Īsa atbilde: izmantojiet veidlapu, nevis XML redaktoru

Nē, mazam uzņēmumam nav jāraksta XML, lai nosūtītu Peppol rēķinu. Peppol rēķins ir strukturēts datu fails, kas atbilst Peppol BIS Billing 3.0 specifikācija, proti, rēķins, kura lauki ir mašīnlasāmi (dators tos automātiski saprot, personai manuāli nepārsūtot datus). Jūs aizpildāt standarta rēķina veidlapu savā e-rēķina vai grāmatvedības programmatūrā: klienta vārds, summas, PVN, maksājuma termiņš. Programmatūra pati no tā izveido XML failu un nosūta to, izmantojot Peppol tīklu. Kopš 2026. gada 17. augusta tas kļuva obligāti jaunā BIS Billing 3.0 versija, tāpēc ir vērts pārbaudīt, vai jūsu operators izmanto jaunāko validācijas noteikumu kopu.

Jūsu darbs aprobežojas ar parasto rēķina datu ievadīšanu. Ja klients vai operators saka, ka rēķins "nav izturējis validāciju", tas nenozīmē, ka jums manuāli jālabo XML kods. Tas nozīmē, ka programmatūrā trūkst kāda lauka vai tas ir nepareizs, un jums tas jāpārskata veidlapā.

Kas ir Peppol un kas tas nav?

Peppol ir drošs datu apmaiņas tīkls, caur kuru strukturēti rēķini pārvietojas no vienas sistēmas uz citu. Peppol pats par sevi nav programmatūra vai veidlapa, ko aizpildāt. Tas ir kā pasta pakalpojums rēķiniem. Saturam, kas pārvietojas šajā tīklā, ir jāatbilst Peppol BIS Billing 3.0 noteikumi, kas apraksta, kuriem datu laukiem jābūt iekļautiem rēķinā un kādā struktūrā. Šo struktūru sauc par UBL (Universal Business Language), un tā ir viens no visizplatītākajiem uz XML balstītajiem rēķinu formātiem. XML (Extensible Markup Language) ir vienkārši mašīnlasāms failu formāts, ko datori izmanto datu apmaiņai. Cilvēkiem tas parasti nav redzams.

Peppol rēķins nav tas pats, kas pa e-pastu nosūtīts PDF rēķins, un tas pats nav arī PVN deklarācijas iesniegšana nodokļu iestādēm. Tie ir trīs dažādi pienākumi: rēķina nosūtīšana klientam, datu mašīnlasāmība un nodokļu deklarēšana valstij. Tie bieži vien ir saistīti, bet ne vienmēr.

Kas jāpārbauda pirms rēķina izveidošanas?

Pirms konta atvēršanas pārbaudiet šādas lietas:

  • Klienta Peppol gatavība: Vai pircējs vispār var saņemt Peppol rēķinus un kāds ir viņa precīzs Peppol ID jeb adrese, uz kuru rēķins jānosūta?.
  • Pircēja atsauce vai pasūtījuma numurs: derīgs Peppola noteikumi Saskaņā ar likumu rēķinā ir jābūt vai nu pircēja atsaucei, vai pasūtījuma numuram. Bez tiem rēķina validācija neizdosies.
  • Klientam specifiski norādījumi: Liels klients vai publiskā sektora iestāde vēlas precīzu iekšējo kodu, nevis jūsu izdomātu atsauci. Pajautājiet klientam šo numuru tieši, nevis minot to pašam.

Izveidojiet un saņemiet Peppol rēķinu piecos soļos

  1. Izvēlieties klientu un piegādes veidu: programmatūrā atzīmējiet, ka rēķins tiks nosūtīts, izmantojot Peppol kanālu, nevis pa e-pastu.
  2. Pievienojiet pārdevēja un pircēja identifikatorus: Jūsu un klienta Peppol ID parasti tiek aizpildīti automātiski no klienta kartes.
  3. Ievadiet rēķina rindas, PVN un apmaksas nosacījumus: produkti vai pakalpojumi, cenas, PVN likme un maksāšanas termiņš.
  4. Pievienot pircēja atsauci vai pasūtījuma numuru: Šis lauks nav obligāts.
  5. Veiciet validāciju un iegūstiet: Programmatūra automātiski pārbauda rēķinu pirms nosūtīšanas un paziņo, ja kaut kas trūkst.

Kuras jomas ir svarīgākas, nekā šķiet no pirmā acu uzmetiena?

Iedomājieties rēķinu par 1200 eiro Latvijas klientam. Summa un PVN ir pareizi, taču rēķins joprojām var tikt atgriezts, ja:

  • rēķina numurs nav unikāls un atkārto iepriekšēju rēķinu;
  • valūtas kods ir nepareizs vai trūkst;
  • PVN kategorija un likme nesakrīt (piemēram, 0% PVN bez pamatojuma);
  • pārdevēja vai pircēja identifikators ir uzrakstīts nepareizi;
  • trūkst vai ir nepareizi maksājuma dati, piemēram, IBAN vai atsauces numurs;
  • Pircēja atsauces vai pasūtījuma numura lauks ir tukšs.

Tieši pēdējais punkts ir visizplatītākā kļūda. Peppola noteikumi Šis ir obligāts lauks, un tā neesamība ir fatāla validācijas kļūda, nevis ieteikums, ko var ignorēt.

PDF, pielikumi un noraidīti rēķini

PDF rēķins ir cilvēkam lasāms, taču tas nav Peppol rēķins. Finanšu ministrijas skaidrojums Saskaņā ar e-rēķinu, e-rēķins ir mašīnlasāms fails, kurā saņēmējam nav manuāli jāievada dati. Attēls vai PDF fails neatbilst šai prasībai. Daudzas programmatūras ietver strukturētā rēķina PDF kopiju, lai persona varētu ātri pārskatīt rēķina saturu, taču tas ir papildu ērtības, nevis aizstājējs.

Ja rēķins nesasniedz klientu, tā ir piegādes kļūda, parasti nepareizs Peppol ID vai savienojuma problēma. Ja rēķins sasniedz klientu, bet viņa sistēma to noraida, tā ir uzņēmuma kļūda, parasti trūkstošas pircēja atsauces vai nepareizu datu dēļ. Pirms šaubāties par programmatūras uzticamību, vispirms pārbaudiet šīs divas lietas.

Kas šobrīd ir spēkā Igaunijā un Latvijā, un kas gaidāms?

Igaunijā grāmatvedības subjekts, kas ir reģistrējies e-uzņēmumu reģistrā kā e-rēķinu saņēmējs, sākot ar 2025. gadu, var pieprasīt no pārdevēja: e-rēķins, ja vien puses nav vienojušās citādi. Igaunija atļauj izmantot gan vietējos, gan Eiropas jeb Peppol standartus, un ministrija uzņēmējiem iesaka pēdējo, jo tas tiek plašāk izmantots visā Eiropas Savienībā.

Latvijā prasības ir stingrākas un laika grafiks ir skaidrāks. No 2025. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini būs obligāti G2G, B2G un G2B darījumiem, un no 2026. gada 1. janvāra būs jānosūta arī rēķinu dati par šīm pašām nozarēm. Valsts iemušenu dienesti (VID). B2B darījumos datu iesniegšana VID ir brīvprātīga līdz 2027. gada 31. decembrim, bet no 2028. gada 1. janvāra strukturētu e-rēķinu un to datu iesniegšana VID kļūs obligāta arī darījumos starp Latvijas uzņēmumiem.

Eiropas Savienības līmenī nākamais svarīgais termiņš ir 2030. gada 1. jūlijs, kad ViDA reforma E-rēķini kļūs par noklusējuma maksāšanas metodi pārrobežu B2B darījumos. Ja jūs sāksiet sūtīt Peppol rēķinus jau šodien, jūs būsiet gatavi šim termiņam vairākus gadus pirms tas kļūs par problēmu kādam citam.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai mazajam uzņēmumam ir jāraksta XML, lai nosūtītu Peppol rēķinu?

Nē, mazam uzņēmumam nav jāraksta XML. Jūs savā programmatūrā aizpildāt standarta rēķina veidlapu, un programmatūra pati izveidos XML failu un nosūtīs to, izmantojot Peppol tīklu.

Kas ir Peppols?

Peppol ir drošs rēķinu datu apmaiņas tīkls. Tā nav programmatūra, bet gan pasta pakalpojums, kas piegādā strukturētus rēķinus.

Kādas ir visbiežāk pieļautās kļūdas, nosūtot Peppol rēķinu?

Visbiežāk pieļautā kļūda ir pircēja atsauces vai pasūtījuma numura neesamība. Šis ir obligāts lauks, un tā neesamība radīs validācijas kļūdu.

Kāda ir atšķirība starp Peppol rēķinu un PDF rēķinu?

PDF rēķins ir cilvēkam lasāms, bet ne mašīnlasāms. Peppol rēķins ir strukturēts XML fails, ko datori var automātiski apstrādāt.