Odpowiedź na fakturę Peppol to ustrukturyzowana wiadomość, którą kupujący wysyła do sprzedawcy w określonym celu. o statusie faktury lub noty kredytowej – różni się to od zwykłego potwierdzenia doręczenia, które jedynie informuje, że wiadomość została dostarczona online, bez wpływu na merytoryczne przetwarzanie faktury. Nikt nie jest automatycznie zobowiązany do jego stosowania. Od 17 sierpnia 2026 r. Wersja 3.0.21 systemu Peppol BIS Billing stała się obowiązkowa, dodając opcjonalny profil „Rozliczanie z odpowiedzią” – ma on osobny identyfikator i wymaga osobnej rejestracji. Jeśli Twoja firma pozostanie przy standardowym profilu fakturowania, nic się nie zmieni: odpowiedź na fakturę będzie potrzebna tylko wtedy, gdy Ty lub Twój klient wybierze ten konkretny profil.
Czym różni się odpowiedź na fakturę od potwierdzenia dostawy?
Potwierdzenie doręczenia jest przesyłane w obrębie sieci Peppol i potwierdza jedynie dotarcie wiadomości, a nie przetworzenie jej zawartości. Odpowiedź na fakturę to wiadomość na poziomie biznesowym – kupujący informuje, czy faktura została zatwierdzona, warunkowo zatwierdzona, zakwestionowana, czy już opłacona. Odpowiedź jest przesyłana tylko w jedną stronę – od kupującego do sprzedawcy – i sprzedawca nie może automatycznie o nią poprosić.
Czy korzystanie z odpowiedzi na fakturę jest obowiązkowe z mocy prawa?
Specyfikacja mówi wyraźnie widać, że ani kupujący ani sprzedający nie są zobowiązani do korzystania z odpowiedzi na fakturę. Dyrektywa 2014/55/UE zobowiązuje instytucje zamawiające sektora publicznego do akceptowania e-faktur zgodnych ze standardem, ale nie nakłada obowiązku przesyłania statusów faktur. W Estonii zapewnia Ustawa o rachunkowości Firma zarejestrowana jako odbiorca faktur elektronicznych będzie miała prawo wnioskować o ich otrzymywanie od 1 lipca 2025 r., nie wpływa to jednak na obowiązek odpowiadania na fakturę. Dyrektywa ViDA wprowadzi transgraniczne raportowanie cyfrowe od 1 lipca 2030 r., ale nie uczyni profilu odpowiedzi na fakturę obowiązkowym dla małych firm.
Co tak naprawdę zmieniło się 17 sierpnia 2026 r.?
OpenPeppol opublikował Wersja 3.0.21 z 20 maja 2026 r., która stała się obowiązkowa od 17 sierpnia 2026 r. Dodano profil 02, „Rozliczenie z odpowiedzią”, W takim przypadku kupujący musi wysłać co najmniej jedną odpowiedź na każdą otrzymaną fakturę. Osoby, które pozostają na standardowym profilu rozliczeniowym, nie podlegają temu obowiązkowi.
Jakie statusy obowiązują i co się stanie w przypadku odrzucenia?
Stałe statusy Są to: AB (zatwierdzony), IP (w trakcie), UQ (kwestionowany), CA (zatwierdzony warunkowo), RE (odrzucony), AP (zatwierdzony) i PD (zapłacony). Kupujący musi być w stanie wysłać co najmniej AB, RE i AP. W przypadku UQ, CA i RE kupujący dodaje kod lub wyjaśnienie tekstowe, które informuje sprzedawcę, co należy poprawić. RE i PD to statusy ostateczne, po AP może pojawić się tylko PD.
Czy termin płatności wynosi trzy dni robocze?
Reguła procesu stanowi, że kupujący musi przesłać pierwszą odpowiedź w ciągu trzech dni roboczych. Jest to wewnętrzna zasada Peppol, a nie termin płatności zgodnie z prawem estońskim – odpowiedź nie zmienia faktury ani nie zwalnia kupującego z bieżącego obowiązku zapłaty.
Co sprawdzić przed włączeniem profilu?
Zapytaj swojego operatora Peppol, czy obsługuje profil „Rozliczenie z odpowiedzią” i jakiego identyfikatora użyje do rejestracji Twojej firmy w punkcie obsługi. Uzgodnij z partnerem handlowym, jakie opcjonalne statusy (UQ, CA, PD) są wymagane dla każdego z Was i sprawdź, czy oprogramowanie księgowe może automatycznie powiązać status przychodzący z oryginalną fakturą.
Często zadawane pytania
Czym różni się odpowiedź na fakturę od potwierdzenia dostawy?
Potwierdzenie doręczenia potwierdza jedynie, że wiadomość dotarła do sieci, a nie, że jej treść została przetworzona. Odpowiedź na fakturę to wiadomość na poziomie biznesowym, w której kupujący informuje, czy faktura została potwierdzona, zatwierdzona warunkowo, zakwestionowana lub opłacona. Odpowiedź jest przesyłana od kupującego do sprzedawcy i nie może być automatycznie żądana przez sprzedającego.
Czy korzystanie z odpowiedzi na fakturę jest obowiązkowe z mocy prawa?
Nie. Specyfikacja Peppoli wyraźnie stanowi, że ani kupujący, ani sprzedawca nie muszą korzystać z odpowiedzi na fakturę. Dyrektywa 2014/55/UE nakłada na instytucje zamawiające obowiązek akceptowania e-faktur, ale nie nakłada obowiązku przesyłania statusów faktur. Ani estońska ustawa o rachunkowości, ani dyrektywa ViDA nie nakładają obowiązku przesyłania odpowiedzi na fakturę.
Co tak naprawdę zmieniło się 17 sierpnia 2026 r.?
OpenPeppol wydał wersję 3.0.21, która stała się obowiązkowa 17 sierpnia 2026 roku. Dodano profil „Rozliczenie z odpowiedzią”, który wymaga od kupującego wysłania co najmniej jednej odpowiedzi na każdą otrzymaną fakturę. Użytkownicy korzystający ze standardowego profilu rozliczeniowego nie podlegają temu obowiązkowi.
Czy termin płatności wynosi trzy dni robocze?
Nie. Przepisy procesowe stanowią, że kupujący musi przesłać pierwszą odpowiedź w ciągu trzech dni roboczych, ale jest to wewnętrzna zasada Peppol, a nie termin płatności zgodnie z prawem estońskim. Odpowiedź nie zmienia faktury ani nie zwalnia kupującego z bieżącego obowiązku płatności.