą?

Dažniausia klaida – pirkėjo nuorodos arba užsakymo numerio nebuvimas. Tai privalomas laukas, o jo nebuvimas sukels patvirtinimo klaidą.

Kuo skiriasi „Peppol“ sąskaita faktūra ir PDF sąskaita faktūra?

PDF sąskaita faktūra yra skaitoma žmogaus, bet ne kompiuterio. „Peppol“ sąskaita faktūra yra struktūrizuotas XML failas, kurį kompiuteriai gali automatiškai apdoroti.