Krótka odpowiedź: użyj formularza, a nie edytora XML

Nie, mała firma nie musi pisać XML, aby wysłać fakturę Peppol. Faktura Peppol to ustrukturyzowany plik danych, który jest zgodny z Specyfikacja Peppol BIS Billing 3.0, czyli faktura, której pola są odczytywalne maszynowo (komputer automatycznie je rozumie, bez konieczności ręcznego przesyłania danych przez użytkownika). Wypełniasz standardowy formularz faktury w swoim programie do faktur elektronicznych lub księgowym: nazwa klienta, kwoty, VAT, termin płatności. Program sam tworzy z niego plik XML i wysyła go przez sieć Peppol. 17 sierpnia 2026 roku stało się to obowiązkowe. nowa wersja BIS Billing 3.0, warto więc sprawdzić, czy operator korzysta z najnowszego zestawu reguł walidacji.

Twoje zadanie ogranicza się do wprowadzenia standardowych danych do faktury. Jeśli klient lub operator stwierdzi, że faktura „nie przeszła walidacji“, nie oznacza to, że należy ręcznie poprawić kod XML. Oznacza to, że w oprogramowaniu brakuje jakiegoś pola lub jest ono nieprawidłowe i należy je sprawdzić w formularzu.

Czym jest Peppol, a czym nie?

Peppol to bezpieczna sieć wymiany danych, za pośrednictwem której ustrukturyzowane faktury przesyłane są między systemami. Peppol sam w sobie nie jest oprogramowaniem ani formularzem do wypełnienia. Działa jak usługa pocztowa do przesyłania faktur. Treści przesyłane w tej sieci muszą być zgodne z… Zasady Peppol BIS Billing 3.0, które opisują, jakie pola danych musi zawierać faktura i w jakiej strukturze. Struktura ta nazywa się UBL (Universal Business Language) i jest jednym z najpopularniejszych formatów faktur opartych na XML. XML (Extensible Markup Language) to po prostu format pliku czytelny dla maszyn, używany przez komputery do wymiany danych. Zazwyczaj nie jest on w ogóle widoczny dla ludzi.

Faktura Peppol to nie to samo, co faktura w formacie PDF wysłana e-mailem, ani to samo, co złożenie deklaracji VAT do urzędu skarbowego. Są to trzy różne obowiązki: wysłanie faktury do klienta, zapewnienie możliwości odczytu maszynowego danych oraz złożenie zeznania podatkowego do urzędu skarbowego. Często idą one w parze, ale nie muszą.

Co sprawdzić przed wystawieniem faktury?

Zanim założysz konto, sprawdź następujące rzeczy:

  • Gotowość klienta Peppol: Czy kupujący może w ogóle otrzymywać faktury Peppol i jaki jest jego dokładny identyfikator Peppol lub adres, na który faktura powinna zostać wysłana?.
  • Numer referencyjny kupującego lub numer zamówienia: ważny Zasady Peppola Zgodnie z prawem, faktura musi zawierać numer referencyjny nabywcy lub numer zamówienia. Bez nich walidacja faktury nie powiedzie się.
  • Instrukcje specyficzne dla klienta: Duży klient lub instytucja sektora publicznego chce poznać swój dokładny kod wewnętrzny, a nie wymyślone przez Ciebie referencje. Zapytaj klienta o ten numer bezpośrednio, zamiast zgadywać go samodzielnie.

Utwórz i odbierz fakturę Peppol w pięciu krokach

  1. Wybierz klienta i metodę wysyłki: zaznacz w oprogramowaniu, że faktura zostanie wysłana kanałem Peppol, a nie e-mailem.
  2. Dodaj identyfikatory sprzedawcy i kupującego: Twoje dane identyfikacyjne i dane identyfikacyjne klienta Peppol są zazwyczaj wypełniane automatycznie z karty klienta.
  3. Wprowadź pozycje faktury, VAT i warunki płatności: produkty lub usługi, ceny, stawka VAT i termin płatności.
  4. Dodaj numer referencyjny kupującego lub numer zamówienia: to pole nie jest opcjonalne.
  5. Uruchom walidację i uzyskaj: Oprogramowanie automatycznie sprawdza fakturę przed jej wysłaniem i powiadamia Cię, jeśli czegoś brakuje.

Które dziedziny są ważniejsze, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka?

Wyobraź sobie fakturę na 1200 euro wystawioną klientowi z Łotwy. Kwota i VAT są prawidłowe, ale faktura może zostać odrzucona, jeśli:

  • numer faktury nie jest unikalny i powtarza poprzednią fakturę;
  • kod waluty jest niepoprawny lub go brakuje;
  • kategoria i stawka VAT nie są zgodne (np. 0% VAT bez uzasadnienia);
  • identyfikator sprzedawcy lub kupującego jest błędnie zapisany;
  • brak danych dotyczących płatności, takich jak IBAN lub numer referencyjny, lub są one nieprawidłowe;
  • Numer referencyjny kupującego lub numer zamówienia jest pusty.

To właśnie ten ostatni punkt jest najczęściej popełnianym błędem. Zasady Peppola Jest to pole wymagane, a jego brak jest poważnym błędem walidacji, a nie zaleceniem, które można zignorować.

PDF, załączniki i odrzucone faktury

Faktura w formacie PDF jest czytelna dla człowieka, ale nie jest fakturą Peppol. Wyjaśnienie Ministerstwa Finansów Zgodnie z definicją e-faktury, e-faktura to plik nadający się do odczytu maszynowego, który nie wymaga od odbiorcy ręcznego wprowadzania danych. Obraz ani plik PDF nie spełniają tego wymogu. Wiele programów zawiera kopię ustrukturyzowanej faktury w formacie PDF, umożliwiając użytkownikowi szybkie zapoznanie się z jej treścią, ale jest to dodatkowa wygoda, a nie jej zamiennik.

Jeśli faktura nie dotrze do klienta, jest to błąd dostawy, zazwyczaj nieprawidłowy identyfikator Peppol lub problem z połączeniem. Jeśli faktura dotrze do klienta, ale system ją odrzuci, jest to błąd biznesowy, zazwyczaj spowodowany brakiem referencji kupującego lub nieprawidłowymi danymi. Sprawdź te dwie rzeczy, zanim zaczniesz wątpić w niezawodność oprogramowania.

Co obowiązuje teraz w Estonii i na Łotwie, a co będzie obowiązywać w przyszłości?

W Estonii podmiot księgowy, który zarejestrował się jako odbiorca faktur elektronicznych w rejestrze e-biznesu, może od 2025 r. żądać od sprzedawcy: e-faktura, chyba że strony uzgodniły inaczej. W Estonii dozwolone jest stosowanie zarówno standardów lokalnych, jak i europejskich (Peppol), a ministerstwo zaleca przedsiębiorcom stosowanie tych drugich, ponieważ są one powszechniej stosowane w całej Unii Europejskiej.

Na Łotwie wymogi są bardziej rygorystyczne, a harmonogram bardziej przejrzysty. Od 1 stycznia 2025 r. ustrukturyzowane e-faktury będą obowiązkowe dla transakcji G2G, B2G i G2B, a od 1 stycznia 2026 r. dane fakturowe z tych samych sektorów również będą musiały być przesyłane. Valsts iēmušenu dienesti (VID). W transakcjach B2B przekazywanie danych do VID jest dobrowolne do 31 grudnia 2027 r., natomiast od 1 stycznia 2028 r. przekazywanie ustrukturyzowanych e-faktur i zawartych w nich danych do VID stanie się obowiązkowe również w transakcjach pomiędzy firmami łotewskimi.

Na poziomie Unii Europejskiej kolejnym ważnym terminem jest 1 lipca 2030 r., kiedy Reforma ViDA E-faktury staną się domyślną metodą płatności w transgranicznych transakcjach B2B. Jeśli zaczniesz wysyłać faktury Peppol już dziś, będziesz gotowy na ten termin na lata, zanim stanie się on problemem dla kogokolwiek innego.

Często zadawane pytania

Czy mała firma musi pisać kod XML, aby móc wysyłać faktury Peppol?

Nie, mała firma nie musi pisać XML-a. Wypełniasz standardowy formularz faktury w swoim oprogramowaniu, a ono samo utworzy plik XML i wyśle go przez sieć Peppol.

Czym jest Peppol?

Peppol to bezpieczna sieć wymiany danych dla faktur. Nie jest to oprogramowanie, lecz usługa pocztowa dostarczająca ustrukturyzowane faktury.

Jakie są najczęstsze błędy przy wysyłaniu faktury Peppol?

Najczęstszym błędem jest brak numeru referencyjnego kupującego lub numeru zamówienia. Jest to pole wymagane, a jego brak spowoduje błąd walidacji.

Jaka jest różnica między fakturą Peppol a fakturą PDF?

Faktura w formacie PDF jest czytelna dla człowieka, ale nie dla maszyny. Faktura Peppol to ustrukturyzowany plik XML, który komputery mogą automatycznie przetwarzać.